Administração de Estoque: 5 dicas para a quarentena

Com a crise do novo coronavírus, as vendas presenciais diminuíram, enquanto o consumo on-line aumentou. Por isso, manter a administração de estoque em dia é essencial para não defasar ainda mais o faturamento do seu empreendimento nesse período.

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Assim, se a tecnologia vem se mostrando indispensável durante a quarentena, seja para auxiliar o sistema de delivery ou o trabalho em home office, ela também é grande aliada da administração de estoque. 

Dentre outros motivos, porque permite o controle amplo e preciso da diversidade de itens disponíveis na empresa, da demanda por eles e da saída de cada um. 

No primeiro tópico deste artigo, vamos aprofundar um pouco mais a importância de uma boa administração de estoque. Venha com a gente! 

A importância de uma boa administração de estoque 

A gestão de estoque está diretamente ligada ao sucesso de um empreendimento. E, em tempos de crise, a atenção a essa tarefa deve ser redobrada.

Isso porque o giro dos produtos estocados pode ser afetado conforme o novo comportamento dos clientes

Durante o confinamento provocado pela COVID-19, é preciso entender os novos hábitos de consumo, a fim de controlar as compras, a armazenagem e a saída de matérias-primas e mercadorias. 

Além disso, o pagamento aos fornecedores, se possível, deve ser realizado de acordo com os recebimentos dos clientes para as contas da empresa não entrarem no vermelho

Abaixo vamos apresentar três benefícios de uma boa administração de estoque.  

Otimização de tempo de produção

Controlar o estoque de um estabelecimento sem o suporte tecnológico pode comprometer o ritmo de produção da equipe. 

Imagine que um restaurante receba vários pedidos por aplicativo de delivery de comida e o chef de cozinha tenha que paralisar suas atividades para procurar determinado insumo na despensa. 

Um software que ajude a contar os itens em estoque e a organização de cada um em espaços preestabelecidos facilitam significamente as tarefas executadas em um food service

Redução de desperdícios

Outra vantagem de se realizar uma administração de estoque eficiente refere-se à redução de desperdícios.

Ora, com uma boa gestão de matérias-primas e produtos, é possível evitar as chamadas “avarias”, que equivalem a estrago ou perda de insumos.   

Ou seja, administrando bem o estoque de seu negócio, evita-se comprar mercadorias além do necessário ou armazená-las em locais inapropriados, reduzindo, portanto, desperdícios. 

Controle de despesas

Por fim, ao otimizar a produção da sua equipe e reduzir desperdícios, torna-se viável investir em setores que podem alavancar o seu negócio.

O marketing, por exemplo, é uma boa aposta, pois impulsiona as vendas, além de captar e fidelizar clientes.

Vale lembrar que um estoque parado representa capital estagnado

Dessa forma, não adianta ter uma fartura de insumos estocados se não há expectativa de usá-los em produções imediatas.  

Por outro lado, a escassez de matérias-primas pode levar o gestor a fazer compras de última hora com valores mais altos, o que impacta a margem de lucro da empresa. 

Considerada a importância de se gerir bem um estoque, a seguir, vamos conhecer os principais erros na administração de estoque e saber como evitá-los.  

Principais erros de gestão de estoque e como evitá-los

Não é tão simples administrar um estoque, porque as demandas por produtos ou serviços oferecidos por uma empresa não apresentam sempre um comportamento-padrão. 

Além do mais, outros fatores envolvem a gestão de uma estocagem, como um bom relacionamento com fornecedores e a manutenção do espaço onde os produtos são alocados, por exemplo. 

Por isso, é comum o gestor cometer alguns erros ao realizar esse trabalho. Abaixo, iremos abordar os principais equívocos cometidos na administração de estoque. 

Falta de controle da entrada e saída de matérias-primas

Muitos gestores, em meio a tantas incumbências, postergam a conferência, especialmente de entradas, de insumos na organização. 

Essa atitude pode desorganizar toda a administração de estoque e inclusive propiciar furtos, muito comuns quando esse processo de contagem não é bem-feito. 

Para não perder o controle da estocagem, o ideal é lançar mão de um sistema de gestão que esteja integrado a coletores de dados, por exemplo. 

Estes equipamentos possuem um leitor de código de barras e um teclado alfanumérico – recursos que facilitam o registro e o acompanhamento dos insumos em uma empresa. 

Com eles, o gestor passa a ter uma visão real do estoque, à medida que entradas são catalogadas segundo itens constantes na nota fiscal impressa pelo fornecedor e baixas são dadas conforme matérias-primas ou mercadorias forem sendo despachadas. 

Escassez ou excesso de produtos estocados

Com o confinamento imposto pela COVID-19, os hábitos de consumo, especialmente dos produtos de alto giro, que incluem itens alimentícios, de limpeza e higiene pessoal, vêm mudando significamente.

Então, é importante que o gestor, principalmente do setor supermercadista e de food service, esteja atento às novas demandas e use ferramentas e tecnologias que o auxiliem na tomada de decisão no momento da compra de produtos. 

Se, por um lado, o excesso de mercadorias em estoque, como já mencionamos anteriormente, significa dinheiro parado, por outro, a escassez de insumos pode impactar negativamente a satisfação do cliente, culminando inclusive na sua perda para a concorrência. 

Ausência de suporte tecnológico 

Realizar a administração de estoque de forma manual é a aposta de muitos gestores. 

Além de representar uma despesa a mais para a empresa, já que será preciso dispor de um recurso humano para controlar in loco o estoque, a probabilidade de haver erros no controle da estocagem é grande, uma vez que o estoque se relaciona com diversas áreas da empresa, inclusive com fornecedores, que não pertencem à equipe.

Dessa forma, usar automações para dar conta de todas essas variáveis, permitindo efetivamente o controle e o rastreamento de produtos estocados é fundamental. 

Desorganização dos itens no estoque

Não adianta o gestor ter o controle do estoque no software utilizado na empresa se, na área destinada ao armazenamento dos produtos, nada é encontrado. 

Uma solução para esse problema é separar os itens mais detalhadamente

Por exemplo, em um empreendimento de materiais elétricos, separar as lâmpadas incandescentes de fluorescentes é uma boa opção. 

Além disso, destinar um espaço a resistências de chuveiro 220 volts e outro a de 110 volts também é um exemplo de como manter o estoque mais organizado, facilitando a rotina na empresa. 

Para se prevenir contra esses erros enfrentados por gestores ao administrar estoques, no próximo tópico, iremos mostrar um passo a passo para realizar uma administração de estoque satisfatória

Passo a passo para uma gestão de estoque eficiente

Com várias questões a serem resolvidas diariamente em um negócio, por vezes, a atenção ao estoque fica em segundo plano. 

Mas é importante sempre ter em mente que o estoque equivale a boa parte do capital de giro da empresa, isto é, os recursos financeiros que mantêm a saúde da organização originam-se sobretudo do estoque. 

Consequentemente, uma estocagem tanto abarrotada como carente de mercadorias representa prejuízo

No primeiro caso, gasta-se desnecessariamente com fornecedores ao passo que, no segundo, perde-se o potencial de lucro e, em muitos casos, o cliente. 

Com a finalidade de evitar essas perdas, a seguir vamos abordar um passo a passo para você, gestor, realizar com êxito uma administração de estoque. 

Analise com frequência o estoque 

No mínimo, uma vez por mês, faça um levantamento da movimentação de todos os itens do estoque e da disponibilidade de cada um deles. 

Esse procedimento é fundamental para o planejamento do período seguinte, de acordo com o ritmo da produção, as vendas, a reposição de produtos e a realização de promoção de mercadorias.  

No período de confinamento pelo qual estamos passando, como o consumo de artigos de grande giro aumentou, conforme já abordamos neste artigo, o ideal é que a frequência desse tipo de levantamento aumente. 

Mantenha uma boa relação com fornecedores

Uma gestão de estoque eficiente envolve uma boa relação com fornecedores

Nesse sentido, eles precisam cumprir prazos combinados e entregar os itens seguindo os critérios de quantidade e qualidade predeterminados. 

Caso seus fornecedores não cumpram esses requisitos, dê preferência àqueles que atendam a eles e facilitem o pagamento.

Seja exigente com sua equipe

Com relação à administração de estoque, exija da sua equipe que ela cumpra à risca a rotina estabelecida para a execução da tarefa. 

Não seja muito flexível com atrasos no registro de novos insumos ou na apresentação de inventários.  

Em contrapartida, quando a equipe concluir essas incumbências dentro do prazo, lembre-se de reconhecer o bom trabalho e quem sabe até incentivá-la com alguns bônus, como: vale-livro ou um lanche que chegará à casa do colaborador pelo sistema de delivery.

Saiba o momento certo de realizar promoções 

Sempre que perceber que seu estoque está muito cheio, não hesite em colocar determinados produtos em liquidação

Afinal, é preferível obter menos lucro com a venda de mercadorias e recuperar a liquidez da empresa a conservar muitos itens estocados.

Pois, dependendo da natureza desses produtos, eles podem estragar, o que pode trazer um prejuízo ainda maior para o negócio. 

Além disso, ao esvaziar um pouco o estoque, é possível ocupá-lo com produtos que podem gerar mais lucro.  

Seguindo sempre esses passos, a administração de estoque na sua empresa se tornará bem-sucedida, trazendo principalmente bons resultados financeiros e operacionais. Pode confiar! 

Adiante vamos dar cinco dicas de como realizar uma boa administração de estoque durante a quarentena. 

Mantendo essa consciência, sua empresa pode sofrer menos impactos da crise da COVID-19. 

5 dicas de administração de estoque durante a quarentena 

Dados da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico – ABComm apontam um aumento de 30% nas vendas on-line nas duas primeiras semanas de abril, de acordo com matéria da Exame

Por outro lado, conforme Balanço da Associação Comercial de São Paulo, houve queda de aproximadamente 53,4% nas vendas do comércio na capital paulista em comparação com o mesmo período de 2019, segundo matéria publicada pela Veja São Paulo

Diante desse cenário, os gestores devem manter-se atentos ao estoque das empresas, a fim de atender os pedidos pela internet e manter, pelo menos, um mínimo faturamento do negócio. 

Vamos conhecer algumas dicas de como fazer uma administração de estoque eficiente durante o confinamento imposto pelo novo coronavírus? 

1. Manter o estoque de bens essenciais abastecido

Food services que fazem entrega, farmácias, supermercados e locais que comercializam bens perecíveis devem manter seus estoques abastecidos.

Isso em razão de que bens essenciais continuam tendo demanda

Dessa forma, o cuidado com o prazo de validade se faz necessário. A ideia é encaminhar todos os produtos antes do vencimento. 

Para isso, recomenda-se fazer liquidações ou até doações de mercadorias se necessário. 

2. Realizar promoções 

O estoque geralmente representa a maior fonte de faturamento da empresa. Mantê-lo parado, portanto, significa perda (ou estagnação) de capital. 

Para evitar grandes prejuízos durante a quarentena, àqueles empreendedores que não possuem e-commerce, recomenda-se que negociem seus produtos em redes sociais ou marketplaces a um preço promocional. 

Assim, por mais que não tenham uma receita significativa durante o isolamento social, pelo menos poderão pagar despesas essenciais do negócio, como: aluguel, vencimento dos funcionários, luz, água, dentre outros. 

3. Identificar oportunidades 

Segundo estimativa da assessoria econômica da FecomercioSP, bens duráveis e semiduráveis, como móveis, eletrônicos e roupas, tendem a apresentar queda de vendas durante a quarentena.

Então, gestores desses segmentos devem enxergar oportunidades nos novos cenários formados pela crise da COVID-19 com o intuito de movimentar os estoques.

O boom do home office pode representar uma brecha nesse sentido. Com esse fenômeno, o segmento de móveis tem a oportunidade de oferecer mobiliário que torne o esquema de trabalho a distância mais confortável. 

4. Fazer o inventário do estoque

Com as mudanças no consumo provenientes do isolamento social, é importante saber exatamente os produtos que constam no estoque da empresa, os que estão encalhados e aqueles que apresentam maior giro. 

Ciente disso, é necessário abastecer a despensa na proporção das demandas.

Assim, há menos risco de perder vendas e, consequentemente, a receita do empreendimento durante a quarentena terá menos prejuízo. 

5. Oferecer frete grátis

Como as compras on-line vem aumentado durante o confinamento social, conforme mostramos no início deste tópico, oferecer vantagens no sistema de delivery pode ser um atrativo a mais para o cliente.   

Caso seu estoque esteja cheio de produtos com vencimento se aproximando, disponibilizar frete grátis aos consumidores é uma boa opção. 

Conclusão

Ao longo deste artigo, vimos como a tecnologia é imprescindível para uma administração de estoque eficiente

Nesse sentido, a AM3 Soluções pode te ajudar, porque oferece, dentre outros serviços, o de automação comercial

Através dela, a gestão o estoque passa a contar com o suporte de um sistema informatizado, otimizando, assim, o registro de entradas e saídas de matérias-primas, a produção e a entrega ao cliente final. 

A propósito, quando se pensa em administração de estoque, deve-se considerar a hipótese de contar com o apoio de um bom software de gestão empresarial, conheça 6 vantagens de obter esse sistema clicando aqui. Até a próxima!