Controle de contas a receber: como lidar com o aumento da inadimplência

Basta acompanhar o noticiário para constatar o aumento da inadimplência durante a quarentena. Por conta dele, especialmente os varejistas de pequenas e médias empresas precisam realizar um bom controle de contas a receber.

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Do contrário, muitos empreendimentos podem ir à falência depois que a pandemia do novo coronavírus estiver controlada. 

Ao longo deste artigo, iremos abordar quais são os setores mais afetados pela inadimplência, como lidar com ela e de que forma manter o controle de contas a receber e  realizar cobranças no período de isolamento social.

Vamos juntos? 

Setores mais afetados pela inadimplência durante a crise da COVID-19 

Devido à crise gerada pela COVID-19, 52% dos consumidores não conseguirão pagar suas contas durante a pandemia

Se, de um lado, os varejos de alimentação e farmácia vêm mantendo picos de demanda, os setores de turismo, artigos de luxo, moda, eletrônico e automobilístico, ou seja, segmentos de produtos e serviços não essenciais apresentaram queda nas vendas

Para driblar a recessão, restaurantes e bares passaram a oferecer seus produtos via sistema de delivery

Aliada à redução das atividades comerciais está a inadimplência, pois nem todas as compras feitas antes da pandemia foram quitadas. Só em março, contas em atraso cresceram 25%.

E, mesmo em estados que vinham/vêm mantendo o comércio aberto, é possível perceber que muitos consumidores estão evitando sair de suas casas e comprando só itens de primeira necessidade. Isso por conta do medo de não conseguirem honrar as obrigações financeiras no período pós-pandemia. 

Esse receio se confirma com previsões de especialistas, que dizem que o poder de compra da população deve demorar a ser retomado, porque os gastos do trabalhador vão estar voltados à sobrevivência. 

A dica dada a varejistas de bens duráveis e semiduráveis diz respeito a não ampliarem seus estoques. Só assim eles não correrão o risco de se endividarem nem de se tornarem inadimplentes também. 

No próximo tópico, vamos falar sobre como lidar com a inadimplência durante a crise do novo coronavírus

Como enfrentar a inadimplência na pandemia

Como consequência de jornadas de trabalho e salários reduzidos, a inadimplência aumentou em meio à crise da COVID-19. 

Os consumidores estão priorizando os itens de necessidade primária e atrasando os pagamentos referentes a taxas de cartões de crédito, cheque especial e até contas de luz, água e aluguel. 

Nesse sentido, é importante manter a gestão do caixa da sua empresa em dia, a fim de projetar as receitas futuras, fazer o controle de contas a receber e pagar e não se endividar a ponto de se tornar refém de taxas de banco. 

Cabe a você, empreendedor, negociar tarifas de telefonia móvel, internet, além do valor do aluguel do imóvel onde sua empresa funciona, por exemplo. 

Diante desse panorama, é preciso (tentar) diminuir as despesas atuais, mas pensando na retomada da receita do seu negócio e na quitação das pendências acumuladas durante a quarentena.

Outra estratégia para diminuir os efeitos da inadimplência na sua organização refere-se a manter um bom relacionamento com seus clientes

Dessa forma, você irá engajá-los e, para preservar uma boa reputação na sua empresa, provavelmente eles vão querer quitar o quanto antes os débitos que possuem.  

Por falar nisso, para reduzir os impactos de clientes inadimplentes no seu negócio, é necessário ter  um controle de contas a receber eficiente. É o que veremos agora.  

A importância do controle de contas a receber na quarentena 

O consumo mudou neste período de isolamento social que estamos atravessando, isso você já percebeu

Enquanto os setores de food service, supermercado e farmácia seguem tendo demanda, os varejos de bens duráveis e semiduráveis vêm apresentando queda no faturamento, como já mostramos neste artigo. 

Então, os varejistas desses segmentos precisam preservar uma gestão financeira rigorosa, pois, já que as contas a receber serão impactadas pela crise econômica, as contas a pagar também vão sofrer os efeitos da inadimplência. 

Por isso, lançar mão de um sistema financeiro de qualidade se mostra vital na quarentena. 

Com esse suporte, será possível avaliar como o fluxo de caixa da empresa irá se comportar durante a crise.

Antes de continuarmos, é importante esclarecer uma eventual dúvida que você, leitor, pode ter tido ao começar a ler este tópico. Afinal, o que é o “controle de contas a receber”?

Vamos à resposta! 

O que é o controle de contas a receber?

Antes de explicar o significado de “controle de contas a receber” é interessante entender, na prática, o que quer dizer “contas a receber”.

Trata-se das entradas de capital que vão compor o caixa da sua empresa. Apesar de parecer uma ação bem simples, muitos gerentes se enrolam na gestão dos recebíveis

Isso porque ela envolve o controle tanto de faturas vencidas e a vencer como o de compras realizadas por cartões de crédito de diversas bandeiras diferentes. 

Como o controle de contas a receber deve ser feito?

Então, para dar conta do controle de contas a receber, o gestor precisa do apoio de uma planilha ou, de preferência, de um software de gestão financeira

Com ele, todos os valores que a empresa tem de receber e as respectivas datas de recebimento ficam mais claros. Isso abrange também os casos de inadimplência. 

Dessa forma, o gestor consegue fazer estimativas que permitam negociações com instituições financeiras e com colaboradores em caso de demissão.

Além disso, o controle de contas a receber possibilita um mapeamento do comportamento dos clientes, sendo possível saber quais deles são bons pagadores e os que caem no rol dos inadimplentes. 

Um controle de contas a receber eficiente proporciona ainda a possibilidade de sua empresa se colocar em posição de vantagem diante da concorrência, uma vez que, com uma gestão de contas a receber bem-feita, seu empreendimento terá reserva financeira para investir em campanhas de marketing e vendas on-line, por exemplo. 

Esta última estratégia, em especial, vem se mostrando imprescindível à sobrevivência de muitos negócios durante a pandemia. 

Para concluir este tópico, iremos listar outras vantagens de se fazer um controle de contas a receber eficaz. 

  • Planejamento mais eficaz nos momentos de crises financeiras, como a decorrente da COVID-19 que estamos vivenciando;
  • Atualização constante do fluxo de caixa;
  • Previsão das necessidades financeiras para os próximos meses;
  • Melhora na gestão dos pagamentos a fornecedores, colaboradores e de tributos.

Entendido o que é controle de contas a receber e a importância dessa ação, vamos dar seguimento ao nosso artigo, explicando como fazer esse controle na sua empresa.  

Como fazer o controle de contas a receber na sua empresa

A pandemia do novo coronavírus reforçou a necessidade de as empresas contarem com a tecnologia para otimizar suas operações. 

Seguindo essa tendência, para realizar o controle de contas a receber de seu empreendimento, a primeira recomendação é considerar utilizar um software de gestão

Dispondo desse suporte, o registro de todas as contas pendentes contendo os dados do cliente, a data em que ele deve fazer o pagamento, o produto/serviço adquirido e o valor a ser pago torna-se facilitado. 

Com o auxílio da automação, você, gestor, saberá todas as entradas e saídas financeiras do empreendimento, as datas em que essas transações devem acontecer e a que se destinam. 

À medida que entradas previstas não forem efetivadas, é necessário identificar os clientes inadimplentes e estudar a melhor maneira de realizar as devidas cobranças a eles. 

Vale lembrar que a conciliação bancária torna a conferência entre valores estimados e recebidos mais precisa. 

Mas, caso o momento não seja oportuno para investir em um sistema de gestão empresarial completo, recorrer a uma planilha eletrônica, de preferência acessível pela nuvem, pode ser uma boa opção. 

Nessa situação, a AM3 Soluções também pode ajudar você, pois ela oferece softwares específicos a diversos tipos de tarefas do varejo. 

A seguir, vamos dar cinco dicas para aperfeiçoar o controle de contas a receber na sua empresa. 

5 dicas para otimizar o controle de contas a receber no seu negócio 

Realizar uma gestão financeira eficiente é uma tarefa desafiadora, especialmente diante do isolamento social que estamos enfrentando.

Um bom controle de contas a receber faz parte desse processo e, pensando nisso, preparamos 5 dicas de como otimizar essa tarefa. 

Mantenha sempre a organização

Independentemente da maneira como você irá organizar as contas a receber da empresa, é preciso manter esses valores pendentes organizados de acordo com o prazo de recebimento

Isso evita que cobranças sejam feitas em datas indevidas e permite que a empresa esteja prevenida contra casos de inadimplência. 

O esquema de organização das contas a receber deve contar com a análise do perfil dos clientes. Quais deles costumam quitar as dívidas dentro do prazo preestabelecido? E quais geralmente atrasam o pagamento?

Essas informações são fundamentais para você realizar projeções financeiras em seu empreendimento. 

Estimule os clientes a pagarem com antecedência

Uma das maneiras de não ter de lidar com a inadimplência é incentivando seu público-alvo a realizar os pagamentos antecipadamente

Esse incentivo permite à empresa pagar prontamente seus fornecedores e colaboradores. 

Porém, o pagamento antecipado não deve favorecer somente sua empresa, mas os consumidores também. 

Então, ofereça a eles descontos nos produtos do seu varejo e seja ágil ao emitir a fatura para que os clientes quitem o valor das compras que fizerem o quanto antes. 

Após receber o pagamento adiantado do cliente, mande uma mensagem a ele agradecendo pela prontidão e pergunte se o produto/serviço oferecido atendeu às expectativas dele. 

Essa atitude contribui para um atendimento pós-venda satisfatório e, além disso, para a fidelização de clientes e novos pagamentos adiantados. 

Use a tecnologia a favor da sua empresa

Automatizar o controle de contas a receber na sua empresa evita falha humana e agiliza essa tarefa. 

Com uma boa automação, é possível gerenciar com mais precisão as contas que foram efetivamente recebidas e as que ainda estão pendentes. 

Nesse sentido, recomenda-se que, em vez de utilizar diversas planilhas para coordenar os diferentes setores da empresa, a melhor opção é contar com o apoio de um bom software de automação comercial

Além de controlar contas a receber e pagar, ele produz relatórios gerenciais das diversas demandas da empresa: fluxo de caixa, vendas, estoque etc., proporcionando uma integração entre elas. 

Não conte com os valores a receber antes da hora

Não crie despesas contando com valores que ainda não foram quitados por clientes, pois, conforme já mencionamos neste artigo, a inadimplência é uma realidade.

Então, contar com pagamentos futuros para cobrir seus gastos pode levar sua empresa, dentre outras situações, a entrar no cheque especial

Ao administrar o caixa de seu negócio, atualize os valores quando eles efetivamente forem depositados na sua conta.

E, quanto à previsão de pagamentos futuros, analise com antecedência a necessidade de dispor de capital de giro para arcar com as despesas da empresa. 

Consulte a situação do cliente antes de liberar crédito

Ao realizar vendas a prazo, avalie o histórico do cliente, verificando, por exemplo, se o nome dele não está negativado em órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa. 

Além disso, algumas lojas solicitam, além do CPF, um comprovante de residência e outro de renda, a fim de evitar a inadimplência. 

É importante também consultar os hábitos de consumo dos clientes na sua empresa. Desde a primeira compra, deve haver um registro nesse sentido. 

Firmar parcerias com outras lojas também pode ser muito proveitoso para evitar maus pagadores, pois, assim, cria-se uma rede de compartilhamento de informações do perfil dos clientes. 

Para finalizar este artigo, vamos mostrar como fazer cobranças a clientes inadimplentes mesmo durante a pandemia da COVID-19.

De que forma fazer cobrança a clientes inadimplentes 

Como já dissemos, no mês de março, com o início da pandemia no Brasil, já houve um aumento de 25% de inadimplência no varejo. 

Diante dessa realidade, é provável que você tenha sentido o impacto do crescimento de clientes inadimplentes na sua empresa. 

Para manter o seu empreendimento funcionando, mesmo que sem a capacidade operacional total, é preciso cobrar os devedores. 

Mas essa cobrança deve ser feita de maneira amigável, levando em conta a fragilidade do momento por que estamos passando e o perfil do cliente. 

Uma cobrança eficaz deve ser capaz de equilibrar a receita do seu empreendimento e resgatar o crédito do cliente, de forma a não prejudicar o relacionamento dele com seu varejo. 

Antes de iniciar o processo de cobrança, é preciso que você conheça o Código de Defesa do Consumidor. Nele constam todas as regras que podem ou não ser praticadas no momento da cobrança. 

Ciente dessas normas, ao contactar o cliente, apresente-se de forma clara e seja objetivo e educado quanto ao débito em questão. 

Caso opte por cobrar o cliente por telefone, não ligue para ele fora do horário comercial nem para o trabalho dele.

O ideal é usar ferramentas de cobrança automáticas, como e-mail, chatbots e SMS. 

Através delas, o cliente não corre o risco de ser exposto a pessoas que estiverem à sua volta, devido a uma ligação repentina de cobrança. 

Além disso, esses serviços apresentam custo baixo, a entrega das mensagens é garantida e, por meio deles, é possível contatar o cliente antes do vencimento da dívida, informando-o da data-limite para quitá-la e do valor a ser pago.

Há ainda a possibilidade de anexar à mensagem um código de barras para facilitar o pagamento. 

Conclusão

Neste artigo, vimos como é importante usar a tecnologia a nosso favor para lidar com a inadimplência e com o fluxo do caixa da empresa, principalmente em épocas de crises como esta que estamos vivendo. 

Então, neste momento, uma boa alternativa para realizar um controle de contas a receber eficiente é utilizar um software de gestão empresarial. Leia: Software de gestão empresarial: 6 vantagens de obter esse sistema. Até a próxima!

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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