Toda empresa tem de cumprir uma série de etapas e processos para se manter em pleno funcionamento e entregar o melhor ao público consumidor. E as metodologias de gestão de projetos são fundamentais para atingir esse objetivo.
Essas metodologias facilitam a integração de processos e tornam o gerenciamento das demandas do negócio mais fácil, impactando positivamente os resultados da empresa.
Neste guia iremos abordar tanto as metodologias de gestão de projetos tradicionais como as metodologias ágeis.
Vamos apresentar também práticas que contribuem com a gestão de projetos, independentemente da metodologia usada na empresa.
De quebra, vamos mostrar como escolher a melhor metodologia para a sua empresa e como implementar as metodologias ágeis.
Continue a leitura para se aprofundar nesse tema tão importante no mundo corporativo.
Conheça as principais metodologias de gestão de projetos
Para que os processos empresariais alcancem resultados satisfatórios, é importante usar a metodologia adequada para atingir mais facilmente os objetivos do negócio de acordo com os recursos disponíveis.
Confira abaixo as 8 principais metodologias de gestão de projetos que você pode usar na sua empresa. As quatro primeiras são tradicionais e as outras quatro, ágeis.
Waterfall (Cascata)
A Cascata é uma metodologia tradicional que segue um parâmetro linear, cronológico e dividido em tarefas. O diferencial aqui é que cada fase do projeto só começa quando a anterior estiver finalizada.
O nome “waterfall” remete à execução das etapas (planejamento, execução, validação e entrega) de maneira sequencial, de cima para baixo, simulando uma cascata.
Nessa metodologia, o planejamento é realizado antes de o projeto ter início e, quando ele termina, todas as fases são reunidas e aprovadas de uma vez só.
Critical Path Method (Método do Caminho Crítico) — CPM
O CPM entende que um projeto é formado por diversas atividades que estão ligadas entre si.
Quando se fala em “caminho crítico”, é preciso ter em mente que há uma sequência de tarefas que devem ser feitas em um prazo sem folgas, ou seja, caso o cumprimento dessa sequência se atrase, o trabalho inteiro pode ser comprometido.
Dessa forma, todo o cronograma precisa ser seguido à risca, senão todo o planejamento — e as entregas — são afetados.
O objetivo principal do Método do Caminho Crítico é executar um projeto no menor tempo possível.
PMBOK
PMBOK é a sigla de Project Management Body of Knowledge, que em português significa “conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos”.
Como a nomenclatura sugere, trata-se de um conjunto de melhores práticas para gestão de projetos. Esse conjunto é dividido em 10 áreas do saber:
- Gerenciamento do objetivo que se pretende alcançar;
- Gerenciamento da integração das ações;
- Gerenciamento de custos;
- Gerenciamento do tempo;
- Gerenciamento da qualidade dos processos e das entregas;
- Gerenciamento dos recursos humanos envolvidos;
- Gerenciamento de riscos;
- Gerenciamento da comunicação com os públicos interno e externo;
- Gerenciamento de compras;
- Gestão de crises.
Com todas essas abordagens, consegue-se gerenciar profundamente os projetos de uma empresa e alcançar melhores resultados.
Prince2
Prince2 é a abreviação de Projects in Controlled Environments que, traduzindo para o português, quer dizer “projetos em ambientes controlados“.
Essa metodologia é bastante flexível, adaptando-se facilmente às características de cada projeto.
É interessante utilizá-la em projetos de criação e desenvolvimento de novos produtos, cujas entregas finais não podem atrasar, devido a um cronograma rígido a ser cumprido.
Um exemplo de aplicação do Prince2 é em campanhas publicitárias e entregas de produtos aos varejistas em datas especiais, como Natal e Dia dos Namorados; por isso, todas as ações devem acontecer de forma sincronizada.
Para evitar problemas nas entregas que utilizam essa metodologia, todas as entradas e saídas do projeto devem ser acompanhadas de perto pelos gestores.
Scrum
O Scrum é uma das principais metodologias ágeis de gestão de projetos. Seu diferencial é quebrar o projeto em ciclos menores com duração de uma a quatro semanas, chamados sprints — pequenas entregas que farão parte do produto final.
Dessa forma, é possível realizar mudanças necessárias antes de finalizar o projeto, pois os ciclos vão sendo cumpridos de forma interativa com os stakeholders.
A metodologia Scrum é uma das que mais atendem às expectativas dos clientes e estimulam a produtividade do time.
O Scrum está fundamentado em três princípios básicos:
- Transparência: deve haver um alinhamento profundo entre todos os envolvidos no projeto com relação a prazos de entregas e à condição dos sprints;
- Inspeção: tudo que é realizado no projeto deve ser conferido de perto;
- Adaptação: o projeto está sujeito a passar por adaptações durante sua execução.
Kanban
Criado no Japão, pela Toyota, em 1940, no pós-Segunda Guerra, o Kanban é uma metodologia visual que usa quadros com listas e cartões com tarefas.
Nos quadros, são desenhadas três colunas:
- Para fazer (to do): atividades que deverão ser desenvolvidas;
- Fazendo (doing) ações em desenvolvimento;
- Feito (done) tarefas concluídas:
Os cartões com as atividades vão sendo colocados (e realocados) nas colunas, conforme as tarefas vão sendo concluídas.
O Kanban é utilizado especialmente para enxugar ao máximo o estoque e evitar atrasos e gargalos na linha de produção.
A metodologia é usada para criar softwares, desenvolver novos produtos, gerar conteúdo, e dar andamento às atividades em agências de publicidade.
Lean
O Lean busca minimizar custos e desperdícios na execução dos projetos empresariais. Essa metodologia se popularizou no cenário das startups e é indicada para projetos menores e mais objetivos.
O passo a passo do Lean é bem simples e segue estas três premissas:
- Construir;
- Medir;
- Aprender.
A lógica do Lean é agregar o maior valor possível aos produtos, empregando o menor esforço e o mínimo possível de recursos.
Extreme Programming (XP)
O XP aposta nos ciclos curtos de desenvolvimento de projetos, a fim de garantir maior agilidade nas entregas e redução de custos.
As pequenas entregas que são feitas ao longo do projeto permitem que sejam colhidos feedbacks e, com isso, melhorias podem ser aplicadas, garantindo maior qualidade final do produto.
O objetivo primordial dessa metodologia de gestão de projetos é otimizar a qualidade e funcionalidade da entrega conforme as necessidades do cliente mudam.
Metodologias tradicionais X metodologias ágeis: conheça as diferenças e as vantagens
As metodologias tradicionais seguem um modelo sequencial, isto é, uma etapa deve ser executada somente quando a anterior estiver concluída.
Outro ponto importante das metodologias de gestão de projetos tradicionais é que os projetos que as utilizam devem seguir à risca o que foi planejado, focando no resultado final.
Segundo a metodologia tradicional, um produto só terá valor de fato quando estiver cem por cento concluído.
A grande desvantagem dessa metodologia é que ela não é flexível; então, eventuais mudanças no meio do projeto se tornam motivo de grande preocupação para os gestores.
As metodologias ágeis, por sua vez, têm o poder de quebrar o projeto em partes menores. Dessa forma, em vez de fazer apenas uma entrega já com o produto final, são feitas várias entregas até a conclusão do projeto.
A preocupação com prazos, custos e qualidade dos produtos é a mesma nos dois tipos de metodologias de gestão de projetos.
Porém, aplicando a metodologia ágil, é possível gerenciar melhor as mudanças que irão aparecer no desenvolvimento do projeto.
Uma diferença significativa entre as metodologias é que a tradicional é focada na documentação de todo o processo enquanto a ágil, na entrega de qualidade ao cliente.
Outro ponto divergente entre as metodologias diz respeito ao planejamento de cada uma.
As metodologias tradicionais planejam com bastante antecedência como serão as etapas do projeto; já as metodologias ágeis desenvolvem o projeto de forma interativa e incremental.
Vantagens de utilizar a metodologia tradicional
Apesar de o uso das metodologias ágeis terem dado um boom nos últimos tempos, os métodos tradicionais de gestão de projetos ainda apresentam vantagens. Conheça as principais delas!
- Segurança: a execução do projeto é mais segura, pois suas etapas foram previamente estabelecidas;
- Estabilidade: não há interferência dos clientes durante os processos, então, há mais objetividade e eficiência no desenvolvimento do projeto;
- Previsibilidade: a empresa e os clientes estão cientes das etapas do projeto e do investimento feito;
- Etapas documentadas: tudo é registrado à medida que as fases de produção vão se estabelecendo;
- Entrega com mais qualidade: os produtos são completos e testados.
Vantagens de utilizar a metodologia ágil
Já vimos que as metodologias ágeis trazem mais flexibilidade aos processos. Vamos conhecer outras vantagens de utilizá-las? Acompanhe!
- Menos burocracia: há menos documentos para elaborar, ainda que o planejamento e a entrega de qualidade ao cliente sejam prioridades;
- Colaboração: o trabalho em equipe é valorizado e todos interferem na entrega do projeto;
- Participação do cliente: com os feedbacks dados em cada etapa, o cliente acaba contribuindo com a qualidade das entregas;
- Customização das entregas: com a interação dos clientes nos processos, as entregas ficam personalizadas e tendem a superar as expectativas do público consumidor.
5 práticas que otimizam a gestão de projetos
Independentemente da metodologia adotada para gestão de projetos, algumas práticas podem gerar resultados surpreendentes. Confira as principais delas a partir de agora!
Definição clara de objetivos
Aqui é preciso explicar profundamente qual trabalho deve ser realizado, que materiais são necessários e quem será responsável por cada etapa do projeto.
Obviamente, durante a execução do projeto, seja por pedido do cliente ou por necessidades técnicas de mudanças, pode ser necessário “recalcular a rota” dos processos.
Porém, é preciso estar com os objetivos sempre claros e agir no rumo certo para evitar retrabalhos e desperdícios.
Comunicação eficiente
Quando a comunicação não é clara, qualquer projeto tende a fracassar. Então, é importante certificar-se de que todo o time envolvido no projeto está “na mesma página” quanto ao que deve ser executado.
Nesse sentido, as ações a serem desenvolvidas e as solicitações feitas precisam ser entendidas por todos.
Evitar ruídos de mensagens é fundamental, especialmente em projetos empresariais, nos quais as fontes de informações estão ligadas a processos internos e externos e envolvem diferentes stakeholders.
Planejamento e monitoramento adequados
Organizar e programar o correto andamento das ações é vital para nortear os colaboradores em suas funções e na meta que deve ser atingida.
Esse planejamento — acompanhado do monitoramento — permite identificar o status do projeto, além do que vem dando certo e o que precisa passar por melhorias.
Gerenciamento de riscos
Uma gestão de projetos eficiente deve contar com prevenção de riscos, que podem ser ameaças ou oportunidades.
Em caso de ameaças, deve-se agir preventivamente para que elas não tragam muitos prejuízos ao negócio.
Daí a importância de monitorar constantemente o andamento das ações. Só assim será possível minimizar os efeitos dos riscos e obter sucesso com o projeto.
Gestão de mudanças
Foi-se o tempo em que a realidade nas empresas era algo estável e linear. Os conceitos de Mundo VUCA e BANI mostram que tudo muda o tempo todo no universo corporativo.
Por conta disso, gerir mudanças é vital para a sobrevivência de qualquer negócio.
Confira estes importantes passos para fazer uma gestão de mudanças eficiente:
- Crie senso de urgência: todos os colaboradores, dos diferentes níveis hierárquicos, precisam entender que as mudanças precisam ser implementadas sem demora, por, do contrário, a empresa pode sofrer sérias consequências;
- Comunique ao time as conquistas que a mudança trará: não adianta exigir mudança de visão e não reportar aos colaboradores as consequências que essa transformação provocará;
- Estimule o ownership na empresa: para que mudanças aconteçam na empresa, os colaboradores devem se sentir encorajados para as promover, então, é preciso dar suporte a eles, oferecendo treinamentos e recursos necessários;
- Celebre as conquistas: conforme as mudanças forem sendo alcançadas, é preciso divulgá-las e celebrá-las.
Como escolher a metodologia certa para o seu projeto?
Para escolher a metodologia ideal para a gestão de projetos na sua empresa, é importante apurar as seguintes informações:
- Qual é o foco do projeto?
- Qual é o orçamento disponível para investir no projeto?
- Quais recursos a empresa já possui e quais precisam ser obtidos?
- Como está o cronograma para executar o projeto: há datas para início e fim predefinidas?
- Quantas pessoas ou times vão trabalhar juntos nesse projeto?
- Os clientes vão participar ativamente do desenvolvimento do projeto?
Depois de levantar essas informações, é importante avaliar os prós e os contras de cada metodologia em relação às necessidades do seu projeto.
Por exemplo, se há um prazo curto para entregar o projeto, será que vale a pena apostar em abordagens mais flexíveis? Pense nisso!
Como implementar as metodologias ágeis na sua empresa?
O primeiro passo para implementar as metodologias ágeis na sua empresa é identificando o que precisa ser otimizado. A análise SWOT pode ajudar nesse processo.
Feito o diagnóstico dos pontos fracos do seu negócio, é hora de elaborar um planejamento contendo todas as ações necessárias para que as mudanças pretendidas aconteçam efetivamente.
O planejamento estratégico é o mais recomendado aqui, pois é nele que deve constar o passo a passo para implementar a metodologia ágil na empresa.
Simultaneamente ao planejamento estratégico, deve-se ter em mente que o esforço para a metodologia ágil ser implementada precisa ser coletivo, impactando entregas individuais e também a cultura organizacional.
Para que as mudanças pretendidas sejam alcançadas satisfatoriamente, é preciso fazer alinhamentos com toda a equipe.
Neles, é preciso esclarecer quais serão os novos processos, as ferramentas e as métricas que serão utilizados para alcançar as mudanças almejadas.
Se necessário, é interessante treinar os colaboradores para que eles entendam o conceito e as aplicações das metodologias ágeis.
Vamos ficando por aqui, caro leitor!
Neste guia sobre gestão de projetos, apresentamos as principais metodologias ágeis, mas, para aprofundar os conhecimentos no assunto, convidamos você a se aprofundar ainda mais nesse assunto, lendo: 4 metodologias ágeis que você precisa conhecer. Aproveite a leitura e até a próxima!