Administração de empresa: 5 dicas para você ser um gestor melhor

A Indústria 4.0 vem revolucionando os processos operacionais das organizações e, consequentemente, a forma como a administração de empresa acontece. 

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Sem o suporte de tecnologias inteligentes, uma corporação do passado precisava contar com recursos humanos para executar praticamente tudo, inclusive tarefas muito repetitivas. 

Hoje em dia, softwares e dispositivos permitem que a mão de obra dos profissionais esteja focada principalmente na qualidade (e não mais na quantidade) do que oferecem. 

Antes de darmos seguimento a este artigo, é importante ressaltar a relevância das tecnologias que facilitam a administração de empresa em meio à pandemia da COVID-19

Não fossem os apps de delivery e a computação em nuvem, que simplifica a realização do home office, por exemplo, as organizações teriam de paralisar quase totalmente suas atividades.

Isso comprometeria ainda mais o setor financeiro de diversas empresas espalhadas pelo mundo.  

De antemão, podemos afirmar ainda que as tecnologias têm se aperfeiçoado, facilitando e otimizando, dentre outras ações, a administração de empresa. 

No primeiro tópico deste artigo, iremos abordar alguns impactos da Quarta Revolução Industrial na administração de empresa

Como a Indústria 4.0 afeta a administração de empresa?

O conceito de “Indústria 4.0” deu origem à ideia de Administração 4.0 (ou “Gestão 4.0”). Esta última refere-se a um modelo de administração de empresa mais flexível e interativo.

Essa nova gestão impacta a forma como as empresas produzem seus bens e serviços e usam seus recursos de TI.

Lembrando que, antes de a transformação digital invadir as organizações, os atributos necessários para um colaborador ser contratado referiam-se especialmente a competências técnicas.

Com as automações, há em especial uma valorização das chamadas soft skills.

Ao pé da letra, o termo quer dizer “competências”. Porém, quando contextualizado à administração de empresa moderna, ele abrange habilidades, como: resiliência, empatia e coragem. 

Esses predicados, antes exigidos especialmente de quem ocupava cargos de liderança, atualmente se estendem à contratação de qualquer colaborador.

Isso porque as hierarquias dentro das empresas estão cada vez menos rígidas resultado sobretudo do suporte de tecnologias, que poupam o gestor de centralizar todas as demandas organizacionais.

Assim, toda a equipe passa a trabalhar com mais autonomia; com sentimento de dono

Nesse sentido, cada membro deve assimilar a importância da inteligência emocional no ambiente corporativo, para ter mais foco, motivação e produzir melhor, uma vez que um profissional moderno não age como um autômato que simplesmente obedece a comandos do chefe. 

Dando continuidade ao papel da tecnologia nas mudanças da administração de empresa, a seguir vamos entender como bons softwares de gestão podem ajudar no gerenciamento de um empreendimento.  

Software de gestão: grande aliado da administração de empresa 

A pandemia do novo coronavírus só veio reforçar a importância de utilizar tecnologias para otimizar processos nas empresas. 

O trabalho remoto, por exemplo, é uma prática que já vinha sendo adotada por organizações de diferentes portes e segmentos. 

Com a quarentena, a adoção do esquema de home office intensificou, como mostra matéria do Correio Braziliense.

A reportagem destaca ainda que determinada empresa de tecnologia mantinha, antes da pandemia da COVID-19, 60% de sua equipe trabalhando remotamente, agora 100% dos colaboradores fazem home office

Fato é que as tecnologias vêm mudando a maneira como as operações das companhias acontecem. Com isso, modifica também a forma da administração de empresa. 

Nesse sentido, um elemento indispensável para acompanhar essas mudanças é o software de gestão. 

Vamos entender o conceito e a finalidade dessa ferramenta? 

O que é e para que serve um software de gestão empresarial?

Um software de gestão empresarial é um programa de computador que permite o aprimoramento e a integração de todas as atividades de um negócio

Como esse sistema utiliza o modelo ERP, por meio dele, é possível controlar todos os setores organizacionais, facilitando ao gestor a administração de empresa. 

Os segmentos de farmácias e supermercados, por exemplo, que durante o isolamento social vêm se mantendo abertos, ainda que controlando a movimentação dos clientes, se beneficiam muito com os softwares de gestão. 

Uma vez que esses varejos englobam muitas condições para se manterem em funcionamento. Algumas delas são: controle de estoque, registro de pagamentos e recebimentos, processamento de vendas on-line e físicas etc. 

Dessa forma, sem automações para monitorar, integrar e otimizar essas funções, a rotina de um empreendimento pode se deparar com diversos gargalos, como produtos encalhados no estoque, dívidas bancárias, problemas com o Fisco, dentre outros. 

Em tempos de pandemia do novo coronavírus, é oportuno que softwares de gestão empresarial, especialmente os utilizados em food services, estejam integrados a apps de delivery, como iFood e Rappi. 

Com isso, as empresas tendem a não sofrer quedas bruscas de vendas e manter, portanto, certo equilíbrio financeiro durante e após a quarentena

Neste tópico, vimos a importância de contar com um software de gestão na administração de empresa.

A seguir, vamos dar cinco dicas de como se tornar um gestor melhor, principalmente durante o isolamento social resultante do novo coronavírus, contando com o apoio de sistemas de gestão e automações. 

5 dicas de como se tornar um gestor melhor na sua empresa

Qualquer empreendimento, independentemente do tamanho e do ramo de atuação, precisa de tecnologia para ter um bom funcionamento e apresentar bons resultados. 

Cientes disso, vamos dar sugestões de como se tornar um gestor melhor diante das demandas da administração de empresa. 

1. Conte com o suporte de um bom ERP

Um software ERP eficiente, como abordado anteriormente, permite a integração de dados e processos de toda a empresa. 

Por isso, com ele é possível alcançar, dentre outros benefícios, a redução de gastos, através do controle de despesas e receitas, além do aumento da produtividade, à medida que processos de trabalho se tornam padronizados e automatizados.

Com essa automatização, os colaboradores deixam de realizar tarefas muito repetitivas, restando-lhes necessidades mais desafiadoras.

Assim, abrem-se brechas para eles mostrarem outras habilidades que possuem, o que permite ao gestor aproveitar melhor o capital humano de sua equipe

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2. Lidere pelo exemplo

Não adianta listar obrigações a seu staff se você não se mostra engajado verdadeiramente no exercício da liderança.

Em meio às tantas incumbências que o cargo exige, é preciso demonstrar interesse pelos fatores que promovem o bom desempenho dos colaboradores.

Nesse sentido, você, gestor, deve agir de acordo com o que espera da sua equipe. 

Atitudes simples podem contribuir para isso, como chegar um pouco mais cedo ao escritório ou, no caso de trabalho a distância, ficar on-line alguns minutinhos antes do horário combinado da reunião por videoconferência, por exemplo. 

Quem atua na posição de gestor deve ter sempre em mente que não são só os superiores que estarão avaliando seu comportamento; o time que você lidera também

3. Estimule a produtividade mesmo a distância

Se o trabalho remoto já vinha se mostrando como tendência mesmo antes da pandemia do novo coronavírus, o boom do home office, observado durante a quarentena, exige que os gestores estimulem as equipes a manter, dentro do possível, a produtividade. 

Para isso, o uso de ferramentas de gestão de projetos, como o Trello, representa uma boa alternativa. Isso porque, com elas é possível delegar tarefas e acompanhá-las em tempo real junto com o colaborador. 

Dessa forma, ele mesmo, diante da visão mais ampla do andamento dos projetos, tende a se empenhar para cumprir prazos e entregar produtos e serviços de qualidade. 

4. Atualize-se sempre

Com o avanço tecnológico em constante aceleração, é preciso se manter (e isso é extensivo à sua equipe) atualizado sobre as novas tendências e utilizá-las, sempre que possível, para otimizar as tarefas da empresa. 

Nesse sentido, aposte em uma consultoria de TIinvista no aprendizado contínuo de seus colaboradores

Essa atitude tende a deixá-los mais satisfeitos e, como consequência, mais motivados e produtivos.

Além disso, ao adquirirem novas habilidades e se tornarem mais preparados diante do mercado sempre tão competitivo, seus colaboradores podem integrar a “equipe dos sonhos” de qualquer gestor.    

5. Use tecnologias inovadoras 

Com o isolamento social imposto pela pandemia da COVID-19, o trabalho remoto deixou de ser simplesmente uma medida de economia para as empresas, passando a representar questão de saúde pública. 

Então, a necessidade de se fazer uma administração de empresa a distância tornou-se imperativa. 

Para auxiliá-la, pode-se recorrer a várias tecnologias inovadoras. O Zoom é uma delas. Trata-se de uma ferramenta de videoconferência que permite conectar até 500 pessoas em tempo real. 

Uma das vantagens do software diz respeito ao coordenador da reunião poder convidar os participantes por SMS, e-mail, WhatsApp, ainda que eles não tenham uma conta no serviço. 

Além disso, a ferramenta permite não apenas fazer chamadas de vídeo, mas também realizar chat por texto, ligação por voz e acompanhar o trabalho a distância simultaneamente – ações tão indispensáveis durante o confinamento social.

A propósito, durante a quarentena, as ações da startup Zoom Video Communications, criadora da ferramenta homônima, tiveram uma valorização de 60%.

A seguir, iremos apresentar alguns desafios relacionados à administração de empresa em tempos de COVID-19

Desafios da gestão de empresa durante a quarentena

Em meio à crise provocada pela pandemia da COVID-19, ainda não dá para mapear todos os efeitos sociais e econômicos causados por ela. Isso provavelmente vai levar bastante tempo. 

Porém, durante a epidemia, lançar mão de algumas medidas diante de desafios que surgirem pode poupar sua empresa de prejuízos maiores.

Uma dilema comum de quem está à frente da administração de empresa nesse período diz respeito a como continuar oferecendo serviços e produtos aos clientes

Nesse sentido, o segmento de food service tem investido em sistema de delivery, cupons de desconto, além de pacotes promocionais semanais ou mensais, como divulgado na matéria da Pequenas Empresas & Grandes Negócios.  

Outro contratempo que pode aparecer durante o isolamento social refere-se à sensação de insegurança por parte de colaboradores que não estavam acostumados ao esquema de home office

Além de perder, ainda que provisoriamente, o sentimento de pertencimento à empresa, no momento de tomar decisões, eles podem ficar receosos, já que a equipe não está ali fisicamente para apoiar suas escolhas. 

Então, o gestor que estiver à frente da administração da empresa precisa estar atento às ferramentas de comunicação, que servem para aproximar os membros do staff e controlar as tarefas que estiverem em andamento

O Google Hangouts é uma boa alternativa para promover essa integração, visto que possibilita – a grupos de até 150 pessoas – realizar bate-papo por texto, áudio e vídeo, além de enviar mapas, GIFs etc. 

Mais um empecilho para ser vencido durante a quarentena está ligado a manter o foco mesmo trabalhando a distância.

Muitas pessoas misturam os afazeres domésticos com os profissionais e, por conta disso, acabam produzindo menos. 

Além do mais, distrair-se com redes sociais, jogos e aplicativos também compromete o rendimento no trabalho. 

Uma solução para diminuir o acesso excessivo a esses conteúdos é o app ActionDash. Ele monitora o tempo que você gasta navegando por diferentes sites e ferramentas. 

Assim, é possível descobrir o que tem comprometido mais a sua agenda e, como consequência, reduzir o período gasto com esses tópicos. 

Antes de finalizar este artigo sobre administração de empresa, mais especificamente sobre como se tornar um gestor melhor, vamos dar dicas de leitura para administradores que querem ter uma performance melhor

Se a quarentena deixou sua agenda com um pouco mais de tempo livre, estudar pode ser uma boa meta.

Leituras recomendadas para gestores que buscam se aperfeiçoar 

Como já mencionado neste artigo, um bom líder não é aquele que apenas delega tarefas à sua equipe. Ele deve inspirá-la pelo exemplo. 

A partir dessa ideia, um título que vem influenciando líderes do mundo inteiro é “Como fazer amigos e influenciar pessoas“, de Dale Carnegie. 

O autor dá dicas totalmente viáveis de como estabelecer relações consistentes. Chamar, sempre que possível, o interlocutor (incluindo obviamente um colaborador) pelo nome é uma delas.  

Outro livro que deveria ser lido não só por administradores de empresa, mas por qualquer pessoa que queira gerir melhor a própria vida é “O poder do hábito“, de Charles Duhhig. 

Através de estratégias simples, o autor propõe, por exemplo, que se substitua uma rotina por outra até que, em um período estabelecido previamente, esta última comece a funcionar e dar bons resultados. 

O monge e o executivo“, de James C. Hunter, também é uma ótima opção para gestores que querem conquistar a excelência profissional. 

Na obra, que é um best-seller, o autor ensina, através dos personagens que criou, além de ideias e discussões abordadas, os principais fundamentos que líderes bem-sucedidos usam

Para terminar, sugerimos mais um título: “Sonho Grande“, de Cristiane Correa. O livro aborda a história de três empreendedores muito bem-sucedidos e traz ensinamentos valiosos e aplicáveis.

Um deles relaciona-se à ideia de, em uma empresa, os colaboradores trabalharem em uma área comum, compartilhando mesas, e não sendo separados por paredes.  

Isso diminui a rigidez das hierarquias e permite que colaboradores sintam-se mais à vontade no ambiente corporativo e apresentem, como consequência, melhor desempenho. 

Conclusão

Ao longo deste artigo, vimos como a administração de empresa vem passando por mudanças à medida que as tecnologias avançam e acontecimentos no mundo, como a pandemia do novo coronavírus, impactam o comportamento da sociedade. 

Por isso, você, gestor, precisa adaptar a tarefa de administração de empresa a essas transformações. Adotar uma gestão inteligente é uma medida bem acertada para manter sua empresa bem posicionada no mercado. Até a próxima! 

 

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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