Na gestão de uma empresa, é fundamental dar a devida importância ao fluxo de caixa. Agindo assim, é possível saber de onde vem a receita e quais são as despesas fixas e variáveis do negócio.

A tendência de muitos empreendedores, porém, é superestimar o lucro, negligenciando por vezes as despesas da marca.

Dessa forma, a longo prazo, a saúde financeira da companhia pode entrar em colapso e, quando isso acontece, não costuma ser fácil reverter a situação.

Por conta da enorme necessidade de conhecer as despesas fixas e variáveis de qualquer empreendimento para que ele seja bem-sucedido e sustentável, neste guia iremos desbravar o tema.

Confira abaixo o que você vai ver ao longo deste artigo!

  • O que significa despesa no contexto empresarial;
  • Despesa fixa: o que quer dizer;
  • Entenda o sentido de despesa variável;
  • Como fazer uma boa gestão das despesas fixas e variáveis;
  • Como manter o controle financeiro da empresa;
  • Dicas para diminuir as despesas empresariais.

Vamos juntos?

O que significa despesa no contexto empresarial?

Tudo o que sai das contas da empresa — seja do caixa ou da conta bancária — para mantê-la funcionando é considerado despesa.

Aqui cabe uma observação: essas saídas não devem estar relacionadas à produção de mercadorias ou serviços que a companhia oferece.

Então, no contexto empresarial, podemos entender “despesas” como os gastos que a organização precisa ter de forma a manter a estrutura organizacional em pleno funcionamento.

Mas esses gastos não contribuem diretamente para a geração de novos itens que serão comercializados.

Os custos, estes sim, têm a ver com os desembolsos referentes ao produto final, isto é, eles estão relacionados à compra ou produção de mercadorias.

Alguns exemplos de despesas são:

  • Aluguel do imóvel onde funciona o escritório da empresa;
  • Salário dos colaboradores;
  • Investimento em marketing;
  • Material de limpeza;
  • Contas de água e luz.

Compreendido o significado mais genérico de despesa, partiremos para a compreensão das despesas fixas e variáveis. Siga com a gente.

Despesa fixa: o que quer dizer?

Avaliando nossa rotina doméstica, em algum momento iremos nos deparar com as despesas fixas.

Por exemplo, ao fazermos a assinatura de um serviço de streaming, como a Netflix, devemos nos comprometer a pagar determinado valor mensalmente, independentemente da quantidade de filmes a que iremos assistir em 30 dias.

Esse gasto periódico representa uma despesa fixa, que pode ser representada também por mensalidade escolar e plano de saúde, por exemplo.

Situação semelhante pode ser observada no segmento empresarial, em que as despesas fixas são aquelas que acontecem todos os meses, independentemente do volume de produção ou de vendas.

É importante lembrar que as despesas fixas não seguem as oscilações do faturamento da empresa. Portanto, ao gerir o fluxo de caixa, essas despesas devem ser sempre consideradas.

Outro detalhe relevante que precisa ser mencionado aqui diz respeito ao valor da despesa fixa, ele pode variar. O que não muda é sua periodicidade.

Isto é, tendo lucros ou fechando o mês “no vermelho”, as despesas fixas estarão lá à espera de serem quitadas.

Então, é importante considerá-las nas projeções financeiras, levando em conta os períodos de alta ou baixa nas vendas.

Como exemplos de despesas fixas, podemos citar:

  • Contas de água, luz e telefone (os valores de cada um delas pode variar, mas a frequência com que elas chegam aos consumidores, não);
  • Vencimentos dos funcionários;
  • Aluguel do imóvel onde funciona o empreendimento.

Vale destacar que, mesmo que o imóvel fique fechado durante os fins de semana ou até por um período maior, isso não vai impactar o valor cobrado pelo aluguel.

  • Honorários do contador que presta serviço à empresa;
  • Taxas bancárias.

Não poderíamos fechar este tópico sem dizer que geralmente é difícil reduzir as despesas fixas.

Ao procurar um aluguel mais “em conta”, por exemplo, é interessante verificar se o imóvel em questão irá comportar as instalações necessárias para que a empresa tenha uma produção satisfatória.

É importante investigar também se uma eventual mudança de endereço não irá impactar a relação da marca com a clientela.

A seguir, iremos conceituar as despesas variáveis e, mais à frente, mostraremos como gerir as despesas fixas e variáveis. Continue com a gente!

Entenda o sentido de despesa variável

Por que as despesas variáveis recebem esse nome? Porque o valor gasto com elas varia. Simples assim.

Além disso, os valores das despesas variáveis mudam conforme as atividades exercidas no negócio, como vendas e produção.

Então, considerando que as vendas (e a produção) passam por períodos de pico e de queda, as despesas variáveis irão acompanhar essas oscilações, podendo mudar significativamente de um mês para outro.

Para o conceito das despesas variáveis ficar claro, vamos a alguns exemplos?

Peguemos uma revendedora de automóveis como referência. Quanto mais carros forem vendidos nesse tipo de estabelecimento, maior será (ou deveria ser) a comissão repassada aos vendedores.

Nesse sentido, as porcentagens a serem pagas aos colaboradores irão variar conforme o volume de vendas de cada época e, por isso, são chamadas de despesas variáveis.

Outro exemplo que podemos citar para ilustrar as despesas variáveis refere-se às matérias-primas de uma indústria ou à aquisição de produtos para as temporadas de maior saída em um varejo.

O mercado, afinal, assim como a natureza, apresenta ciclos. Um comércio de chocolate, por exemplo, tem maior demanda no período da Páscoa. Dessa forma, ele deve estar abastecido o suficiente para atender o público.

Investimentos em campanhas publicitárias também podem ser considerados despesas variáveis, na medida em que eles não costumam ser contínuos.

Confira mais exemplos de despesas variáveis:

  • Fretes para entrega de produtos;
  • Multas por atraso no pagamento de contas;
  • Gasto com combustível dos veículos da empresa;
  • Acidentes na produção;
  • Retrabalho;
  • Manutenções inesperadas.

Conhecidos os conceitos de despesas fixas e variáveis, propomos a você, caro leitor, uma pergunta: qual delas é mais fácil de reduzir?

Resposta: as despesas variáveis. Isso porque, apesar de inconstantes, elas podem ser negociadas e, em muitos casos, parceladas.

Como fazer uma boa gestão das despesas fixas e variáveis?

O primeiro passo para fazer uma boa administração das despesas fixas e variáveis é classificando-as corretamente.

Dessa forma, fica mais fácil saber quais podem ser cortadas ou reduzidas, levando em conta a periodicidade e as singularidades de cada uma.

Mas, para fazer essa classificação acertada, é necessário ter um bom controle do fluxo de caixa, mapeando as entradas e saídas de dinheiro.

Nessa gestão de fluxo de caixa, é importante levar em conta que nem todo o dinheiro que entra na empresa significa lucro. Afinal, desse montante devem ser deduzidos valores referentes a impostos, pagamentos a fornecedores etc.

Com relação às despesas fixas, para fazer uma boa gestão, é preciso seguir um comportamento tão simples quanto importante: ter fundo suficiente para cobrir todo mês esses gastos independentemente de épocas de recessão.

Afinal, os salários dos colaboradores devem sempre ser pagos, ainda que eles não apresentem um desempenho satisfatório, assim como o aluguel do imóvel onde a empresa funciona.

Caso o aluguel esteja comprometendo demais o orçamento da companhia, vale a pena cogitar uma mudança de endereço.

Porém, antes de tomar essa decisão, reflita sobre as seguintes questões:

  • O novo local atenderia com a mesma qualidade o público consumidor?
  • Será que os clientes continuariam consumindo os produtos/serviços oferecidos pela sua marca com essa mudança?
  • Quais seriam os obstáculos trazidos pelo novo endereço do negócio?

As despesas variáveis, por sua vez, podem ser administradas e inclusive cortadas com mais facilidade.

Quanto às matérias-primas necessárias para manter a produção aquecida, por exemplo, é viável procurá-las por um preço melhor e ainda substituí-las em alguns casos, de forma obter uma economia na cadeia produtiva.

Além disso, podemos dizer que as despesas variáveis são mais fáceis de serem controladas, visto que é possível negociar com fornecedores, procurar alternativas de frete, reduzir gastos com combustível etc.

Não misturar as contas pessoais com as da empresa é outra iniciativa importante quando se deseja fazer uma boa gestão de despesas fixas e variáveis.

Dessa forma é possível ter a real dimensão da disponibilidade de capital da empresa e de todas as movimentações financeiras que acontecem ali e, de quebra, manter o orçamento do negócio saudável.

Como manter o controle financeiro da empresa?

A gestão financeira deve ser uma das principais preocupações de quem tem ou quer abrir um negócio. E isso não significa simplesmente manter as contas “no azul”.

Ter o controle financeiro da empresa é o hábito de observar atentamente (e constantemente) todas as informações referentes a entradas e saídas de capital, agindo preventivamente de forma a evitar surpresas desagradáveis no orçamento.

E isso envolve também, obviamente, a administração das despesas fixas e variáveis.

A partir de agora, iremos mostrar as principais estratégias para manter o controle financeiro da sua empresa. Vamos lá?

Avalie os relatórios financeiros com regularidade

Para obter informes financeiros precisos, uma boa alternativa é usar um software de gestão empresarial.

Isso porque ele traz uma visão apurada das receitas e despesas da organização, facilitando a administração inclusive das despesas fixas e variáveis.

Além disso, com os dados de todos os setores disponibilizados por um bom ERP, é possível prever altos e baixos da empresa e até tomar decisões com antecedência quando necessário.

Portanto, na medida do possível, invista em tecnologia. Ela irá “trabalhar” a seu favor na empresa.

Acompanhe as despesas fixas e tente prever as variáveis

Por mais que o mercado não apresente um comportamento-padrão e a sua empresa tenha uma rotina dinâmica, é possível controlar despesas fixas, como: salário dos colaboradores, contas de água, aluguel etc.

As despesas variáveis, por outro lado, exigem mais flexibilidade, pois podem surgir inesperadamente.

Então, o ideal é estar preparado para elas, a fim de não ter rombos no caixa da empresa.

Avalie periodicamente os fornecedores

Manter uma relação saudável com os fornecedores é fundamental. Isso inclui negociar melhores preços e prazos.

Além disso, preservando esse bom relacionamento, é possível verificar a qualidade dos produtos e serviços comprados e solicitar trocas ou melhorias de maneira mais ágil quando for preciso.

Diante de uma crise, analise a real necessidade de fazer empréstimos

A empresa fechou o mês no vermelho e você imediatamente pensou em fazer um financiamento?

Antes de apostar nessa alternativa, é importante refletir se o empréstimo é mesmo necessário ou se outras estratégias, como montar uma frente de vendas mais ostensiva, não supririam essa carência.

Caso o financiamento seja de fato indispensável, é importante realizar um bom planejamento para saber exatamente qual o destino dos recursos captados, além do retorno esperado a partir do investimento feito com eles.

Incentive os bons pagadores

Para a sua empresa não ficar inadimplente com o Fisco, com alguma instituição bancária, nem com fornecedores, há algumas medidas que podem ser tomadas.

Levando em conta a política de cobranças da companhia, verifique se é possível, por exemplo, oferecer vantagens aos clientes que fizerem pagamentos à vista.

Outra possibilidade é disponibilizar um cartão fidelidade para os consumidores que mantiverem seus débitos em dia, de maneira que eles obtenham benefícios na relação de médio/longo prazo com a marca.

Dicas para diminuir as despesas empresariais

Para concluir este guia, vamos mostrar dicas valiosas para reduzir as despesas empresariais de forma saudável. Continue por aqui com a gente!

Envolva a equipe na missão de reduzir despesas

Reúna os colaboradores dos diferentes setores e níveis hierárquicos para que eles identifiquem desperdícios que podem ser evitados no dia a dia dos respectivos trabalhos que desempenham.

Essa iniciativa pode ser desenvolvida em empresas de qualquer porte e ramo de atuação.

Automatize processos

Entenda as reais necessidades do negócio, a fim de implantar as ferramentas ideais para automatizar, otimizar e baratear os processos.

Faça orçamento em diferentes prestadoras de serviços de tecnologia, pesquise a reputação de cada uma e, só depois disso, decida sobre a melhor solução para o seu negócio.

Antecipe-se a perdas de estoque e financeiras

Para minimizar perdas de estoque (e, de quebra, financeiras) um bom ERP pode ajudar no controle da validade dos produtos e insumos, por exemplo, evitando descartes e encalhes.

Esse tipo de software permite ainda uma gestão financeira mais precisa, na medida em que informa sobre a real movimentação do caixa, por exemplo.E, assim, vamos chegando ao fim deste guia sobre despesas fixas e variáveis. Convidamos você, leitor, a explorar um tema correspondente: contas a pagar. Até a próxima!