Como fazer inventário de estoque e não perder mais vendas

Se o seu negócio possui um estoque, certamente você já ouviu falar da importância desse setor, certo? E, para que ele se mantenha organizado, é mais do que necessário realizar o inventário de estoque.

Fazer o inventário é uma prática que detalha e põe em ordem as suas compras e, a partir daí, é possível saber quantos produtos a sua empresa possui, quais são os tipos existentes, quanto se pagou por cada um deles e quando vão ser necessárias reposições.

Como você tem feito seu inventário de estoque? Acompanhe a leitura deste guia para tornar essa tarefa mais simples e eficaz, amigo leitor!

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é basicamente a relação feita de todos os materiais e produtos disponíveis e armazenados em uma empresa.

Essa é uma prática realizada por identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados, conferindo com a entrada e saída de mercadorias do estabelecimento.

Fazer essa listagem, a fim de manter o controle, é uma prática de muita importância que deve ser rotina dentro de uma organização.

A partir dessa lista, é possível ter uma visão panorâmica do que falta, do que está em excesso e dos itens que estiverem com prazo de validade vencido ou prestes a vencer.

Essa lista pode ser feita de várias maneiras: papel e caneta; planilha do Excel; softwares desenvolvidos exclusivamente para o controle de estoque e ERPs, que são sistemas de gestão integrada.

Essa tecnologia automatiza o processo de fazer inventário de estoque, o que agiliza a rotina empresarial e aumenta a produtividade.

Isso porque os colaboradores passam a usar o tempo antes dedicado à conferência manual do estoque para desenvolver outras funções mais estratégicas e voltadas para a valorização contínua da marca.

Outro ponto que merece destaque é o de que os itens relacionados no inventário de estoque vão desde matérias-primas até produtos finais.

Além disso, vale reforçar que algumas empresas preferem que o estoque fique na sede enquanto outras optam por alugar galpões que funcionam como um centro de distribuição.

Outra informação importante é que existem algumas normas e leis que regulamentam a criação de um inventário, sendo o Conselho Federal de Contabilidade o responsável por essa regulamentação.

Para finalizar este tópico, destacamos que há cinco modelos principais de inventário de estoque. Ao fim deste guia, iremos apresentá-los.

Qual é a importância de fazer um inventário de estoque?

Fazer o inventário de estoque é importante não só para o estoque, mas também para praticamente todos os setores da empresa, afinal, o estoque é um ativo de grande peso para qualquer negócio.

A partir de agora, você vai entender mais a fundo por que o inventário de estoque é imprescindível para o sucesso da organização. Continue por aqui com a gente, caro leitor!

Ajuda na atualização do cadastro dos produtos

Durante a criação do inventário de estoque, todos os itens existentes no estoque serão contabilizados.

Por conta disso, nesse processo, fica mais fácil identificar falhas no cadastro de produtos, como:

• Produtos não cadastrados no sistema;
• Cadastros duplicados;
• Falta de padronização do registro;
• Informações desatualizadas.

Cadastros desatualizados podem gerar problemas como o chamado “furo de estoque“, que é quando um item está disponível fisicamente, mas não consta no sistema.

Esse tipo de erro compromete diretamente o desempenho do setor de vendas e pode prejudicar a reputação da empresa perante o público consumidor.

Evita perder vendas

Imagine um potencial cliente chegar ao seu varejo — seja ele físico ou virtual — com o desejo de comprar um produto, mas você não consegue fechar a venda devido à falta de produto em estoque?

Além do prejuízo financeiro, esse tipo de ocorrência compromete o relacionamento com o público consumidor da marca, que provavelmente vai ficar frustrado e buscar a solução na concorrência.

Para evitar episódios assim, o inventário de estoque atua identificando e resolvendo, dentre outras, estas duas condições:

• Um item consta no sistema e no depósito, mas ainda não foi identificado efetivamente;
• O sistema indica que há um produto em estoque, mas ele não consta nem no depósito nem na loja.

Otimiza o processo de reposição de itens

Repor os itens corretamente é vital para o sucesso das vendas em uma empresa e para a satisfação dos clientes.

A correta reposição evita que o estoque fique vazio e, por outro lado, diminui os desperdícios, na medida em que não acumula produtos em excesso.

Com a realização periódica do inventário de estoque, dá para saber quando determinados produtos apresentam maior e menor saída.

Dessa forma, o setor de compras consegue saber em quais itens vale a pena investir e quais deles devem ser tirados de circulação.

Melhora a satisfação dos clientes

Ao fazer uma melhor reposição do estoque, evitar perder vendas e atualizar o cadastro dos produtos, certamente o relacionamento com o cliente melhora e a satisfação do público com a marca acompanha essa lógica.

Isso porque entregar o produto certo no prazo correto, por mais que possa parecer um gesto simples, faz toda a diferença; é o primeiro passo para o cliente criar confiança na marca.

Além disso, caso o seu estoque físico não esteja sincronizado com o do sistema, é provável que você não consiga atender o cliente, o que o fará procurar a concorrência e, de quebra, se frustrar com a empresa.

Traz um panorama das perdas no estoque

O inventário de estoque permite visualizar, com precisão e profundidade, as perdas que ocorrem no setor.

Isso abrange todas as informações que constam no sistema, mas não existem no estoque físico, por exemplo.

A perda também representa matérias-primas e/ou produtos que sofrem avarias, são extraviados ou ficam encalhados.

Com esse mapeamento, as equipes conseguem entender por que houve as perdas e os gestores, por sua vez, ficam sabendo a frequência com que elas ocorrem e os impactos delas nos resultados do negócio.

Com relação às avarias, para evitá-las, vale a pena reforçar o treinamento para o correto armazenamento e manuseio delas.

Já sobre os produtos encalhados, deve haver uma comunicação transparente com a área de compras a fim de que ela pesquise as tendências do segmento de atuação da empresa antes de fechar negócio com os fornecedores.

Auxilia no cumprimento da legislação

Nenhuma empresa quer ser multada pelo Fisco, não é mesmo? Para proteger a sua marca desse tipo de situação, o inventário de estoque, mais uma vez, se mostra superimportante.

Para atuar em conformidade com as leis, não pode haver inconsistências entre estoque físico e contábil, por exemplo.

Caso seja feita uma fiscalização na empresa e seja constatado esse tipo de incompatibilidade, a companhia ficará sujeita a multas que, na certa, irão prejudicar a saúde financeira do negócio.

Levando isso em consideração, o inventário de estoque ajuda a garantir a coerência dessas informações e mantém a empresa dentro da regularidade.

Contribui com a diminuição do desperdício

O inventário de estoque ajuda a diminuir o desperdício, uma vez que evita o acúmulo de insumos e/ou mercadorias quando a procura por eles é menor, por exemplo.

Dessa forma, o montante que seria investido nesses produtos passa a ser aplicado em outras necessidades, estimulando a melhoria contínua do negócio.

Além disso, com um inventário de estoque bem-feito, diminui consideravelmente a ocorrência de perdas.

Para finalizar este tópico, é importante destacar que o inventário de estoque pode ser feito de maneira pontual (nesse caso com menos frequência) ou regularmente.

O que não pode acontecer é essa atividade ser negligenciada pela empresa, porque os prejuízos, mais cedo ou mais tarde, vão aparecer.

Como fazer um inventário de estoque? Siga o manual!

Agora que você conhece mais a fundo o significado de inventário de estoque, é hora de colocar em prática essa importante tarefa ou aprimorar seus processos.

Sabemos que cada empresa contará com uma organização diferente, mas separamos 6 passos que, de maneira geral, podem ajudar seu estoque e seu negócio. Confira, caro leitor!

Defina o melhor momento

Fazer um inventário de estoque não é uma tarefa simples, por isso, é preciso que ela seja feita em um bom momento.

Escolher dias muito movimentados no estabelecimento certamente não é uma boa ideia.

Opte por realizar o inventário de estoque em fins de semana, feriados ou antes e depois do horário de expediente, quando a empresa está fechada ou com nenhuma movimentação.

Não é possível fazer contagens de matérias-primas e produtos se eles tiverem de circular (saindo para vendas ou sendo recebidos junto ao fornecedor) durante esse trabalho, não é mesmo?

Daí a importância de fazer o inventário de estoque em dias sem movimento de clientes na empresa.

Outro ponto importante é pagar hora extra aos profissionais envolvidos na confecção do inventário de estoque.

Esse time deve focar cem por cento nesse trabalho. Isso aumenta a chance de o trabalho ficar bem-feito e, portanto, ser mais confiável.

Organize e categorize as mercadorias

Organizar os produtos é essencial para evitar o desperdício de tempo na contagem de itens. Imagine contar alguns produtos e depois encontrar mais itens da mesma categoria perdidos pelo ambiente?

Por isso, separe todas as mercadorias, deixe os modelos iguais juntos e crie diferenciações de produtos que sejam úteis para a organização.

Esse momento não será importante apenas para o inventário, mas também para o trabalho diário de busca de mercadorias em estoque.

É interessante categorizar os produtos, dividindo-os em grupos de acordo com as suas finalidades. Por exemplo: limpeza, alimentos, materiais de escritório, peças de manutenção, entre outros.

Além de organizar os produtos, é necessário também arrumar o espaço físico. Mais do que contar os itens, é importante organizar o local em que cada mercadoria ficará.

Seja em prateleiras, armários ou caixas, defina onde ficará cada grupo de produtos e deixe-o identificado e de forma fácil para que qualquer colaborador encontre o que for necessário.

Um ponto de atenção aqui é eleger uma área específica para fazer o inventário, certificando-se de que o estoque em contagem fique localizado somente nesse espaço.

Agindo assim, você evita erros na contagem e garante que todas as matérias-primas e todos os produtos sejam contabilizados.

Conte os itens e crie códigos

Fazer a contagem dos produtos é o objetivo principal do inventário de estoque, por isso, conte os itens um a um.

Mesmo que trabalhosa, essa etapa é crucial e exige paciência e atenção para que não sejam contabilizados números diferentes.

Conte e reconte e, se possível, é interessante que mais de uma pessoa realize as contagens dos produtos.

Assim, as informações podem ser cruzadas e checadas duas vezes, garantindo mais confiabilidade ao processo.

Porque uma mesma pessoa exercendo essa atividade acaba ficando com o “olhar viciado” e algum detalhe de contagem pode passar batido. Não dá para correr esse risco!

Crie metodologias de contagem que sejam adotadas por todos os próximos contadores. Seja catalogar em dezenas ou centenas, o importante é facilitar a organização das mercadorias.

Não deixe de identificar os produtos que já passaram pela contagem, dessa forma, ganha-se tempo nas atualizações futuras do inventário.

Através das contagens realizadas, também é importante criar códigos para os produtos, que facilitarão a sua identificação tanto no momento das vendas quanto nos registros contábeis.

Essa padronização deve ser feita da forma que for melhor para seu negócio, sejam números, letras ou código de barras, o importante é identificar os produtos.

É interessante que essa identificação seja feita com base nos tipos de mercadorias ou insumos (ex.: alimentos, produtos de limpeza, eletrônicos, vestuário etc.).

Essa categorização de produtos fica ainda melhor se houver um sistema por trás. Assim, cada item conta com um código próprio de identificação (código de barras, QR Code etc., por exemplo).

É importante lembrar que alguns itens do estoque podem ser muito semelhantes, então, é preciso fazer o inventário de estoque de maneira bem detalhada, registrando, por exemplo, número de lote, tipo de produto e a respectiva validade.

Atualize o inventário de estoque

O inventário de estoque não deve ser feito uma vez e esquecido em gavetas ou planilhas. Defina sua periodicidade, mas mantenha o inventário atualizado e sempre cheque as informações.

Afinal, não adianta criar um inventário de estoque caprichado se as entradas e saídas não forem atualizadas com a devida frequência.

O ideal é que os inventários sejam feitos em curtos intervalos de tempo, porque, assim, diante de problemas com os produtos e as respectivas contagens, a identificação e a resolução dessas falhas ganham agilidade.

Uma boa gestão de estoque sabe exatamente tudo o que acontece em entradas e saídas e faz com que as informações de mercadorias sejam passadas de forma correta para outros setores, como compras, vendas e marketing, por exemplo.

Conte com a ajuda da tecnologia

A gestão de estoque influencia todo o resultado do negócio, seja positiva ou negativamente. Por isso, esse é um setor que não pode deixar passar falhas e que precisa de agilidade e atualização.

A utilização de um sistema WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém em português) é uma boa opção para fazer o inventário de estoque.

Trata-se de um software capaz de agilizar o fluxo de armazenagem de forma a otimizar o estoque da empresa e a gestão empresarial como um todo.

Aliados a esse software, devem ser utilizados dispositivos móveis compatíveis com as demandas da organização, como:

• Coletor de dados sem fio;
• Computador com leitor de código de barras;
• Tablets;
• Smartphones.

Contar com um software de gestão também pode fazer toda a diferença para a otimização dos processos empresariais, conectando o estoque aos demais setores da companhia.

Além disso, os softwares reduzem tarefas repetitivas dos funcionários e diminuem as chances de erros humanos.

Manter o estoque em dia e saber o que está disponível nesse setor dá visões estratégicas para os gestores.

Ao conhecer essa parte da empresa, é possível criar promoções para produtos que estão parados, realizar compras com antecedência e buscar por bons preços e fornecedores.

Além disso, fica mais fácil conhecer a fundo os gostos dos clientes e mudar o que for necessário, nunca deixando nada faltar nem acumular.

Vale destacar que planilhas de papel não são uma boa opção para criar um inventário de estoque.

Isso porque registros feitos de forma manual tendem a gerar muitas falhas difíceis de identificar e, por isso, capazes de trazer prejuízos ao negócio.

Avalie os dados levantados

Tão importante quanto avaliar os dados apurados no inventário de estoque é mantê-los arquivados.

O backup dessas informações permite nortear ações de médio e longo prazos.

Daqui a um período — pode ser um ano, menos ou mais —, você consegue entender com mais clareza como foram os últimos meses na sua empresa.

Isso inclui identificar produtos que tiveram mais saída, itens que ficaram encalhados por um tempo, além de ter uma visão das falhas cometidas na gestão do estoque.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Há vários caminhos que a empresa pode seguir para fazer o inventário de estoque. Para optar pelo melhor, é preciso considerar as necessidades da companhia e a quantidade de itens estocados.

Operações de varejo, por exemplo, — seja ele físico ou on-line — vão exigir uma frequência maior de conferência de estoque.

Já uma prestadora de serviços geralmente vai ter menos itens estocados, então, o inventário de estoque pode ser atualizado em um intervalo de tempo maior.

Bom, vamos conhecer os principais tipos de inventário de estoque? A começar pelo nome de cada um. São eles:

• Geral;
• Dinâmico ou parcial;
• Cíclico ou rotativo;
• Periódico;
• Anual.

Geral

Ele corresponde ao inventário de estoque mais completo da empresa, que faz um levantamento de toda a estrutura da companhia, apurando seu real patrimônio.

Isso quer dizer que não apenas matérias-primas e produtos serão contabilizados, mas também maquinários, ferramentas, móveis, imóveis e tudo o que é utilizado no dia a dia da empresa.

Dentre outras vantagens, esse tipo de inventário de estoque traz uma visão mais apurada de quais desses itens estão ociosos na companhia.

A partir desse entendimento, fica mais fácil encaminhar o que não tem mais serventia para o negócio, liberando espaço para o estoque e para as próprias operações da empresa, que podem contar com um layout novo, por exemplo.

Dinâmico ou parcial

Como o nome sugere, esse tipo de inventário de estoque trabalha com partes do estoque por vez.

Ele corresponde a uma conferência específica e geralmente é utilizado para produtos que têm muita saída e que, por isso, exigem um acompanhamento mais frequente.

Esse inventário pode ser utilizado também no setor alimentício, mais precisamente, na contagem de itens perecíveis, cujos prazos de validade precisam ser controlados.

Cíclico

Esse tipo de inventário de estoque ocorre geralmente em ciclos curtos, como semanal ou mensalmente.

Essa frequência deve ser determinada levando em conta a rotatividade dos produtos e o volume desses itens.

O objetivo desse tipo de inventário é manter o máximo de controle do estoque e identificar os gargalos o mais rápido possível.

Periódico

Neste tipo de inventário de estoque, não há uma definição preestabelecida da data em que a contagem será feita.

O gestor pode optar por fazê-lo em fins de temporadas de vendas mais intensas, por exemplo. Tudo vai depender das necessidades e dos objetivos do negócio.

Esse inventário traz vantagens especialmente para empresas de pequeno porte que operam com estoque baixo.

Com essa contagem, as companhias conseguem fazer uma previsão de demanda e atender melhor o público consumidor.

Anual

O inventário anual é realizado, como o nome sugere, uma vez por ano, normalmente ao término do ano fiscal e, em geral, na última semana do ano.

Ele contribui com o fechamento das contas e com a preparação para a auditoria e, de quebra, ajuda a preparar o estoque para o ano seguinte.

Esse tipo de inventário de estoque permite acompanhar as tendências de vendas e compreender quais produtos representam a preferência do público consumidor.

As grandes empresas costumam fazer esse tipo de inventário de estoque, que pode levar dias para ficar pronto.

E assim, amigo leitor, vamos finalizando mais um guia. Nosso intuito é que as informações compartilhadas aqui contribuam verdadeiramente com o sucesso geral da sua marca e, consequentemente, com as entregas aos clientes.

Realizar o inventário de estoque é uma tarefa que não pode ser negligenciada em sua organização. A boa notícia é que o AM3Store tem um módulo dedicado exclusivamente ao estoque. Entre em contato conosco que teremos prazer em apresentar a nossa solução.