Nota fiscal eletrônica: o que você não pode deixar de saber

Seja um consumidor ou um empreendedor, você precisa conhecer todas as informações sobre a nota fiscal eletrônica. Afinal, a emissão desse documento já é mais do que consolidada no Brasil.

Se você sabe muito pouco a respeito desse documento ou precisa começar a emiti-lo imediatamente, não se desespere! Este artigo trará as principais informações sobre esse documento fiscal, como:

  • O que é a nota fiscal eletrônica;
  • Quais os tipos existentes;
  • Quais os benefícios da nota fiscal eletrônica;
  • Como emiti-la e de que forma a automação auxilia nesse processo.

Boa leitura!

O que é a nota fiscal eletrônica?

Antes de dizermos o que é a nota fiscal eletrônica, é interessante entendermos como ela surgiu.

A nota fiscal é um documento obrigatório para o registro de qualquer venda, seja de produtos ou de serviços. Esse documento também se destina ao recolhimento de impostos ao registrar os valores da transação.

Ou seja, quando uma empresa não emite nota fiscal, ela pode estar enquadrada em um movimento de sonegação, o que é passível de penalidades.

Em 2004, ocorreu o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários, que reuniu titulares de administrações tributárias federal, estadual, dos municípios de capitais e do Distrito Federal.

O objetivo desse evento foi encontrar maneiras de as três esferas do governo, juntas, promoverem:

  • Maior integração administrativa;
  • Maior eficácia da fiscalização;
  • Padronização e melhor qualidade das informações;
  • Possibilidade de intercâmbio de dados fiscais entre diferentes esferas governamentais;
  • Uniformização de procedimentos;
  • Cruzamento de dados em larga escala, entre outros.

Das resoluções que foram aprovadas neste encontro, uma delas foi a nota fiscal eletrônica (NF-e). Ou seja, havia o objetivo de tornar a nota fiscal, antes impressa, em um documento digital.

A NF-e é, portanto, um documento emitido e armazenado eletronicamente, que visa documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços entre duas partes.

A validade jurídica da nota fiscal eletrônica (a comprovação de sua autoria e integridade) é garantida pela assinatura digital do remetente e pela autorização de uso dada pelo Fisco.

É válido saber também que a nota fiscal eletrônica substitui os antigos modelos em papel tipo 1 e 1A. Além da NF-e, existem outros documentos fiscais eletrônicos, como:

  • Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), que documenta as operações de prestação de serviços, sendo gerada e armazenada em ambiente nacional pela prefeitura, pela Receita Federal ou por outro órgão conveniado;
  • Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e), que documenta as operações comerciais de venda presencial ou de entrega em domicílio para o consumidor (pessoa física ou jurídica) em operação interna, sem que haja geração de crédito de ICMS ao adquirente;
  • Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), que documenta a prestação de serviços de transportes, tendo sua garantia assegurada, como NF-e, pela autorização de uso e pela assinatura digital do emitente.

Agora que você já sabe o que é a NF-e, veja os benefícios trazidos por esse documento.

Mas afinal, quais os benefícios da nota fiscal eletrônica?

Imagine que você seja um gestor contábil de uma empresa que possui muitos clientes e que, para cada um deles, você precise emitir uma nota fiscal em papel.

Além da emissão, você também precisa ter o controle dessas notas. Então, o que é mais fácil: ter enormes livros físicos de registros ou poder emitir notas digitais, mantendo um histórico também digital?

É muito provável que você opte por digitalizar todo o processo. Afinal, imagine o quanto sua empresa ganha só de espaço físico em não ter mais que armazenar esses documentos impressos!

Isso sem falar na economia de papel, uma ação muito importante para que sua empresa seja sustentável ambientalmente. Este é, inclusive, um dos benefícios da NF-e, assim como:

  • Aumento da confiabilidade no documento;
  • Padronização das relações eletrônicas entre empresas;
  • Incentivo ao uso das novas tecnologias;
  • Eliminação da digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
  • Redução de erros de escrituração ocasionados por equívocos de digitação de notas fiscais;
  • Diminuição nos custos de armazenagem e de envio de documentos fiscais;
  • Facilidade de fiscalização por parte da Receita Federal;
  • Redução nos gastos com compra de papel, entre outros.

Diante de todas essas vantagens, resta saber quem deve emitir a nota fiscal eletrônica e como fazer isso. Descubra a seguir.

Quem deve emitir?

Antes de saber como emitir a nota fiscal eletrônica, é importante deixar claro que, todas as empresas que praticam alguma das atividades econômicas obrigadas por lei a fazer a emissão de NF-e devem fazê-lo, independentemente do porte.

Isso engloba, por exemplo, Microempresa, Microempreendedor Individual, Empresa de Lucro Real, Empresa do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte, entre outros.

Da mesma forma, os negócios que ainda não são obrigados podem emitir a nota voluntariamente, aderindo a esse modelo.

Em alguns estados brasileiros, a emissão da NFC-e já é obrigatória, como em São Paulo na Paraíba. Em outros, há um calendário para implementação que está sendo seguido.

A nota fiscal de consumidor eletrônica, por exemplo, começou a se tornar obrigatória em alguns estados em 2015, com cronograma de implantação previsto até para 2020 (Minas Gerais, por exemplo).

Se você ainda tem dúvidas se sua empresa deve ou não emitir nota fiscal eletrônica, procure a Secretaria de Fazenda do seu estado ou busque informações no site específico sobre a NF-e da própria Receita Federal.

Como emitir a NF-e?

Até o momento em que este artigo foi escrito, mais de 22 bilhões de notas fiscais eletrônicas foram emitidas no Brasil por mais de 1,6 milhão de emissores.

Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer essa emissão, saiba que é bem mais simples do que parece. Veja o passo a passo que preparamos:

1. Descubra o perfil fiscal do seu negócio

Antes de tudo, você precisa saber em qual categoria sua empresa se enquadra para, assim, ter conhecimento de qual nota fiscal você deve emitir.

2. Adquira um certificado digital

Como dissemos anteriormente, o que dará garantia à nota fiscal eletrônica é sua assinatura digital, que nada mais é do que o certificado digital.

3. Obtenha autorização da Sefaz

É preciso que você se cadastre na Secretaria da Fazenda do local onde a empresa está instalada para obter uma autorização chamada AIDF (Autorização para a Impressão de Documentos Fiscais).

4. Contrate um software emissor de NF-e

Esta etapa é muito importante, pois garante automação aos processos do seu negócio. Esses sistemas otimizam a gestão, dão rapidez a processos, aumentam a produtividade, padronizam serviços, entre outras vantagens.

Você precisa ficar de olho em alguns pontos ao realizar essa contratação. Um bom software, como o da AM3 Soluções, conta com suporte ativo com equipe capacitada, especialistas em todas as áreas dos serviços oferecidos, garantia de segurança das informações, entre outros diferenciais.

Seguindo esses passos, a emissão de NFe na sua empresa será otimizada e eficaz!

Neste artigo, você conheceu as principais informações e pôde tirar suas dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica. Temas financeiros sempre geram questionamentos, não é mesmo? A conciliação de cartão de crédito, por exemplo, é um deles. Então clique aqui e saiba tudo sobre esse assunto.