Home office: 6 ferramentas que tornam o trabalho produtivo

 Home office é um termo em inglês que literalmente significa “escritório em casa”. Contudo, esse formato de trabalho vai além da definição, representando uma opção extra ao escritório da empresa.

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Quem faz home office não trabalha necessariamente sempre em casa. Cafés e coworkings, por exemplo, são locais cada vez mais utilizados por profissionais que exercem suas funções a distância. 

E se antes esse esquema de trabalho era usado especialmente por autônomos, também conhecidos como freelancers, hoje em dia, até gestores de grandes organizações o utilizam

Além disso, diante do cenário resultante da pandemia do novo coronavírus, houve grande adesão ao home office e os profissionais que não estavam acostumados a trabalhar nesse formato precisaram se adaptar. 

Algumas inovações tecnológicas, como Meetup, Dropbox e Trello, facilitam o trabalho de home office na medida em que permitem a integração/gerência de equipes e o compartilhamento de arquivos, dúvidas e experiências.  

Vale lembrar que, assim como acontece com um staff reunido no mesmo espaço físico, quando há vários colaboradores de uma empresa trabalhando em home office, é preciso haver uma comunicação eficiente entre eles e estímulos à produtividade de cada um. Do contrário, o trabalho remoto pode ser malsucedido. 

No primeiro tópico deste artigo, vamos falar sobre como uma boa comunicação é fundamental à realização do home office

A importância de uma boa comunicação para o home office 

Quando se trabalha em home office, seja enquanto freelancer ou membro fixo de uma equipe, uma comunicação eficaz deve acontecer desde o momento em que se recebe uma demanda. 

Aliás, antes mesmo de aceitar um trabalho, é preciso dispensar ao cliente (ou colega, no caso de compor o mesmo time) um bom tratamento. E isso exige uma boa comunicação. 

Ela é fundamental ainda para entender a real necessidade do cliente, a fim de lhe entregar o melhor serviço, evitando, assim, o retrabalho. 

A boa comunicação é essencial também especialmente a quem trabalha em home office para uma única empresa e deve se manter inteirado de sua cultura organizacional

Pois o fato de um colaborador trabalhar remotamente não significa que ele deva ser privado do que se passa dentro do empreendimento, certo?

Ele, afinal, também é peça-chave para o desenvolvimento e faturamento do negócio. 

Nesse sentido, o Slack, plataforma de comunicação interna para empresas, vem sendo utilizado por organizações de diferentes portes e segmentos para integrar inclusive colaboradores remotos.

Ele funciona como um chat, evitando trocas excessivas de e-mails, as quais acabam dificultando e postergando as tomadas de decisão

A ferramenta, que pode ser usada de forma responsiva, possibilita ainda chamadas de vídeo com capacidade de customização e interação entre os participantes e compartilhamento de diferentes tipos de arquivos

Por outro lado, caso você atue como autônomo em regime de home office e atenda várias pessoas físicas, por exemplo, usar o WhatsApp para se comunicar com o público é uma boa opção, porque provavelmente ele já usa o aplicativo. 

Dessa forma, você vai facilitar a conexão com os clientes, tirando dúvidas, validando as etapas do serviço prestado, enviando dados bancários para o pagamento da mão de obra etc. 

A seguir vamos ver como é possível melhorar a produtividade dos profissionais que atuam em regime de home office lançando mão de algumas práticas. 

Como melhorar a produtividade trabalhando em home office? 

Há quem associe o home office à improdutividade. Entretanto, se considerarmos o mero deslocamento diário até o trabalho presencial, já há perda de tempo.

Os minutos (ou horas) gastos com logística poderiam muito bem ser investidos na realização de alguma tarefa, correto?

Não bastasse essa possibilidade, ao personalizar o ambiente de trabalho, os profissionais tendem a ter mais concentração e criatividade, gerir melhor o próprio tempo e consequentemente produzir mais. 

Adiante vamos dar algumas sugestões sobre como ser mais produtivo trabalhando no formato de home office, especialmente diante do confinamento decorrente dos efeitos da Covid-19.

Neste momento é importante destacar que, se o Brasil, seguindo uma tendência global, já vinha adotando progressivamente o esquema de home office, a pandemia do novo coronavírus só acirrou esse comportamento. 

Com isso, o cenário atual das empresas depara-se com o despreparo tecnológico para trabalhar remotamente.

Essa falta de preparo vai desde a carência de computadores à pouca habilidade para lidar com as ferramentas adequadas, como mostra uma matéria do Uol

Diante dessa realidade, como é possível melhorar a produtividade trabalhando em home office

Planejando as tarefas

O primeiro passo para aumentar a produtividade de uma empresa, especialmente quando se trabalha no formato de home office, em que se deve agir com sentimento de dono diante das próprias obrigações, é fazendo planejamento.  

Um cronograma de atividades deve mostrar todas as tarefas que devem ser realizadas durante o expediente diário, a fim de evitar prazos estourados na atual demanda, o que impacta projetos futuros. 

À medida que as etapas das atividades forem sendo concluídas, é interessante registrá-las em um checklist e dar seguimento ao trabalho. 

Preparando o ambiente e definindo horários 

Por mais que seja possível trabalhar mais à vontade em casa, fazê-lo deitado na cama com o computador no colo pode dar preguiça e comprometer o rendimento.

Então, escolha um ambiente que não lhe provoque sono nem tenha muita interferência externa, favorecendo, portanto, a sua concentração.  

Com relação ao horário de trabalho, fazer home office não significa trabalhar 24 horas por dia, muito menos ficar à toa durante a maior parte do tempo. 

Ainda realizar alongamentos a fim de prevenir lesões por esforço repetitivo como assistir a um vídeo engraçado, meditar ou ainda realizar alongamentos a fim de prevenir lesões por esforço repetitivo.  

Evitando usar pijamas e afastando-se de distrações

Imagine que seu gestor chame você, sem ter avisado previamente, para participar de uma videoconferência por Skype

Caso você esteja vestindo pijama, o nervosismo pode tomar conta da sua mente. Além disso, o tipo de vestuário pode induzi-lo a misturar as obrigações domésticas com as profissionais.

Por isso, o ideal é, antes de iniciar o seu expediente em home office, você tomar um banho, colocar uma roupa confortável e apresentável para, aí sim, começar a fazer as tarefas. 

Além de se preocupar com a aparência, é importante também não perder o foco do trabalho.

Nesse sentido, evite preparar o almoço, por exemplo, enquanto estiver resolvendo questões relativas a seu ofício. Faça cada tarefa em seu tempo

Bebendo água e se alimentando adequadamente 

Pode parecer “recomendação infundada de vó”, mas se hidratar e se alimentar bem é de fato crucial para um bom desempenho cerebral.  

Beber os famosos dois litros de água por dia estimula o raciocínio rápido e o bom humor, condição que contribui bastante para a realização de um bom trabalho em qualquer campo de atuação.  

Manter um dieta rica em frutas, vegetais verde-escuros, castanha-do-pará e peixes também impulsiona a atividade cerebral e aumenta a concentração.  

A atenção a essas necessidades deve ser redobrada quando se faz home office, porque é comum, sob esse esquema de trabalho, haver uma flexibilização de horários e, como consequência, um descuido com a rotina de alimentação

Encerrando o expediente e planejando o dia seguinte 

Assim como o escritório de uma empresa tem hora para encerrar suas atividades, no home office também é preciso concluir o expediente

Para isso, organize o local onde você trabalha, dê uma olhada nas demandas do dia seguinte e conclua o checklist das atividades realizadas no dia corrente. 

Apresentadas as práticas que podem otimizar seu trabalho em home office, é chegado o momento de conhecer seis ferramentas que contribuem ainda mais para o sucesso de quem trabalha remotamente, especialmente em tempos de Covid-19

6 ferramentas para otimizar seu home office 

Trabalhar em esquema de home office só é possível com o apoio de tecnologias, especialmente de equipamentos de informática e softwares

Neste tópico vamos conhecer seis ferramentas que vão auxiliar você a gerir melhor o seu home office e o seu negócio em tempos de crises decorrentes da Covid-19.

Elas otimizam a gestão de projetos e pessoas, permitem o compartilhamento de arquivos, garantem a segurança de dados do sistema da sua empresa, facilitam a comunicação entre toda a equipe e promovem a satisfação do cliente.  

1. Software de automação comercial

Diante da necessidade de as pessoas ficarem confinadas em casa durante a quarentena, quanto mais automatizado for o seu empreendimento, menos prejuízos ele trará depois que a pandemia passar. 

Isso porque a falta de recursos humanos para realizar as operações na empresa pode ser não substituída, mas, pelo menos, suavizada pela automação.

Nesse sentido, um software de automação comercial pode ajudá-lo em várias questões. Como por exemplo: 

  • Integrar todos os setores da empresa

No atual momento, em que os pedidos por apps de delivery têm aumentado, um restaurante, por exemplo, precisa controlar seu estoque conforme as vendas. A gestão das duas áreas precisa acontecer em sincronia.

  • Melhorar a experiência do cliente

Um software de automação comercial auxilia no atendimento ao público, registrando dados importantes e agilizando processos internos, o que propicia uma boa experiência do cliente com o serviço que você oferece. 

  • Controlar o setor financeiro e contábil

Identificar o seu fluxo de caixa, registrando tanto o faturamento quanto as despesas diárias é de extrema importância para manter a saúde financeira do seu empreendimento. 

Além disso, a cada venda, é preciso emitir nota fiscal, calcular impostos e levar em conta a gestão contábil da transação.  

Merecem uma atenção especial neste tópico os softwares para restaurantes, já que pedir comida por aplicativos tornou-se uma ação mais frequente diante dos efeitos da Covid-19. 

Esses programas englobam pedidos feitos por apps de delivery de comida. E, no cenário que estamos vivendo, essas vendas é que provavelmente vão representar a maior parte da receita dos restaurantes

2. Meios de pagamento

Se o dinheiro em espécie ainda é utilizado em compras presenciais, ao adquirir um produto ou serviço de forma on-line, o que tem acontecido intensamente nestes dias, a transação também precisa acontecer em rede. 

Nesse sentido, quando se pensa em meios de pagamento no contexto tecnológico, a Transferência Eletrônica de Fundos (TEF) permite que operações financeiras aconteçam de forma virtual. 

A TEF permite uma conexão entre uma empresa e as operadoras de cartão, efetivando as vendas on-line

3. Segurança de TI

Com a equipe trabalhando em home office e acessando o sistema da empresa, é preciso estar atento a eventuais ações de hackers

Assim, uma equipe de TI precisa estar atenta a logins feitos em horários incomuns, por exemplo. 

Esse acesso pode representar um ataque criminoso: dados da rede podem ter sido roubados para serem utilizados em transações futuras. 

Por isso, contar com o suporte de uma equipe especializada para ajudar sua empresa a manter a segurança de dados é fundamental. 

A AM3 Soluções pode apresentar a melhor solução para o seu negócio diante dessa necessidade. 

4. Google Drive 

Acessar e compartilhar arquivos a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel são funções primordiais do Google Drive

Essas ações são possíveis devido a esse serviço do Google utilizar a computação em nuvem

Com ela, em vez de os arquivos permanecerem salvos em um notebook específico, por exemplo, é possível acessá-los fazendo login no serviço on-line do Google. 

Isso porque os conteúdos não estão apenas em uma pasta de determinado computador, e sim na rede. 

A princípio, o Google Drive disponibiliza gratuitamente para o usuário 15 GB de armazenamento. Caso seja necessário arquivar mais conteúdo, o cliente deve pagar uma taxa mensal pelo serviço. 

5. Google Hangouts 

Imagine poder trocar mensagens instantâneas e SMSs, além de fazer chamadas de vídeo e de voz em uma mesma plataforma. 

O Google Hangouts traz essa múltipla possibilidade, otimizando a comunicação de uma equipe que trabalha inclusive em formato de home office

6. Trello

Outra ferramenta que torna seu home office mais prático e produtivo é o Trello. Trata-se de um aplicativo de gerenciamento de projetos

Nele as demandas são apresentadas em quadros que contêm lista de afazeres, prazo de entrega, equipe envolvida e um box onde é possível trocar mensagens com o grupo e alinhar questões antes de entregar o produto final ao cliente

Usando as ferramentas apresentadas neste tópico, aliadas às boas práticas abordadas anteriormente, na certa seu home office vai se tornar bem mais produtivo. 

Caso sua equipe não esteja muito acostumada a trabalhar em regime de home office, mas você teve de adotá-lo especialmente devido ao isolamento decorrente da Covid-19, contar com o suporte de uma equipe de tecnologia pode se apresentar como medida urgente.

Nesse sentido, AM3 Soluções é uma ótima alternativa, pois, dentre outras soluções, oferece a conexão de área de trabalho remota segura, através do VPN (Rede Virtual Privada), por exemplo.  

Assim, é possível acessar, de um notebook remoto ou de outro dispositivo móvel, os conteúdos salvos no computador que fica no escritório da empresa, por exemplo. 

Além disso, a AM3 Soluções desenvolve softwares que utilizam computação em nuvem. Por meio deles, é possível realizar, além de outras tarefas, a gestão administrativa, contábil e financeira de uma empresa. 

Em um mundo cada vez mais digital, não dá para abrir mão desse tipo de suporte, não é mesmo? 

Ao longo deste artigo, pudemos perceber que, especialmente diante dos efeitos da pandemia do novo coronavírus, trabalhar no formato de home office deixou de ser apenas uma estratégia de economia das empresas, tornando-se uma medida de sobrevivência

Com relação ao seu empreendimento, a prática de home office já era comum antes da Covid-19 ou ela teve início devido à necessidade do confinamento? Saiba Como minimizar o impacto do coronavírus na sua empresa clicando aqui.

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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