Metodologia Lean: tudo o que você precisa saber

Uma das traduções possíveis da palavra lean é “enxuto”, e a Metodologia Lean faz jus ao termo, pois representa um modelo de gestão cujo foco é evitar desperdícios.

Neste guia, você vai ficar por dentro de como surgiu a Metodologia Lean, quais são as características que a compõem, além de por que e quando utilizá-la.

De quebra, preparamos um passo a passo superprático para você aplicar o Lean na sua empresa.

Para começar, que tal se inteirar da história da Metodologia Lean?

Conheça a história por trás da Metodologia Lean

A filosofia da Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta) deu seus primeiros sinais de vida na empresa automobilística japonesa, Toyota Motor Corporation, após a Segunda Guerra Mundial (1939-1945).

A princípio, o termo designado a essa prática de gerenciamento criada por Taiichi Ohno não foi Lean, e sim Toyota Production System (TPS) ou Sistema Toyota de Produção (STP).

E o que motivou a criação dessa metodologia?

Após a 2ª GGM, o Japão ficou devastado social, política e economicamente. Por conta disso, para se reerguer, precisava de diversos produtos em grande escala, como:

  • Alimentos básicos;
  • Matérias-primas para construção de moradias;
  • Peças de roupas;
  • Medicamentos.

Além desses itens, outra demanda da sociedade no pós-guerra se mostrava urgente: o transporte.

Foi aí que a Toyota entrou em ação diante de um cenário desafiador. Afinal, várias eram as dificuldades para uma empresa automobilística produzir em massa. São elas:

  • Espaço físico grande para acomodar o estoque;
  • Necessidade de investimentos generosos;
  • Produção em série até então restrita a produtos iguais.

Para sobreviver a essas condições, o TPS baseou-se em dois pilares:

  1. Just-in-time: sistema de gestão da produção utilizado para determinar o momento adequado de produzir, transportar e comprar tudo que for necessário para o bom funcionamento das operações de uma empresa;
  2. Jidoka: conceito que significa “automação com um toque humano“.

Na prática, ele tem como finalidade aumentar a eficiência dos processos, possibilitando a intervenção na produção caso ocorra alguma falha.

Foi com base nas práticas e nos resultados do TPS que surgiu a Metodologia Lean.

Desde seu surgimento, ela teve como objetivo essencial eliminar ou pelo menos reduzir desperdícios gerados por diferentes processos em uma empresa.

Se inicialmente a Metodologia Lean era aplicada somente em operações de manufatura, posteriormente o método passou a ser utilizado por diversos setores, inclusive o de TI.

Quer saber como a Metodologia Lean pode beneficiar o seu negócio? Fique por aí e conheça os cinco princípios que norteiam o Lean.

5 fundamentos da Metodologia Lean

Quando falamos em Metodologia Lean, devemos pensar um empreendimento como uma via de mão dupla, em que tanto a equipe quanto o cliente são beneficiados pela eliminação de desperdícios.

Seguindo os cinco princípios que norteiam a Metodologia Lean, qualquer empresa, independentemente do porte e ramo de atuação, consegue ser mais eficiente, isto é, produzir mais com menos.

Confira o passo a passo da Metodologia Lean abaixo e lembre-se de seguir a sequência apresentada, ok?

1 – Identificar o que é valor sob a perspectiva do cliente

A premissa básica da metodologia Lean diz respeito a entender objetivamente as necessidades do cliente.

Para isso, faça-se esta pergunta: “o que meu público quer”? A partir da resposta a esse questionamento, deve-se lançar mão de estratégias que satisfaçam os anseios dos seus clientes.

Detalhe: na dúvida sobre qual é a real expectativa do cliente com a sua empresa, ouça o que ele tem a dizer!

2 – Mapear o fluxo de valor

Depois de cumprida a primeira etapa da Metodologia Lean, ou seja, uma vez identificada a necessidade do cliente, é hora de mapear as etapas do processo para desenvolver o que seu público de fato deseja.

Nesse sentido, é fundamental definir quais tarefas serão imprescindíveis para o resultado pretendido e o que pode ser eliminado, evitando, assim, o desperdício.

Ainda nessa fase, é importante preocupar-se com:

  • A melhoria contínua das operações;
  • A manutenção do fluxo ininterrupto do trabalho;
  • A antecipação de possíveis falhas e a realização do reparo a tempo.

Em suma, ao mapear o fluxo de valor, você deve se perguntar: que ações contribuem efetivamente para a qualidade do produto ou serviço que será entregue ao cliente?

3 – Criar uma sequência contínua de ações

Entendida a expectativa do cliente e definidos os processos que irão transformar esse anseio em realidade, é o momento de fazer as atividades fluírem.

Aqui é preciso reduzir o tempo de processamento do pedido, de geração de produto, além de otimizar os esforços e novamente eliminar desperdícios.

A intenção primordial nesta etapa da Metodologia Lean é atender à solicitação do cliente prontamente; quase instantaneamente.

4 – Estabelecer uma produção puxada (sob demanda)

Como já mencionado neste guia, um dos princípios que fundamentaram a Metodologia Lean foi o Just-in-Time.

Por meio dele, uma empresa só deve produzir aquilo que for solicitado pelo cliente.

Então, seguindo essa lógica, um estabelecimento não deve manter seu estoque abarrotado, tampouco acumular produtos para os ter em pronta-entrega.

O objetivo, nesta fase do Lean, é de novo eliminar qualquer excesso ou desperdício.

5 – Buscar a perfeição

Quando todas as etapas anteriores forem alcançadas, a empresa deve se preocupar com a melhoria contínua dos processos, recursos humanos e produtos/serviços, para que nada no negócio seja subutilizado.

A fim de que isso ocorra, todos os envolvidos nas etapas de produção devem ser capacitados para enxergar possíveis melhorias e aplicar mudanças.

Assim, será possível entregar cada vez mais valor ao cliente.

Os cinco princípios da Metodologia Lean já mostram o quão importante ela é. Mas, no tópico seguinte, iremos reforçar os benefícios que ela traz à gestão da sua empresa. Continue por aí!

Por que utilizar a Metodologia Lean na gestão da sua empresa?

A Metodologia Lean, pelo que pudemos observar até aqui, desafia o modelo de operações das empresas, na medida em que faz com que os gestores se atentem a duas questões:

  1. Desperdício de tempo de recursos;
  2. Ineficiência que gere gargalos nas atividades da empresa.

Constatado esse cenário em uma organização, a Metodologia Lean deve entrar para melhorar a produtividade; reduzir prazos de entrega e preparar-se para o constante crescimento da empresa.

Dessa forma, é possível aumentar o poder competitivo da sua marca no mercado.

A seguir, vamos mostrar as principais vantagens que a Metodologia Lean pode trazer à sua companhia.

A produção passa a ser sincronizada

Para uma empresa operar com o seu máximo potencial, todas as áreas dela devem estar bem integradas.

Imagine um restaurante que, diante de um estoque defasado, não consegue atender satisfatoriamente os clientes.

Na certa, sua reputação será comprometida e isso terá um impacto direto no caixa do estabelecimento.

A Metodologia Lean promete eliminar ou, no mínimo, diminuir ocorrências como essa.

Isso porque, como ela é baseada na produção sob demanda, todos os setores de um negócio precisam atuar em sincronia.

As operações ganham qualidade

Quando a ideia de “enxuto” passa a conduzir a cultura de uma empresa, qualquer gap aparece com mais facilidade.

Quer ver só como isso acontece em nossa vida cotidiana também?

Ao folhear uma revista ou um jornal, é mais fácil identificarmos um desvio ortográfico em um anúncio publicitário, que geralmente apresenta textos curtos, do que em uma reportagem, certo?

Os erros vão sempre existir, tanto nas corporações quanto nas publicações, porém, se estivermos diante de contextos enxutos, eles são identificados com muito mais rapidez.

Daí, o caminho até serem consertados se torna menor também.

As falhas de processos são eliminadas rapidamente

À medida que uma equipe se habitue a trabalhar em uma rotina enxuta, em que problemas são avistados e solucionados prontamente, os bons resultados passam a aparecer naturalmente.

Vale destacar que uma rotina enxuta consiste essencialmente em um ambiente sem bagunça, no qual prazos e procedimentos devem ser seguidos à risca.

Lembrando que, uma vez adotada a Metodologia Lean em uma empresa, os colaboradores são estimulados a corrigir eventuais falhas que surgirem nas operações com bastante autonomia.

Os custos operacionais e o ciclo de produção são reduzidos

Algumas das principais premissas da Metodologia Lean são:

  • Poupar a empresa de custos com excesso de estoque;
  • Reduzir atrasos e, consequentemente, aproveitar ao máximo o know-how e o desempenho dos colaboradores;
  • Colocar a empresa em posição de vantagem de forma a fechar bons negócios com clientes e fornecedores.

Isso tudo é possível quando se tem a real perspectiva dos custos operacionais da empresa.

Vale destacar que, com uma cultura enxuta, até contas triviais, como de luz, por exemplo, podem apresentar redução.

Isso porque a equipe geralmente atua com muita eficiência, evitando retrabalhos, horas extras etc.

Além da diminuição dos custos operacionais, o ciclo de produção também pode ser reduzido.

Ora, se os gargalos que porventura surgirem forem reparados prontamente, os processos operacionais se tornarão mais ágeis e alguns deles poderão inclusive ser eliminados.

A produtividade da equipe aumenta

Para a produção em uma empresa ser enxuta de fato, os processos de trabalho do staff precisam ser padronizados.

Isso não só facilita o dia a dia da equipe como também a deixa mais estimulada, afinal, nenhum profissional gosta de enfrentar “n” burocracias para desempenhar as funções que lhe cabe, certo?!

Trabalhando com mais satisfação, o time com certeza irá produzir mais, sentindo efetivamente o resultado de seu empenho nos números alcançados pela empresa.

A receita da empresa cresce

Com a equipe produzindo mais, consequentemente o faturamento da empresa aumenta. 

Além disso, seguindo o mantra da Metodologia Lean de enxugar gastos, custos com materiais e procedimentos desnecessários serão eliminados, o que também impacta positivamente o caixa.

Então, somando equipe de alta performance com redução de gastos supérfluos, teremos uma saúde financeira bastante promissora.

Antes de partirmos para o próximo tópico, no qual mostraremos como aplicar a Metodologia Lean no seu empreendimento, é válido fazer uma reflexão.

Se a princípio o Lean foi utilizado na fabricação de autopeças (Toyota), hoje em dia ele é aplicado nos mais diversos setores, como já dissemos aqui.

A diferença entre uma indústria automobilística e uma empresa de TI, por exemplo, refere-se à primeira oferecer bens com muito valor agregado e a segunda, serviços e produtos digitais com muito valor agregado também.

Quando se fala em “valor agregado”, deve-se pensar em:

  • Gerenciamento eficaz de recursos (matérias-primas, mão de obra, tempo etc.);
  • Atendimento imediato das demandas;
  • Controle de qualidade;
  • Segurança do trabalho.

Agora sim, vamos mostrar, por meio de um passo a passo, de que forma aplicar a Metodologia Lean na sua empresa.

Passo a passo para aplicar a Metodologia Lean na sua empresa

A palavra de ordem aqui é: enxugar. Mas como fazer isso? É o que iremos apresentar logo abaixo.

Manter na empresa apenas o que impacta os produtos e serviços

Um dos princípios da Metodologia Lean, como já mencionamos neste guia, é identificar o que representa valor para as entregas ao cliente final.

Isso tem tudo a ver com este primeiro passo. Nele, o gestor deve dar uma atenção especial à cultura organizacional, inclusive aos procedimentos executados em todos os setores da empresa.

Dessa forma, será possível identificar quais tarefas geram valor de fato ao consumidor e quais delas são desnecessárias. Assim, é possível reforçar e/ou eliminar o que for preciso.

Reconhecer as ações que causam mais desperdícios para o negócio

Peguemos como exemplo a área de TI de um empreendimento. Em um ambiente de constante produção, há muitos geradores de desperdício que precisam ser eliminados. 

Os principais deles são:

  • Fluxo de processos: é preciso enxergar como as tarefas passam de um profissional para outro nos processos de desenvolvimento, design, testes, entrega, manutenção e suporte. Se o responsável pela próxima etapa da sequência não estiver preparado para desenvolver a demanda, a fluidez da produção fica comprometida;
  • Acúmulo de tarefas: quanto mais um colaborador aguarda demandas, mais cheio fica o estoque, pois o profissional não consegue desempenhar muitas funções ao mesmo tempo;
  • Satisfação precipitada de todas as expectativas do cliente: isso não é financeiramente viável.

Assim, será preciso descartar uma série de recursos, a fim de tornar o processo mais rápido, objetivo e menos oneroso.

Usar um quadro Scrum

Aqui usamos o Scrum para complementar a Metodologia Lean.

Ainda utilizando o exemplo da área de TI de uma organização, enquanto o Scrum ajuda a controlar os ciclos do desenvolvimento de um software, por exemplo, o Lean avalia de perto todos os processos envolvidos nessa missão.

Utilizar um sistema pull

Um sistema de empuxo (pull) é usado para iniciar a próxima tarefa apenas quando a atual estiver concluída.

O objetivo é reduzir trabalhos na fila de espera e fazer com o que os colaboradores envolvidos estejam preparados efetivamente para começar uma nova demanda sem que ela receba interferências de trabalhos anteriores.

Em resumo, o profissional deve limpar a mente da tarefa concluída e, aí sim, partir para a próxima.

Contar com um suporte especializado

Implementar a Metodologia Lean por conta própria pode ser muito trabalhoso e arriscado, pois a falta de habilidade/experiência pode culminar na escolha de ferramentas e métodos inadequados.

Então, recomenda-se uma equipe com certificação em Metodologia Lean para auxiliar gestores nas etapas de análise, planejamento, implementação e monitoramento do método.

Chegamos ao fim deste guia com a expectativa de ter deixado você, leitor, bem por dentro da Metodologia Lean. E, para complementar a aplicação do Lean na sua empresa, um tema muito oportuno é fluxograma de processos. Aprenda a fazer um clicando aqui.

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

Deixe uma Resposta