Software de gestão empresarial: 6 vantagens de obter esse sistema

Antes de a internet se popularizar no Brasil, o cenário comum nas empresas era um membro do alto escalão acumular funções e, por isso, tornar-se a peça-chave da organização. O software de gestão empresarial revolucionou essa realidade. 

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Se no passado o know-how de um negócio ficava guardado a sete chaves, em tempos de Indústria 4.0, quanto mais disseminado um modelo de negócio, mais sucesso ele expressa. 

Para que isso ocorra, a utilização de um software de gestão empresarial vem se mostrando cada vez mais necessária. 

Vamos entender o que é esse sistema? 

O que é um software de gestão empresarial?

Um software de gestão empresarial é um sistema que permite a integração de todas as tarefas envolvidas nas operações de uma empresa. 

Ao mesmo tempo que controla o estoque – registrando entradas e saídas de itens –, monitora o fluxo do caixa – contabilizando recebimentos e pagamentos –  e administra as questões fiscais de um empreendimento. 

É importante destacar desde já que a necessidade de se utilizar esse suporte tecnológico não se restringe a grandes organizações

Se você, empreendedor, possui um estabelecimento de pequeno porte, o software de gestão empresarial pode ajudá-lo significativamente. 

Isso porque ele traz, dentre outros benefícios, mais agilidade e maior produtividade à resolução de demandas. 

Para que serve um software de gestão empresarial  

A finalidade primordial de um bom software de gestão empresarial é sistematizar/otimizar processos organizacionais, a fim de aumentar a receita do empreendimento.

Para ilustrar a relevância desse sistema, vamos pensar em uma pizzaria? 

Várias são as exigências desse segmento comercial: controle de estoque; cumprimento de exigências sanitárias, fiscais e trabalhistas; atendimento ao público; gestão financeira e de recursos humanos etc. 

Alinhar todas essas variáveis, preocupando-se sempre em entregar pizzas quentinhas e saborosas ao público e obter lucro com as vendas, exige um suporte tecnológico. 

Do contrário, os colaboradores iriam se confundir diante de muitas planilhas e memorandos, por exemplo, e certamente não teriam uma perspectiva de carências urgentes da pizzaria, como: escassez de determinada matéria-prima no estoque e muito pedidos sendo feitos por delivery

Um bom software de gestão empresarial permite oferecer aos colaboradores dos diferentes setores da pizzaria (pizzaiolo, garçons e gerente administrativo, por exemplo) uma sequência lógica de comandos, para que eles executem seu trabalho com eficiência e qualidade. 

Como funciona um software de gestão empresarial? 

O funcionamento básico desse suporte tecnológico refere-se principalmente a duas condições: integrar e simplificar as operações de um empreendimento

Para tanto, diferentes departamentos de uma empresa passam a ter acesso às mesmas informações, diminuindo a interpretação errada de dados e desburocratizando processos. 

Com uma comunicação mais direta e eficaz, toda a equipe passa a ter mais autonomia para a tomada de decisões. 

Em uma agência de publicidade, por exemplo, profissionais com diferentes habilidades podem trabalhar simultaneamente, entregando produtos mais bem-feitos e não estourando prazos. 

Dessa forma, enquanto um redator desenvolve o roteiro para uma campanha audiovisual, o designer gráfico responsável pela comunicação visual do produto pode adiantar seu trabalho. 

Diante desse quadro, podemos entender que, com o apoio de um software de gestão empresarial, também conhecido como ERP, o controle dos processos de uma empresa não fica sob um único domínio

Características do ERP 

Antes de falarmos sobre algumas características do ERP, vamos entender o que a sigla significa? 

ERP deriva da expressão Enterprise Resource Planning que, em uma tradução literal quer dizer planejamento de recursos empresariais

Trata-se justamente do software de gestão empresarial, que reúne, em uma única solução, dados de diferentes naturezas de uma empresa

Nesse sentido, podemos pensar que, assim como na estrutura física do empreendimento há diversos setores funcionando de maneira autônoma mas, ao mesmo tempo, inseridos em um mesmo espaço, um sistema virtual reproduz essa realidade. 

Assim, o ERP deve reunir, em uma única interface, diferentes rotinas e áreas de uma empresa. 

Isto é, cada colaborador de uma empresa deve ter acesso às especificidades da função que desempenha dentro de um único ambiente virtual. 

Com essa integração, é possível que, ao realizar um serviço, os insumos gastos nessa tarefa sejam automaticamente deduzidos do estoque.  

Imagine se esse processo não contasse com a ajuda da tecnologia, ou seja, o gerente tivesse de pedir a um colaborador para dar baixa no produto utilizado na prestação de serviço? Seria um mau aproveitamento da mão de obra

Ao não utilizar ERPs em seus processos internos, as organizações têm de enfrentar vários outros desafios. 

É o que veremos a seguir. 

Prejuízos de empresas que não utilizam um ERP 

Ignorar as melhorias trazidas pelos softwares de gestão empresarial pode deixar sua empresa para trás em um mercado cada vez mais competitivo. 

A seguir, vamos listar prejuízos resultantes justamente da não utilização de um ERP nas operações de um empreendimento. 

Dificuldade na tomada de decisão

A tomada de decisão por parte da equipe gerencial de uma empresa deve ser feita com base em dados precisos.

Se as informações de um empreendimento são dispersas, mudar algum comportamento falho que atrapalha o pleno funcionamento e os resultados do negócio torna-se um desafio

Caso contrário, ou seja, havendo um registro de todos os dados da empresa, de forma sistematizada, em um único canal, alterar algum aspecto da cultura organizacional fica muito mais fácil. 

Modelo não-escalável

O desenvolvimento de um modelo de negócio escalável só é possível através da tecnologia.

Imagine uma rede de fast-food replicar sua cultura organizacional às filiais sem que haja um software de gestão empresarial para nortear a conduta dos colaboradores, especialmente da gerência? Impossível! 

Então, ao se pensar em escalabilidade, é preciso levar em conta a necessidade de se utilizar ERP na empresa. 

Gestão financeira falha

Uma má gestão financeira pode colocar um empreendimento no vermelho.

Se um empresário deixa de pagar os fornecedores, por exemplo, a médio e longo prazo, provavelmente, ele terá de recorrer a linhas de crédito oferecidas pelos bancos.

Caso ele contasse com o auxílio de um ERP para ajudar a controlar o fluxo de caixa, ele não precisaria tomar medidas emergenciais tampouco pagar juros bancários. 

Falhas humanas

Um varejo que não dispõe de um software de gestão empresarial está mais suscetível a falhas humanas;

Isso porque ao receber quantias em dinheiro, realizar estornos e trocas de mercadorias, pode haver erros de registro dessas transações. 

Um ERP diminui consideravelmente a possibilidade de esses equívocos acontecerem. 

Consequentemente, prejuízos financeiros e retrabalhos são evitados

Atraso nas entregas

Um empreendimento que não tem o controle do prazo dos serviços oferecidos pode fracassar; 

Um ERP dá alerta quando a data de entrega de alguma demanda se aproxima. Dessa forma, a equipe se prepara para concluí-la a tempo e satisfazer o cliente. 

Falta de histórico de clientes

A fidelização de clientes torna-se muito mais difícil sem o suporte de um sistema tecnológico.

Manter uma carteira de clientes ativa e em expansão demanda o registro de dados pessoais, vendas realizadas e características individuais do público-alvo

Caso as informações dos consumidores sejam catalogadas de forma genérica e dispersa, a comunicação com eles se dará da mesma maneira, não despertando neles a vontade de se manter fiel a determinada marca. 

A seguir, vamos ver os impactos da utilização de um software de gestão empresarial em pequenas empresas.  

Uso de ERPs em pequenas empresas 

Empreendimentos de pequeno porte possuem um quadro de colaboradores menor, mas isso não significa que se deve dispensar a utilização de um software de gestão empresarial. 

A importância de um ERP nesse porte de empresa refere-se, principalmente, a dois fatores: possibilidade de aumento do lucro e, como consequência, expansão da empresa

Se fizermos uma análise da evolução de algumas redes de supermercado brasileiras (muitas delas começaram suas atividades em um único ponto comercial), fica fácil perceber a importância de se utilizar a tecnologia para aumentar o lucro e otimizar processos. 

Nos anos 1990, o check-out era feito em máquinas que exigiam que o operador digitasse manualmente o preço dos produtos. 

Imagine a quantidade de valores registrados de forma errada? Além disso, o tempo gasto pelos colaboradores para finalizar uma compra era muito maior. 

Os leitores de código de barra, os computadores e softwares mais modernos usados para essa função otimizaram os processos de trabalho em supermercados, aumentando a rotatividade de clientes e, consequentemente, a receita.  

Veja abaixo os benefícios de se utilizar um software de gestão empresarial em seu  empreendimento. 

Quais são as vantagens de usar um ERP em sua empresa?

Ao longo deste artigo, vimos que um ERP permite que os processos de uma empresa sejam padronizados, o que, consequentemente, torna a gestão administrativa mais eficiente. 

Por conta disso, todos os setores do negócio são afetados e as operações passam a funcionar de maneira a diminuir falhas e aumentar os resultados. 

A seguir, vamos ver com mais profundidade as principais vantagens de se utilizar um software de gestão empresarial em seu estabelecimento. 

1. Redução de custos 

Se pensarmos que o uso de ERP permite o controle do estoque e a administração do fluxo do caixa de uma empresa, entendemos que desperdícios são evitados e um equilíbrio financeiro maior passa a fazer parte da rotina da organização. 

Em se tratando de gestão de estoque, um bom software de gestão empresarial possibilita a reposição de suprimentos mais dinâmica, conforme uma melhor previsão de maiores demandas. 

2. Aumento da produtividade

Uma vez integrados e diante de uma reestruturação (padronização) de processos, os colaboradores passam a ter mais autoridade nas tarefas que desempenham

Isso melhora a performance de cada um, aumentando a produtividade. 

Além disso, com a sistematização de operações, a equipe passa a perder cada vez menos tempo repassando informações ou preenchendo planilhas.

3. Segurança da informação 

Quando as informações de uma empresa estão concentradas em um único sistema e o acesso a ele é bem-feito, a vulnerabilidade desses dados a possíveis invasões de hackers diminui consideravelmente. 

A integração das rotinas em um software evita extravio de dados, o que costuma acontecer quando vários sistemas que não dialogam entre si são utilizados. 

4. Melhora da reputação da empresa 

Um bom software de gestão empresarial dá um ar de disciplina e modernidade aos vários públicos da organização. 

Assim, fornecedores, clientes, parceiros de negócio e colaboradores percebem o progresso do negócio quando a tecnologia passa a ser usada nos processos operacionais. 

5. Otimização da gestão dos recursos humanos 

Com a utilização de ERP, o atingimento de resultados por parte dos colaboradores torna-se mensurável, e não mais avaliado a partir de quesitos abstratos.

Isso facilita a retenção de talentos e a realização de feedbacks mais estratégicos. 

6. Gestão sistematizada e unificada 

Se no passado a visão 360º de uma empresa costumava ser restrita a membros da cúpula, cada vez mais, as hierarquias são desfeitas, para que cada colaborador desempenhe as respectivas incumbências com “sentimento de dono“. 

Com um ERP, o acompanhamento dos processos internos se dá de maneira muito prática, através de relatórios, que são obtidos facilmente com poucos comandos. 

Dessa forma, planos de ação passam a ser traçados com mais precisão e as chances de atingir bons resultados aumentam. 

Para finalizar este artigo, vamos dar um exemplo prático de como um software de gestão empresarial impacta o dia a dia de um empreendimento.   

Um cliente vai a uma loja de sapatos que possui franquias na cidade. Ao pedir ao vendedor um modelo de calçado, este informa que não há numeração disponível. 

Porém, quando verifica no sistema o estoque de sapatos de toda a rede, o colaborador encontra um par disponível em outra loja. 

Dessa forma, encaminha o freguês ao estabelecimento, onde ele finaliza a compra. 

Caso a rede de sapatos não contasse com um sistema de gestão, o atendente teria de entrar em contato com todas as lojas e nestas algum colaborador teria de conferir todos os itens do estoque para verificar a disponibilidade do calçado solicitado. 

Imagine o tempo e como consequência o capital gasto nessa conferência. Provavelmente, o consumidor iria desistir da compra. 

Essa situação reforça a extrema necessidade de se utilizar um ERP nas operações de um negócio. 

Conhecidas as vantagens trazidas por um software de gestão empresarial, que tal analisar mais detalhadamente uma delas, a otimização de processos? Para isso, leia: Otimização de Processos: o passo a passo para aprender ainda hoje!

 

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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