No mundo empresarial atual, a gestão de ativos tornou-se essencial para o sucesso das organizações. Não se trata mais apenas de focar em clientes e produtos; gerir eficientemente os ativos pode ser o diferencial competitivo que impulsiona o valor de um negócio.
Essa prática não só garante a conformidade com normas internacionais, mas também otimiza o uso dos ativos, maximizando os resultados.
Mas você deve estar se perguntando: o que são os ativos?
Ativos são todo o conjunto de bens de uma empresa ou pessoa que pode ser convertido em dinheiro.
Basicamente, existem dois tipos de ativos:
- Tangíveis: são todos aqueles em que é possível tocar; são os chamados “ativos físicos”. Eles incluem equipamentos de TI, mobiliário, maquinário, estoque, imóveis, entre outros.
- Intangíveis: são aqueles nos quais não é possível tocar, o que engloba know-how dos colaboradores, licenças, direitos de propriedade etc.
Percebe o quanto cuidar desses ativos na gestão empresarial é importante? Afinal, eles são uma das bases que permitem o funcionamento do negócio.
Para entender melhor como a gestão deles pode transformar sua empresa, continue lendo e descubra os pilares dessa estratégia fundamental.
O que é gestão de ativos?
A gestão de ativos abrange todo o ciclo de vida de um ativo, desde que se pensa em adquiri-lo até quando ele chega ao fim de sua vida útil.
Ou seja, são boas práticas para controlar os ativos visando obter a melhor performance deles e alcançar resultados desejáveis e sustentáveis.
Essas práticas geralmente demandam que haja um equilíbrio entre os custos, os riscos, as oportunidades e o desempenho desses ativos.
A gestão de ativos físicos foi padronizada globalmente pela ISO 55000, que contém padrões a serem seguidos. Falaremos deles mais adiante, amigo leitor.
Mas antes, vamos entender os benefícios da gestão de ativos e porque ela deve ser prioridade na sua organização.
Quais são os benefícios da gestão de ativos?
Feita com qualidade, a gestão de ativos irá beneficiar a empresa de várias formas, seja no curto, médio ou longo prazo. Veja só:
Conformidade com a lei
A gestão de ativos é necessária para garantir que a empresa esteja em conformidade com as licenças de software, evitando punições jurídicas.
Lembrando que a não conformidade legal pode culminar em multas robustas.
Então, para evitar prejuízos financeiros (e os referentes à reputação da companhia), é fundamental fazer uma gestão de ativos eficiente, o que contribui inclusive com a proteção jurídica do negócio.
Outro ponto que merece atenção é o de pensar na conformidade relacionada a cada setor da organização.
Afinal, cada área de uma empresa possui diretrizes específicas que precisam ser seguidas para que a organização opere dentro da regularidade.
Redução de custos
Analisando o inventário de ativos, fica mais fácil reduzir custos com manutenção, atualização e suporte técnico.
A identificação de ativos desatualizados ou subutilizados minimiza ou até mesmo elimina custos com operações e com licenças vinculadas a esses ativos.
Uma gestão de ativos bem-feita possibilita também o mapeamento das licenças dos softwares utilizados na empresa.
Isso otimiza a renegociação de contratos e assegura melhores condições para o bom andamento das operações da empresa.
Mais eficiência nas operações
Quando existe uma gestão por trás de todos os ativos da empresa, é possível assegurar que eles funcionem com o máximo potencial.
Por conta disso, ganha-se produtividade, diminuindo falhas e reparando problemas sem que eles causem muitos prejuízos ao negócio, como interrupções muito demoradas, por exemplo.
Lembrando que paradas não programadas, manipulação incorreta, falta de revisão, inspeção e manutenção nos equipamentos, ociosidade do time são fatores que comprometem a produtividade.
Maior vida útil dos ativos
Com a gestão de ativos em pleno funcionamento, o agendamento e a realização de manutenções preventivas passam a fazer parte da rotina empresarial.
Dessa forma, dispositivos e sistemas tendem a operar sempre com o máximo potencial, sem provocar interrupções significativas no dia a dia de trabalho.
Essas manutenções preventivas contribuem consideravelmente com o prolongamento da vida útil dos equipamentos.
O acompanhamento constante da performance dos ativos ajuda a identificar padrões de utilização desses ativos, comportamentos fora do normal e sinais de desgaste.
Um alerta importante: programar o ciclo de vida de cada ativo da empresa é fundamental para otimizar sua utilização e ter a exata noção de quando adquirir, atualizar, manter ou substituir ativos, visando sempre a um melhor aproveitamento desses recursos.
Contribuição com a gestão de riscos
Ativos que apresentam falhas tendem a deixar a equipe na mão ou, pior ainda, podem causar acidentes e apresentar riscos aos colaboradores e pessoas envolvidas na rotina empresarial.
Mais uma vez, a gestão de ativos se mostra fundamental. Afinal, por meio dela, fica mais fácil mapear os principais agentes de risco e quais medidas de prevenção e controle podem ser adotadas para evitar interrupções e acidentes de trabalho.
Dentro das medidas de prevenção, pode haver: manutenção preventiva de equipamentos e maquinários; posicionamento de extintores e disponibilização de EPIs, por exemplo.
Base ao crescimento sustentável do negócio
Outro benefício proporcionado pela gestão de ativos é a possibilidade de escalar as operações empresariais, acrescentando a elas novos ativos.
Com esse acréscimo, a utilização desses ativos é otimizada, o que acompanha e dá suporte ao crescimento sustentável do negócio.
Com informações consistentes e aprofundadas sobre os ativos já existentes, consegue-se fazer, com mais destreza, uma adaptação para novas tecnologias.
Lembrando que inovações tecnológicas são sempre impulsionadoras de competitividade, o que é vital para sobreviver num mercado cada vez mais disputado.
Em momentos de expansão ou fusão empresarial, por exemplo, uma boa gestão de ativos ameniza as dificuldades operacionais que possam surgir, garantindo uma adaptação mais tranquila à nova realidade.
Maior organização do orçamento
Conhecendo com profundidade os ativos da empresa, a demanda por eles e tendo uma perspectiva da vida útil de cada um, fica mais fácil definir o orçamento apropriado à realidade do negócio.
A isso se incluem: previsão de compras e agilidade na aprovação de orçamento.
Podemos concluir que a gestão de ativos ajuda nas tomadas de decisões referentes ao orçamento empresarial.
Além, claro, de promover uma conscientização sobre o uso dos ativos com mais inteligência e menos desperdício.
Noção exata do valor da empresa
Você sabe qual é o valor patrimonial total da sua empresa? Pois a gestão de ativos esclarece líderes e empresários sobre esse valor.
Isso graças ao levantamento do inventário e o controle de ativos tangíveis e intangíveis do negócio.
Destacamos que, ao conhecer o valor real da empresa, fica mais fácil:
- Melhorar a credibilidade no nicho de atuação da empresa;
- Atrair mais investidores;
- Satisfazer e fidelizar clientes;
- Aumentar a vantagem competitiva;
- Conseguir com mais facilidade financiamentos bancários.
E os principais desafios da gestão de ativos, quais são?
As empresas funcionam como organismos vivos. Por isso, os processos envolvendo suas operações precisam ser contínuos. E a gestão de ativos deve seguir essa lógica.
Devemos admitir que nem sempre garantir essa continuidade é tarefa simples.
Pensando nisso, a partir de agora, vamos apresentar três grandes desafios comumente enfrentados pela gestão de ativos. Acompanhe, caro leitor!
Mudanças (internas e externas) constantes
Não sei se o conceito de Mundo VUCA e BANI é familiar a você. Mas certamente você sabe com clareza que o mercado passa por transformações constantes, não é mesmo?
A legislação brasileira, na formulação de requisitos regulatórios voltados para o uso e para práticas de segurança referentes a ativos, promove mudanças com frequência, impactando diretamente a gestão de ativos.
Além disso, outras mudanças — sejam internas ou no mercado — afetam o desenrolar dessa gestão, influenciando nos resultados globais do negócio.
Falta de dados confiáveis
Isto vale para qualquer gestão: para ela funcionar plenamente, é preciso ter acesso a dados altamente precisos e confiáveis.
Com a gestão de ativos não seria diferente. Sem cumprir todas as etapas dessa administração com afinco, certamente as equipes estarão sujeitas a interrupções dos sistemas, o que prejudica não só as entregas, mas o caixa da empresa e sua reputação.
Se os ativos não funcionam plenamente — para eles desempenharem o máximo potencial, é preciso acompanhar o histórico de cada um —, tanto o público interno como o externo sentirão os efeitos disso.
Ausência de expertise
Outro desafio da gestão de ativos diz respeito à falta de expertise no assunto. Sem conhecimento prático sobre o gerenciamento dos ativos, não há tecnologia que, sozinha, resolva essa demanda.
As soluções tecnológicas podem simplificar a gestão dos ativos empresariais, mas os recursos humanos são indispensáveis a esse processo.
Como realizar a gestão de ativos na prática?
A realização de uma gestão de ativos normalmente é pautada no chamado Ciclo PDCA.
Trata-se de uma ferramenta de gestão que engloba quatro passos, os quais dão origem à sigla: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir).
É a partir desse ciclo que indicaremos os principais passos para colocar a gestão de ativos em prática no seu negócio agora mesmo. Conheça-os a seguir.
Crie um inventário dos ativos
Para que a gestão de ativos funcione plenamente, é preciso fazer o mapeamento de todos os ativos da empresa (sistemas, ferramentas, equipamentos, maquinários etc.).
Esse mapeamento deve apresentar detalhes de cada ativo, como:
- Modelo;
- Data de compra;
- Número de série;
- Quantidade;
- Descrição técnica;
- Estado de conservação.
Um detalhe importante é que o inventário precisa ser constantemente atualizado para que a inserção de novas informações gere um histórico dos ativos.
Faça um planejamento estratégico
Um dos passos iniciais – em diversas funções administrativas – é planejar. Aqui na gestão de ativos, você deve primeiro designar uma equipe que ficará responsável por executar esse processo.
Em seguida, é preciso entender a empresa e o contexto em que ela se insere. Reflita sobre o que gera valor para a organização, quais resultados ela espera e qual o foco do negócio.
Depois é o momento de identificar e compreender as expectativas das partes interessadas (internas e externas) na gestão dos ativos, determinando como interagem com os ativos e quais objetivos devem ser considerados.
No planejamento também é preciso definir e documentar os objetivos do sistema de gestão de ativos, além de fazer um inventário de quais ativos serão considerados nessa gestão.
Tenha em mente que, aqui neste passo, é necessário garantir que a gestão de ativos esteja alinhada aos objetivos organizacionais e estratégicos.
Para isso, é preciso conhecer detalhadamente o planejamento estratégico da empresa tanto a curto quanto a médio e longo prazo.
Para que os ativos contribuam verdadeiramente com os objetivos de negócio da empresa, é imprescindível identificar quais são necessários, determinar o tempo de vida útil deles, além de planejar novas aquisições e substituições.
Execute os objetivos
Após traçar os objetivos na etapa anterior, chega o momento de colocá-los em prática. Geralmente esses objetivos englobam:
- Custo total de propriedade;
- Retorno sobre o capital que foi investido;
- Índice de satisfação dos clientes;
- Retorno sobre investimentos;
- Confiabilidade, desempenho energético e expectativa de vida dos ativos.
Nesta etapa , é necessário que a organização estabeleça um plano de gestão (ou vários) para conseguir alcançar a estratégia, documentando e mantendo esse plano de forma a abranger:
- A aquisição, renovação ou criação de um ativo;
- A utilização dele;
- A manutenção que precisa ser feita;
- O descarte ou a alienação desse ativo.
Por fim, nesta etapa, é preciso gerenciar os riscos que envolvem cada ativo. Isso significa entender a causa e a probabilidade de eventuais problemas ocorrerem.
Esse gerenciamento permite manter os riscos sob controle, de forma a evitar danos significativos à operação e, com isso, tomar decisões mais assertivas.
Monitore a operação
Nesta etapa, o desempenho do ativo deve ser monitorado e registrado para que, tempos depois, o ciclo de vida dele possa ser analisado.
Geralmente, o monitoramento da operação engloba:
- Observar desvios;
- Levantar resultados;
- Identificar problemas;
- Verificar e comparar com padrões;
- Fazer as comunicações necessárias para que as metas sejam alteradas.
Esta etapa é importante, pois os resultados esperados na gestão de ativos só serão alcançados por meio de avaliações sistemáticas, que permitam identificar desvios e corrigi-los a tempo.
É comum, para isso, utilizar indicadores, como de performance e de risco, que devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da organização, além de serem mensuráveis e equilibrados.
Mantenha o time de colaboradores qualificado
As equipes devem estar treinadas e capacitadas para lidar da melhor maneira com os ativos, de forma a garantir-lhes uma vida útil longa e contribuir efetivamente com a gestão de ativos.
Para que isso aconteça, vale a pena contratar um especialista em gestão capaz de criar um time multidisciplinar, que leve em consideração as especificidades de cada ativo, bem como as demandas do negócio.
Além disso, promover treinamentos a fim de fortalecer a conscientização das equipes é fundamental para reconhecer eventuais defasagens de conhecimento bem como setores mais expostos a riscos.
Vale destacar que o conteúdo do treinamento deve ser pensado para atingir todos os colaboradores da companhia, levando em consideração seus diferentes níveis de conhecimento.
Então, vale a pena lançar mão de diferentes recursos para oferecer um treinamento completo (ex.: vídeos, simulações, apresentações manuais etc.) ao público interno.
Implemente política de segurança de ativos
Imagine que sua empresa esteja inserida no segmento de food service. Por conta disso, alguns cuidados deverão ser tomados com o estoque, que representa um ativo importante de um negócio.
Produtos perecíveis, incluindo os que precisam de refrigeração, devem ser acondicionados em locais especiais, de forma a garantir a integridade desses itens.
Para além do estoque, a política de segurança de ativos é imprescindível para proteger outros recursos empresariais, assegurando a confidencialidade e integridade das informações e minimizar os riscos de segurança.
O primeiro passo para implementar essa política na empresa pode ser fazer uma análise bem aprofundada de riscos de segurança dos ativos, mapeando vulnerabilidades, ameaças e impactos que elas podem trazer ao negócio.
Busque a melhoria contínua
Após colocar em prática todos os passos anteriores, é preciso sempre buscar a melhoria contínua dos processos e da utilização dos ativos.
Para isso, é necessário que os dados da gestão sejam sempre registrados e atualizados, de forma a se poder fazer uma análise sobre eles e verificar pontos de melhoria.
Tudo isso permitirá que o processo de gestão de ativos seja aperfeiçoado, já que sempre estará sob observação.
A automação aparece como um válido elemento nesta etapa. Afinal de contas, a tecnologia vai auxiliar no registro e na atualização das informações sobre os ativos.
Além disso, ela permite monitorá-los com mais assertividade, indicando momentos em que será necessário fazer reparações ou trocas, como também ajudando a manter o inventário de ativos sempre atualizado.
É válido ressaltar que a empresa deve manter os ativos em uso enquanto eles permanecerem eficientes tecnicamente, em condições seguras de utilização e economicamente viáveis.
Os sistemas de gestão favorecem ainda o aumento da produtividade da equipe, que deixa de realizar tarefas repetitivas (que se tornam automáticas), dedicando seu tempo a atividades estratégicas.
Tenha sempre em mente que esses passos devem ser realizados com frequência. Isso porque, como estão baseados em um Ciclo PDCA, a ideia é justamente de um movimento cíclico, que sempre recomece visando ao aperfeiçoamento do processo.
Conte com boas soluções tecnológicas
Não é novidade para ninguém que a tecnologia é capaz de beneficiar todos os setores de uma empresa.
Com a gestão de ativos não seria diferente. Com uma boa solução tecnológica, é possível acessar dados em tempo real, automatizar tarefas, integrar processos operacionais, dentre outros.
Além disso, essas soluções beneficiam especificamente a gestão de ativos, na medida em que possibilitam cadastrar todos os equipamentos da companhia e agendar inspeções e manutenções de maneira automática (por um app, por exemplo).
Um cuidado que deve se tomar na gestão de ativos é verificar se os dados são de fato confiáveis, pois informações inconsistentes podem comprometer toda essa gestão.
Outro ponto que merece atenção diz respeito aos “ativos-fantasma”, isto é, aqueles que constam no inventário da empresa, mas não fazem mais parte do dia a dia organizacional.
Confira abaixo algumas soluções tecnológicas que certamente irão simplificar os processos envolvidos na gestão de ativos da sua empresa.
Software de gestão de ativos
Trata-se de um sistema por meio do qual é possível fazer o registro e o inventário de todos os ativos empresariais.
Além disso, essa tecnologia permite programar e acompanhar as tarefas relacionadas à manutenção e documentação desses ativos.
Esses sistemas possibilitam ainda monitorar os trabalhos envolvendo os ativos a partir de indicadores de desempenho.
Dispositivos IoT
A Internet of Things (Internet das Coisas em português), aliada a dispositivos, uma vez instalada nas empresas, consegue coletar dados de diferentes setores, analisando vários aspectos das operações, como consumo de energia e tempo de produção.
Os dispositivos IoT, na gestão de ativos, contribuem de forma significativa com o monitoramento e o próprio uso de equipamentos, máquinas etc.
Sistemas de monitoramento
Eles abrangem sensores, dispositivos de medição, sistemas de automação capazes de coletar dados de diferentes fontes.
Coletando esses dados, consegue-se criar um panorama do que ocorre na empresa em termos de operações.
Os sistemas de monitoramento geram informações inclusive visuais sobre as condições e os processos dos ativos do negócio.
Dessa forma, facilita-se a identificação de falhas, riscos e oportunidades de melhoria, o que favorece tomadas de atitude mais substanciais e resultados proporcionais a isso.
Ao longo deste guia, pudemos perceber que os ganhos com a gestão de ativos são muitos.
Dentre outros motivos, porque permite que a empresa tenha pleno conhecimento de seus bens e saiba utilizá-los com o máximo de aproveitamento possível.
Por conta disso, a gestão de ativos garante a otimização das operações e o impulsionamento da marca diante da concorrência.
Bom, a gestão de ativos tem extrema relevância para as organizações, auxiliando a atingir os objetivos estratégicos. Aliada a ela, uma gestão de processos eficiente também é decisiva para alcançar os resultados esperados. E a AM3 Soluções pode te ajudar nessa missão. Conte conosco.