Inventário de estoque: 5 passos simples para fazer o seu agora

Se o seu negócio possui um estoque, certamente você já ouviu falar na importância desse setor, certo? E, para que ele se mantenha organizado, é mais do que necessário realizar o inventário de estoque.

Fazer o inventário é uma prática que detalha e põe em ordem as suas compras e, a partir daí, é possível saber quantos produtos a sua empresa possui, quais são os tipos existentes, quanto se pagou por cada um deles e quando vão ser necessárias reposições.

Como você tem feito seu inventário de estoque? Confira algumas dicas para tornar essa tarefa mais simples e eficaz!

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é basicamente a relação feita de todos os materiais e produtos disponíveis e armazenados em uma empresa.

Essa é uma prática realizada por identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados, conferindo com a entrada e saída de mercadorias do estabelecimento.

Fazer essa listagem, a fim de manter o controle, é uma prática de muita importância que deve ser rotina dentro de uma organização.

Existem algumas normas e leis que regulamentam a criação de um inventário, sendo o Conselho Federal de Contabilidade o responsável por essa regulamentação.

Existem dois modelos principais de inventário de estoque: o rotativo e o periódico. 

O rotativo é realizado com base em uma contagem cuja frequência é pré-estabelecida. Ou seja, essa contagem pode ser diária, semanal, quinzenal, mensal entre outros. Enquanto o periódico é feito no final de determinados períodos.

Além de fazer parte de regras e legislação, um inventário de estoque é capaz de melhorar o atendimento e a experiência do cliente, reduzir perdas de produtos e de dinheiro, evitar desperdícios e oferecer melhor visão administrativa e estratégica para os gestores.

Como fazer inventário de estoque? Confira 5 dicas!

Agora que você sabe mais o que é o inventário de estoque, é hora de colocar em prática essa importante tarefa ou aprimorar seus processos. Sabemos que cada empresa contará com uma organização diferente, mas separamos 5 dicas que podem ajudar seu estoque e seu negócio.

1. Defina o melhor momento

Fazer um inventário de estoque não é uma tarefa simples, por isso, é preciso que ela seja feita em um bom momento. Escolher dias muito movimentados no estabelecimento certamente não é uma boa ideia.

Opte por realizar o inventário de estoque em finais de semana, feriados ou antes e depois do horário de expediente, quando a empresa está fechada ou com nenhuma movimentação.

Não é possível fazer contagens de produtos e mercadorias se elas podem entrar e sair durante esse trabalho, não é mesmo?

2. Organize e categorize as mercadorias

Organizar os produtos é essencial para evitar o desperdício de tempo na contagem de itens. Imagine contar alguns produtos e depois encontrar mais da mesma categoria perdidos pelo ambiente?

Por isso, separe todas as mercadorias, deixe os modelos iguais juntos e crie diferenciações de produtos que sejam úteis para a organização.

Esse momento não será importante apenas para o inventário, mas também para o trabalho diário de busca de mercadorias em estoque.

É interessante também categorizar os produtos, dividindo-os em grupos de acordo com as suas finalidades. Por exemplo: limpeza, alimentos, materiais de escritório, peças de manutenção entre outros.

Além de organizar os produtos, é necessário também arrumar o espaço físico. Mais do que contar os itens, é importante organizar o espaço em que cada mercadoria ficará.

Seja em prateleiras, armários ou caixas, defina onde ficará cada grupo de produtos e deixe-o identificado e de forma fácil para que qualquer colaborador encontre o que for necessário.

3. Conte os itens e crie códigos

Fazer a contagem dos produtos é o objetivo principal do inventário de estoque, por isso, conte os itens um a um. Mesmo que trabalhosa, essa etapa é crucial e exige paciência e atenção para que não sejam contabilizados números diferentes.

Conte e reconte e, se possível, é interessante que mais de uma pessoa realize as contagens dos produtos. Assim, as informações podem ser cruzadas e checadas mais de uma vez, garantido mais confiabilidade ao processo.

Crie metodologias de contagem que sejam adotadas por todos os próximos contadores. Seja catalogar em dezenas ou centenas, o importante é facilitar a organização das mercadorias.

Não deixe de identificar os produtos que já passaram pela contagem, dessa forma, ganha-se tempo nas atualizações futuras do inventário.

Através das contagens realizadas, também é importante criar códigos para os produtos, que facilitarão a sua identificação tanto no momento das vendas quanto nos registros contábeis.

Essa padronização deve ser feita da forma que for melhor para seu negócio, sejam números, letras ou código de barras, o importante é identificar os produtos. 

4. Atualize o inventário de estoque

O inventário de estoque não deve ser feito uma vez e esquecido em gavetas ou planilhas. Defina sua periodicidade, mas mantenha o inventário atualizado e sempre cheque as informações.

Uma boa gestão de estoque sabe exatamente tudo o que acontece em entradas e saídas e faz com que as informações de mercadorias sejam passadas de forma corretas para outros setores, como compras, vendas e marketing, por exemplo.

5. Conte com a ajuda da tecnologia

A gestão de estoque influencia em todo o resultado do negócio, seja positiva ou negativamente. Por isso, esse é um setor que não pode deixar passar falhas e que precisa de agilidade e atualização.

Contar com um software de gestão pode fazer toda a diferença para a otimização dos processos da empresa. Além disso, os softwares reduzem tarefas repetitivas dos funcionários e diminuem as chances de erros humanos.

Manter o estoque em dia e saber o que está disponível nesse setor dá visões estratégicas para os gestores.

Ao conhecer essa parte da empresa é possível criar promoções para produtos que estão parados, realizar compras com antecedência e buscar por bons preços e fornecedores, entendendo melhor os gostos dos clientes para certas marcas e mudar se necessário, nunca deixando nada faltar ou acumular em seu espaço.

Realizar o inventário de estoque é de extrema importância e é uma tarefa que não pode ser negligenciada em sua organização. Como ela tem sido feita? Aproveite que agora você sabe mais sobre o tema e confira algumas dicas para manter o seu estoque organizado!