Se você está atento aos desafios que a transformação digital impõe às empresas, certamente já ouviu falar na sigla ERP, não é mesmo?
Entender o que é ERP e, mais que isso, apostar em um sistema desses pode ser (na verdade, será!) um grande diferencial para a sua marca.
Os sistemas ERP (do inglês Enterprise Resource Planning) têm se mostrado essenciais para negócios que estão em expansão e, principalmente, que queiram garantir a sustentabilidade de suas operações.
Isso porque os ERPs são capazes de gerenciar e integrar vários setores, mostrando-se, portanto, fundamentais para o diferencial competitivo que as organizações tanto almejam.
Esses softwares garantem a otimização de processos e, consequentemente, proporcionam um melhor relacionamento com diferentes stakeholders da companhia.
Quer ficar por dentro das informações mais recentes sobre ERP? Saber sobre o que esse sistema pode fazer pela sua empresa?
Então, confira nosso artigo e, se você ainda não conta com um bom ERP na sua empresa, considere agora mesmo utilizá-lo. Ah, lembrando que a AM3 Soluções pode ser sua grande aliada nessa missão.
Boa leitura!
Afinal, o que é ERP? Entenda a fundo!
ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que poderia ter uma tradução próxima de Planejamento de Recursos da Empresa, ou seja, é um Sistema de Gestão Empresarial.
Na prática, os ERPs correspondem a um conjunto de softwares utilizados pelas organizações para gerenciar atividades diárias, trazendo mais dinamismo e produtividade ao negócio.
Uma das maiores funções do ERP é facilitar o fluxo de informações em uma empresa, otimizando as tarefas e auxiliando as equipes nas tomadas de decisão.
As empresas têm diversas demandas, como contas a pagar e receber; estoque para controlar; pedidos para processar; folhas de pagamento para quitar; notas fiscais para emitir, entre outros. E tudo isso pode ser parcial ou totalmente automatizado.
Utilizar um sistema diferente para cada função talvez dê mais trabalho à gestão, deixando-a muito suscetível a erros.
Por isso, ao utilizar um ERP, cada informação é armazenada em um mesmo local, facilitando a troca e a análise de todos os setores empresariais.
Ou seja, utilizando um bom ERP na sua empresa, as informações de todos os setores ficarão interconectadas.
Veja só como o alcance do ERP se espalha pela empresa, resolvendo várias questões:
- Torna a contabilidade do negócio mais precisa;
- Facilita as compras;
- Aprimora o gerenciamento de projetos;
- Atua na gestão de riscos;
- Permite que sua empresa fique em conformidade com a LGPD e a legislação fiscal;
- Atualiza a empresa quanto aos novos comportamentos do setor de logística;
- Ajuda a planejar e prever resultados financeiros da companhia.
Devido a todas essas possibilidades do ERP, dá para perceber que ele é de fato um software imprescindível para empreendedores que querem automatizar (e otimizar!) a rotina da organização de maneira segura e prática.
Vale destacar que os dados representam um dos principais ativos das empresas modernas, e o ERP facilita a coleta, a organização, a análise e o compartilhamento dessas informações.
Isso porque um princípio fundamental de ERP é a coleta central de dados para ampla distribuição entre as equipes.
Dessa maneira, em vez de haver diversos bancos de dados independentes, com várias planilhas sem conexão uma com a outra, o ERP coloca “ordem na casa” à medida que todos os usuários possam usar os mesmos dados provenientes de processos comuns.
Assim, times e sistemas que precisam desses dados para cumprir melhor suas funções ficam “na mesma página”, evitando conflito de comunicação e, consequentemente, gargalos no fluxo de trabalho.
Como um ERP funciona
Para que um software ERP funcione corretamente, ele é dividido em três camadas, que são as de apresentação, processamento lógico e armazenagem.
A camada de apresentação é aquela em que o usuário tem, de fato, o acesso ao sistema, através de formulários e campos que preenche. Essa camada faz a comunicação com o ERP, salvando e guardando os dados.
Já no processamento lógico ficam todos os processos empresariais que o ERP pode ter. Essa camada recebe todos os dados do usuário e os integra com os módulos do sistema.
Por fim, a camada de armazenagem é como o banco de dados, garantindo que os dados fiquem gravados para serem acessados no futuro.
Alguns softwares ERP permitem que esses dados sejam exportados para arquivos de Excel, Word e PDF, por exemplo.
Para não ficar dúvida sobre o funcionamento do ERP, vamos utilizar um exemplo hipotético. Continue acompanhando a leitura!
- O departamento de compras da empresa acabou de lançar no sistema a informação de que adquiriu determinado insumo;
- O setor financeiro tomou nota da compra e já providenciou o pagamento aos fornecedores;
- Ao mesmo tempo, a área de produção já organiza equipe para o desenvolvimento do produto;
- O setor de vendas, por dentro de todo o processo, fica alerta para a chegada e, consequentemente, divulgação dos novos itens.
Por que utilizar um ERP na minha empresa?
Depois de entender melhor o que é ERP, é normal surgirem dúvidas sobre as necessidades reais desse sistema em uma empresa. Por isso, escolhemos alguns bons motivos para você implementar essa solução!
É uma solução personalizável
O ERP é extremamente flexível diante do cenário de cada empresa, seja ela pequena, média ou grande.
O sistema é ajustado com os módulos necessários para a organização, sendo modelado para cada setor, escalando o crescimento do seu negócio.
Os ERPs contam com gestão administrativa, de estoque, financeira e contábil, mas não significa que sua empresa precise de todas as funções, correto? Por isso, você consegue deixá-lo do jeito ideal para que funcione em seu cenário.
Integra todos os setores da empresa
Como falamos, ao explicar o que é ERP, esses sistemas são capazes de integrar as mais diversas áreas da empresa. Dessa forma, todas elas ficam a par de tudo o que acontece, o que facilita o cumprimento de todas as tarefas.
Lembrando que não ter informações padronizadas pode gerar muito estresse e, até mesmo, prejuízos em certos setores.
Por isso, o ERP armazena todas as informações juntas e mantém os dados sempre atualizados, facilitando o encontro de todos esses dados, desde o estoque até documentos fiscais, por exemplo.
Ajuda na tomada de decisão
Por integrar todos os setores, os ERPs são capazes de gerar relatórios e dar diversas visões gerais sobre o seu negócio.
Com os softwares, é possível gerar e reunir informações sem precisar de ajuda de setores de TI.
Ao ter o volume de informações reunido, é possível tomar decisões estratégicas olhando para diversos pontos em conjunto da empresa.
Reduz erros e aumenta produtividade
Ao ter um software integrado a diversos setores, ocorre a diminuição de tarefas repetitivas e passíveis de erros humanos.
Além disso, ao retirar tarefas desse tipo dos colaboradores, eles podem focar em trabalhos realmente estratégicos, gerando mais produtividade e valor para o negócio.
Mantém o estoque sob controle
Os estoques são ambientes desafiadores, que necessitam de muita atenção e que jamais podem ser negligenciados.
Perder produtos ou deixar clientes sem suas necessidades atendidas é um grande erro, por isso, controlar essa importante parte da organização é crucial.
Além do mais, o estoque representa um ativo superimportante da empresa. E foi-se o tempo em que era possível controlar os estoques em cadernos ou simples planilhas.
Com o uso dos ERPs, é possível entender sobre as entradas e saídas, além de ter diversas visões críticas sobre o espaço.
Com o uso de tais softwares, fica mais fácil registrar um nível mínimo, sabendo qual o momento de repor cada item, descobrir o que está parado há muito tempo e pensar em promoções ou trocas de fornecedores, entre outros.
O ERP garante ainda mais rapidez e estratégia na reposição do estoque, que passa a ser feita de forma mais pensada, inteligente e lucrativa.
Reduz custos
Manter os custos em dia é um desafio dos empreendedores, e reduzi-los de forma inteligente é um grande objetivo de qualquer empresa, não é mesmo?
Ao contar com soluções de EPR, exclui-se a necessidade de ter um sistema para cada setor, reduzindo, então, os gastos.
Mais do que a redução de custos nos aspectos funcionais, o retrabalho diminui e aumenta-se a agilidade das tarefas, reduzindo, assim, custos e tempo com trabalhos desnecessários. Isso certamente auxilia na saúde financeira da organização.
Oferece maior mobilidade
Um sistema ERP pode ser acessado de diversos locais, seja em computadores ou dispositivos móveis.
Essa função, especialmente com a pandemia, é crucial para a sobrevivência e sustentabilidade de qualquer empreendimento, afinal os colaboradores de uma empresa nem sempre estão trabalhando juntos no mesmo local.
Ao ter o acesso liberado, é possível acessar os dados e funções de onde quer que o usuário esteja.
Preza pela segurança
Perder dados e documentos da empresa traz prejuízos muitas vezes irreparáveis. E isso pode acontecer ao armazenar informações de maneira incorreta em simples planilhas ou cadernos, por exemplo.
Com os sistemas ERP, os dados ficam guardados na nuvem e passam por backups constantes, garantindo o armazenamento correto das informações.
Além disso, existe grande preocupação com a segurança em relação a invasões e acesso a usuários não autorizados.
Reunir informações em um só lugar é essencial para a tomada de decisões e para entender de fato o que acontece em todos os setores de uma empresa, afinal, nada pode ser negligenciado, não é mesmo?
Como escolher o melhor ERP para a minha empresa?
A crise no varejo gerada pela pandemia de Covid-19 impôs às empresas que repensassem seus modelos de negócio. Além disso, os consumidores modernos estão cada vez mais assumindo seu protagonismo na jornada de compra.
Se há um desejo coletivo de recuperar a normalidade de antes, isso não procede no mundo empresarial.
Empresas modernas querem mais é renovar seus processos, acompanhando a transformação digital, já citada neste artigo.
Para acompanhar essas mudanças de comportamento das organizações, um bom ERP se mostra vital.
Abaixo, mostraremos a que detalhes você deve ficar atento ao escolher o sistema de gestão para a sua empresa.
Dê preferência a um ERP especializado no segmento da sua empresa
Existem muitas opções de ERP no mercado e a maioria delas é voltada para nichos específicos: varejo, serviços, indústria, logística etc.
Então, escolher um ERP focado no seu ramo de atuação já é meio caminho andado.
Uma vez que esse programa na certa foi pensado e desenvolvido para resolver necessidades e problemas típicos do seu segmento.
Opte pela tecnologia em nuvem
Com times trabalhando cada vez mais a distância, é necessário que ERPs tradicionais migrem para a nuvem.
Assim, os dados da empresa poderão ser acessados de qualquer lugar, fortalecendo a tendência do teletrabalho, que vem se expandindo vertiginosamente entre as empresas.
Por dispensar um servidor local para sua instalação, esses ERPs mais modernos, ao mesmo tempo que têm uma disponibilidade maior, exigem apenas uma boa conexão com a Internet para funcionar.
Em razão disso, os custos de implementação são reduzidos, já que não é necessário criar uma infraestrutura de TI local para dar suporte ao ERP.
Defina as necessidades do seu negócio
Que processos da sua empresa precisam ser automatizados? É importante estabelecer prioridades.
Para mapear as demandas mais urgentes do seu empreendimento que podem ser solucionadas com um bom ERP, avalie as seguintes questões:
- Quais setores da companhia estão deixando a desejar nas entregas de resultados?
- Quais são os impactos disso em outras áreas (retrabalho, atrasos etc.)?
- Há problemas de integração e comunicação entre os times?
- Quais são os principais gargalos das operações?
As respostas a essas questões vão ajudar a definir os problemas-chave da empresa e a buscar a melhor solução ERP.
Verifique as funcionalidades oferecidas pelo ERP
Levantadas as reais necessidades da empresa, é fundamental identificar se as funcionalidades do ERP atendem a elas.
Otimização e automatização de tarefas? Agilidade nos processos internos? Diminuição de falha humana? Mais engajamento do time?
O que deve ser resolvido com mais urgência?
Por mais que soluções com recursos mais complexos sejam atraentes, é importante contratar um ERP que ofereça aquilo de que sua empresa precisa verdadeiramente; nem mais nem menos.
O ideal é experimentar o software antes de contratá-lo. Lembrando que muitas empresas oferecem uma versão gratuita para teste.
Leve em conta a facilidade de implementação do sistema
Antes de escolher o ERP que será usado na sua empresa, é importantíssimo avaliar a facilidade de implementação.
Afinal de contas, ele irá impactar diretamente o fluxo de trabalho dos times e as operações da empresa como um todo.
Algumas questões que precisam ser resolvidas antes de bater o martelo sobre o ERP ideal para o seu negócio são:
- Será necessário contratar uma empresa especializada para implantar o ERP?
- Em quanto tempo essa implantação vai ser concluída?
- Os colaboradores da empresa deverão passar por treinamento e capacitação?
- Como é o padrão de atendimento e o suporte oferecidos pelo fornecedor?
- Qual é o impacto do uso do ERP entre os stakeholders da empresa?
Um ERP que funciona na nuvem facilita a adaptação dos usuários, porque o sistema já vem praticamente pronto, podendo ser acessado rapidamente de qualquer navegador por meio de um login e uma senha.
AM3Store, o ERP da AM3 Soluções
Se você acompanhou este guia até aqui, é bem provável que esteja convencido de que, sem um bom ERP, sua empresa vai ficar (ou já está) ultrapassada.
A boa notícia é que a AM3 Soluções está aqui para ajudar seu negócio a caminhar lado a lado com a transformação digital.
Com interface intuitiva e pensado na boa experiência do usuário, o AM3Store virá para somar, na medida em que vai facilitar e aprimorar as tomadas de decisão, além de otimizar a gestão do negócio.
Quer conhecer os efeitos que o AM3Store vai gerar na sua empresa? Então, confira a lista abaixo:
- Registro automatizado de impostos;
- Banco de dados robusto (pode ser local ou na nuvem);
- Relatórios bem completos de todos os setores da empresa, facilitando as tomadas de decisão;
- Lançamentos eletrônico e automatizados de notas fiscais;
- Emissão de arquivos fiscais instantaneamente e com segurança;
- Controle total do estoque (entradas e saídas);
- Formação de preço por markup ou margem de contribuição;
- Segurança em todas as movimentações financeiras.
Para mostrar com mais profundidade toda a potência do AM3Store, vamos te mostrar como ele atua nas seguintes frentes: estoque, setor fiscal, vendas, financeiro.
De quebra, iremos apresentar a integração desse ERP com o AM3Shop, o marketplace da AM3 Soluções. Vamos lá?
Estoque mais organizado e sem desperdícios
O estoque representa um ativo superimportante para qualquer empresa. E, mesmo que haja um colaborador responsável por cuidar exclusivamente desse setor, é inviável delegar à mente humana que memorize todas as entradas e saídas.
Com o AM3Store, a gestão do estoque é feita de forma a trazer mais segurança — menos extravios, maior controle de prazos de validades de matérias-primas e produtos etc. — e gerar dados precisos para o gestor.
A precisão das informações se deve ao processo de lançamento de notas fiscais, que é automatizado via XML.
Dados referentes ao giro de estoque e à Curva ABC também são gerados pelo AM3Store. Isso proporciona uma melhor gestão das compras e, consequentemente, menos desperdício.
Setor fiscal da empresa em dia com a Receita
Todo empreendedor sabe (ou deveria saber) que desobedecer às responsabilidades fiscais pode “dar ruim” para a empresa.
Mais uma vez, a contratação do AM3Store se mostra oportuna, na medida em que permite emitir notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços.
Nosso ERP permite ainda gerar arquivos fiscais, como o SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital).
Outra possibilidade do AM3Store é a de envio automático do arquivo fiscal gerado para o e-mail da contabilidade.
Processo de vendas mais ágil
Independentemente de você ter um varejo físico ou um e-commerce (ou ambos, por que não?!), quando o assunto é impulsionar as vendas, na certa o AM3Store vai ser uma ótima escolha para o seu negócio.
Sabe por quê? Porque, dos atributos já apresentados aqui, ele ainda oferece um PDV bem intuitivo, móvel (o sistema funciona na nuvem) e, por conta disso, o usuário terá facilidade de utilizá-lo.
Isso vai trazer mais agilidade a todo o processo de vendas, desde consulta de disponibilidade de produtos até o fechamento da venda por meio do pagamento concluído.
Outra vantagem do AM3Store é que ele é integrado ao TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) para os pagamentos feitos com cartão de crédito.
Por falar em pagamentos, o sistema também conta com integração PIX o que permite gerar códigos de cobrança e retorno bancário de forma automática e vinculada a venda, agilizando os processos, aumentando a segurança e reduzindo possíveis fraudes.
Caixa mais organizado e com potencial de expansão
Praticamente todas as variáveis de uma empresa geram certo impacto no caixa, não é mesmo?
Ao contar com um bom ERP (AM3Store), o setor financeiro torna-se muito mais organizado e com muito potencial de crescimento.
Isso porque, dentre outras vantagens que o sistema trará para essa área, destacamos o melhor controle de recebíveis e das contas a pagar.
Além disso, o AM3Store pode beneficiar o controle financeiro da sua empresa à medida que gera relatórios referentes ao fluxo de caixa e, como consequência, mapeia melhor a inadimplência, por exemplo.
Integração com o AM3Shop
Contratando o AM3Store, ele será integrado ao AM3Shop, que é o marketplace da AM3 Soluções.
Com o AM3Shop, é super simples montar uma loja virtual integrada ao ERP e, de quebra, conectá-la aos marketplaces mais importantes do mercado.
Dependendo do Plano AM3Shop contratado, é possível anunciar os produtos da sua marca de maneira ilimitada e disponibilizar aos potenciais clientes links personalizados para acessar (e comprar) cada item.
Dos recursos do AM3Shop oferecidos aos usuários, destacamos:
- Integração com redes sociais;
- Pagamento on-line;
- Vínculo com Google Analytics e Google Tag Manager;
- Comissão sobre vendas;
- Suporte por e-mail, WhatsApp e telefone.
Outros detalhes que não podem ficar de fora deste guia sobre o AM3Shop: ele facilita toda a logística de pagamentos, emissão de notas fiscais e entregas.
Quer saber mais sobre o AM3Shop? Entre em contato com a gente.