O que é automação comercial e o que você precisa saber sobre o tema

A Quarta Revolução Industrial vem substituindo recursos humanos por tecnologias e as empresas são diretamente afetadas por essa transformação. Nesse sentido, a reflexão introdutória que propomos é: o que é automação comercial

Dê play para ouvir o texto!

Na prática, automação comercial é a utilização de ferramentas e processos tecnológicos que automatizam as tarefas cotidianas de um estabelecimento. 

Mas qual é o significado de “automatizar”?

Segundo o dicionário Houaiss, é “prover de máquinas ou de dispositivos mecânicos ou eletrônicos, para agilização e otimização da produção, dos serviços etc.”. 

Pode-se concluir, portanto, que uma loja automatizada é aquela que utiliza softwares e hardwares para dar suporte às operações e à gestão internas. 

Vamos entender esses conceitos por meio de exemplos cotidianos?

O que é automação comercial na prática? 

Imagine que você entre em uma livraria que possui franquias espalhadas por todo o país.

Ao perguntar a atendente sobre a disponibilidade de um título, ela acessa o sistema da loja e verifica se o livro consta no estoque de toda a rede, o preço do produto e a possibilidade de desconto. 

A simples utilização do computador para dar apoio ao atendimento já representa, na prática, uma automação comercial. 

Além disso, a consulta à obra solicitada reforça a importância da tecnologia no dia a dia do varejo, pois, caso a livraria em questão não contasse com um sistema informatizado, a vendedora teria de procurar o livro em meio aos tantos outros títulos à venda.

Isso deixaria o cliente em espera e a colaboradora, nesse intervalo, poderia desempenhar outras tarefas, inclusive atender novos eventuais fregueses.  

A seguir, vamos conhecer alguns impactos da falta de automação comercial nos empreendimentos. 

Quais são as consequências da falta de automação comercial nas empresas?

Agora que você já sabe o que é automação comercial, reflita sobre o seguinte contexto hipotético: é seu aniversário e você decide chamar um grupo de amigos para celebrar. 

O local escolhido é uma risoteria. 

Lá chegando, cada convidado recebe uma comanda e, de antemão, já escolhe a bebida. Até o momento, tudo transcorre muito bem. 

Porém, na hora de decidir os sabores dos risotos, o garçom informa: “estamos sem camarão, gorgonzola, shitake e filé mignon“. 

Neste momento, a decepção na cara dos convidados é nítida e a probabilidade de eles voltarem a esse restaurante é muito pequena. 

Um bom serviço de automação comercial evitaria esse constrangimento, pois permitiria que as matérias-primas usadas em pratos já entregues fossem descontadas do estoque. 

Dessa forma, as carências de insumos seriam sempre notificadas pelo sistema e o processo de reposição seria facilitado. 

Com a ajuda da automação, possivelmente não haveria a falta dos ingredientes informados pelo garçom. 

Isso porque, ao ser notificado da escassez dessas matérias-primas, o gerente da risoteria já entraria em contato com o fornecedor a fim de reabastecer a despensa. 

Com esse exemplo, percebe-se que a automação comercial é importante aliada da agilidade, otimização e padronização da rotina comercial.

Além do mais, a automação permite enxugar gastos, já que auxilia, e por vezes até substitui, a mão de obra humana. 

De que forma essa substituição ocorre? É o que vamos ver agora! 

Quais ferramentas estão envolvidas na automação comercial? 

Cálculo e digitação de preços, atualização da quantidade de matérias-primas e/ou produtos em estoque, preenchimento de cheques, seleção de bandeira de cartão e emissão de notas fiscais tornam-se mais precisos e seguros com a automação comercial. 

Graças a softwares e hardwares, essa otimização é possível. 

No varejo, eles estão inseridos no chamado PDV, que quer dizer “ponto de venda” e efetivamente é o check out de estabelecimentos, como: supermercados, padarias, self-services etc.  

Com o sentido de check out, o PDV abrange os seguintes dispositivos e programas: computadores, impressoras, gavetas, balanças, leitores de códigos de barras e os softwares do ponto de venda. 

Esses equipamentos/sistemas permitem a emissão de notas fiscais, o recebimento de pagamentos, o cálculo da compra etc. 

Sem eles, a probabilidade de haver falha humana no momento dos registros no check out aumenta consideravelmente. 

Vamos conhecê-los mais profundamente? 

Computadores 

Quando nos perguntamos “o que é automação comercial”, imediatamente pensamos em computador

Sem ele, o processo de automação praticamente não acontece. 

Por isso, ao investir em hardwares, opte por equipamentos que garantam a segurança e a agilidade a suas vendas. 

Para que o computador se ligue a todos os periféricos necessários a fim de que o check out aconteça da melhor maneira, é necessário que ele tenha várias entradas USBs e, no mínimo, uma interface serial.  

Vale lembrar que quem fornecer o software de automação comercial pode informar sobre a configuração correta do computador que será utilizado em suas vendas. 

Impressoras

A impressora também é peça-chave no PDV por dois principais motivos. Primeiro para registrar todos os itens comprados pelo cliente e segundo para atender a questões fiscais.

Além de ser utilizada para o recolhimentos de impostos, ela documenta, através dos impressos, a transação realizada e, em caso de troca de produtos, eles devem ser apresentados para que a compensação seja realizada. 

Caso seu estabelecimento emita NFC-e, ou seja, nota fiscal de consumidor eletrônica, a impressora térmica não fiscal será a indicada. 

Gavetas e balanças 

Outro equipamento muito importante para o check out são as gavetas de dinheiro, pois elas guardam notas e moedas, possibilitando a entrega do troco ao cliente. 

Ao adquiri-la para sua empresa, é preciso se atentar à garantia dada pelo fornecedor. 

As balanças também são indispensáveis ao check out dos segmentos que vendem produtos a granel, como hortifrútis, self-services, padarias, supermercados. 

Essas máquinas podem ser instaladas tanto no próprio PDV, junto ao caixa, quanto em outros locais, como o hortifrutigranjeiro nos hipermercados para consulta do cliente. 

Quando instalada no PDV, a balança deve operar em sincronia com o leitor de código de barras e a impressora.  

Leitores de código de barras 

Os leitores de código de barras são utilizados para leitura de códigos dos produtos, substituindo a digitação manual dos preços e evitando, assim, as falhas humanas. 

Existem dois modelos de leitores: o de mão e o de mesa. 

O primeiro só possui um filete de laser, o que exige que ele seja bem posicionado em relação ao código de barras do produto. Por conta disso, ele é indicado a empreendimentos com menos movimento de clientes. 

Já o leitor de mesa, o mais comum em supermercados, possui vários feixes de luz e, em razão disso, lê o código de barras da mercadoria com mais facilidade. 

Isso permite ao estabelecimento um atendimento mais rápido e eficaz

Softwares de automação comercial 

Passar horas no supermercado é sinônimo de diversão para muita gente. Porém, enfrentar filas para realizar o pagamento e empacotar as compras não desperta o mesmo prazer. 

Desse modo, implementar um sistema de automação que agilize o processo de check out nos estabelecimentos é essencial para a satisfação dos clientes e otimização de processos internos

Conhecidos os elementos envolvidos na automação comercial, é interessante saber os efeitos que ela traz ao dia a dia da empresa. 

Impactos da automação comercial no dia a dia da empresa   

Até aqui, vimos como softwares e hardwares podem auxiliar especialmente o processo de check out em diferentes segmentos do varejo. 

Todavia, a contribuição da tecnologia para a otimização das atividades empresariais não se restringe a isso. 

Quando se pensa em automatizar as tarefas de um empreendimento, é preciso levar em conta a necessidade de informatizar todos os encargos internos da empresa, integrando-os a: 

  • bancos; 
  • fornecedores; 
  • serviços de proteção ao crédito; 
  • operadoras de cartões de crédito/débito; 
  • Receita Federal. 

Em razão disso, um empresário prestes a inaugurar um empreendimento deve sempre se questionar o que é automação comercial e para que implantá-la na empresa.

Pois a automação não engloba somente o momento da venda e o atendimento ao público

Quando se reflete sobre o que é automação comercial dentro de um empreendimento, é preciso ter uma perspectiva global de várias questões; dentre elas: 

  • Como está sendo empregado o capital disponível?
  • A receita e as despesas são registradas?
  • Existe um controle do estoque?
  • O consumidor está satisfeito com a experiência que o estabelecimento lhe promove?

Sendo assim, os sistemas de automação comercial devem ser muito bem elaborados, para que todos os fatores necessários ao pleno funcionamento do empreendimento operem em sincronia

Por exemplo, o processo de venda de um produto deve acontecer em harmonia com a emissão da nota fiscal. Assim, problemas com questões fiscais são evitados. 

A seguir, vamos ver um passo a passo para implementar a automação comercial no seu empreendimento.  

Passo a passo para implantar a automação comercial na sua empresa

Compreendido o que é automação comercial e sua real importância, chega o momento de introduzi-la no seu empreendimento.

Nesse sentido, melhorias na política organizacional são esperadas. 

E, para que o processo seja bem-sucedido, é importante levar em conta as seguintes condições:

1- Escolha um profissional de TI e o informe de todas as atividades desenvolvidas na empresa

A partir disso, ele deverá elaborar um plano sobre o que pode ser automatizado na organização e, em seguida, executar esse projeto, acompanhando-o do início ao fim. 

2- Liste as principais dificuldades enfrentadas pelo seu empreendimento

Como por exemplo: pouca eficiência no atendimento ao público; má gestão do estoque; atrasos nas entregas; inconformidade com a legislação; 

3- Esquematize suas necessidades e as priorize.

Neste momento, é importante automatizar primeiramente funções que estão impactando negativamente o andamento do empreendimento.

4- Escolha softwares de gestão e hardwares que supram as carências da sua empresa. 

No mercado, há várias opções que atendem a este tópico: revendedores autorizados, consultores autônomos, pacotes prontos para o uso, que são encontrados na internet.

É importante destacar que os hardwares de automação comercial devem ser compatíveis com o programa a ser instalado. 

Como já mencionamos anteriormente, esses dispositivos eletrônicos são: computadores, impressoras multifuncionais, máquinas de cartão, balanças, leitores de código de barras etc. 

5- Elabore um cronograma com os prazos de implantação da automação comercial e os gastos envolvidos em todo o processo.

6- Por fim, não se restrinja às carências atuais do seu negócio. Pense em como a automação comercial pode ser sua aliada em longo prazo fornecendo dados para uma melhor inteligência de negócio.  

Seguindo esse roteiro, a dúvida que pode surgir refere-se a: “como escolher o melhor sistema de automação para a minha empresa”?  

É o que veremos agora! 

Como escolher o melhor sistema de automação para a sua empresa?

Não existe um único software que atenda a todas as necessidades de todas as empresas. 

É preciso analisar a realidade de cada empresa para saber quais processos devem ser automatizados. 

Particularidades do seu empreendimento, como o porte dele, o ramo de atuação e o público-alvo devem ser consideradas. 

Em seguida, é necessário definir quais áreas e atividades da organização serão automatizadas

Estabelecido o que passará por automação, deve-se avaliar qual fornecedor oferece as propostas mais adequadas ao seu negócio. 

Nesse sentido, é importante analisar o tempo de mercado desse fornecedor e como ele é qualificado pelos consumidores. 

Por último, é fundamental escolher o tipo de software que será contratado. 

Em se tratando de software de automação comercial, há dois tipos principais: o SaaP e o SaaS

Caso a opção seja por contratar o SaaP (Software as a Product), o programa será feito com exclusividade e instalado e hospedado no hardware da empresa contratante. 

Por isso, a solicitante deverá arcar com o investimento referente à aquisição do software, instalação do hardware e proteção de dados. 

Por outro lado, se a companhia optar por contratar o SaaS (Software as a Service), ela terá o serviço de automação armazenado na Nuvem

Assim sendo, o investimento feito refere-se ao valor mensal do serviço contratado.  

Podemos concluir que a escolha do SaaS é a alternativa mais acertada, porque sua empresa ganha em mobilidade, investimento inicial, portabilidade (para o caso de querer trocar de fornecedor) e escalabilidade

No sentido de ser escalável, incluir novas funcionalidades ao software já contratado torna-se bem mais fácil. 

E aí, já decidiu a melhor opção para a sua empresa? 

A AM3 Soluções pode ajudá-lo na implantação da automação comercial em seu empreendimento. 

Há mais de 10 anos no mercado, ela oferece serviços para otimizar a gestão administrativa, financeira, fiscal/contábil e de estoque do seu negócio. 

Lembre-se que ceder às tecnologias, ainda que aos poucos, é um caminho inevitável

Então, é preciso olhar para o seu empreendimento e eleger um ponto de partida para adequá-lo às ferramentas e aos sistemas não mais do futuro, mas do presente.

Entender o que é automação comercial e como ela pode impulsionar a sua empresa pode ser o primeiro passo. Para isso, sugerimos aprofundar-se na importância do software de automação comercial.