Na sua empresa, a gestão de compras é levada a sério? Produtos encalhados no estoque, insumos de má qualidade e falta de matéria-prima. Isso tudo representa prejuízo financeiro.

Para sua empresa não perder dinheiro, fazer uma gestão de compras eficiente se mostra mais que necessário.

Neste artigo, iremos mostrar por que saber comprar corretamente é imprescindível para enxugar gastos e se manter competitivo no mercado.

Veja o que você vai conferir nesta leitura:

  • O que é Gestão de compras?
  • Por que fazer a gestão de compras é tão importante para a empresa?
  • Como fazer uma boa gestão de compras?
  • Dicas para otimizar a gestão de compras do seu empreendimento;
  • Gestão de compras X controle financeiro.

Pelos tópicos que serão abordados aqui, já dá para perceber que o conteúdo está imperdível, não é mesmo? Então, siga com a gente.

O que é Gestão de compras?

Gestão de compras nada mais é que o planejamento das compras realizadas pelas empresas.

Se até bem pouco tempo atrás o processo de compras correspondia basicamente a escolher o fornecedor que praticasse o melhor preço e formalizar um pedido com os itens desejados, hoje o cenário é outro.

Isso devido principalmente ao aumento da concorrência e, consequentemente, ao público consumidor cada vez mais exigente.

Dessa forma, as organizações precisaram rever o próprio comportamento ao realizar as compras para se abastecerem e atenderem as necessidades dos clientes sem os desapontar.

Nessa nova conduta das empresas, a gestão de compras passou a ser tratada com a devida importância. Contemplando esse planejamento, a gestão de compras deve envolver as seguintes ações:

  • Programação do que deve ser adquirido, informando a quantidade, a qualidade, o prazo e lugar para entrega;
  • Seleção dos fornecedores adequados para os diferentes insumos ou produtos;
  • Termos e condições de compra bem definidos;
  • Registro de todas as cotações;
  • Emissão de pedidos;
  • Cálculo das despesas com estocagem e depreciação dos produtos;
  • Manutenção do fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários para as entregas;
  • Checklist contendo o recebimento dos produtos;
  • Controle do uso das mercadorias adquiridas.

Dos principais objetivos dessa gestão, podemos destacar:

  • Reduzir custos;
  • Verificar a qualidade dos materiais adquiridos;
  • Investigar as credenciais dos fornecedores;
  • Ter a certeza de que o prazo combinado para entrega dos insumos será cumprido.

Caso essas ações não sejam efetivas, o empreendimento pode sofrer sérios prejuízos, como encalhe de produtos e perda de vendas.

Por que fazer a gestão de compras é tão importante para a empresa?

De antemão, podemos citar algumas vantagens de fazer a gestão de compras. São elas:

  • Diferencial competitivo;
  • Organização;
  • Lucratividade;
  • Redução de riscos;
  • Possibilidade de aumentar a margem de lucro.

Além disso, o controle das compras impacta diretamente o relacionamento com os clientes. Isso fica fácil de entender com um exemplo hipotético.

Imagine que você esteja à procura de determinado produto na loja X e não o encontre por lá. Então, decide se encaminhar à loja Y, onde acaba concretizando a compra.

Numa futura necessidade de adquirir a mesma mercadoria, em qual estabelecimento você pensaria primeiro? Provavelmente naquele onde você encontrou o item que procurava. Daí a importância de manter a gestão de compras.

Ao realizar esse controle das compras, o estoque da sua empresa irá se manter equilibrado, de forma que as demandas dos clientes sejam, dentro do possível, sempre atendidas.

Outro destaque da gestão de compras diz respeito a uma melhor capacidade de negociação com fornecedores.

Com isso, é possível combinar preços mais acessíveis e oferecer descontos ao público consumidor, o que traz vantagem competitiva para a marca.

Antes de finalizar este tópico, vamos mostrar os principais objetivos do setor de compras de uma empresa. São eles:

  • Garantir o fluxo contínuo de materiais, serviços e informações;
  • Comprar matérias-primas e mercadorias de forma econômica e, ao mesmo tempo, que garantam a qualidade das entregas pretendidas;
  • Padronizar os insumos e equipamentos utilizados na companhia;
  • Considerar as restrições financeiras da empresa e a capacidade de armazenamento;
  • DIminuir os custos dos processos de aquisição de insumos e produtos;
  • Buscar um bom relacionamento com os fornecedores;
  • Estar sempre atento aos novos produtos, serviços e tecnologias oferecidos pelo mercado;
  • Integrar-se o máximo possível às outras áreas da companhia;
  • Analisar, a cada aquisição, a relação de custo-benefício;
  • Dar a devida atenção à logística das operações.

Como fazer uma boa gestão de compras?

Não importa o tamanho da sua empresa nem o segmento em que ela está inserida. Fato é que a gestão de compras deve atuar junto aos setores de vendas e estoque do negócio.

A partir de agora, iremos mostrar como fazer uma gestão de compras eficiente. Continue com a gente, amigo leitor.

Faça o planejamento das compras

A palavra de ordem para qualquer gestão é planejamento. E, no contexto de compras, ele deve ser muito rigoroso, pois, por meio dele, deve-se prever o que será essencial para a produção, revenda e execução de um serviço.

Para que essa previsão seja certeira, é necessário que o histórico das compras esteja organizado em um só lugar. Assim, ele poderá ser consultado e analisado com prontidão e segurança sempre que necessário.

Por que essa organização de dados é importante? Para que as demandas da empresa sejam conhecidas.  Com as informações das compras reunidas, fica mais fácil entender:

  • Em que momento o estoque deve estar mais abastecido, como nos períodos de sazonalidade;
  • Se o preço de determinado insumo/produto aumentou ou diminuiu de acordo com a época do ano;
  • Qual é o produto mais vendido;
  • Quais são os períodos de maior venda;
  • Que produtos estão encalhados no estoque.

Mantenha um relacionamento transparente com o fornecedor

Especialmente durante os períodos de crise, os fornecedores são peças-chave da gestão de compras.

Por isso, quando for preciso, verifique com eles a possibilidade de renegociar preços ou flexibilizar a forma de pagamento.

Além disso, estude maneiras de fazer propostas vantajosas para ambas as partes, levando sempre em conta estes três elementos: preço, prazo e confiança.

Por exemplo, comprando quantidades maiores de insumos, é possível conseguir preços mais vantajosos e estar sempre preparado para atender prontamente o cliente.

Nessas situações, é importante averiguar a data de validade de matérias-primas e produtos perecíveis.

Fique sempre atento aos preços praticados no mercado por fornecedores diferentes. Faça orçamento com a concorrência para avaliar se vale a pena continuar com o fornecedor que vem abastecendo seu empreendimento.

Realize o benchmarking

Benchmarking, traduzido do inglês para o português, significa “avaliação comparativa“.

Na prática, essa estratégia diz respeito a empresas que tomam outras como referência para comparar serviços, produtos, processos e práticas em geral.

O objetivo primordial do benchmarking é saber como determinada marca está desempenhando em relação à concorrência.

Aproveitando-se dessa ferramenta, é interessante fazer uma pesquisa aprofundada da gestão de suprimentos dos principais concorrentes.

Nesse sentido, busque saber:

  • Como acontece o fluxo de trabalho;
  • Que soluções tecnológicas são utilizadas;
  • De que forma é feito o follow-up (acompanhamento do percurso do potencial cliente de forma que ele avance no processo de venda até fechar o negócio);
  • Quais indicadores são utilizados.

O importante é identificar as melhores práticas e adaptá-las à gestão de compras da sua empresa.

Use um sistema de gestão

Dominar a gestão de compras envolve vários processos, inclusive o controle de dados. Portanto, recorrer a um sistema de gestão que os integre é uma excelente medida.

Esse tipo de solução consegue juntar informações relativas ao estoque e às vendas, por exemplo, facilitando as tomadas de decisão na hora de fazer compras para o seu empreendimento.

Tendo como objetivo otimizar o ciclo de compras do seu negócio, com foco na redução de custos e, consequentemente, na constante possibilidade de aumento do lucro, é importante estar atento às seguintes funcionalidades do sistema de gestão:

Monitoramento dos pedidos de compras

Ter o histórico do que foi comprado é fundamental para o controle das compras.

Então, o software de gestão deve registrar tudo o que for adquirido, de maneira integrada ao setor financeiro e ao estoque.

Dessa forma, logo que uma compra for lançada no sistema, as informações referentes a ela serão repassadas ao contas a pagar, que fará o registro de acordo com a forma de pagamento.

Além disso, haverá o lançamento da compra no controle de estoque, atualizando, assim, o montante de produtos e insumos.

Cadastro e administração de fornecedores

Relacionar-se com fornecedores é uma necessidade para quem tem um empreendimento. Logo, o melhor a se fazer é tê-los cadastrados.

Assim fica mais fácil consultar informações e emitir notas fiscais de compras, diminuindo a chance de erros humanos.

Emissão de notas fiscais

Softwares de gestão têm de emitir notas fiscais — seja para as compras ou vendas realizadas.

Isso porque a prestação de contas ao governo referente, por exemplo, a impostos recolhidos nas notas, exige que os empreendimentos tenham um ERP que ofereça um emissor integrado a todas as outras funcionalidades do programa.

Importação dos dados da NF para o sistema 

Importar informações da nota fiscal para o sistema é um grande diferencial de alguns softwares de gestão.

Com esse recurso, não é necessário digitar esses dados, pois o programa é capaz de ler essas informações e registrá-las, o que diminui prejuízos decorrentes da falha humana.

Dicas para otimizar a gestão de compras do seu empreendimento

Para que a gestão de compras seja eficiente, deve haver um equilíbrio entre: fornecedores, clientes, custos, a qualidade dos insumos/produtos e o prazo de entrega.

Visando alcançar essa harmonia, é importante seguir algumas boas práticas que possibilitem uma otimização do fluxo de trabalho e tragam a real noção das demandas do público consumidor da marca.

Pensando nisso, iremos apresentar a partir de agora as principais dicas para impulsionar a gestão de compras do seu empreendimento. Continue por aqui com a gente, hein?

Procure nivelar as compras com as demandas do consumidor final

Quem tem um varejo deve fazer as compras de acordo com a saída dos produtos e os níveis do estoque.

O mesmo vale para o distribuidor, que só deve adquirir novos itens da indústria quando for preciso.

A indústria, por sua vez, tem que avaliar não só os próprios níveis de estoque, mas os dos distribuidores e varejistas, para que a aquisição de matérias-primas esteja alinhada a esse fluxo.

Controle a utilização dos materiais e as atividades desenvolvidas na empresa

Há alguma atividade na empresa que esteja sendo paralisada com frequência devido à falta de insumos? Ou que poderia ser otimizada com a utilização de produtos mais adequados?

Outra avaliação que deve ser feita diz respeito ao desperdício de materiais; ele tem ocorrido? Além disso, quais são os itens prioritários para que a produção não seja impactada?

Levar em consideração essas questões é de extrema importância para estabelecer as melhores estratégias do setor de compras e garantir um monitoramento eficiente de estoque e das atividades empresariais.

Organize os processos da companhia 

Essa atitude é crucial para assegurar que as matérias-primas e atividades necessárias às operações da empresa estejam disponíveis.

Isso evita desperdício, interrupção de processos, atrasos na produção — e consequentemente nas entregas aos clientes.

Peça orçamento a diferentes fornecedores

Obter produtos de qualidade com o menor custo possível é o sonho de consumo de qualquer empreendedor, não é mesmo?

Então, compare preços e negocie as melhores condições de pagamento. Assim é possível otimizar as operações da companhia e dessa forma aumentar a margem de lucro do negócio.

Gestão de compras X controle financeiro

Ao analisar o caixa da empresa, deve-se levar em conta também o estoque, já que este envolve custos e também faz parte do montante do negócio.

Portanto, fazer a correta gestão de compras é essencial para o controle das contas de qualquer empreendimento.

É muito comum observar um certo conflito entre o abastecimento e as finanças do negócio. 

Isso porque, na maioria dos casos, se dependesse do setor financeiro, a reposição dos insumos só aconteceria quando eles estivessem prestes a acabar. Assim, o capital de giro seria mantido.

Porém, agindo assim, o gestor pode ter de arcar com os efeitos da ruptura de estoque, deixando, em muitos casos, o cliente na mão.

Por outro lado, estoques muito volumosos impactam as finanças da empresa, já que representam dinheiro parado, quando poderiam ser convertidos em capital de giro.

Então, é preciso encontrar um equilíbrio entre gestão financeira e controle de insumos para fazer os pedidos certos e reabastecer o estoque adequadamente.

Sem tecnologias, esse trabalho se torna praticamente impossível, principalmente porque a administração do estoque deve levar em conta uma variável adicional: a validade dos insumos.

Pensando nisso, nós, da AM3 Soluções, desenvolvemos o AM3Store, um sistema superintuitivo que irá otimizar os resultados do seu empreendimento, inclusive os relacionados à gestão de compras. Saiba mais sobre essa poderosa ferramenta. Até a próxima!