O termo “planejamento orçamentário empresarial” é autoexplicativo. Na prática, o planejamento orçamentário funciona como uma contabilidade reversa, pois, enquanto a contabilidade procura registrar entradas e saídas financeiras do momento presente, esse planejamento prevê entradas e saídas de receitas futuras.
O objetivo principal do planejamento orçamentário é controlar e prever gastos, visando equilibrar a saúde financeira de um negócio.
Mas a função desse planejamento não se restringe a controlar gastos. Ele também é de suma importância para garantir os investimentos e, consequentemente, as melhorias contínuas de uma empresa.
Por exemplo, caso uma marca queira aperfeiçoar o atendimento on-line e, para isso, desenvolver um aplicativo novo, o investimento necessário para concretizar essa meta deve constar no planejamento orçamentário.
Dessa forma, a ideia e o valor orçado para criar o app não ficam esquecidos nem tendem a ser adiados várias vezes.
Neste guia, iremos aprofundar o conceito do planejamento orçamentário, explicar por que é importante fazê-lo e de que forma realizar e atualizar esse planejamento, de forma a manter sempre na pauta os investimentos futuros da empresa.
Se eu fosse você, não perderia essa leitura por nada, hein?!
O que é Planejamento Orçamentário Empresarial?
O planejamento orçamentário empresarial é uma ferramenta de gestão cujo objetivo, como a própria nomenclatura sugere, é planejar os custos, as despesas, as receitas e os investimentos de uma empresa para os próximos meses e anos.
É importante destacar desde já que esse planejamento não deve ser confundido com especulação nem adivinhação.
Ao contrário disso, o planejamento orçamentário busca sempre se apoiar em dados precisos e confiáveis a fim de realizar previsões bem exatas, seguindo o histórico e os objetivos da companhia.
Há diversas maneiras de fazer esse planejamento. As principais delas são:
- Partindo dos planejamentos estratégico, tático e operacional da empresa, convertendo-os em números;
- Avaliando o histórico do orçamento empresarial dos anos anteriores;
- Ouvindo gestores de cada setor para entender os números das diferentes áreas da empresa e criando um plano orçamentário colaborativo.
No próximo tópico, vamos mostrar por que planejamento orçamentário é importante.
A importância do planejamento orçamentário
Analisar os resultados atuais da empresa, compará-los com o histórico do negócio e do mercado, além de traçar objetivos financeiros para a marca, são alguns dos motivos para se fazer um planejamento orçamentário.
Entendendo passado, presente e futuro dos resultados financeiros da empresa, fica mais fácil identificar oportunidades de redução de custos, aumento de receita e controle de riscos.
Abaixo iremos mostrar outros motivos que reforçam a importância de se aplicar o planejamento orçamentário empresarial. Confira!
Favorece o equilíbrio financeiro da empresa
De que adianta sua empresa ter, por exemplo, campanhas de marketing supermodernas se o caixa vive no vermelho?
O equilíbrio financeiro — e o planejamento orçamentário contribui para isso — é imprescindível para a empresa se manter operante e rentável.
Um negócio que não conhece o próprio orçamento está negligenciando sua realidade. É como um motorista que pega uma estrada sem conferir o tanque de combustível.
O planejamento orçamentário é fundamental para que as tomadas de atitude na empresa sejam mais bem embasadas e assertivas.
Otimiza a utilização dos recursos
O planejamento orçamentário permite que as finanças fiquem aliadas com as estratégias da empresa. Como consequência, os recursos empresariais passam a ser mais bem utilizados, o que evita desperdícios.
Por mais que haja um planejamento orçamentário em vigor em uma organização, ele, vira e mexe, vai precisar passar por uma revisão.
O planejamento orçamentário deve beneficiar a empresa de tal forma que não apenas cubra despesas, mas garanta uma melhor utilização do capital e aumente os lucros também.
Traz uma visão realista do potencial de crescimento da empresa
Qual empreendedor não quer aumentar os lucros da empresa e fazer muito sucesso?
Com um planejamento orçamentário bem-feito, a organização consegue enxergar melhor seu potencial de crescimento tanto a partir da fraquezas quanto dos pontos fortes e oportunidades que surgirem.
Dessa forma, por conta da transparência proporcionada por esse planejamento, as tomadas de decisão passam a ser mais realistas e seguras.
Aperfeiçoa a gestão financeira
Toda a gestão financeira de uma empresa é beneficiada quando há um planejamento orçamentário. Com esse tipo de previsão, é possível, por exemplo, calcular detalhadamente as despesas do negócio.
Esse cálculo aprimora o controle financeiro, na medida em que favorece uma distribuição de recursos mais adequada.
Quando a empresa compreende onde gasta mais e quanto de capital tem sido investido, passa a entender melhor as próprias necessidades e revisar investimentos que estão sendo feitos.
Assim, consegue gerir melhor os próprios recursos, aplicando-os de maneira mais eficiente e inteligente.
Como fazer o planejamento orçamentário?
Em geral, o planejamento orçamentário empresarial envolve os seguintes pontos:
- Definição das principais metas da organização;
- Criação de um planejamento de vendas;
- Orçamento de custos de produção e operação;
- Estimativa de gastos com pessoal;
- Avaliação dos investimentos em andamento.
A seguir, você confere um passo a passo que irá ajudá-lo na elaboração do planejamento orçamentário da sua empresa.
Tire um raio X da sua empresa
Parece irrelevante dizer que é preciso conhecer a fundo a sua empresa para fazer um planejamento orçamentário eficiente, mas não é.
Nesse sentido, é muito importante apurar as seguintes informações:
- Qual é o porte da empresa?
- Qual é o faturamento mensal e anual?
- Quais são os orçamentos presentes e futuros?
- Quantos colaboradores a empresa tem?
- De que forma as mudanças no mercado podem beneficiar a empresa?
- Quanto a empresa consegue aproveitar o conhecimento adquirido em soluções práticas para o dia a dia?
- Quais metas foram atingidas e quais ficaram pendentes?
- Há quanto tempo a empresa opera no mercado?
Quanto mais a empresa conhecer suas necessidades e seus objetivos, mais minucioso será o planejamento orçamentário.
Faça um paralelo entre a realidade da companhia e as expectativas para o futuro
Para alinhar a realidade atual da empresa com as expectativas para o negócio, é importante responder às seguintes questões:
- Em que posição a empresa está hoje?
- Aonde a empresa pretende chegar?
- O que será feito para a empresa atingir suas metas?
A par dessas questões, é possível compreender a situação econômica do negócio, traçar o melhor caminho para atingir as metas empresariais e aprimorar as projeções financeiras com base nas despesas apuradas.
Entenda a lógica financeira do negócio
Para que o planejamento orçamentário da sua empresa gere resultados efetivos, é importante que você conheça a fundo todos os elementos financeiros do negócio.
Em vista disso, os principais componentes que devem ser avaliados são:
- Orçamento mensal: contribui para a gestão de todas as entradas e saídas da empresa e fundamenta as projeções financeiras em um Planejamento Orçamentário;
- Orçamento anual: engloba projeções que irão indicar como os recursos financeiros da empresa serão utilizados ao longo do ano;
- Fluxo de caixa: corresponde a um instrumento poderosíssimo usado para controlar o capital da empresa, de forma que sempre haja um capital de giro disponível.
Colete dados e use automações
Contar com relatórios organizados dos diferentes setores da empresa contribui para a realização de um bom planejamento.
Desses relatórios, três merecem atenção especial. São eles:
- DRE Projetado: indica o quanto de lucro uma empresa será capaz de gerar;
- Projeção de Fluxo de Caixa: mostra a quantidade de dinheiro que a empresa terá no caixa para arcar com suas obrigações financeiras, como pagamento de salários e quitação de débito com fornecedores;
- Projeção de Balanço Patrimonial: demonstra o quanto de riqueza a empresa irá acumular no período descrito no planejamento, havendo ou não expansão patrimonial.
O foco aqui é fazer uma projeção bem fiel à realidade financeira da empresa, pois ela possibilita tomadas de decisão mais assertivas.
Simule cenários
O planejamento orçamentário deve ser o mais realista possível, mas isso não exclui a necessidade de considerar eventos que podem surgir, tirando o andamento das operações do caminho previsto.
Tendo isso em mente, é fundamental que sua empresa simule cenários possíveis — tanto otimistas quanto pessimistas — de forma a definir a direção do negócio em cada um desses contextos.
Conte com a ajuda de especialistas
Caso você não se sinta seguro para fazer o planejamento orçamentário sozinho, contrate alguém que entenda do assunto para ajudá-lo nas diferentes etapas desse plano.
Apurar todas as informações necessárias para o planejamento orçamentário e ainda fazer todas as análises e projeções não é tarefa simples.
Por conta disso, contar com o apoio de um profissional ou de uma empresa especializada em gestão financeira pode ser uma ótima opção.
Como acompanhar o planejamento orçamentário?
Segundo pesquisa do Sebrae, a falência precoce de muitos empreendimentos está diretamente associada à falta de planejamento — inclusive o orçamentário.
À medida que o planejamento orçamentário começa a ser executado, deve-se estabelecer uma relação entre o que foi orçado ou previsto e o que de fato é realizado.
Nesse processo, é provável que aconteçam desvios de padrões preestabelecidos. Daí a importância de seguir algumas orientações para acompanhar o planejamento orçamentário.
A partir de agora, você confere os principais passos para acompanhar e, se necessário, revisar o planejamento orçamentário da sua empresa.
Acompanhe com a gente, amigo leitor.
Estabeleça uma frequência para o acompanhamento do planejamento
Cada companhia deve estabelecer a frequência com que irá fazer a revisão do planejamento orçamentário, também chamada de Forecast.
Em cada atualização desse plano, é fundamental apurar a ligação entre o que foi orçado e realizado e avaliar o histórico orçamentário do negócio.
Conte com um ERP para fazer a análise de dados
Para ter um planejamento orçamentário de qualidade, vale a pena contar com o apoio de um bom ERP.
Utilizando esse software, dá para entender a fundo os desvios de orçamento e, uma vez identificando a causa dessa diferença entre previsão e execução, fica mais fácil resolver os gaps financeiros.
Mantenha-se sempre atento ao que pode aumentar os custos do negócio
Fatores como sazonalidade, concorrentes que oferecem melhores soluções, mudanças de comportamento dos consumidores e crises econômicas devem sempre ser analisados.
Isso porque todos eles podem modificar as expectativas de receitas e levar ao aumento de custos da companhia.
Adeque o orçamento à realidade do mercado
O planejamento orçamentário empresarial não é um documento que deve ficar arquivado em uma gaveta. À medida que ele for sendo aplicado ao longo do ano, é importante adequá-lo à realidade do mercado.
O ideal é que essa adequação aconteça respeitando o máximo possível o que foi acordado originalmente, mas tendo em vista também os imprevistos que surgiram ao longo do caminho.
Engaje o time
Para que o planejamento orçamentário tenha bons resultados, todos os colaboradores devem estar envolvidos.
Esse envolvimento implica conhecer as metas da companhia, realizar boas negociações, aumentar a produtividade, escolher os melhores fornecedores — que praticam bons preços e oferecem os melhores produtos — etc.
É preciso ter em mente que todo o time deve estar inteirado do orçamento da empresa.
Erros comuns ao realizar o planejamento orçamentário da sua empresa
Para finalizar este guia, amigo leitor, neste tópico iremos mostrar os erros que você não pode cometer ao fazer o planejamento orçamentário empresarial. Confira!
Não considerar todas as fontes de recursos
É muito comum que gestores — especialmente de pequenos empreendimentos — não centralizem as receitas do negócio.
Esse comportamento pode levar a empresa à falência, uma vez que, sem uma visão 360º das finanças da empresa, pode-se, por exemplo, usar um capital disponível no caixa para “apagar incêndio”, sendo que esse valor deveria ser destinado a uma outra demanda do negócio.
E agir assim repetidas vezes pode, de fato, tornar a saúde financeira da organização insustentável.
Para evitar situações desse tipo, o que deve ser feito é apurar todas as fontes de recursos e as despesas da organização.
Com as companhias atuando tanto de maneira presencial como on-line, o cuidado em mapear todas as fontes de recursos deve ser redobrado.
Revisar o planejamento orçamentário só uma vez ao ano
Para que o planejamento orçamentário traga bons resultados à empresa, é preciso ter em mente que ele deve ser revisado pelo menos a cada três meses.
Isso porque os resultados reais desse planejamento tendem a sair um pouco do script. E, por conta disso, atualizá-lo é imprescindível.
Deixar para fazer essa atualização apenas uma vez ao ano pode não só dar mais trabalho, mas também inviabilizar a aplicação de ajustes necessários para manter o planejamento em pleno funcionamento e gerando resultados efetivos, considerando as oportunidades que surgirem entre uma revisão e outra.
Rejeitar as tecnologias de automação
A transformação digital vem estimulando a presença das tecnologias nas nossas vidas e, no contexto corporativo, elas contribuem (e muito!) para a saúde orçamentária do negócio.
Por isso, não deixe de utilizar tecnologias, como softwares de gestão empresarial, a seu favor.
Com elas, o planejamento orçamentário será mais eficaz, econômico e seguro, na medida em que irá registrar todos os dados empresariais importantes e garantir a segurança da informação, além de evitar erros humanos durante o processo.
E assim vamos nos despedindo, amigo leitor.
O tema planejamento orçamentário empresarial gera muitos desdobramentos. Em vista disso, convidamos você a aprender a calcular e avaliar o Break Even Point, que está relacionado aos resultados financeiros do seu negócio. Até a próxima!