A gestão de custos no varejo é uma maneira de controlar e reduzir os gastos em comparação com as entradas para impulsionar o lucro do negócio.
Dentro de uma empresa, é importante saber que custos são todos os investimentos necessários para que as atividades e a produção aconteçam de maneira plena.
A gestão de custos procura mapear, calcular e controlar esses valores, o que impacta, dentre outras questões, a precificação dos produtos e serviços e a competitividade da marca.
Neste guia, iremos abordar a importância da gestão de custos para o setor financeiro da empresa, mostrar como otimizar essa gestão e de que forma ela contribui com a rentabilidade da organização.
Importância da gestão de custos para o financeiro da empresa
A importância da gestão de custos para a eficiência financeira de uma empresa vai além da correta precificação de produtos e serviços.
A gestão de custos serve para conduzir o planejamento estratégico de um negócio, uma vez que cabe a essa administração contabilizar todos os custos da companhia.
Dessa maneira, os gestores passam a ter em mãos as informações necessárias para, por exemplo, promover desenvolvimento de produtos e serviços com o melhor controle financeiro possível.
Além disso, uma boa gestão de custos gera um melhor controle do faturamento e de um eventual endividamento da empresa.
Por conta disso, fica mais fácil identificar boas oportunidades de investimento, tomar decisões estratégicas (e com mais segurança) e impulsionar os ganhos do negócio.
Outros benefícios da gestão de custos são:
Redução de gastos e impulsionamento do lucro
Um dos principais efeitos da gestão de custos é a diminuição dos gastos empresariais, o que aumenta automaticamente o lucro da organização.
É importante destacar que o processo de enxugar gastos deve acontecer de forma gradativa.
Vale a pena fazer uma avaliação bem profunda de quais setores da companhia podem ter seus gastos diminuídos ou cortados, levando em conta o impacto disso nos clientes finais.
Diminuição de riscos
É ingênuo pensar que faturamento alto significa necessariamente que a saúde financeira da empresa está boa.
Às vezes, a falta de uma gestão de custos eficiente pode levar a empresa a tomar decisões precipitadas e colocá-la em risco.
Por outro lado, com uma gestão de custos de qualidade, os riscos a que a empresa ficará sujeita diminuem, o que fortalece as estratégias do negócio e as tomadas de decisão.
Melhora da qualidade do serviço
Empresas que têm a gestão de custos como atividade fixa na agenda tendem a não só se organizarem financeiramente, mas também aprimorar o desempenho dos colaboradores e o posicionamento da marca.
Essa gestão contribui ainda com a elevação da qualidade do serviço e, de quebra, com uma precificação mais adequada dos produtos e serviços oferecidos.
Maior competitividade
Uma boa gestão de custos no varejo permite que a precificação dos produtos e serviços seja pensada de forma a beneficiar tanto o cliente quanto a empresa.
Dessa forma, a marca em questão tende a desenvolver vantagem competitiva em relação à concorrência.
Como otimizar a gestão de custos na empresa [passo a passo]
Devemos ter em mente que a gestão de custos não deve ser feita somente após a empresa passar por alguma dificuldade financeira.
Ao contrário disso, marcas que crescem — inclusive em períodos de recessão — geralmente são aquelas que mantêm na agenda uma gestão de custos eficiente.
Com esse controle, essas organizações evitam gastos desnecessários e, de outro lado, investem seus rendimentos com mais prudência e sabedoria.
Bom, dito isso, partiremos agora para as práticas que irão contribuir efetivamente com a otimização da gestão de custos. Continue a leitura, amigo leitor!
Mapeando todas as saídas
O primeiro passo para uma gestão de custos bem-sucedida é mapear todas as saídas do negócio. Nesse mapeamento, deve haver dados de todos os setores da empresa, tais como:
- Gastos envolvidos na fabricação de produtos e oferecimento de serviços;
- Encargos trabalhistas;
- Custos com contas de luz, água e internet;
- Salários dos colaboradores;
- Valores envolvidos com manutenção da empresa.
Com todas as saídas anotadas, fica mais fácil saber, por exemplo, qual é a quantidade de vendas necessária para arcar com todas as despesas empresariais.
Diferenciando custos fixos e variáveis
Um objetivo da gestão de custos é entender quais são os custos fixos e variáveis do varejo, diferenciá-los e traçar um caminho para diminuir o desperdício dos recursos financeiros empresariais.
Mas quais são as diferenças entre os custos fixos e variáveis de uma organização? É o que veremos logo abaixo!
Os custos fixos são os gastos regulares do varejo e, normalmente, eles não sofrem alteração conforme as variações de demanda.
Alguns exemplos de custos fixos são:
- Aluguel do imóvel onde a empresa funciona;
- Salários dos colaboradores;
- Contas de luz, água e internet.
Para justificar a nomenclatura “custo fixo”, vamos pensar no aluguel. Não importa se, em determinado período, a produção foi alta ou baixa. Fato é que o valor do aluguel será o mesmo e, mais que isso, o boleto referente a ele vai chegar todo mês.
Já os custos variáveis são aqueles que estão diretamente ligados ao volume da produção.
Alguns exemplos de custos variáveis são:
- Gastos com matérias-primas;
- Marketing;
- Comissão de vendas;
- Impostos.
Sem conhecer os custos fixos e variáveis, fica mais difícil adotar medidas que irão reduzir os gastos da empresa e facilitar o investimento em áreas que estejam precisando passar por melhorias, por exemplo.
Entendendo os custos diretos e indiretos da organização
Outro passo importante para aprimorar a gestão de custos é avaliar os custos diretos e indiretos da companhia.
Os custos diretos são aqueles que são incluídos diretamente no cálculo do valor do produto oferecido. Detalhe é que esses custos diretos podem ser calculados de modo claro e objetivo.
Alguns exemplos de custos diretos são:
- Matéria-prima utilizada para fabricação de determinado produto ou para o oferecimento de algum serviço;
- Mão de obra direta para executar essas demandas.
Nesse caso, para se calcular o custo, é preciso somar os gastos da compra dos insumos com os referentes à mão de obra direta e dividir esse valor pela quantidade de produtos fabricados em determinado período.
Os custos indiretos, por sua vez, são aqueles que não podem ser relacionados com a atividade-fim da empresa. Esses gastos interferem no produto da empresa, mas não possuem relação direta com ele.
Alguns exemplos de custos indiretos são:
- Depreciação de máquinas;
- Preços de fretes;
- Montante gasto com marketing.
Avaliando onde é possível cortar custos
Passar um pente-fino na empresa à procura de gastos supérfluos que não têm trazido o retorno esperado é mais um passo importante na gestão de custos.
Para esse processo, vale a pena até contratar uma auditoria externa, que terá uma visão isenta da companhia.
Afinal, a equipe interna às vezes fica com um “olhar viciado” para as despesas da empresa e não consegue identificar em que pontos é possível cortar gastos.
Com a pandemia da Covid-19 e o avanço das tecnologias, muitas organizações descobriram que a presença física de todos os colaboradores não é uma obrigação.
Em regime de home office, é possível, sim, manter a produtividade. Recursos como a nuvem e as videochamadas contribuem com o bom desempenho do time.
Outro ganho proporcionado pelas tecnologias foi a automatização de certos processos que antes eram feitos de forma manual. Dessa forma, é possível reinvestir em outros setores o que foi economizado, impulsionando os resultados do negócio.
Por exemplo, em vez de um colaborador gastar tempo preenchendo manualmente uma série de planilhas, ele pode utilizar essa energia para oferecer um bom atendimento ao cliente e fechar mais vendas.
Negociando com fornecedores
Uma prática que irá beneficiar o caixa da sua empresa e complementar a gestão de custos é negociar com os fornecedores as melhores condições de pagamentos.
Para isso, é preciso firmar com os fornecedores uma boa relação. Será graças a ela que o caixa irá se manter sadio em períodos de menos vendas.
Busque criar com os fornecedores uma conexão de lealdade, ou seja, combinou de fazer o pagamento em tal data? Faça!
Assim, eles irão confiar em você como cliente e, quem sabe, oferecer descontos ou melhores condições de pagamento em compras maiores, por exemplo.
Utilizando um bom software de gestão
Os softwares de gestão auxiliam na otimização da administração dos diversos setores da empresa: estoque, marketing, vendas etc.
Com a gestão de custos não poderia ser diferente. Um bom ERP diminui os erros envolvendo os cálculos humanos e reduz o quadro pessoal voltado para essa área, o que alivia o caixa da empresa.
Imagine utilizar diversas planilhas e fazer a gestão de custos de forma manual? As informações financeiras da empresa podem se perder e muitos prejuízos podem resultar disso.
Pois um bom sistema de gestão auxilia no controle e na padronização dos custos da empresa. Com essa solução tecnológica, é possível fazer gestão de oportunidades de vendas e orçamentos de serviços, por exemplo.
Como se isso não bastasse, o software também faz gestão de contratos de compras, além de buscas dos melhores fornecedores.
Como a gestão de custos contribui com a rentabilidade e competitividade da marca
Neste penúltimo tópico do nosso artigo, vamos explicar como a gestão de custos está relacionada com a rentabilidade e a competitividade da empresa. Acompanhe, amigo leitor!
Antes de entrarmos no quesito “rentabilidade”, é importante compreender a ligação entre gestão de custos e produtividade.
Ao tomar conhecimento dos gastos referentes à produção, fica mais fácil identificar o quanto pode ser gasto em cada etapa, o que pode melhorar e o que dá para cortar, além das tarefas que podem ser automatizadas.
Dessa forma, consegue-se otimizar a produtividade, atingindo, assim, os objetivos empresariais.
Estimulando a produtividade, custos desnecessários são cortados, o que impacta diretamente a rentabilidade do negócio.
Vale destacar que, quanto menores forem os custos de produção de uma empresa, maior será sua margem de lucro.
Com relação à vantagem competitiva que a marca ganha ao fazer uma boa gestão de custos, isso se dá devido à possibilidade de precificar melhor os produtos ou serviços.
Ora, com a atenção dada aos custos fixos, variáveis, diretos e indiretos — atenção proporcionada pela gestão de custos — consegue-se chegar a uma precificação melhor para a empresa e para os consumidores.
Isso significa que, com uma gestão de custos eficiente, os preços praticados pela sua marca estarão de acordo com a realidade do consumidor, o que também impacta a rentabilidade do negócio.
Os erros mais frequentes na gestão de custos
Antes de finalizar este guia, é importante alertar você, amigo leitor, sobre os erros mais comuns cometidos na gestão de custos. Não caia neles!
- Não avaliar o fluxo de caixa diariamente. Aqui a tecnologia é uma grande aliada para ajudar no controle de entradas e saídas financeiras;
- Fazer um controle de estoque “meia boca”, o que pode comprometer a experiência do cliente (se não houver produtos suficientes em estoque) ou onerar o caixa da empresa (no caso de itens encalhados);
- Desconhecer os custos envolvidos nas operações da empresa;
- Ter pouco ou nenhum conhecimento dos processos de produção da empresa;
- Precificar produtos e serviços sem um bom embasamento.
Conclusão
Pelo que abordamos ao longo desse artigo, podemos concluir que a gestão de custos é vital para a saúde financeira de qualquer empresa.
Muitos gestores preferem precificar seus produtos e serviços, por exemplo, levando em conta apenas os preços praticados na concorrência ou a própria experiência enquanto consumidores, desconsiderando os custos reais do negócio.
Isso é um erro, pois pode levar a empresa a grandes prejuízos financeiros e, dependendo da situação, pode ocorrer até uma falência.
Além do mais, a gestão de custos impacta significativamente a redução de gastos e o aumento da rentabilidade do negócio.
Como dissemos aqui, contar com soluções tecnológicas é muito importante para otimizar essa gestão de custos.
Afinal, eles diminuem as chances de erros decorrentes de cálculos humanos e geram relatórios financeiros completos e de fácil acesso, o que simplifica o controle financeiro da empresa.
A AM3 Soluções pode ser uma boa aliada na gestão de custos da sua empresa. Conheça nossas soluções e faça um orçamento conosco.
Vamos ficando por aqui, amigo leitor. Antes, porém, vale dizer que a automação comercial pode contribuir com a gestão de custos da sua empresa. Leia um guia aprofundado sobre o tema e fique por dentro. Até breve!