Imagine que você queira abrir uma empresa de sucesso ou, já dispondo de uma, deseje torná-la mais rentável. Sem processos administrativos bem definidos, fica difícil transformar seu sonho em realidade.
Por isso, entender o conceito e a real função dos processos administrativos, além de como otimizá-los é tão importante.
Neste artigo iremos abordar justamente essas questões e também outros tópicos fundamentais relacionados ao tema.
Confira abaixo o que você vai ver ao longo deste guia!
- Processos administrativos: o que são?
- Como funcionam os processos administrativos?
- Por que os processos administrativos são tão importantes para o negócio?
- E se o staff não estiver por dentro dos processos administrativos?
- Por que automatizar os processos administrativos da sua empresa?
- 5 dicas para otimizar os processos administrativos da sua empresa.
Vamos lá?
Processos administrativos: o que são?
Para ficar fácil de entender, podemos dizer que os processos administrativos são a utilização de procedimentos, recursos humanos e ferramentas tecnológicas a fim de que uma empresa alcance seus objetivos.
Para isso, tudo que estiver relacionado a planejamento, execução, e monitoramento de tarefas deve ser alinhado de forma que os recursos disponíveis na empresa sejam aproveitados da melhor maneira.
Tendo isso em mente, é possível dizer que os processos administrativos representam a base do funcionamento de qualquer empreendimento e eles englobam muitas ações.
Uma delas é a correta utilização dos dados da companhia e outro exemplo seria a transformação dos recursos da empresa em valor para os clientes.
Essas ações têm como meta principal o máximo aproveitamento de mão de obra; insumos; recursos financeiros e tecnológicos, visando ao crescimento contínuo da marca.
É importante destacar que uma empresa cujas ações acontecem sem um mínimo controle tende a se tornar insustentável a longo prazo.
Afinal, são as tomadas de atitude conscientes e baseadas nos processos administrativos que garantem uma boa gestão.
Então, os processos administrativos são de fato essenciais para a sobrevivência e, mais que isso, o sucesso de uma organização.
Como funcionam os processos administrativos?
Para entender como funcionam os processos administrativos, devemos ter em mente as principais ações que os compõem. São elas:
- Planejamento;
- Organização;
- Direção;
- Controle;
- Integração;
- Previsão.
Vamos compreender melhor cada uma delas e saber por que elas são fundamentais para os bons resultados de qualquer organização?
Planejamento
Ao fazer um planejamento, geralmente tem-se o propósito de saber com antecedência o que deve ser feito para alcançar determinado objetivo.
No contexto empresarial, ao realizar qualquer planejamento, é preciso analisar os cenários que impactam a organização.
Além disso, é importante levar em conta os seguintes questionamentos:
- Quais são os objetivos que a companhia deve alcançar em determinado período (curto e longo prazos);
- Que estratégias serão utilizadas para conquistar esses propósitos;
- Quais colaboradores irão realizar as ações preestabelecidas para alcançar as metas desejadas;
- Quando cada tarefa deverá ser colocada em prática;
- Quais recursos serão utilizados para conquistar os objetivos pretendidos.
Organização
Após planejar suas estratégias, o gestor deve passar para a fase da organização. Mas o que ela representa?
Um olhar para os recursos disponíveis — sejam eles humanos, materiais e financeiros — e a definição de como eles serão geridos e utilizados.
De maneira simplificada, podemos definir essa etapa dos processos administrativos (organização) como a relação entre o trabalho que deve ser desenvolvido e os colaboradores que irão desempenhá-lo.
A organização exige que as atividades sejam divididas, coordenadas e alimentadas de insumos sempre que necessário.
Direção
Com base no planejamento e na organização, a função da direção dentro dos processos administrativos é promover uma integração entre todo o staff de forma a garantir que os objetivos traçados para a organização sejam alcançados.
Nesta etapa, o gestor deve conduzir os colaboradores aos caminhos mais promissores, isto é, àqueles que têm mais chance de trazer bons retornos à companhia.
Além do mais, o líder deve motivar cada membro da equipe em alinhamento com o planejamento da organização, a fim de que se chegue efetivamente aos objetivos que foram traçados.
Controle
Como o próprio nome sugere, esta fase tem a função de avaliar os resultados obtidos a partir de um monitoramento da empresa.
Uma análise que deve ser feita durante o controle é se o planejamento foi seguido à risca e se os objetivos esperados realmente foram alcançados. Assim é possível buscar melhorias contínuas.
É importante destacar que o controle visa também corrigir gaps que possam surgir contrariando os propósitos previamente traçados.
Integração
Para que os processos administrativos funcionem de maneira a beneficiar continuamente a empresa, é necessário haver um elemento de integração entre eles.
Dessa forma, será possível identificar eventuais necessidades de ajustes e planejar atitudes preventivas para promover uma melhoria contínua.
Previsão
Ao fazer um mapeamento das informações disponíveis na empresa é possível prever como ela estará em um contexto futuro.
Nesse sentido, é importante manter-se sempre atento ao mercado, ao público consumidor e às tendências tecnológicas, a fim de ajustar os rumos do negócio a essas variáveis.
Por que os processos administrativos são tão importantes para o negócio?
Como já foi dito anteriormente neste guia, quando as ações de uma empresa não seguem um planejamento nem um padrão, o negócio tende a se tornar insustentável.
Por outro lado, os processos administrativos são essenciais para qualquer organização na medida em que orienta as equipes sobre seguir determinados caminhos e não outros, a fim de aprimorar o desempenho e obter resultados cada vez mais incríveis.
Isso é possível por meio de uma comunicação clara e de documentos que podem ser entendidos pelos diversos setores da companhia.
É importante lembrar que ter o controle dos processos administrativos da empresa exige o conhecimento real do negócio.
Pois só assim será possível determinar que ações devem ser executadas a curto e longo prazos e evitar possíveis falhas que surgirem pelo caminho.
Os processos administrativos permitem ainda o correto gerenciamento de todas as tarefas da empresa.
Com os processos administrativos, é possível planejar, executar e controlar as diferentes demandas da organização, como as do setor financeiro; as relativas à segurança da informação etc.
Os processos administrativos são fundamentais também para prever e traçar o futuro da marca.
Para isso, os colaboradores devem conhecer na palma da mão suas incumbências e como desempenhá-las com o máximo de entrega, a fim de alavancar a lucratividade e a satisfação do público consumidor.
E se o staff não estiver por dentro dos processos administrativos?
Caso (parte de) seu staff não esteja a par dos processos administrativos da empresa, corre-se o risco de se perder em burocracias, comprometendo a produtividade, a integração entre as áreas e a qualidade das entregas feitas aos clientes.
Sem dúvida, isso irá impactar a visão que os consumidores terão da sua marca.
Suponha que, diante de uma solicitação ou reclamação de um cliente, o colaborador não saiba como registrá-la nem solucioná-la.
No fim das contas, ele acaba por deixar o cliente “na mão”. E este, por sua vez, ficará com uma imagem negativa da marca e provavelmente não voltará a consumir seus produtos.
De quebra, é possível que esse cliente ainda fale mal da empresa para seus contatos e a qualifique negativamente na Internet.
Então, com processos administrativos funcionando bem, consegue-se integrar a equipe e os processos da companhia, de forma que as variáveis que compõem o negócio fiquem todas alinhadas.
Assim, sua empresa tenderá a ser a escolha do público consumidor, pois o valor dos produtos e serviços oferecidos por ela ficará evidente aos clientes.
Por que automatizar os processos administrativos da sua empresa?
Automatizar os processos administrativos da sua empresa significa, dentre outras coisas, utilizar a tecnologia para centralizar as informações do negócio.
Dessa forma, a gestão dos diferentes setores da organização é simplificada, tornando-se mais eficiente.
Ao contrário do que muitos (micro) empreendedores pensam, o uso de softwares de gestão não é destinado exclusivamente a grandes empresas.
Pouco importa o tamanho do seu empreendimento, o segmento em que ele atua e o número de colaboradores que integram seu time.
Fato é que a automação dos processos administrativos é vantajosa para qualquer tipo e porte de empresa.
Outro erro cometido pelo empresariado diz respeito a muitos deles acreditarem que investir em tecnologia acaba onerando o caixa da empresa.
Obviamente não podemos ignorar a realidade. Quando se decide implementar um ERP, por exemplo, há de se aplicar determinada quantia.
De outro lado, os benefícios trazidos por esse tipo de software compensarão muito rapidamente todo o investimento feito.
Algumas das principais vantagens proporcionadas por um bom ERP são:
- Otimização geral dos processos administrativos;
- Aprimoramento da gestão financeira, na medida em que se tem um controle mais preciso de passivos e ativos;
Aqui é importante fazer uma observação. Muitas empresas fazem o uso parcial dos softwares de gestão, mantendo tabelas paralelas para controlar o caixa da empresa.
Essa prática mantém a empresa refém de possíveis falhas humanas. Então, o ideal mesmo é automatizar totalmente esse setor para alcançar melhores resultados financeiros.
- Melhor controle do estoque com o registro de todas as entradas e saídas de insumos e produtos;
Isso evita encalhes, desperdícios e escassez de matérias-primas, o que torna o setor financeiro da empresa mais sadio.
- Aperfeiçoamento dos serviços de logística, pois o sistema é capaz de identificar itens faltantes e acionar o fornecedor para a aquisição desses materiais;
- Mapeamento das ações desenvolvidas em cada setor, possibilitando identificar os erros cometidos e criar estratégias para os resolver.
De maneira geral, um bom software de gestão otimiza os processos administrativos porque identifica antecipadamente e com precisão eventuais gargalos, como o desperdício de recursos e tempo.
5 dicas para otimizar os processos administrativos da sua empresa
Quer otimizar os processos administrativos da sua empresa, mas não sabe por onde começar? Confira abaixo o passo a passo que preparamos especialmente para você, caro leitor.
- Faça o mapeamento dos processos da companhia
O primeiro passo para otimizar os processos administrativos da empresa é mapear as tarefas desenvolvidas em cada setor.
Neste momento, é preciso entender o fluxo dessas atividades e a forma como elas se relacionam.
O mapeamento dos processos é imprescindível para entender o que de fato precisa ser aprimorado na organização, uma vez que mostra possíveis gaps enfrentados no dia a dia do empreendimento.
- Planeje as ações futuras
Baseando-se na etapa anterior, isto é, a par dos pontos de melhoria da empresa e avaliando o ambiente externo, é hora de planejar os próximos passos para alcançar resultados surpreendentes.
Nesse sentido, reavalie os processos administrativos do empreendimento, estabelecendo novas metas para o curto, médio e longo prazos, lembrando-se de planejar como os recursos (materiais, financeiros e humanos) serão utilizados nessa missão.
- Estabeleça metas estimulantes
Para que uma estratégia dê certo em uma empresa, é preciso haver uma definição bem clara dos objetivos de sua implementação.
Além do mais, esses propósitos devem empolgar o staff. Do contrário, será bem complicado transformá-los em algo concreto.
Uma alternativa aqui é utilizar a metodologia SMART. Vamos explicar abaixo o que significa cada letra da sigla.
- S (Specific ou Específico): deve-se descrever apenas um ponto de determinada meta. Por exemplo: diminuir o retrabalho;
- M (Measurable ou Mensurável): os objetivos traçados precisam ser medidos;Aproveitando o exemplo anterior, podemos acrescentar: diminuir o retrabalho em 5%, por exemplo;
- A (Achievable ou alcançável): ao traçar uma meta, é preciso refletir se ela realmente é alcançável;
- R (Relevant ou Realizável): aqui é preciso questionar se a empresa dispõe de recursos para alcançar os objetivos predefinidos;
- T (Time ou Tempo): é preciso estabelecer um prazo para que a meta seja colocada em prática.
- Utilize as tecnologias para medir os resultados
Utilizando as tecnologias, é possível tornar os processos da empresa mais ágeis e seguros, na medida em que é possível controlá-los com mais precisão.
No momento de escolher o melhor software de gestão para o seu negócio, considere os seguintes pontos:
- Ele supre verdadeiramente as demandas da companhia;
- É possível utilizá-lo de forma intuitiva ou será necessário capacitar a equipe;
- O sistema pode ser integrado a outros programas já utilizados na empresa;
- Qual é o preço do software, da instalação e da manutenção;
- Como esses processos são feitos (remotamente ou presencialmente).
- Mantenha sua equipe motivada
Para que os processos administrativos da sua marca façam com que ela alcance resultados cada vez mais incríveis, é preciso que a equipe vista a camisa.
Afinal, é ela que vai realizar as tarefas diárias e fazer as entregas aos clientes finais. Portanto, uma boa gestão de recursos humanos é fundamental.
Abaixo vamos listar algumas dicas que podem somar nesse sentido. São elas:
- Aprimore a comunicação interna;
- Dê feedback com frequência;
- Ofereça recompensas pelas conquistas do time;
- Estimule a qualidade de vida dos colaboradores.
E assim vamos chegando ao fim deste guia, caro leitor.
A pergunta final que lhe fazemos é: quer otimizar os processos administrativos da sua empresa hoje mesmo? A AM3 Soluções pode ajudá-lo nessa missão. Solicite um orçamento com um de nossos consultores, clicando aqui. Até a próxima!
