De que adianta definir diversos propósitos para a sua empresa e não elaborar um plano de ações a fim de que eles sejam alcançados? Para evitar esse dilema, é importante que as organizações deem a devida importância ao planejamento operacional.

Ao utilizá-lo, é possível ter a real dimensão de como o plano de voo da sua marca será executado, que recursos serão necessários e quais colaboradores estarão envolvidos.

O planejamento operacional diz respeito a colocar a mão na massa de forma a transformar uma ideia em meta alcançada.

Por isso ele é tão importante e é o foco principal deste guia, em que iremos abordar:

  • O que é o planejamento operacional;
  • Por que o planejamento operacional deve ser feito;
  • Quais são os tipos de planejamento operacional;
  • 6 passos para criar um planejamento operacional eficiente;
  • Planejamento operacional na prática;
  • Ferramentas que contribuem para o sucesso do planejamento operacional.

O que é o planejamento operacional

O planejamento operacional é um documento que deve mostrar como os objetivos traçados no planejamento estratégico da empresa serão alcançados.

Podemos deduzir, então, que é no planejamento operacional que serão definidas as tarefas rotineiras bem como os detalhes das operações de maneira a tornar os propósitos da organização alcançáveis.

Nele, devem estar descritas as seguintes especificações:

  • Qual colaborador será responsável por cada tarefa;
  • O orçamento necessário para custear as operações;
  • O cronograma detalhando quando cada atividade será realizada;
  • As estratégias para monitorar o desempenho da equipe envolvida.

O planejamento operacional é peça-chave da criação de um fluxo de trabalho diário verdadeiramente eficaz.

É importante destacar que ele é voltado para resultados de curto prazo, isto é, que compreendem períodos de três a seis meses.

Por conta disso, é possível tornar objetivos de longo prazo em ações menores e executáveis.

De quebra, o planejamento operacional permite identificar gargalos nos processos internos da empresa e, como consequência, reduzir custos e proporcionar o melhor aproveitamento da mão de obra.

É importante destacar que o esse tipço de planejamento deve abranger planos operacionais dos diferentes setores da empresa, como: financeiro, recursos humanos, TI, marketing etc.

Mas quem deve ser o responsável por fazer esse planejamento? Simples, o gestor de cada setor.

Por que o planejamento operacional deve ser feito?

Para entender por que o planejamento operacional deve ser feito em uma empresa, é importante conceituar o planejamento empresarial, já que um está diretamente ligado ao outro.

Podemos classificar o planejamento empresarial como um processo administrativo cujos objetivos principais são: saber como está a atual situação da empresa, onde se deseja chegar, além de como e quando se pretende alcançar determinados objetivos.

Um bom planejamento empresarial deve contar com ações voltadas para transformar esses objetivos em realidade.

Vale destacar que o planejamento empresarial é dividido em três tipos principais. Vamos entendê-los?

  • Planejamento estratégico: é o plano de longo prazo que define os objetivos principais e a trajetória de crescimento da empresa;
  • Planejamento tático: ele determina como serão utilizados os recursos humanos e financeiros, além de quais estratégias serão empregadas para atingir as metas organizacionais em médio prazo;
  • Planejamento operacional: trata-se da descrição de tarefas, prazos e cronogramas que garantam a execução eficiente de todas operações da empresa. Por conta disso, ele é um planejamento voltado para o curto prazo.

A partir dessas definições, é possível concluir que, sem um planejamento operacional de qualidade, não faz sentido elaborar um planejamento empresarial. Afinal de contas, é o planejamento operacional que faz com que a estratégia da empresa funcione efetivamente na prática.

Além disso, ele contribui para impulsionar os resultados do negócio, na medida em que permite uma melhor integração entre as operações cotidianas dos diferentes setores e também prepara a empresa para lidar com imprevistos com mais eficiência.

Os efeitos de um bom planejamento operacional ultrapassam as atividades do dia a dia da empresa, pois oferecem informações e insights que podem alavancar a área administrativa da companhia.

Quais são os tipos de planejamento operacional?

Existem dois tipos principais de planejamento operacional. São eles:

  • Planejamento operacional single-use;
  • Planejamento operacional ongoing.

O single-use é criado para um período bastante curto ou para resolver um problema específico.

Fazer um mapeamento na empresa para enxergar onde está havendo desperdício de insumos e mão de obra e traçar um plano para reduzi-lo é um exemplo de single-use.

Outro exemplo diz respeito a fazer um plano orçamentário para reformar o escritório da empresa.

Já o planejamento operacional ongoing leva um tempo maior para ser executado, podendo ser alterado conforme os resultados que o projeto apresentar.

O ongoing pode ser exemplificado com um plano para diminuir a alta rotatividade de colaboradores na empresa e aumentar consequentemente a retenção de talentos.

Outro exemplo seria lançar mão de estratégias que melhorem a satisfação do público interno da companhia.

6 passos para criar um planejamento operacional eficiente

Elaborar um planejamento operacional eficaz implica definir detalhadamente as atividades a serem desenvolvidas, os recursos necessários e o momento ideal da execução de cada uma delas, de forma que os objetivos estratégicos e táticos saiam do papel.

Para transformar as metas da sua organização em fluxo de trabalho, confira as dicas que selecionamos para você, amigo leitor.

1 – Defina quais são os objetivos da organização 

A primeira etapa deve responder a este questionamento: quais objetivos sua marca pretende atingir com esse plano?

Faça um mapeamento da atual (e real) situação da organização e uma projeção de tarefas para os próximos meses e atente-se a essas ações:

  • Apuração do fluxo de caixa;
  • Levantamento das receitas mensais;
  • Relação de todos os clientes e colaboradores da empresa;
  • Sondagem do estoque.

Com esses dados em mãos, é possível enxergar com mais clareza as reais necessidades da empresa e concentrar esforços a fim de resolvê-las prontamente.

2 – Faça um orçamento

Avalie todos os recursos disponíveis na empresa para viabilizar o seu planejamento operacional. Dessa forma, é possível saber quanto poderá ser investido para que as operações da empresa sejam mais eficientes e gerem resultados mais satisfatórios.

Mas atenção! Algumas alternativas, embora sejam a princípio rentáveis, podem prejudicar consideravelmente o caixa da empresa. Em momentos assim, o ideal é recorrer a um plano B.

Ao fazer um orçamento para executar seu planejamento, lembre-se de compará-lo aos custos operacionais mais recentes, a fim de se precaver contra eventuais prejuízos.

3 – Monte uma equipe de alta performance

Trabalho nenhum alcança o êxito se for realizado apenas por uma pessoa. Por conta disso, é recomendável montar uma equipe com profissionais qualificados.

Dessa forma, o tempo de execução dos objetivos descritos pode ser otimizado e a possibilidade de alcançar o sucesso é aumentada.

Vale destacar que, embora cada colaborador seja incumbido de desempenhar determinado papel, é importante que todo o staff esteja consciente da real importância do planejamento operacional e se mantenha atualizado do andamento das atividades.

Ao montar uma equipe de qualidade para transformar o planejamento operacional em ações, defina que procedimentos deverão ser realizados para que cada tarefa prevista possa ser de fato realizada.

Além disso, estabeleça o custo envolvido e o tempo necessário para executar as metas previstas no planejamento operacional.

4 – Determine prazos para a conclusão das tarefas

Para que o plano operacional seja próspero, é necessário estabelecer prazos para execução das tarefas previstas nele.

A fim de que isso aconteça, o ideal é que cada colaborador designado para desempenhar uma meta se dedique exclusivamente a ela.

É fundamental também estabelecer prazos para o cumprimento de cada objetivo. Assim, a equipe tende a trabalhar mais focada, evitando que as atividades extrapolem o cronograma ou fiquem inacabadas.

5 – Analise o que deu certo e os pontos de melhoria

Durante a execução do planejamento operacional, fique de olho nas ações que estão dando certo e naquelas que precisam passar por melhorias.

Assim é possível orientar a equipe sobre o que precisa ser mudado ou reavaliado.

O importante é que tudo saia como previsto e que os resultados sejam alcançados com sucesso.

6 – Monitore o planejamento operacional com frequência

Ainda que o planejamento esteja fluindo da melhor maneira possível, imprevistos podem aparecer pelo caminho e erros podem acontecer.

Isso porque o mercado é dinâmico e o seu negócio precisa se adaptar a ele. Então, esteja sempre aberto a realizar mudanças necessárias diante das ações previstas no planejamento operacional.

Com esses passos, é possível criar um planejamento operacional eficiente, de forma que as operações da sua empresa sejam reformuladas e gerem resultados cada vez mais promissores.

Planejamento operacional na prática

Para que o planejamento operacional seja realizável e, mais que isso, traga resultados concretos para a companhia, ele deve contar com algumas competências. As principais delas são:

  • Planos de ação;
  • Fluxograma de processos;
  • Calendário de atividades;
  • Gerenciamento de riscos.

Vamos saber o que cada um deles significa? Então, continue por aí.

Planos de ação

O plano de ação é uma das ferramentas mais simples utilizadas para o planejamento e acompanhamento de atividades em uma empresa.

Ele pode ser usado para que nenhuma tarefa importante seja negligenciada no caminho até alcançar algum objetivo operacional.

Em suma, podemos dizer que o plano de ação, dentro do planejamento operacional, é o documento aplicado no atingimento de um resultado esperado ou na resolução de algum problema.

Um bom plano de ação deve contemplar as seguintes questões:

  • Objetivo a ser alcançado;
  • Lista de atividades a serem desenvolvidas;
  • Definição do colaborador que será responsável por cada ação;
  • Prazo para cada tarefa ser iniciada e finalizada;
  • Orçamento para cada ação;
  • Riscos previstos para cada tarefa.

Fluxograma de processos

Trata-se de uma ferramenta que descreve, por meio de símbolos gráficos, a sequência de passos para a execução de um trabalho.

Devido a seu apelo visual, o fluxograma de processos facilita a compreensão e gestão dos processos, mostrando de forma simples como um propósito deve ser desenvolvido na organização.

Calendário de atividades

Para que o planejamento operacional saia do papel, é importante que, nos objetivos descritos nele, as ações tenham prazos predefinidos para serem concluídas.

Sem essa definição, as atividades não ficam bem direcionadas e o projeto em desenvolvimento provavelmente não será concluído no período ideal.

No cronograma de atividades deve constar o status do projeto e, caso esteja havendo atrasos nas entregas, é possível reunir a equipe para identificar gargalos e propor melhorias.

Gerenciamento de riscos

Gerenciar riscos significa identificar, analisar, tratar e monitorar os riscos existentes em uma empresa de forma a minimizar ou eliminar as possibilidades de impactos negativos sobre os resultados pretendidos.

Dentro do planejamento operacional, o gerenciamento de riscos deve conduzir todas as tomadas de atitude.

Ferramentas que contribuem para o sucesso do planejamento operacional

Quando o planejamento operacional se transforma em gestão de operação, é interessante utilizar  algumas ferramentas que poderão alavancar o funcionamento e, como consequência, os resultados da empresa.

As principais delas são:

  • ERP;
  • Kanban;
  • 5W2H.

Vamos explorar cada uma dessas ferramentas?

ERP

Um bom ERP é peça fundamental para uma gestão operacional bem-sucedida na medida em que permite acompanhar e melhorar os processos da empresa.

Isso porque, dentre outras funções, esse sistema possibilita uma integração dos diferentes setores da organização e mostra instantaneamente os resultados e os gargalos enfrentados por cada um deles.

Dessa forma, é possível estimular o staff a ter uma melhor performance e investir os recursos financeiros de maneira mais estratégica.

Kanban

Kanban é um termo em japonês que quer dizer “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela empresa que o criou, a Toyota.

A denominação não podia ser mais apropriada para designar esse método de produção e controle de tarefas.

Isso porque essa metodologia utiliza cartões — preferencialmente coloridos — para facilitar a visualização do que deve ser feito pelos membros da equipe envolvidos em determinado projeto.

Para colocar em prática o Kanban, é necessário contar com um painel contendo três colunas — A fazer; Em execução e Feito.

Os cartões devem se mover entre essas colunas conforme o status do projeto. Isso permite visualizar o que está pendente e o que já foi concluído.

5W2H

Interpretando ao pé da letra, a sigla significa:

  • 5W: What (o que será feito?); Why (por que será feito?); Where (onde será feito?); When (quando será feito?) e Who (quem irá fazer?);
  • 2H: How (como será feito?) e How much (quanto irá custar?).

A partir desses questionamentos, é possível criar um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas por todos os envolvidos em um projeto, de maneira a tornar sua execução muito mais clara e eficiente.

E assim vamos finalizando mais um artigo, caro leitor.

Analisando cada tópico, fica evidente a importância do planejamento operacional para qualquer empresa. Gostou do nosso conteúdo? O blog da AM3 Soluções tem centenas de conteúdos que certamente te ajudarão com a gestão da sua empresa. Não deixe de conferir!