Contas a pagar: como ter controle do fluxo monetário da empresa

Se gerir com eficiência nossos gastos pessoais já não é tarefa fácil, administrar as contas a pagar de uma empresa é ainda mais desafiador, especialmente em tempos de crise como o que estamos enfrentando.

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Pagar em dia os vencimentos dos colaboradores, quitar o aluguel, a conta de luz e de água e estar em dia com os impostos exige uma gestão financeira de qualidade.

Essas demandas fazem parte da sua rotina? Então este artigo é para você! 

Ao longo dele, iremos abordar:

  • Como controlar a movimentação financeira do seu negócio durante a crise;
  • Por que sua empresa deve contar com um sistema administrativo de qualidade;
  • O que os relatórios mensais podem fazer pelo seu varejo;
  • De que forma realizar transações mais seguras e evitar problemas judiciais;
  • 4 dicas para garantir uma boa gestão fiscal através de um bom ERP;
  • 5 ações para facilitar o controle de contas a pagar na sua empresa. 

Vamos juntos?

Como controlar a movimentação financeira do seu negócio durante a crise?

Com a maioria das pessoas confinadas e o varejo físico operando com limitações – horários reduzidos e muitos atendimentos realizados apenas via canais virtuais, por exemplo – o fluxo de caixa das empresas fica comprometido.

Devido a isso, a inadimplência se torna uma ameaça aos empreendedores. Para evitá-la, é imprescindível separar as contas da empresa das pessoais.

Além disso, mesmo com as vendas reduzidas, é essencial manter o hábito de abrir e fechar o caixa diariamente, pois as despesas continuarão a existir.

Esse controle financeiro pode ser feito com o auxílio de uma planilha ou, de preferência, um software de gestão. Uma vez que são muitas as variáveis a serem levadas em conta ao se pensar na saúde financeira de um empreendimento. 

Por isso, em tempos de crise, algumas contas a pagar devem ser priorizadas nas empresas. É o que veremos a seguir.

Priorizando contas a pagar 

As despesas que devem ser priorizadas pelas empresas durante a pandemia são:

Vencimentos dos colaboradores e pagamento a fornecedores

Ainda que haja redução da jornada de trabalho e, como consequência, de salário, os recursos humanos da sua empresa devem ser priorizados, porque eles também têm contas a pagar.

Nesse sentido, a liberação de crédito regulamentada pelo Banco Central para o pagamento de salários de pequenas e médias empresas pode vir a calhar.

Com relação aos fornecedores, o ideal é arcar com os valores dos pedidos já entregues, mas não realizar novas compras, dependendo da situação do seu estoque.

Condomínio e aluguel

Por mais que o espaço físico do seu varejo ou escritório não esteja funcionando em horário integral e, portanto, o fluxo de clientes tenha diminuído, é preciso pagar esses valores, nem que seja com desconto.

Negociar redução de preços e extensão de prazo para esses pagamentos é uma boa alternativa.

Impostos

O adiamento do recolhimento de alguns impostos, como Simples Nacional e PIS, também pode contribuir para a manutenção da saúde financeira das empresas durante a recessão, como mostra matéria da Pequenas Empresas & Grandes Negócios.

Para honrar seus compromissos financeiros inclusive durante a crise e ficar em dia com o Fisco, é importante que seu empreendimento conte com um sistema administrativo eficiente.

Sobre isso falaremos no próximo tópico. Continue com a gente!

Por que sua empresa deve contar com um sistema administrativo de qualidade?

Controlar a movimentação do caixa de uma empresa, incluindo as contas a pagar naturalmente, é crucial para ela operar aproveitando seu máximo potencial.

Esse controle não é tão simples de fazer, pois engloba todas as entradas e saídas financeiras do negócio, o que envolve:

  • Acompanhamento de pagamentos recebidos de diversas formas diferentes (em espécie, cartão de crédito ou débito, boleto, transferência etc.;
  • Conciliação bancária, que aponta se a conta bancária da empresa está de acordo com os lançamentos feitos no sistema interno da organização;
  • Registro correto de todas as transações realizadas pela empresa, a fim de não ter problemas com a Receita Federal;
  • Quitação das despesas no prazo correto para evitar multas e juros.

Imagine se um gestor não pudesse contar com o apoio de ferramentas digitais, como um bom software de gestão, para controlar todas essas demandas?

Provavelmente não lhe sobraria tempo hábil para dar conta de outras necessidades da empresa, como controle de estoque, administração dos recursos humanos e atendimento ao cliente.

Com o apoio de um ERP, que é um sistema de gestão empresarial, é possível otimizar todas as operações de um negócio.

Isso porque essa tecnologia automatiza a gestão financeira e do estoque, além da administração fiscal do estabelecimento, integrando todas as áreas que o compõem.

Assim, o gestor passa a ter uma visão 360º das receitas e despesas (tanto as fixas quanto as variáveis) do empreendimento, sabendo sempre o status atual do caixa.

Esse tipo de software possibilita também que o varejista esteja quite com o Fisco, uma vez que funciona em conformidade com as obrigações fiscais em vigor.

Um bom sistema de gestão viabiliza ainda a criação de relatórios que dão uma visão panorâmica e atualizada do negócio e, consequentemente, facilitam tomadas de decisão para impulsionar continuamente a receita do empreendimento.

A seguir iremos abordar essas questões.

O que os relatórios mensais podem fazer pelo seu varejo?

Os relatórios gerados pelo ERP reúnem informações que favorecem um melhor gerenciamento da empresa, reduzindo gastos e prazos dedicados a determinadas tarefas.

Esses relatórios buscam analisar como está a utilização dos recursos do negócio e acompanhar os resultados alcançados.

Dentre os vários benefícios trazidos por esses arquivos, destacamos neste artigo a diminuição de riscos na gestão financeira.

Isso porque o software ERP, uma vez adaptado aos parâmetros da empresa, mostra, por exemplo, se no estoque está havendo desperdício de matéria-prima ou se a mão de obra de determinados colaboradores está sendo subutilizada, onerando o setor financeiro.

Os relatórios ERP auxiliam também no controle tributário da empresa. Como os prazos de quitação dos impostos ficam registrados no sistema, não há necessidade de fazer controle manual de tributos, o que diminui a chance de erro humano nessas operações.

Além disso, esses inventários trazem ao varejista uma visão ampla dos impostos devidos pela empresa.

Assim, é possível antever o que será gasto com tributos, de forma que o gestor possa organizar pelo menos parte das contas a pagar dos meses seguintes.

A otimização de lucros é outra vantagem possibilitada pelos relatórios de ERP.

Uma vez que eles agrupam informações de todos as operações realizadas, o que inclui quanto foi arrecadado e gasto no mês; a performance dos colaboradores e o alcance de metas, é possível visualizar com clareza os lucros e aumentar continuamente a receita da empresa.

Vale destacar que esse crescimento deve acontecer em harmonia com uma boa gestão fiscal, também facilitada por um bom sistema de gestão.

No próximo tópico iremos aprofundar esse assunto. Confira!

De que forma realizar transações mais seguras e evitar problemas judiciais?

O registro incorreto ou omisso das transações realizadas na sua empresa – e elas vão desde cada serviço ou produto vendido à declaração dos salários dos colaboradores – pode ser configurado como crime, segundo a Lei nº 8.137/1990.

E as punições a quem infringi-la variam de multa a reclusão de até cinco anos.

Então, estar em dia com a legislação fiscal brasileira, que, a propósito, é bastante complexa, é imprescindível aos varejistas de qualquer segmento.

Atualmente a prestação de contas das questões fiscais de toda empresa deve ser feita por meios digitais, desde a criação da Escrituração Fiscal Digital pelo governo brasileiro.

Nela, dentre outros registros, o contribuinte deve informar todas as entradas e saídas da empresa, além da apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Portanto, contar com um ERP de qualidade é muito necessário.

Isso porque esses sistemas vêm acompanhando as mudanças da legislação e assegurando que as empresas se mantenham em dia com as obrigações fiscais, na medida em que dispõem de ferramentas que possibilitam a prestação de contas de forma segura e correta.

Então, ao contratar um serviço de TI para dar suporte à sua empresa, é necessário receber a garantia de que o sistema escolhido apresenta pleno funcionamento para as questões fiscais.

Isso porque o software estará integrado diretamente a: Sistema Público de Escrituração Digital – SPED; Nota Fiscal Eletrônica – NF-e e ao emissor de nota fiscal, usado para transações comerciais.

Para garantir um bom gerenciamento das obrigações fiscais contando com o suporte de um bom sistema de gestão, há algumas diretrizes a seguir. Veja a seguir.

4 dicas para garantir uma boa gestão fiscal através de um bom ERP

Seguindo o passo a passo que iremos apresentar abaixo, o controle fiscal da sua empresa torna-se mais fácil.

  1. Manter o cadastro completo e atualizado de clientes e fornecedores;
  2. Dispor de um inventário com todos os impostos referentes ao segmento empresa, seguindo o enquadramento do seu varejo conforme as definições do Fisco;
  3. Garantir o lançamento correto de todas as movimentações de entrada e saída da empresa;
  4. Emitir NF-e em todas as transações de faturamento e devolução, promovendo a baixa dos produtos em estoque.  

Antes de finalizar este artigo sobre contas a pagar, vamos mostrar cinco ações para otimizar os pagamentos em sua empresa. Continue com a gente! 

5 ações para facilitar o controle de contas a pagar na sua empresa 

O bom funcionamento do setor financeiro de uma empresa que abrange o de contas a pagar, como pudemos perceber ao longo deste artigo é crucial para o bem-estar das outras áreas. 

E realizar um bom controle de contas a pagar é indispensável, porque todas as despesas e obrigações financeiras do empreendimento dependem dessa gestão. 

Uma vez bem-feita, ela permite ainda enxergar com antecedência despesas futuras e se há recursos disponíveis no presente para cobri-las. 

A seguir, mostraremos cinco práticas que vão otimizar a rotina do contas a pagar da sua empresa. 

1. Organize as contas 

Aqui é importante relembrar que suas contas pessoais devem ser separadas das empresariais.

Além disso, é fundamental manter o hábito de seguir uma lógica de pagamentos, tendo como referência preferencialmente as datas de vencimento das contas a pagar. 

Não havendo esse critério, é provável que a mesma fatura seja paga duas vezes ou algum débito fique pendente.

2. Agende seus pagamentos

Para as despesas fixas da sua empresa, uma boa alternativa para manter o equilíbrio do setor de contas a pagar é fazendo o agendamento dos pagamentos

Isso porque, já que todos os meses você terá de quitar alguns débitos com os mesmos valores, agendando esses pagamentos, as chances de esquecer essas contas diminuem. Além do mais, evita-se pagar multas e juros. 

3. Aproveite descontos 

Sabe aquelas contas que, sendo pagas com antecedência, recebem um abatimento no valor? 

Atente-se às datas-limite delas e se organize para receber esses descontos, pois eles podem ajudá-lo no momento de cobrir uma despesa inesperada, por exemplo. 

4. Renegocie pagamentos pendentes ou atrasados

Especialmente durante a quarentena, em que o recebimento de débitos tem fugido à normalidade, renegociar pagamentos é uma boa opção. 

Dessa forma, se você perceber que não conseguirá quitar determinada dívida até o prazo de vencimento, contacte a pessoa/empresa e lhe proponha uma renegociação. 

5. Conte com ferramentas digitais

Conforme mencionamos neste artigo, contar com o suporte da tecnologia é a melhor atitude a se tomar para organizar e quitar as contas a pagar na sua empresa.

Um sistema de gestão eficiente irá poupar seu tempo na organização dessas demandas e ainda tornar as operações financeiras da sua empresa mais precisas.

Além do suporte na gestão financeira do seu empreendimento, um bom ERP visa sempre atender às necessidades específicas da sua empresa.

Assim, é possível contratar apenas softwares que efetivamente irão funcionar levando-se em conta essas exigências.

A manutenção da segurança de dados é outra vantagem de um bom sistema de gestão.

Isso porque ele permite criar vários níveis de acessos e controlar quem pode visualizar e editar determinadas informações, além de fazer backups frequentes, evitando assim que você perca dados importantes por danificações acidentais ou erros humanos.

Então, seja para controlar as contas a pagar ou as tantas outras demandas de sua empresa, um bom sistema de gestão será, sem dúvida, um grande aliado. Conheça mais sobre esse tipo de software clicando aqui.