Aumentar a produtividade. Eis uma busca constante de gestores, pois ela impacta diretamente a receita das empresas e incentiva — para não dizer “obriga” — o time a melhorar a performance.
É bom deixar claro desde já que, para uma organização impulsionar os resultados efetivamente, é preciso que produtividade e gestão do tempo caminhem juntas.
Mas como promover essa combinação na prática? Confira este guia e fique por dentro!
Como a gestão do tempo impacta a produtividade
A ideia de gestão do tempo nas empresas está relacionada a utilizá-la de forma a aquecer a receita do negócio, otimizar a realização das tarefas, aumentando a produtividade, e evitar ficar “apagando incêndio” devido a falta de planejamento.
De maneira bem direta, a gestão do tempo, no contexto corporativo, tem como objetivo primordial trazer maior controle da rotina, elegendo prioridades e preparando o time para lidar com imprevisibilidades.
Mas, afinal, como a gestão do tempo afeta a produtividade? Se pensarmos bem, o tempo representa a condição indispensável para realizarmos nossas funções.
Então, gerenciá-lo corretamente é essencial para melhorar o desempenho e, consequentemente, aumentar a produtividade dentro de uma organização.
Na busca por melhores resultados, é importante estimular o autoconhecimento dos membros da equipe.
Isso porque cada um sabe, por exemplo, o período do dia em que é mais produtivo, podendo usar essa qualidade a favor do negócio.
Outro ponto importante que impacta a produtividade do time refere-se a verificar se ele está de fato capacitado para exercer as funções que lhe dizem respeito.
Além disso, é imprescindível planejar as tarefas a serem executadas para que as entregas sejam feitas com qualidade e dentro do prazo.
É importante mencionar aqui que uma boa gestão do tempo em uma corporação possibilita aos colaboradores definir o prazo necessário para concluir suas obrigações.
Com isso, há uma tendência a diminuir o estresse da equipe, o que propicia um ambiente de trabalho mais feliz e favorece a boa performance dos envolvidos e, de quebra, a produtividade.
Faça o dobro do trabalho na metade do tempo
Antes de partirmos para dicas de como otimizar o tempo da sua empresa e aproveitar ao máximo o potencial dos colaboradores para impulsionar a produtividade, vamos sugerir uma leitura bastante oportuna.
O nome do livro é Scrum — A Arte de Fazer o Dobro na Metade do Tempo, de Jeff Sutherland.
Pelo título, dá para imaginar que produtividade e gestão do tempo são partes essenciais da obra, não é mesmo?
Ora, para fazer o dobro do trabalho, é preciso melhorar a produtividade e, se esse processo for realizado na metade do tempo, na certa, a gestão do tempo precisa ser bem-feita.
O livro foi lançado em 2014, ficou entre os mais vendidos no Brasil, e aborda a metodologia Scrum na otimização de projetos.
O autor utilizou de sua experiência como piloto da aeronáutica e diretor de empresas de tecnologia para mostrar aos leitores como manter o time motivado e atingir resultados surpreendentes.
Dos ensinamentos que podemos extrair da obra para alavancar a produtividade da equipe, destacamos:
- Se for preciso resolver alguma questão na empresa, planeje e aja, pois ficar analisando todas as variáveis da situação sem tomar uma decisão é improdutivo;
- Não faça suposições sobre o desdobramento das ações realizadas na empresa. Em vez disso, avalie se os resultados esperados foram alcançados e, caso não tenham sido, mude o que for necessário e adote esse padrão de comportamento na organização; na certa, a produtividade vai aumentar;
- Estabeleça prioridades, realizando as tarefas importantes e com prazo curto para entrega primeiro. As atividades mais simples devem ser feitas no momento em que a equipe está mais propensa a distrações, por exemplo;
- Tenha bem desenhados os objetivos da companhia, assim fica mais fácil motivar o time e melhorar a produtividade;
- Sua equipe deve se dedicar a cada tarefa com o máximo de foco possível, porque realizar duas ou mais funções simultaneamente geralmente afeta negativamente a produtividade e as entregas;
- Acompanhe os resultados continuamente, registrando o que está em desenvolvimento, os resultados esperados e o que já foi realizado. Aqui é importante analisar se a produção está sendo feita a contento e o que pode ser transformado para conseguir produzir mais em menos tempo;
- Identifique as falhas encontradas nos processos da empresa, a fim de gerenciar melhor as tarefas e o tempo de execução de cada uma.
7 dicas para melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade
Somos completamente reféns do tempo — e essa condição se estende ao mundo corporativo, claro.
Uma empresa pode passar a funcionar em um espaço físico mais amplo, receber um capital extra de investidores, mas o tempo é inflexível; não dá para acrescentar novos períodos às 24 horas do dia.
Portanto, para desempenhar as atividades de uma empresa com o máximo potencial da equipe, aliando produtividade e gestão do tempo, é importante dar a devida atenção a algumas ações.
Confira as principais delas a partir de agora, caro leitor, e arrase na produtividade!
Ofereça a melhor estrutura de trabalho ao time
Disponibilize para os colaboradores da empresa as ferramentas necessárias à realização do trabalho de cada um. Pode apostar que isso irá contribuir, e muito, para uma melhor produtividade do time.
Além dessa atitude, é importante dar autonomia à equipe, de forma que ela possa exercer com mais agilidade suas funções profissionais dentro e fora da companhia.
Isso permite que gestores e supervisores se dediquem ao planejamento do futuro do negócio e atendam à necessidade de treinamento da equipe.
Outro ponto importante diz respeito a valorizar o clima organizacional, não medindo esforços para que ele seja leve e baseado no coleguismo entre a equipe.
Apostar em uma gestão mais humanizada é uma atitude muito acertada, porque esse tipo de administração aumenta a satisfação do time e, quanto mais satisfeito, maior será a produtividade.
O Google leva muito a sério a questão do clima organizacional, como mostra matéria da revista Exame.
Tanto que cada “googler” — como são chamados os colaboradores da gigante tecnológica — a partir de seus pontos de vista plurais, é estimulado a entregar o seu melhor, contando com a sensação de pertencimento estimulada pela empresa.
Com relação à sua empresa, como anda o clima organizacional por lá?
Junte-se ao RH e realize uma pesquisa de satisfação interna. Ela é semelhante àquelas destinadas ao público externo da marca.
Com base no que for apurado nesse material, você poderá verificar se há necessidade de promover melhorias no ambiente de trabalho do seu time, decidindo as alternativas para realizá-las.
Use a tecnologia para otimizar processos
Quer saber mais um jeito de estimular o seu staff a aumentar a produtividade e gerir melhor o tempo? Use e abuse dos recursos oferecidos pelas tecnologias.
Para isso, analise os processos manuais da empresa que podem ser automatizados com as ferramentas tecnológicas.
Por exemplo, um bom ERP pode otimizar a gestão da companhia na medida em que torna os processos de vendas e o SAC mais eficientes e, como consequência, estimula a produtividade.
Há ainda soluções digitais desenvolvidas especificamente para negócios de diferentes portes e segmentos e, sem dúvida, elas contribuem verdadeiramente para uma gestão mais eficaz e uma maior produtividade.
Um dos grandes beneficiários das tecnologias é o setor financeiro da organização.
Afinal, práticas como reembolso, emissão de notas fiscais, preenchimento de planilhas e até mesmo a manipulação de dinheiro em espécie podem muito bem ser substituídas por soluções que trazem mais segurança e agilidade às transações financeiras.
Além do mais, ao automatizar processos, falhas humanas são evitadas, o que contribui ainda mais para aumentar produtividade e aquecer a receita da companhia.
Revise a aprimore os processos
Acompanhe os processos internos da organização, identificando gargalos e realizando melhorias.
Quando o dia a dia da empresa não é organizado, a motivação do time acaba sendo afetada e isso, sem dúvida, compromete a produtividade.
É de suma importância identificar quais processos podem ser aperfeiçoados, de forma que o time explore o seu máximo potencial, contando com uma estrutura que favoreça a produtividade.
Dê o devido valor à gestão do tempo
Gerir o tempo com inteligência é um passo fundamental para aumentar a produtividade em uma empresa.
E, para que o tempo seja aproveitado da melhor maneira possível, duas ações são essenciais: planejamento e organização.
Uma vez planejadas, as tarefas envolvidas no negócio levam menos tempo para serem executadas.
Além disso, quando os colaboradores têm a real noção do que precisam fazer e dispõem das ferramentas necessárias para isso, eles tendem a se manterem focados e isso impacta diretamente a produtividade.
Utilize as ferramentas de comunicação disponíveis
WhatsApp, telefone, e-mail, videochamada, direct do Instagram etc. Essas diversas ferramentas de comunicação passaram a fazer parte da nossa rotina pessoal e profissional.
Em uma empresa, comunicar-se com o staff de maneira clara e ágil favorece a fluidez dos processos e, consequentemente, auxilia na produtividade.
Ao adotar as ferramentas de comunicação para a sua empresa, avalie quais delas são as mais adequadas às necessidades do negócio.
Mantenha a equipe motivada
Outro fator crucial para alavancar a produtividade da sua empresa diz respeito a manter o time motivado. Nesse sentido, avalie o seu staff e entenda o que o estimula a atuar com o máximo potencial possível.
Além disso, é importante informar ao time quais são as expectativas da gestão sobre o trabalho dele. Essa comunicação acaba interferindo positivamente na produtividade dos colaboradores.
Dar feedback constante à equipe sobre o desempenho dela — se ele está atendendo ou não às expectativas da companhia — também é fundamental.
Os colaboradores da sua marca não podem dar passos às cegas; eles precisam sempre de um norte para que respondam à produtividade esperada deles.
Confira abaixo outras dicas valiosas para manter sua equipe motivada:
- Tenha uma visão 360º da rotina da empresa, visando enxergar os pontos de melhoria para estimular a produtividade do staff;
- Procure firmar diálogos com os colaboradores fora do ambiente de reunião, pois momentos assim podem trazer informações bastante proveitosas sobre gargalos do negócio;
- Promova treinamentos que possam beneficiar efetivamente a atuação dos colaboradores na empresa;
- Crie programas de recompensa, premiando os colaboradores de cada setor que apresentarem uma performance diferenciada.
Faça monitoramentos periódicos dos processos da empresa
Uma boa gestão deve contar com auditorias frequentes, capazes de fazer um controle da qualidade dos serviços oferecidos pela empresa e da eficiência dos processos de trabalho adotados.
Esses monitoramentos são importantes porque a produtividade não abrange simplesmente o aumento da produção, e sim a relação entre esse aumento, a qualidade do trabalho realizado e a economia de recursos.
Vale destacar que as auditorias devem acontecer nas diversas frentes da empresa, como no atendimento prestado pela equipe, no site da companhia, nos processos internos etc.
Feito esse diagnóstico, deve-se partir para planos de ação que promovam as melhorias ou correções necessárias.
Esses planos de ação devem nortear a equipe sobre os caminhos a serem seguidos para que os objetivos da companhia sejam alcançados e a produtividade aumente.
Um bom plano de ação deve ser exposto em um quadro, em papéis ou em planilhas e responder às perguntas conhecidas como 5W2H, seguindo um cronograma de tarefas:
Os 5W são:
- What (o que será feito);
- Why (por que será feito);
- Where (onde será feito);
- When (quando será feito);
- Who (por quem será feito).
Os 2H são:
- How (como será feito);
- How much (qual será o custo).
Não podemos terminar este guia sem citar os métodos de produtividade mais usados no mundo. São eles:
- Técnica Pomodoro: visa gerir melhor o tempo de trabalho, cronometrando o tempo dedicado às tarefas e intercalando curtos intervalos de descanso;
- Getting Things Done (GTD): esse método se baseia em cinco etapas (capturar, processar, organizar, revisar e fazer) e tem como objetivo promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional para tornar seus adeptos mais produtivos;
- Zen to Done (ZTD): essa metodologia é uma “releitura” do GTD e propõe que realizemos ações aqui e agora, sem grandes planejamentos, deixando a mente mais leve, sem estresse;
- Kanban: sistema visual de gestão de trabalho, que visa conduzir cada tarefa por meio de um fluxo de trabalho predefinido.
Estamos chegando ao fim deste guia, amigo leitor, e nossa expectativa é de que o conteúdo abordado aqui seja verdadeiramente proveitoso.
Como anda a produtividade do seu time? Você está disposto a impulsioná-la de verdade? Se sim, que tal conhecer o modelo de gestão utilizado por empresas como o Google? Boa leitura!