Um bom sistema de gestão traz inúmeros benefícios para o varejo e um deles está relacionado ao lançamento de nota fiscal, que deve ser feito com muito critério para que não haja problemas futuros das organizações com a Receita Federal.
Uma prova de que o lançamento de nota fiscal precisa ser um processo criterioso é que todos os materiais comprados e serviços contratados por uma empresa devem ser (ou deveriam ser) registrados na chamada nota fiscal de entrada.
Além dela, existe a chamada nota fiscal de saída, que corresponde ao documento emitido para o consumidor final após ele comprar um produto ou serviço em determinada empresa.
Só com essa introdução, já podemos perceber que a combinação entre lançamento de nota fiscal e sistema de gestão dá match.
A partir de agora, você confere os principais benefícios dessa integração.
Vantagens de utilizar um sistema de gestão no lançamento de nota fiscal
Você é do tempo em que as notas fiscais eram escritas à mão e não admitiam rasuras? Felizmente, essa realidade praticamente não existe mais.
Confira, a seguir, por que vale a pena integrar o processo de emissão de nota fiscal a um bom sistema de gestão.
Melhor aproveitamento do tempo e diminuição de erros
Lançamentos duplicados de dados, necessidade de formatação, retrabalho… Tudo isso é minimizado ou até mesmo eliminado quando se usa um sistema de gestão preparado para o registro de dados.
Dessa forma, economiza-se o precioso tempo da empresa para focar no que de fato importa: o core business.
Como se isso não bastasse, os times que atuam na área financeira e tributária ganham em produtividade e desempenho.
Por fim, os sistemas de gestão permitem gerar notas fiscais, seguindo padrões que possibilitam o preenchimento eletrônico desses documentos, simplificando a rotina de quem executa esse tipo de trabalho.
Geração de relatórios que permitem identificar os hábitos de consumo do público
Sistemas de gestão mais modernos possibilitam gerar relatórios de acompanhamento que apontam, por exemplo:
- Quantas notas fiscais foram emitidas em determinado período e os respectivos valores registrados nestes documentos;
- Os produtos adquiridos por cada cliente;
- Dados que precisam ser levantados para aprimorar as estratégias do negócio.
Cruzar dados obtidos em Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) permite que o gestor saiba de onde são os compradores da sua empresa, quais produtos e serviços eles consomem mais e a frequência com que compram da sua marca.
Uma “simples” NF-e traz informações valiosas sobre o seu negócio e, se bem aproveitadas, podem virar oportunidades de melhoria.
Mais segurança no processo de emissão de NF-e
Muitos empresários são resistentes a utilizar um sistema de gestão por temer que os dados do negócio fiquem vulneráveis.
Pois é aí que o empresariado se engana. Isso porque o armazenamento on-line de dados e o envio de certificação digital de documentos facilitam e intensificam o controle da emissão de NF-e.
Se, na realidade corporativa, até um passado bem recente, era preciso ter um profissional (ou até mesmo uma equipe) para se dedicar ao lançamento de nota fiscal, hoje em dia, é possível fazer tudo de forma automatizada no ambiente digital.
Outra vantagem de usar o software de gestão no lançamento de nota fiscal é que ele facilita a gestão tributária, devido à possibilidade de usos e cruzamentos de dados.
Isso contribui também para a logística, na medida em que a conferência de documentos é otimizada inclusive quando as mercadorias estão em trânsito.
Além disso, o ERP assegura que as informações referentes a essa documentação fiquem armazenadas na base de dados e possam ser consultadas a qualquer momento de maneira bem simples.
Economia com papel e menos gastos com armazenamento
Os benefícios da adoção de um sistema de gestão impactam o bolso do empreendedor de imediato.
Essa diminuição de custos surge de vários lados:
- Menos utilização de papel;
- Impressora passa a ser menos utilizada também;
- Os gastos com a tinta para impressão caem;
- A manutenção desse equipamento (impressora) passa a ser feita com menos frequência.
Além disso, para arquivar a documentação física de uma empresa, é preciso investir em mobiliário que, por sua vez, demanda espaço (e mais investimento obviamente).
Dessa forma, podemos concluir que a utilização da Nota Fiscal Eletrônica diminui os gastos gerais da empresa e, de quebra, contribui para a preservação do meio ambiente.
Apuração de impostos mais precisa e mais segura
As demandas tributárias costumam causar muita dor de cabeça aos empresários. Mas, com um bom sistema de gestão, é possível apurar e recolher os impostos de forma descomplicada.
Dessa forma, a empresa fica em dia com a fiscalização, evitando, assim, multas e, como consequência, prejuízo financeiro ao negócio, o que culmina muitas vezes na paralisação das operações.
Em suma, podemos dizer que um bom ERP torna os processos da empresa mais ágeis, otimiza o tempo, diminui o erro humano, além de reduzir o desperdício de mão de obra e de matérias-primas.
Como se isso não bastasse, um bom sistema de gestão traz mais segurança ao processo de lançamento de nota fiscal e facilita tanto o armazenamento de dados como a consulta às informações referentes à documentação fiscal do negócio.
Para finalizar este tópico, confira abaixo outros benefícios proporcionados pelo sistema de gestão no que diz respeito à emissão de nota fiscal:
- Geração de arquivos nos formatos XML e PDF, facilitando o envio de NF-e por e-mail, por exemplo, aos clientes;
- Integração de softwares entre empresas (ideal para marcas que possuem filiais);
- Inserção automática de informações baseada em uma conexão com o sistema dos correios;
- Geração de relatórios mensais para análise de dados, como total de NF-e emitidas e canceladas, por exemplo;
- Integração com outros sistemas da empresa, o que permite automatizar notas fiscais de saída e de entrada.
Como fazer o lançamento de Nota Fiscal Eletrônica?
As condições mínimas para fazer a emissão de NF-e na sua empresa são:
- Acesso de qualidade à Internet;
- Site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) da sua região operando de maneira estável;
- Certificado digital em dia e conectado.
Cumprindo esses requisitos, é preciso fazer corretamente o cadastro das informações do cliente, preenchendo a razão social, o CNPJ, a inscrição estadual e a classificação fiscal do cliente.
Essa classificação (listada abaixo) pode ser consultada diretamente com o cliente ou no Sintegra.
01 – Contribuinte
02 – Contribuinte isento
03 – Não contribuinte
É preciso ficar atento ao tipo de operação da sua nota, pois se houver erros nesse sentido, a NF poderá ser devolvida ou até mesmo cancelada.
E o que fazer para evitar esse tipo de ocorrência? A solução pode ser consultar uma assessoria contábil confiável.
Abaixo mostraremos os principais tipos de natureza de operação em notas fiscais. Após conhecê-los, verifique qual(is) deles se encaixa(m) na realidade da sua empresa.
- Nota Fiscal de Venda: ela deve constar na nota fiscal (física ou eletrônica) quando ocorre entrega de mercadoria, podendo ser utilizada em varejos e indústrias;
- Nota Fiscal Complementar: ela é emitida com a finalidade de informar alterações nos dados registrados na nota fiscal original;
As alterações podem se referir a mudanças de preço dos produtos ou de quantidades solicitadas inicialmente pelo cliente.
Você pode estar se perguntando: “mas qual é o propósito da emissão desse tipo de nota”? Basicamente a importância de se lançar a Nota Fiscal Complementar está voltada para fins fiscais.
- Nota Fiscal de Retorno: aqui a lógica é a de que o produto é devolvido para ser consertado. Nesse caso, pode haver ou não uma cobrança pelo reparo a ser feito;
- Nota Fiscal de Devolução: ela diz respeito à anulação da compra ou da venda, retirando impostos embutidos na operação comercial;
- Nota Fiscal de Remessa: este tipo de nota está presente desde a saída do fornecedor primário até o varejo onde será comercializado;
Por conta desse trajeto, esse tipo de nota fiscal por vezes é interpretado como oposto à Nota Fiscal de Devolução.
Outro ponto importante da Nota Fiscal de Remessa é que ela é feita quando o pedido do produto é feito, isto é, antes da venda no varejo ou na indústria.
- Nota Fiscal de Entrega Futura: ela é caracterizada pelo faturamento anterior à entrega;
Desse modo, quando a entrega for realizada ao cliente final, é necessário emitir a Nota Fiscal de Remessa.
- Nota Fiscal de Venda Consignada: este tipo de nota fiscal não abrange só fornecedor e comerciante, mas também inclui o cliente final;
Aqui não é o comerciante que irá vender o produto para o consumidor final, mas o cliente do varejista é quem será incumbido dessa missão.
Após definir o tipo de nota fiscal que se enquadra em seu modelo de negócio, chega o momento de cadastrar o produto vendido e identificar qual tributação usar.
Por fim, é a vez de emitir a nota fiscal efetivamente. Com um sistema de gestão, o processo fica muito mais facilitado e dinâmico.
Após o retorno da Sefaz, a nota fiscal estará oficialmente registrada e o status dela passa a ser “autorizada”. Com isso, você pode enviá-la (em XML ou PDF) para o e-mail do seu cliente.
Práticas para otimizar a gestão de notas fiscais na sua empresa
Se você leu este guia até aqui, provavelmente já está convencido da importância de usar um bom ERP para otimizar o lançamento de nota fiscal.
Porém, neste tópico, apresentaremos algumas práticas que irão potencializar (ainda mais!) a emissão de notas fiscais na sua empresa. Veja só:
Utilizar um programa emissor de NF-e de alta performance
Qual é a solução fiscal utilizada na sua empresa? Ela conta com funções automatizadas e boa capacidade de processamento?
É importante que a resposta a essas perguntas seja “sim”, porque, do contrário, as operações relacionadas ao lançamento de nota fiscal na sua empresa podem estar em perigo.
Isso porque, durante a emissão das notas fiscais, podem ocorrer diversos erros, incluindo lentidão no envio das NFs ao Fisco.
Promover um controle fiscal transparente
Quando a empresa tem a oportunidade de acompanhar todas as notas fiscais das negociações, automaticamente a transparência nos processos aumenta.
Esse acompanhamento permite identificar todos os eventos relacionados ao documento emitido, o que abrange desde o momento em que a nota é gerada até um eventual cancelamento.
Um sistema de gestão possibilita reunir todas essas informações em um único local, facilitando possíveis correções a serem feitas.
Treinar o profissional que será encarregado de gerir as notas fiscais
Times que atuam na área de gestão de notas fiscais precisam estar atualizados, de forma que consigam exercer sua função com clareza e sem cometer muitos erros.
Esses profissionais devem saber, por exemplo, quais protocolos têm de seguir para evitar futuros problemas com a Receita Federal.
Saber quais prazos de armazenamento das notas fiscais
Conhecer os prazos de armazenamento das notas fiscais é imprescindível para a manutenção e o sucesso do seu negócio.
A lei exige que empresas de todos os portes armazenem suas notas fiscais por pelo menos cinco anos.
Se esses documentos forem solicitados pelo Fisco e a empresa não os encontrar, o empresário fica sujeito a uma multa.
Para evitar esse tipo de estresse (e de prejuízo financeiro), caso sua empresa utilize notas fiscais eletrônicas, arquive o XML de todas elas.
O AM3Store otimizando o lançamento de nota fiscal
Você já conhece o AM3Store? Ele é um sistema de gestão com foco no varejo que, de forma ágil e intuitiva, permite fazer isso tudo que você confere logo abaixo:
- Lançamento de nota fiscal por XML;
- Emissão de notas fiscais, incluindo a de serviços, de maneira fácil e rápida;
- Controle de movimentações financeiras com mais segurança;
- Gestão de estoque completa (compra e venda);
- Geração de relatórios que facilitam as tomadas de decisão;
- Formação de preço por markup ou margem de contribuição;
- Cadastro de tributação automatizado.
Como funciona o AM3Store?
A resposta é: de maneira bem fácil. Isso porque o AM3Store é integrado ao sistema da Sefaz, em que todas as notas fiscais emitidas para o CNPJ da empresa serão disponibilizadas, facilitando, portanto, a gestão dessas notas.
Dispondo desse recurso, o usuário não precisa navegar em outro site nem buscar arquivos externos. O download das notas é feito seguindo três botões de manifesto.
Feito esse download, o responsável conseguirá cadastrar seus produtos de forma automatizada, informando as quantidades vendidas, os valores de venda e a tributação correspondente.
As demais informações serão retiradas dos dados fiscais da importação da nota.
Caso seja necessário informar mais detalhes fiscais do produto, o usuário poderá fazer esse acréscimo a partir da tela de entrada, o que torna as configurações específicas da nota fiscal práticas e rápidas.
A pergunta que fica é: como é feito o lançamento de nota fiscal na sua empresa? Existe uma gestão fiscal eficiente no seu negócio? Leia um artigo especial sobre o tema e fique atento a essa questão para não cair em armadilhas nem ficar em dívida com o Fisco.