Você já ouviu falar no Ciclo PDCA? Sabe o significado dessa sigla e as várias aplicabilidades desse método?

Podemos adiantar que o Ciclo PDCA é uma ferramenta utilizada na gestão da qualidade dos processos em uma empresa. E ela ajuda (e muito!) tanto gestores quanto equipes a enfrentar e resolver problemas de diferentes ordens.

Quer alcançar melhores resultados com o seu negócio? Então, vale a pena acompanhar este artigo sobre o Ciclo PDCA. Nele abordaremos:

  • O que é Ciclo PDCA e como ele funciona;
  • Como surgiu essa metodologia;
  • Quais vantagens o Ciclo PDCA traz para as empresas;
  • Plan, Do, Check e Act: como cada etapa acontece na prática;
  • PDCA e PDSA: quais são as diferenças e quando utilizar cada um.

Antes de mais nada, é importante entendermos o conceito de Ciclo PDCA. Então vamos lá?

O que é Ciclo PDCA e como ele funciona

O Ciclo PDCA é uma ferramenta usada no controle de processos, de forma a solucionar problemas e promover melhorias contínuas nas empresas, independentemente de seu porte e área de atuação.

As letras PDCA que compõem o nome da metodologia equivalem respectivamente a: Plan (Planejar); Do (Fazer); Check (Checar) e Act (Agir).

Mas, na prática, o que cada uma representa? É o que veremos a partir de agora.

Planejar

Este momento do Ciclo PDCA é crucial. Nele, o gestor, com a contribuição da equipe obviamente, deve identificar o gargalo a ser resolvido ou a meta a ser alcançada.

Feita essa identificação, é preciso fazer um plano de ação específico — seja para solucionar algum problema encontrado na empresa, seja para atingir determinado objetivo. 

Para fazer esse plano de ação,  é preciso se questionar: “O que está acontecendo na empresa?”.

A partir dessa pergunta, é necessário levantar o histórico do problema, incluindo as perdas que ele provocou à companhia, lembrando que um bom ERP pode ajudar nessa missão.

Isso pode ser feito por meio de relatórios, fotos, gráficos e até mesmo um brainstorming com a equipe.

Analisado a fundo o problema (e seus impactos), é preciso estimar o orçamento que poderá resolvê-lo, além das metas a serem alcançadas quando ele de fato for solucionado.

No plano de ação, deve constar ainda o detalhamento do que precisa ser feito efetivamente, quem será responsável por cada ação e qual o prazo para as tarefas serem concluídas.

Fazer 

Nesta etapa do Ciclo PDCA deve-se colocar em prática a programação descrita no plano de ação, é o momento de “fazer acontecer”.

Vale lembrar que, para que o problema identificado seja resolvido e as metas traçadas sejam alcançadas, as ações de melhoria precisam ser feitas com qualidade, seguindo com máximo rigor o plano de ação.

É nesta fase também que é preciso registrar os resultados obtidos (bons ou ruins) após cada tarefa ser concluída.

Isso permite à equipe realinhar processos e comportamentos caso necessário, além de lhe proporcionar muitos aprendizados.

É importante destacar que, para que o plano de ação seja executado corretamente, o time envolvido precisa ser treinado e estar “na mesma página” quanto aos objetivos das ações.

Checar

A fase de checagem do Ciclo PDCA deve começar juntamente com a etapa anterior (Fazer), isto é, na implementação do plano de ação.

Afinal, quanto antes os resultados forem medidos, mais cedo você saberá se está seguindo o rumo certo. E, caso não esteja, a possibilidade de agir a tempo, evitando algum contratempo, será maior.

Na checagem é imprescindível fazer um monitoramento profundo de cada atividade descrita no plano de ação, comparando o que foi previsto com o que de fato foi realizado.

Dessa forma, identificam-se (novos) gaps que podem ser corrigidos em um próximo Ciclo PDCA, além de oportunidades de melhorias a serem adotadas futuramente.

Agir

Esta é a última fase do Ciclo PDCA. Caso todas as metas previstas tenham sido atingidas, este é o momento de eleger o plano de ação utilizado como o padrão.

Caso contrário, é preciso agir corretivamente, revisando todos os pontos falhos que impediram o alcance das metas.

Realizando os ajustes necessários e sugerindo melhorias, é interessante reiniciar o Ciclo PDCA, visando a um aprimoramento constante do trabalho da equipe.

Para que o time siga o plano de ação correto futuramente, deve haver uma comunicação transparente na empresa, com as novas padronizações.

Além disso, o staff deve passar por treinamentos, a fim de que as mudanças pretendidas ocorram verdadeiramente. Vale lembrar que aplicar o Ciclo PDCA deve ser um hábito da empresa.

Como surgiu o Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA foi criado na década de 1920 pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewhart (por isso o método é conhecido também como Ciclo de Shewhart).

Porém, essa metodologia foi se popularizar no mundo, e em especial no Japão, apenas na década de 1950, graças ao professor, também norte-americano, William Edwards Deming (daí o PDCA também ser chamado de Ciclo de Deming).

Deming ganhou notoriedade por se dedicar às melhorias dos processos produtivos nos EUA durante a Segunda Guerra Mundial e por ter recebido o título de “guru” do gerenciamento de qualidade.

Para criar o Ciclo PDCA, Shewhart e Deming foram influenciados principalmente pelos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, Clarence Irving Lewis e John Dewey, ambos norte-americanos.

Os pragmatistas acreditavam que o valor do conhecimento está atrelado à contribuição dele para um resultado concreto e prático para a vida do homem e da sociedade.

Considerando esse princípio, Dewey propôs cinco passos para a solução de diferentes problemas e essas etapas foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA como conhecemos hoje. São elas:

  1. Perceber a dificuldade;
  2. Localizar o problema;
  3. Entender em detalhes esse problema;
  4. Sugerir possíveis soluções ao gargalo encontrado;
  5. Avaliar as soluções aplicadas, verificando se elas devem ser aceitas ou rejeitadas.

Agora que já sabemos o conceito e a origem do Ciclo PDCA, vamos explorar juntos as vantagens que esse método traz para as empresas onde ele é aplicado?

Quais vantagens o Ciclo PDCA traz para as empresas

Se pensarmos inicialmente de uma maneira mais genérica nos benefícios proporcionados pela aplicação do Ciclo PDCA, podemos dizer que os principais deles são:

  • Otimizar os processos operacionais de uma empresa;
  • Promover o aprimoramento constante da equipe;
  • Atuar sempre na identificação e correção de falhas.

Porém, há diversas outras vantagens que o Ciclo PDCA pode trazer para o seu negócio. E é sobre elas que iremos falar a seguir.

Auxilia na tomada de decisões 

Uma organização que tem o hábito de aplicar o Ciclo PDCA consegue enxergar com muito mais clareza seus pontos positivos e negativos.

Isso porque o foco do Ciclo PDCA é o aprimoramento constante das variáveis que fazem parte do negócio. Para conseguir esse aperfeiçoamento contínuo, é necessário se dedicar a um bom planejamento antes de tomar qualquer decisão.

E uma das principais propostas do Ciclo PDCA é justamente esta: planejar antes de agir, em vez de gerir a empresa levando em conta apenas o feeling.

Pode ser aplicado em diferentes situações

Não importa se sua empresa é grande ou pequena nem qual é o problema enfrentado pelo seu negócio.

Fato é que o Ciclo PDCA permite analisar (e melhorar) processos em qualquer cenário. Isso porque é muito fácil utilizar essa metodologia, que pode ser adaptada e personalizada conforme as necessidades do seu negócio.

Com o Ciclo PDCA é possível, por exemplo, aprimorar questões relativas ao macro, como uma mudança na gestão do empreendimento.

Por outro lado, o método possibilita atuar em setores ou problemas específicos de uma organização.

Então, podemos concluir que a metodologia facilita a adoção das melhores medidas, seja para resolver um gap ou implantar efetivamente uma melhoria na empresa.

Otimiza a gestão de riscos

Com o Ciclo PDCA, é possível acompanhar de perto os processos da empresa, de forma a prevenir e reduzir falhas, gerando melhores resultados.

É importante destacar que, quando as ações do negócio não passam por um planejamento, os riscos não são considerados, diminuindo as chances de alcançar as metas de maneira satisfatória.

Reduz os custos

O ponto de destaque do Ciclo PDCA é analisar de forma contínua o desempenho dos profissionais e o andamento dos processos em uma empresa.

Dessa forma, diante de gargalos encontrados e oportunidades de melhorias, as fases da metodologia devem ser aplicadas.

Como resultado, aumentam as chances de otimizar processos e a performance do time,  o que é sentido no caix a da empresa, seja enxugando custos ou impulsionando o lucro.

Além do mais, para aplicar o Ciclo PDCA não é necessário fazer investimentos. São muitas as vantagens possibilitadas por essa metodologia, não é mesmo?

Partiremos agora para um novo tópico deste guia, no qual daremos exemplos práticos de cada fase do Ciclo PDCA.

Plan, Do, Check e Act: como cada etapa acontece na prática

Neste artigo já vimos o conceito do Ciclo PDCA, mas nada melhor que exemplos práticos para não restar dúvidas a seu respeito, não é mesmo?

Pensando nisso, vamos abordar logo abaixo cada etapa do Ciclo PDCA voltada para a realidade das empresas. Acompanhe com a gente!

Plan

Como vimos anteriormente, planejar é o ponto de partida do Ciclo PDCA.

Para esta etapa, usaremos como exemplo uma dark kitchen — tipo de restaurante que oferece apenas comida para viagem.

Vamos imaginar que ela seja um empreendimento novo. A intenção é captar/fidelizar mais clientes e mostrar a eles a qualidade dos pratos e os bons preços praticados.

No planejamento dessas ações, deve constar uma lista de perguntas, como:

  • Que novas tarefas precisam ser realizadas para alcançar os objetivos desejados;
  • Quem são os clientes da empresa;
  • Como alcançar novos consumidores;
  • Qual(is) colaborador(es) será(ão) responsável(is) por desenvolver cada ação.

Depois de responder a essas questões e ter o plano de ação validado pelo gestor, é hora de passar para a próxima fase.

Do

No Ciclo PDCA, este é o momento de colocar em prática o plano de ação. Então, mãos à obra.

Dando seguimento ao exemplo da dark kitchen, em algumas entregas realizadas, pode-se, por exemplo, enviar um item a mais, como uma sobremesa ou um acompanhamento para o cliente degustar.

Outras possibilidades são: lançar campanhas promocionais para os 20 primeiros clientes que fizerem pedidos pelo app do restaurante e enviar, com a entrega, um cupom de desconto para o próximo pedido.

É importante destacar que, para essas ações funcionarem efetivamente, a equipe deve estar preparada para prestar um bom atendimento, fazendo entregas de valor.

Check

Este é o momento de checar se o plano de ação e as estratégias adotadas para alcançar as metas preestabelecidas deram certo. Trata-se de uma etapa importantíssima do Ciclo PDCA.

Novamente alguns questionamentos precisam ser feitos:

  • A expectativa de aumentar a carteira de clientes funcionou;
  • As estratégias utilizadas foram bem-sucedidas;
  • Quais foram os imprevistos encontrados;
  • Como eles foram superados;
  • Qual foi o retorno obtido com as ações adotadas.

É imprescindível também avaliar se a equipe desenvolveu novas habilidades e avançou verdadeiramente.

Act

Chegamos à última etapa do Ciclo PDCA. Aqui é importante analisar se o plano de ação foi aplicado exatamente como tinha sido idealizado ou não.

Uma pergunta que deve ser feita nesta fase é: há alterações que ainda precisam ser feitas para que os objetivos do restaurante sejam alcançados?

Se a resposta for “sim”, o ideal é recomeçar o Ciclo PDCA, reestruturando todas as etapas conforme os resultados forem melhorando.

É fundamental também reunir o time para que todos troquem experiências a respeito da execução das tarefas.

Nesse sentido, é interessante avaliar que processos poderiam ser feitos de maneira diferente para agilizar as ações e alcançar resultados mais satisfatórios.

Na última parte deste artigo, mostraremos as principais diferenças entre PDCA e PDSA, além de quando utilizar cada método. Fique por aí, hein?!

PDCA e PDSA: quais são as diferenças e quando utilizar cada um

A esta altura, já sabemos de cor o significado de cada letra do Ciclo PDCA, certo? E PDSA, o que quer dizer?

O Ciclo PDSA, também introduzido por Deming, surgiu para aprimorar o Ciclo PDCA, sendo que apenas uma etapa tem o nome (e a função) diferente.

PDSA = Plan (Planejar); Do (Fazer); Study (Estudar) e Act (Agir). 

Esse método veio da necessidade de aprendizado referente a processos e produtos de uma empresa.

A terceira etapa do ciclo PDSA é mais completa — em vez de apenas checar o que foi/está sendo feito, é realizada uma análise profunda das ações e dos respectivos resultados.

Assim, na aplicação do próximo ciclo de PDSA, erros cometidos em processos anteriores serão evitados e acertos poderão ser aperfeiçoados.

Isso porque o PDSA permite investigar as consequências de um plano de ação que foi colocado em prática, avaliando:

  • O que aconteceu;
  • Porque os resultados não foram alcançados da maneira pretendida;
  • Quais erros ocorreram no processo;
  • Qual foi a causa dessas falhas.

Qual usar: Ciclo PDCA ou PDSA

O Ciclo PDCA, especialmente se comparado ao PDSA, é usado como plano de ação para solucionar problemas mais pontuais ou realizar pequenas melhorias nas organizações.

Um exemplo da aplicação dessa metodologia (PDCA) pode ser o observado no preenchimento (e cumprimento) adequado de um checklist antes de realizar determinado procedimento em uma empresa.

Assim, falhas que vinham sendo observadas em alguma operação podem diminuir, possibilitando à companhia alcançar resultados mais satisfatórios.

o PDSA permite um ganho de conhecimento a respeito de algum processo, de forma a propor mudanças que gerem melhorias efetivas e grandiosas nas operações de uma empresa, minimizando os prejuízos.

No PDSA, uma medida só é tomada depois de estudada, diminuindo as chances de o resultado esperado dar errado.

Como exemplo, podemos citar uma linha de produção cujas operações precisam passar por uma reformulação, a fim de que o produto fabricado apresente maior qualidade.

Mas as mudanças só devem acontecer depois de pesquisas confirmarem a eficácia de cada uma delas.

Este guia vai terminando por aqui, mas, para complementar a abordagem do Ciclo PDCA, separamos um conteúdo superespecial sobre um tema muito pertinente: Metodologias Ágeis. Clique aqui e confira. Até a próxima, caro leitor.