Com a vigência da LGPD desde 18 de setembro de 2020, a gestão de dados deixou de ser apenas importante para as empresas, tornando-se praticamente obrigatória.
Se, em um primeiro momento, a gestão de dados possa parecer uma pauta relativamente nova, devemos lembrar que qualquer decisão em uma empresa sempre precisou contar com dados.
O que torna essa gestão a temática da vez é, além da validade da Lei Geral de Proteção de Dados, a necessidade das organizações de transformar dados em informação útil para o negócio.
Bom, acho que já deu para perceber que abordar o tema é urgente. E foi pensando nisso que preparamos este guia para você, caro leitor.
Confira o que iremos apresentar aqui!
- Gestão de dados: o que é?
- Por que a gestão de dados é importante para a sua empresa?
- Como fazer a gestão de dados e manter sua empresa em dia com a LGPD?
- Quais são os princípios fundamentais da gestão de dados?
- Vantagens proporcionadas pela gestão de dados;
- Como deve ser a equipe que fará a gestão de dados nas empresas?
Gestão de dados: o que é?
Se formos definir a gestão de dados de maneira bem simples e objetiva, podemos dizer que ela se refere à administração das informações de uma empresa por meio de capacitação profissional, ferramentas, metodologias e processos.
Nesse sentido, essa gestão abrange a identificação, o armazenamento, o acesso, a compilação, a proteção e o uso de dados, visando transformá-los em conhecimento estratégico.
Dessa forma, em vez de deixar os dados da empresa espalhados ou, por outro lado, controlados por um grupo restrito, eles ficam disponíveis de forma otimizada, facilitando a comunicação interna.
Além disso, uma vez organizados, esses dados auxiliam nas tomadas de decisão, que passam a ser mais assertivas.
Isso porque os dados dão uma perspectiva bem fiel da realidade da equipe de trabalho, do mercado e do público-alvo da marca.
É importante destacar que, realizando uma gestão de dados bem-feita, chegaremos ao know-how necessário para a empresa manter um comportamento estratégico e vantajoso.
Por que a gestão de dados é importante para a sua empresa?
A LGPD surgiu com o objetivo principal de garantir aos usuários segurança no uso de suas informações.
Empresas que descumprirem a lei podem ser multadas em até R$ 50 milhões.
Essa condição por si só já é suficiente para empresas de todos os segmentos e portes (lojas físicas, e-commerces, prestadoras de serviços etc.) darem a devida importância à gestão de dados, não é mesmo?
Vale lembrar que, conforme a LGPD, nenhum dado pode ser gerenciado sem o consentimento do titular. E este deve ser informado da finalidade da utilização de seus dados.
Além disso, é importante manter em dia a gestão de dados para que as tomadas de decisão sejam fundamentadas em elementos consistentes e confiáveis.
Mesmo que, por vezes, diante de situações inesperadas, gestores tenham de apelar para o improviso, este não deve ser um comportamento-padrão adotado em nenhuma empresa.
Nesse sentido, qualquer tomada de atitude que afete o desempenho da equipe e os resultados do negócio precisa ser baseada em informação estruturada, o que exige uma gestão de dados de qualidade.
Negligenciar a administração correta dos dados pode causar diversos problemas à organização, como:
- Sem a atualização de dados no cadastro do cliente, o relacionamento com ele fica comprometido, inclusive durante o pós-venda. Dessa forma, a fidelização desse cliente é dificultada, o que impacta diretamente a receita futura do negócio;
- Com dados financeiros ultrapassados, cobranças deixam de ser feitas e obviamente, o caixa da empresa fica defasado;
- Quando os dados da companhia não estão organizados, a equipe acaba gastando horas de trabalho buscando informações;
- Sem uma gestão de dados eficiente, a segurança dos dados — tanto de clientes quanto da própria empresa — fica ameaçada, comprometendo a reputação e a manutenção da marca.
Como fazer a gestão de dados e manter sua empresa em dia com a LGPD?
Antes de apresentar o passo a passo para fazer a gestão de dados na sua empresa, é importante deixar claro que esse gerenciamento deve ser constantemente reavaliado e aprimorado.
Afinal, ele envolve uma quantidade bem vasta de informação, além de praticamente todos os setores da organização.
Priorize a proteção de dados
É comum empreendedores pensarem que empresas de pequeno e médio porte não são o principal alvo de ataques cibernéticos. Mas isso não procede.
Isso porque empreendimentos menores muitas vezes são vistos pelos hackers como intermediários para outros contatos.
Então, é importante dar prioridade à segurança dos dados, de forma que cibercriminosos optem por atacar empresas cujos dados estão mais expostos.
Crie uma política de gestão e armazenamento de dados
É preciso criar uma política de gestão e armazenamento de dados, de forma que o time entenda as normas e expectativas referentes às informações da empresa, como senhas, privacidade dos clientes, arquivamento e classificação correta dos dados etc.
Ao elaborar essa política, lembre-se de que ela deve ser coerente com os propósitos do negócio e facilmente compreendida pela equipe, pois só assim será efetivamente colocada em prática.
Atualize os sistemas operacionais utilizados na empresa
É imprescindível manter os sistemas operacionais das máquinas atualizados, pois a maioria dos ataques cibernéticos, incluindo a disseminação de vírus, acontece justamente devido a falhas de segurança e vulnerabilidades encontradas.
Infelizmente, é comum as empresas reagirem a invasões de hackers somente depois de elas acontecerem. A atualização de sistemas representa uma atitude preventiva, evitando esse tipo de ocorrência.
Vale lembrar que, se na sua companhia é comum utilizarem softwares piratas, você não terá acesso a essas atualizações e os dados do negócio ficarão suscetíveis a ações de cibercriminosos.
Promova a conscientização da equipe
Sempre que possível, reforce a importância da segurança de dados, citando inclusive as regras e punições descritas na LGPD.
Revise as práticas de gestão de dados adotadas na empresa, aprimorando as que vêm dando certo e corrigindo aquelas que não estão gerando os resultados esperados.
Troque ideia com o staff, analisando suas dificuldades e sugestões. Caso seja necessário, promova treinamentos para alinhar todo o time.
Terceirize os serviços
Se a sua companhia no momento não dispõe de recursos financeiros suficientes nem equipe com know-how para lidar com as demandas referentes à gestão de dados, é interessante contratar um serviço especializado.
Isso pode envolver mão de obra de TI, além das áreas jurídica e contábil.
Outras ações necessárias para uma gestão de dados eficiente são:
- Instalar sistemas de segurança eficazes, mantendo hardwares e servidores protegidos;
- Fazer backup de dados com regularidade;
- Eliminar dados que não podem ser protegidos (cartões de crédito e documentos de terceiros, informações confidenciais etc.);
- Utilizar a estratégia da expiração de senhas após determinado período de uso, além de criptografia de dados;
- Usar o armazenamento na nuvem, que permite que os dados fiquem mais seguros e flexíveis, podendo ser acessados de diferentes lugares e em qualquer horário.
Quais são os princípios fundamentais da gestão de dados?
Com as mudanças impostas à gestão de dados, principalmente depois que a LGPD entrou em vigor, novas condições se mostram necessárias a esse gerenciamento.
No contexto empresarial, todo dado é considerado um ativo corporativo, ou seja, um recurso que deve servir de referência para as tomadas de atitude.
E se antes a administração desses dados ficava a cargo do setor de TI, agora ela se estende a todas as áreas da empresa.
Embora as atenções estejam todas voltadas para os dados corporativos, é importante lembrar que eles não são o ativo mais importante de um negócio.
Ao lado deles, o staff e recursos financeiros são essenciais para o sucesso de qualquer organização.
Os dados devem ser geridos em todo o seu ciclo de vida na empresa, especialmente quando fizerem parte das operações do negócio.
O gerenciamento de dados tem de seguir o ritmo da evolução tanto do negócio como das tecnologias.
A utilização de dados confidenciais e sensíveis (biométricos, étnicos, religiosos, referentes à orientação sexual etc.) deve estar em conformidade tanto com a legislação quanto com políticas internas voltadas para seu tratamento adequado.
Vantagens proporcionadas pela gestão de dados
Sem dúvida, a gestão de dados trará vantagens diferentes às empresas, afinal, cada negócio tem suas próprias particularidades.
Porém, iremos destacar neste tópico os benefícios mais comuns proporcionados por esse gerenciamento. Confira!
Em tempos de transformação digital, uma gestão inteligente de dados mostra-se ainda mais relevante.
Isso porque, à medida que as organizações vão sendo guiadas por processos digitais, o volume de dados aumenta consideravelmente. Diante disso, a segurança de dados tornou-se uma prioridade.
Empresas que não dão a devida atenção à organização de seus dados acabam tendo gastos excessivos com compliance e recursos humanos.
Além disso, o tempo gasto com busca por informações e gerenciamento de processos aumenta consideravelmente.
Para além disso tudo, a gestão de dados é parte essencial da transformação digital e da cultura organizacional das empresas.
Outros benefícios que uma boa gestão de dados pode trazer são:
- Maior alinhamento entre as áreas da empresa, pois todas elas podem acessar as informações do negócio utilizando a mesma plataforma;
- Redução de riscos, já que dados organizados e confiáveis trazem mais segurança na realização das tarefas cotidianas da empresa;
- Aumento da produtividade, porque, com informações claras e sistematizadas, os processos da empresa são desenvolvidos com mais velocidade e qualidade;
- Assertividade nas tomadas de decisão, devido a métricas e registros confiáveis;
- Geração de insights, na medida em que os números bem mapeados fazem os gestores enxergarem boas oportunidades de crescimento para a empresa;
- Fidelização de clientes, porque, com dados atualizados, a comunicação com o público consumidor da marca é otimizada, facilitando a manutenção de uma relação consistente com os consumidores.
Como deve ser a equipe que fará a gestão de dados nas empresas?
Para que a gestão de dados seja bem-feita, não basta contratar o serviço de um profissional de TI. Esse gerenciamento exige habilidades bem específicas.
Vamos conferir a partir de agora como deve ser formada a equipe que fará a gestão de dados?
Chief Data Officer (CDO)
O Diretor de Dados é o executivo de gestão de dados, sendo o responsável por gerenciar as atividades relacionadas a essa gestão, orientando todos os recursos humanos envolvidos nesse processo.
O CDO é incumbido também de criar estratégias para gerar valor comercial a partir dos dados da empresa.
As empresas têm sentido a necessidade de ter esse perfil de liderança na equipe tanto para impulsionar a receita do negócio quanto para cumprir as exigências da LGPD.
Destacamos aqui quatro responsabilidades fundamentais desse profissional:
- Governança: aconselha o time, além de controlar e gerir os dados da empresa;
- Operação: atua de forma a tornar os dados disponíveis e eficientes na busca por melhores resultados para a organização;
- Inovação: o CDO é quem mais deve agir em prol da transformação digital na empresa, visando sempre reduzir custos e aquecer a receita;
- Análise: avalia relatórios sobre produtos e serviços, clientes, as operações da companhia e sobre o mercado.
Data Steward
Conhecido como Gestor de Dados do Negócio, é o especialista que compreende as necessidades específicas não só da TI, mas dos consumidores de dados de determinado segmento da empresa.
É importante destacar que grandes organizações — com vários setores específicos — exigem gestores de dados especialistas em cada subárea.
Gestor de Dados Estratégico
Também conhecido como Super Data Steward, é o profissional que fica encarregado de alinhar as estratégias de negócio com as de TI.
Gestor Técnico de Dados
Esse é o profissional incumbido de fazer o tratamento dos dados. Dentre suas funções, destacamos as principais:
- Instruir as equipes de modelagem de dados;
- Propor mudanças de arquitetura de dados na empresa;
- Acompanhar a qualidade de dados e a gestão de dados;
- Dar suporte aos gestores estratégicos de dados.
Pelo que abordamos ao longo deste guia, deu para ver que o gerenciamento de dados é para lá de importante, não é mesmo?
Há muito ainda para se explorar quando o assunto é gestão de dados. Pensando nisso, separamos um conteúdo completo sobre proteção de dados em e-commerce. Imperdível, hein? Até a próxima!