Imagine que você queira abrir uma empresa de sucesso ou, já dispondo de uma, deseje torná-la mais rentável. Sem processos administrativos bem definidos, fica difícil transformar seu sonho em realidade.

Por isso, entender o conceito e a real função dos processos administrativos, além de como otimizá-los é tão importante.

Neste artigo iremos abordar justamente essas questões e também outros tópicos fundamentais relacionados ao tema.

Confira abaixo o que você vai ver ao longo deste guia!

  • Processos administrativos: o que são?
  • Como funcionam os processos administrativos?
  • Por que os processos administrativos são tão importantes para o negócio?
  • E se o staff não estiver por dentro dos processos administrativos?
  • Por que automatizar os processos administrativos da sua empresa?
  • 5 dicas para otimizar os processos administrativos da sua empresa. 

Vamos lá?

Processos administrativos: o que são?

Para ficar fácil de entender, podemos dizer que os processos administrativos são a utilização de procedimentos, recursos humanos e ferramentas tecnológicas a fim de que uma empresa alcance seus objetivos.

Para isso, tudo que estiver relacionado a planejamento, execução, e monitoramento de tarefas deve ser alinhado de forma que os recursos disponíveis na empresa sejam aproveitados da melhor maneira.

Tendo isso em mente, é possível dizer que os processos administrativos representam a base do funcionamento de qualquer empreendimento e eles englobam muitas ações.

Uma delas é a correta utilização dos dados da companhia e outro exemplo seria a transformação dos recursos da empresa em valor para os clientes.

Essas ações têm como meta principal o máximo aproveitamento de mão de obra; insumos; recursos financeiros e tecnológicos, visando ao crescimento contínuo da marca.

É importante destacar que uma empresa cujas ações acontecem sem um mínimo controle tende a se tornar insustentável a longo prazo.

Afinal, são as tomadas de atitude conscientes e baseadas nos processos administrativos que garantem uma boa gestão.

Então, os processos administrativos são de fato essenciais para a sobrevivência e, mais que isso, o sucesso de uma organização.

Como funcionam os processos administrativos?

Para entender como funcionam os processos administrativos, devemos ter em mente as principais ações que os compõem. São elas:

  • Planejamento;
  • Organização;
  • Direção;
  • Controle;
  • Integração;
  • Previsão.

Vamos compreender melhor cada uma delas e saber por que elas são fundamentais para os bons resultados de qualquer organização?

Planejamento

Ao fazer um planejamento, geralmente tem-se o propósito de saber com antecedência o que deve ser feito para alcançar determinado objetivo.

No contexto empresarial, ao realizar qualquer planejamento, é preciso analisar os cenários que impactam a organização.

Além disso, é importante levar em conta os seguintes questionamentos:

  • Quais são os objetivos que a companhia deve alcançar em determinado período (curto e longo prazos);
  • Que estratégias serão utilizadas para conquistar esses propósitos;
  • Quais colaboradores irão realizar as ações preestabelecidas para alcançar as metas desejadas;
  • Quando cada tarefa deverá ser colocada em prática;
  • Quais recursos serão utilizados para conquistar os objetivos pretendidos.

Organização

Após planejar suas estratégias, o gestor deve passar para a fase da organização. Mas o que ela representa?

Um olhar para os recursos disponíveis — sejam eles humanos, materiais e financeiros — e a definição de como eles serão geridos e utilizados.

De maneira simplificada, podemos definir essa etapa dos processos administrativos (organização) como a relação entre o trabalho que deve ser desenvolvido e os colaboradores que irão desempenhá-lo.

A organização exige que as atividades sejam divididas, coordenadas e alimentadas de insumos sempre que necessário.

Direção

Com base no planejamento e na organização, a função da direção dentro dos processos administrativos é promover uma integração entre todo o staff de forma a garantir que os objetivos traçados para a organização sejam alcançados.

Nesta etapa, o gestor deve conduzir os colaboradores aos caminhos mais promissores, isto é, àqueles que têm mais chance de trazer bons retornos à companhia.

Além do mais, o líder deve motivar cada membro da equipe em alinhamento com o planejamento da organização, a fim de que se chegue efetivamente aos objetivos que foram traçados.

Controle

Como o próprio nome sugere, esta fase tem a função de avaliar os resultados obtidos a partir de um monitoramento da empresa.

Uma análise que deve ser feita durante o controle é se o planejamento foi seguido à risca e se os objetivos esperados realmente foram alcançados. Assim é possível buscar melhorias contínuas.

É importante destacar que o controle visa também corrigir gaps que possam surgir contrariando os propósitos previamente traçados.

Integração

Para que os processos administrativos funcionem de maneira a beneficiar continuamente a empresa, é necessário haver um elemento de integração entre eles.

Dessa forma, será possível identificar eventuais necessidades de ajustes e planejar atitudes preventivas para promover uma melhoria contínua.

Previsão

Ao fazer um mapeamento das informações disponíveis na empresa é possível prever como ela estará em um contexto futuro.

Nesse sentido, é importante manter-se sempre atento ao mercado, ao público consumidor e às tendências tecnológicas, a fim de ajustar os rumos do negócio a essas variáveis.

Por que os processos administrativos são tão importantes para o negócio?

Como já foi dito anteriormente neste guia, quando as ações de uma empresa não seguem um planejamento nem um padrão, o negócio tende a se tornar insustentável.

Por outro lado, os processos administrativos são essenciais para qualquer organização na medida em que orienta as equipes sobre seguir determinados caminhos e não outros, a fim de aprimorar o desempenho e obter resultados cada vez mais incríveis.

Isso é possível por meio de uma comunicação clara e de documentos que podem ser entendidos pelos diversos setores da companhia.

É importante lembrar que ter o controle dos processos administrativos da empresa exige o conhecimento real do negócio.

Pois só assim será possível determinar que ações devem ser executadas a curto e longo prazos e evitar possíveis falhas que surgirem pelo caminho.

Os processos administrativos permitem ainda o correto gerenciamento de todas as tarefas da empresa.

Com os processos administrativos, é possível planejar, executar e controlar as diferentes demandas da organização, como as do setor financeiro; as relativas à segurança da informação etc.

Os processos administrativos são fundamentais também para prever e traçar o futuro da marca.

Para isso, os colaboradores devem conhecer na palma da mão suas incumbências e como desempenhá-las com o máximo de entrega, a fim de alavancar a lucratividade e a satisfação do público consumidor.

E se o staff não estiver por dentro dos processos administrativos?

Caso (parte de) seu staff não esteja a par dos processos administrativos da empresa, corre-se o risco de se perder em burocracias, comprometendo a produtividade, a integração entre as áreas e a qualidade das entregas feitas aos clientes.

Sem dúvida, isso irá impactar a visão que os consumidores terão da sua marca. 

Suponha que, diante de uma solicitação ou reclamação de um cliente, o colaborador não saiba como registrá-la nem solucioná-la. 

No fim das contas, ele acaba por deixar o cliente “na mão”. E este, por sua vez, ficará com uma imagem negativa da marca e provavelmente não voltará a consumir seus produtos. 

De quebra, é possível que esse cliente ainda fale mal da empresa para seus contatos e a qualifique negativamente na Internet. 

Então, com processos administrativos funcionando bem, consegue-se integrar a equipe e os processos da companhia, de forma que as variáveis que compõem o negócio fiquem todas alinhadas. 

Assim, sua empresa tenderá a ser a escolha do público consumidor, pois o valor dos produtos e serviços oferecidos por ela ficará evidente aos clientes. 

Por que automatizar os processos administrativos da sua empresa?

Automatizar os processos administrativos da sua empresa significa, dentre outras coisas, utilizar a tecnologia para centralizar as informações do negócio.

Dessa forma, a gestão dos diferentes setores da organização é simplificada, tornando-se  mais eficiente

Ao contrário do que muitos (micro) empreendedores pensam, o uso de softwares de gestão não é destinado exclusivamente a grandes empresas

Pouco importa o tamanho do seu empreendimento, o segmento em que ele atua e o número de colaboradores que integram seu time. 

Fato é que a automação dos processos administrativos é vantajosa para qualquer tipo e porte de empresa. 

Outro erro cometido pelo empresariado diz respeito a muitos deles acreditarem que investir em tecnologia acaba onerando o caixa da empresa. 

Obviamente não podemos ignorar a realidade. Quando se decide implementar um ERP, por exemplo, há de se aplicar determinada quantia. 

De outro lado, os benefícios trazidos por esse tipo de software compensarão muito rapidamente todo o investimento feito. 

Algumas das principais vantagens proporcionadas por um bom ERP são:

  • Otimização geral dos processos administrativos;
  • Aprimoramento da gestão financeira, na medida em que se tem um controle mais preciso de passivos e ativos;

Aqui é importante fazer uma observação. Muitas empresas fazem o uso parcial dos softwares de gestão, mantendo tabelas paralelas para controlar o caixa da empresa.

Essa prática mantém a empresa refém de possíveis falhas humanas. Então, o ideal mesmo é automatizar totalmente esse setor para alcançar melhores resultados financeiros.

  • Melhor controle do estoque com o registro de todas as entradas e saídas de insumos e produtos;

Isso evita encalhes, desperdícios e escassez de matérias-primas, o que torna o setor financeiro da empresa mais sadio.

  • Aperfeiçoamento dos serviços de logística, pois o sistema é capaz de identificar itens faltantes e acionar o fornecedor para a aquisição desses materiais;
  • Mapeamento das ações desenvolvidas em cada setor, possibilitando identificar os erros cometidos e criar estratégias para os resolver.

De maneira geral, um bom software de gestão otimiza os processos administrativos porque identifica antecipadamente e com precisão eventuais gargalos, como o desperdício de recursos e tempo.

5 dicas para otimizar os processos administrativos da sua empresa

Quer otimizar os processos administrativos da sua empresa, mas não sabe por onde começar? Confira abaixo o passo a passo que preparamos especialmente para você, caro leitor.

  1. Faça o mapeamento dos processos da companhia

O primeiro passo para otimizar os processos administrativos da empresa é mapear as tarefas desenvolvidas em cada setor.

Neste momento, é preciso entender o fluxo dessas atividades e a forma como elas se relacionam.

O mapeamento dos processos é imprescindível para entender o que de fato precisa ser aprimorado na organização, uma vez que mostra possíveis gaps enfrentados no dia a dia do empreendimento.

  1. Planeje as ações futuras

Baseando-se na etapa anterior, isto é, a par dos pontos de melhoria da empresa e avaliando o ambiente externo, é hora de planejar os próximos passos para alcançar resultados surpreendentes.

Nesse sentido, reavalie os processos administrativos do empreendimento, estabelecendo novas metas para o curto, médio e longo prazos, lembrando-se de planejar como os recursos (materiais, financeiros e humanos) serão utilizados nessa missão.

  1. Estabeleça metas estimulantes

Para que uma estratégia dê certo em uma empresa, é preciso haver uma definição bem clara dos objetivos de sua implementação.

Além do mais, esses propósitos devem empolgar o staff. Do contrário, será bem complicado transformá-los em algo concreto.

Uma alternativa aqui é utilizar a metodologia SMART. Vamos explicar abaixo o que significa cada letra da sigla. 

  • S (Specific ou Específico): deve-se descrever apenas um ponto de determinada meta. Por exemplo: diminuir o retrabalho;
  • M (Measurable ou Mensurável): os objetivos traçados precisam ser medidos;Aproveitando o exemplo anterior, podemos acrescentar: diminuir o retrabalho em 5%, por exemplo;
  • A (Achievable ou alcançável): ao traçar uma meta, é preciso refletir se ela realmente é alcançável;
  • R (Relevant ou Realizável): aqui é preciso questionar se a empresa dispõe de recursos para alcançar os objetivos predefinidos;
  • T (Time ou Tempo): é preciso estabelecer um prazo para que a meta seja colocada em prática.
  1. Utilize as tecnologias para medir os resultados

Utilizando as tecnologias, é possível tornar os processos da empresa mais ágeis e seguros, na medida em que é possível controlá-los com mais precisão.

No momento de escolher o melhor software de gestão para o seu negócio, considere os seguintes pontos:

  • Ele supre verdadeiramente as demandas da companhia;
  • É possível utilizá-lo de forma intuitiva ou será necessário capacitar a equipe;
  • O sistema pode ser integrado a outros programas já utilizados na empresa;
  • Qual é o preço do software, da instalação e da manutenção;
  • Como esses processos são feitos (remotamente ou presencialmente).
  1. Mantenha sua equipe motivada

Para que os processos administrativos da sua marca façam com que ela alcance resultados cada vez mais incríveis, é preciso que a equipe vista a camisa.

Afinal, é ela que vai realizar as tarefas diárias e fazer as entregas aos clientes finais. Portanto, uma boa gestão de recursos humanos é fundamental.

Abaixo vamos listar algumas dicas que podem somar nesse sentido. São elas:

  • Aprimore a comunicação interna;
  • feedback com frequência;
  • Ofereça recompensas pelas conquistas do time;
  • Estimule a qualidade de vida dos colaboradores.

E assim vamos chegando ao fim deste guia, caro leitor.

A pergunta final que lhe fazemos é: quer otimizar os processos administrativos da sua empresa hoje mesmo? A AM3 Soluções pode ajudá-lo nessa missão. Solicite um orçamento com um de nossos consultores, clicando aqui. Até a próxima!