O estoque representa um dos principais ativos de uma empresa. E o controle de estoque afeta praticamente todos os setores do negócio, como o de compras, as vendas, o financeiro, o marketing etc.
Um controle de estoque bem-feito traz os seguintes benefícios para a organização:
- Promove o melhor aproveitamento do espaço físico destinado ao estoque a ao próprio varejo como um todo;
- Organiza melhor as compras;
- Proporciona uma comunicação mais fluida entre os diferentes setores da empresa (compras, vendas, estoque);
- Aumenta o valor agregado — e, consequentemente, o percebido — dos produtos e serviços oferecidos pela marca;
- Diminui o desperdício e, de quebra, eventuais prejuízos financeiros na empresa;
- Evita desapontar o cliente com a falta de produtos e/ou matérias-primas;
- Contribui para uma melhor produtividade entre o time.
Bom, levando em conta todos esses impactos, podemos afirmar sem receio que um controle de estoque eficiente e estratégico é indispensável a qualquer empresa.
E, dentre as várias maneiras de fazer esse controle, é importante adotar o mais adequado para o seu negócio.
Com o intuito de te ajudar nesse processo, ao longo deste guia, vamos apresentar e aprofundar os 7 principais métodos de controle de estoque. Acompanhe, amigo leitor, e maximize os resultados da sua empresa.
7 métodos para controle de estoque
Neste tópico, iremos abordar 7 métodos de controle de estoque, mas é importante deixar claro o quanto antes que a Receita Federal só aceita o PEPS e o Custo Médio para o cálculo dos impostos.
Porém, cada método de controle de estoque que iremos apresentar aqui pode (e deve!) ser usados internamente para melhorar a gestão global do negócio. Vamos conhecê-los?
PEPS
O método de controle de estoque PEPS (sigla de “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai“) é um dos mais utilizados e, como o próprio nome sugere, corresponde à saída de produtos seguindo uma ordem cronológica.
Isto é, as mercadorias mais antigas devem ser as primeiras a serem vendidas, o que contribui para o giro do estoque e a diminuição de desperdícios, especialmente em segmentos que lidam com mercadorias e matérias-primas perecíveis.
O PEPS exige dos gestores bastante organização, porque só assim eles conseguem controlar os lotes mais antigos dos produtos e insumos e encontrar os preços desses itens.
Empresas que utilizam esse método de controle de estoque devem calcular o custo e o preço de venda dos produtos com base no custo do estoque mais antigo.
Para utilizar o método PEPS em uma empresa, é importante organizar os produtos de forma inteligente.
A utilização de etiquetas que dão destaque aos produtos mais antigos e que priorizem as vendas desses itens é uma boa alternativa aqui.
Algumas vantagens de usar o PEPS são:
- Evita que as matérias-primas e os produtos estocados estraguem por falta de giro;
- O cálculo do valor do estoque será baseado em valores reais, e não em estimativas, o que faz com que as operações do estoque tenham custo e lucro real;
- Os itens retirados do estoque seguem uma ordem lógica e sistemática;
- Ajuda o gestor a saber o lucro exato de cada operação e facilita o processo de tributação por parte dos órgãos fiscalizadores;
- Permite que o valor do estoque seja atualizado conforme as entradas dos produtos mais recentes. Nesse caso, se o preço de compra de um insumo foi R$ 5,00, o preço de venda do produto feito a partir dessa matéria-prima deve ser baseado nesse valor. Caso, em uma nova compra, o preço desse insumo subir para R$ 6,50, por exemplo, o preço de venda dos novos produtos deverá ser atualizado.
UEPS
Essa metodologia de controle de estoque segue o caminho inverso do PEPS. A sigla UEPS quer dizer “Último a Entrar, Primeiro a Sair“.
Isso significa que as mercadorias que entraram por último no estoque devem ser as primeiras a serem vendidas, pois elas são (costumam ser) mais caras que as estocadas há mais tempo.
Destacamos desde já que essa metodologia de controle de estoque não deve ser utilizada por empresas que lidam com estocagem de perecíveis, devido à validade dos produtos.
Companhias que utilizam o UEPS devem calcular o valor total do estoque com base nas últimas mercadorias que chegaram ao depósito.
O UEPS é bem eficiente, porque se baseia no consumo real dos produtos vendidos e, por conta disso, permite ajustes rápidos nos preços e nas quantidades de mercadorias estocadas.
Pelo fato de os últimos itens serem os primeiros a serem vendidos, fica mais fácil tirar a média de consumo em determinado período e prever o consumo futuro.
Uma desvantagem de se utilizar o controle de estoque UEPS é que, diferentemente do PEPS, ele não segue uma continuidade no giro de produtos.
Por exemplo, caso um lote ainda não tenha sido finalizado, mas chegue um lote novo, aquele é interrompido, para que os produtos mais novos sejam vendidos.
Pelo fato de o valor total do estoque ser feito a partir dos valores dos últimos produtos, acontece uma supervalorização dos preços dos produtos mais antigos no estoque.
Por conta disso, poderia haver uma redução do valor tributável depois do cálculo do estoque, então, a legislação fiscal brasileira não permite que o método seja utilizado pelas empresas.
Mas o UEPS trabalha com estimativas mais próximas da realidade. Portanto, para fins de controle de estoque interno, vale a pena utilizá-lo.
Custo Médio
O Custo Médio, também conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM), é um dos métodos de controle de estoque mais eficientes e mais utilizados.
Ele funciona assim: a cada entrada de uma nova mercadoria, o cálculo de custos deve ser refeito.
A matemática acontece da seguinte forma: devemos somar os custos dos produtos antigos com os custos dos produtos novos e dividir o resultado obtido pela quantidade de mercadorias disponíveis no estoque.
Assim como o PEPS, este método de controle de estoque é aceito pela Receita Federal, para a contabilidade e comprovação do Imposto de Renda.
Das vantagens de utilizar o Custo Médio como método de controle de estoque está a sua facilidade de implementação.
Outro ponto positivo que essa metodologia traz é que o controle de estoque passa a ser feito de maneira permanente, pois, conforme dissemos, cada vez que uma nova mercadoria é adquirida, o cálculo dos custos é refeito.
Esse acompanhamento contínuo do estoque garante que o valor médio do patrimônio seja mais seguro e lucrativo.
A desvantagem do Custo Médio é que ele é indicado para fazer cálculos de custos pela contabilidade, e não para criar preços de vendas.
Just in Time
A tradução para “Just in Time” é “No Tempo Certo” e a finalidade dessa metodologia de controle de estoque é reduzir custos com armazenagem.
Para isso, mantém um estoque mínimo, suficiente para atender os clientes no momento presente.
Empresas que utilizam esse modelo de controle de estoque devem ter atenção redobrada ao estoque, para que, diante de eventuais faltas de produtos ou insumos, não percam vendas nem clientes.
A fim de evitar esse tipo de situação, é fundamental manter uma boa relação com bons fornecedores para que eles atendam as demandas da empresa com agilidade e precisão.
Se um sistema de gestão empresarial (ERP) é importante para otimizar o controle de estoque, independente do método utilizado para isso, no Just in Time, essa ferramenta se mostra ainda mais essencial.
Isso porque ela facilita os processos de previsão do que deve ser adquirido e administração das entradas e saídas do estoque.
Uma informação relevante sobre o Just in Time é que ele não pode ser usado diretamente com a Receita Federal.
Das vantagens do Just in Time, destacamos:
- Redução de desperdícios: seguindo a lógica desse método, mercadorias não ficam muito tempo estocadas, o que evita que elas sejam danificadas, nem há produção em excesso, minimizando eventuais desperdícios;
- Melhor aproveitamento dos investimentos: com a produção acontecendo “no tempo certo”, os investimentos em insumo são mais bem aproveitados, o que é muito importante para empreendedores que estão descapitalizados;
- Maior flexibilidade para mudanças: ao longo do tempo, é comum que as empresas queiram alterar detalhes nos produtos que vendem — seja para corrigir falhas ou por estratégia comercial. Um grande estoque pode ser empecilho para implementar essas melhorias, porque estoque parado é sinônimo de capital parado;
- Padronização de processos: quando o Just in Time funciona bem, há uma boa comunicação com os fornecedores e maior agilidade produtiva, o que favorece a padronização de processos.
Curva ABC
Também conhecida como Análise de Pareto, a Curva ABC leva em conta critérios como giro, faturamento e lucratividade para categorizar os produtos da seguinte forma:
- Tipo A: 20% dos produtos representam 80% do faturamento do negócio. Na prática, o grupo A engloba os produtos mais importantes para a empresa, uma vez que eles geram alta lucratividade, porém não têm tanto giro;
- Tipo B: 30% dos produtos correspondem a 15% do faturamento do negócio. O grupo B apresenta um giro maior no mercado, mas não trazem um lucro tão alto quanto o grupo A;
- Tipo C: 50% dos produtos equivalem a 5% do faturamento do negócio. São produtos que trazem menor lucro para a empresa; então, a quantidade deles no estoque deve ser repensada.
Colocando esses números em um gráfico, percebemos que se forma uma curva, daí o nome: Curva ABC.
Das vantagens dessa metodologia de controle de estoque, destacamos que ela traz uma visão mais lúcida sobre o giro das mercadorias e dos insumos, mostrando o grau de importância de cada um.
Dessa forma, é possível otimizar as operações do estoque, priorizando os itens com maior saída e eliminando aos poucos os que costumam encalhar.
A finalidade primordial de aplicar a Curva ABC é facilitar as tomadas de decisão, afinal, ela possibilita identificar o que é mais rentável para o negócio e, a partir daí, investe-se nisso.
Se você tem uma loja virtual, por exemplo, essa metodologia irá ajudá-lo na escolha de mix de produtos que serão colocados à venda.
Nesse sentido, mercadorias que não contribuem para o faturamento do e-commerce devem sair do catálogo ou ter uma presença mínima ali.
É importante lembrar que, quanto mais enxuto for o estoque, menor será o capital de giro comprometido, assim como o investimento para a manutenção desse depósito.
Ao utilizar a Curva ABC, para calcular o percentual de contribuição de cada mercadoria para o faturamento total da empresa, basta utilizar uma regra de três básica.
Por exemplo, se o faturamento mensal do seu negócio for de R$ 50 mil e as vendas de um produto Z corresponder a R$ 15 mil desse faturamento, a conta deve ficar assim:
50 – 100%
15 – X
50 X = 100 x 15 → 30
A contribuição do produto Z no faturamento da empresa é, portanto, de 30%.
Preço Específico
Para usar este método de controle de estoque, é necessário saber o preço de cada unidade do produto estocado e somar seus custos exatos, a fim de chegar ao valor total do estoque.
Geralmente, o Preço Específico é usado para contabilizar poucas unidades de um produto em estoque, mas com valor alto (automóveis e máquinas maiores, por exemplo).
No Preço Específico, a baixa do estoque se dá quando depois que um item é vendido, porque o valor total do estoque é a soma dos custos específicos de cada item.
Giro de Estoque
O Giro de Estoque é usado para identificar o fluxo de mercadorias de uma empresa de distribuição, mostrando o desempenho dela em determinado período.
Esse método de controle de estoque é usado especialmente para identificar se as entradas e saídas acontecem em uma frequência ideal, de forma que o estoque nunca fique lotado.
Empresas que utilizam essa metodologia devem avaliar a capacidade de armazenagem do depósito e a saída dos produtos, a fim de saber quantas movimentações vão acontecer no estoque em períodos específicos.
Por exemplo, imagine que sua empresa consiga armazenar 500 pares de sapatos e venda 10 mil pares por ano. Para dar conta dessa demanda, será necessário fazer 20 giros ao ano.
Vamos ficando por aqui, amigo leitor.
Ao longo deste guia, opções de controle de estoque não faltaram. Agora, basta escolher a que melhor se adequa ao seu negócio. A Curva ABC é uma ótima alternativa e, por isso, para aprofundar o conhecimento sobre ela, leia um artigo especial sobre essa metodologia.