Conciliação bancária: o que é e por que você precisa fazer

Ao vender um produto ou serviço, as empresas recebem os respectivos valores de diversas maneiras. Por isso, a conciliação bancária tornou-se um processo fundamental à gestão financeira de qualquer negócio. 

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Especialmente nos dias de hoje, diante de um cenário cada vez mais digitalizado e da crescente expansão do e-commerce, é possível pagar as contas via boleto bancário, cartão de crédito e débito, aplicativo de celular, QR Code etc. 

Dessa forma, controlar a origem e o destino dessas transações tem se mostrado fundamental. 

Para realizar esse controle, é preciso inserir a conciliação bancária na rotina das empresas.  Mas, afinal, o que significa conciliação bancária

O que é conciliação bancária? 

Conciliação bancária é a comparação entre o extrato bancário e os registros financeiros internos de uma organização.

Se sua empresa disponibiliza vários meios de pagamento para os clientes – situação muito comum hoje em dia –, para organizar seu caixa, a conciliação bancária será imprescindível.

Pois ela irá permitir que você veja toda a receita, as despesas e o saldo disponível do seu empreendimento. 

Isso evita possíveis confusões com quantias vindas de diferentes procedências, como de transferências bancárias, por exemplo. 

A conciliação bancária possibilita também verificar se transações previstas foram de fato realizadas e se a comparação entre o extrato e a gestão financeira da empresa foi bem-sucedida. 

Em suma, a função da conciliação bancária é verificar se todo o dinheiro que cai na conta da empresa está de acordo com os registros financeiros arquivados na organização. 

Por que as empresas devem fazer a conciliação bancária? 

A principal finalidade da conciliação bancária é evitar prejuízos. Mas como é possível alcançar esse fim? 

Vamos pensar na sequência de uma compra para entender!

Os valores gerados no momento inicial de uma compra posteriormente caem diretamente na conta bancária da pessoa jurídica.

Desse modo, somente através da conciliação bancária é que será possível confirmar se o crédito previsto está disponível na conta. 

Realizar essa conferência de valores com frequência propicia à empresa um maior controle das finanças do dia a dia e um planejamento orçamentário mais seguro

Lembrando que, a longo prazo, caso o empreendedor deixe passar erros de lançamentos/recebimentos, eles podem afetar profundamente a saúde financeira da empresa. 

Além desses, há outros motivos que mostram as vantagens de se adotar a conciliação bancária. 

É o que vamos ver no próximo tópico. 

4 vantagens de realizar a conferência das informações bancárias 

A conciliação bancária auxilia as operações de uma empresa tanto no momento presente quanto no futuro. As vantagens listadas a seguir explicam por quê. 

  1. Segurança quanto a transações futuras

Se você mantém uma planilha de entradas futuras, mas não toma medidas efetivas para que essas quantias sejam creditadas na sua conta de pessoa jurídica, é preciso agir. Gerar e liquidar um boleto, por exemplo, pode garantir que seu saldo seja real, e não especulativo.

  1. Identificação de cobranças indevidas 

Caso o valor previsto do pagamento a um fornecedor não coincida com o que consta em seu sistema, é necessário esclarecer a questão orçamentária e ajustar, se necessário, o preço combinado para que o registro financeiro da sua empresa seja verdadeiro

  1.  Conhecimento das taxas e dos juros bancários 

Na gestão financeira da sua empresa, é importante estar muito atento às taxas e aos juros dos bancos, a fim de que seu orçamento não seja engolido por ambos. 

Se você prevê entradas futuras e elas, por algum motivo, não acontecem e encargos são descontados da sua conta, os juros do cheque especial podem comprometer sua lucratividade

  1. Melhor aproveitamento dos recursos financeiros 

Rastreando periodicamente os extratos bancários da empresa e confrontando-os com os lançamentos financeiros tem-se a perspectiva real do poder econômico da organização. 

Isso possibilita empregar os recursos financeiros disponíveis de forma mais segura. 

Vistas algumas das tantas vantagens de se implementar a conciliação em sua empresa, é o momento de entender de que forma esse processo funciona na prática. 

Como colocar em prática a conciliação bancária 

Há dois jeitos principais de realizar uma conferência bancária: através de uma planilha ou de um software

A primeira opção, isto é, a planilha, é recomendada a empreendedores iniciantes ou àqueles que ainda não conhecem o processo. 

Nesse caso, recorrer aos formulários do programa Excel pode representar a solução, pois eles permitem registrar os dados financeiros da empresa e controlar, portanto, as operações do extrato bancário. 

Isso inclui o monitoramento das transações de crédito e débito da empresa e, consequentemente, um melhor domínio da saúde financeira do empreendimento. 

Porém, conforme a prática com a conciliação bancária for aumentando, será possível observar algumas deficiências na planilha do Excel. 

O preenchimento manual dos dados financeiros é uma delas. Além de a tarefa ser maçante, ela pode induzir ao erro, como a digitação de um valor incorreto, por exemplo. A solução para isso é utilizar recursos automatizados

Nesse sentido, existem ferramentas que reduzem significamente o tempo e o trabalho de fazer a digitação manual das movimentações financeiras. 

Todavia, o principal proveito desses softwares diz respeito a um controle mais preciso das atividades financeiras do seu empreendimento.   

Abaixo veremos alguns alertas e um passo a passo para colocar verdadeiramente em prática a conciliação das suas contas bancárias. 

Como implementar a conciliação bancária 

Independentemente de o controle financeiro da empresa ser feito em planilha do Excel ou em um software, é preciso considerar as seguintes condições: 

  • Estabelecer uma rotina – de preferência diária – para controlar as finanças da empresa;   
  • Arquivar notas fiscais; recibos; comprovantes de pagamento, depósito e transferência; extratos bancários, a fim de reivindicar, se necessário, valores que não caíram na conta; 
  • Respeitar os prazos dos débitos da empresa para evitar multas e juros; 
  • Registrar valores em espécie que entraram no caixa. Dessa forma, o saldo diário ficará mais preciso. 

Levando em conta esses requisitos, é importante seguir o passo a passo abaixo para que a conciliação bancária aconteça.  

Passo 1: registrar todas as entradas e saídas do caixa diariamente 

Diariamente, é necessário contabilizar todas as transações que envolvem o caixa da empresa. Para isso, é preciso levar em conta: entradas em dinheiro físico, crédito na conta de pessoa jurídica, débitos quitados (inclusive de taxas e juros bancários). 

A importância do balanço é primeiramente controlar os gastos atuais do empreendimento. Além disso, esse cálculo permite realizar avaliações e planejamentos futuros

Passo 2: comparar o saldo da empresa com o do extrato bancário 

Quais foram as entradas e saídas na sua empresa hoje, ou seja, qual foi a diferença entre as transações de crédito e débito ao fim do expediente? 

Essas operações devem apresentar os mesmos valores nos arquivos financeiros do seu empreendimento e no extrato bancário da sua conta de pessoa jurídica. 

Passo 3: conferir o prazo para o recebimento e pagamento de contas 

Tão importante quanto verificar os ativos e passivos diariamente no fechamento do caixa é atentar-se às datas de recebimentos e pagamentos de contas. Esse comportamento diminui o risco de pagar multas e juros. 

Passo 4: enxergar e corrigir erros na conciliação bancária

Se houver divergências entre o extrato bancário da sua conta de pessoa jurídica e o informe financeiro da empresa, é preciso ajustar.

Nesse momento, ter em mãos comprovantes de transações que não foram compensadas é fundamental. 

Para seguir esses quatro passos de maneira eficaz, utilizar ferramentas automatizadas é uma ótima alternativa! É sobre isso que vamos falar no tópico seguinte. 

A importância de processos automatizados na conciliação bancária 

Atualmente os principais bancos do país disponibilizam para os empreendedores a possibilidade de importar instantaneamente o extrato bancário

O procedimento é realizado pela internet de forma rápida e fácil. Além do mais, a identificação das movimentações financeiras é feita de maneira personalizada, o que permite, se necessário, corrigir manualmente dados registrados de forma equivocada. 

Para complementar sua conciliação bancária, recomenda-se contar com o suporte de um contador ou uma assessoria contábil, a fim de que os números lançados no software sejam de fácil compreensão. 

Como tornar a conciliação bancária bem-sucedida 

Algumas medidas são essenciais para que a conciliação das informações bancárias ocorra da melhor maneira em sua empresa. 

Vamos conhecer algumas delas?

Ter o suporte de um bom contador, pois ele é que dará apoio a cada tomada de decisão financeira; seja na parte contábil, relativa a impostos e obviamente na conciliação bancária.

Estar atento às taxas bancárias referentes a transações e serviços, porque, como estes encargos são descontados automaticamente, nem sempre constam nos registros da gestão financeira da empresa.

Embora não haja muito mistério para aplicar a conciliação bancária, algumas falhas podem surgir no processo. Nesses casos, como devemos proceder? 

Como agir ao se deparar com erros na conciliação bancária

Ao comparar os dados financeiros da empresa com o respectivo extrato da conta, é possível encontrar discordâncias

Diante de débitos descontados indevidamente por bancos, por exemplo, é necessário exigir o reembolso da diferença. 

Detalhe: sem a conciliação bancária, é praticamente impossível identificar essas cobranças indevidas. 

Vale lembrar que, por menores que sejam os valores de débitos deduzidos erroneamente, eles representam uma ameaça ao sucesso da empresa.

Uma vez que, com a quantia em questão, poderia ser feito um investimento em marketing ou em outra carência da organização, por exemplo.  

Outro fator que prejudica a conferência bancária é o depósito sem identificação.

Pois, ao fazer o balanço das transações financeiras de determinado período (dia, semana, mês, semestre), pode haver dificuldade para detectar a origem do referido valor. 

Em situações assim, o ideal é solicitar ao cliente o envio do comprovante bancário

No decorrer deste artigo, você viu como a boa gestão financeira de uma empresa é indispensável para mantê-la saudável. 

Nesse sentido, a figura do contador é de extrema importância. 

Por que o contador é tão importante para a sua empresa

Você já se questionou sobre as funções que um contador desempenha em uma organização?  Na prática, o contador é o responsável pela parte econômica da organização.

O trabalho dele envolve:

  • análise de questões tributárias e da lucratividade da empresa; 
  • cálculos de receita e despesas
  • resolução de assuntos burocráticos, a fim de que o empreendimento funcione dentro da regularidade.
  • preparação de informações contábeis de uma empresa para os casos de empréstimos e financiamentos bancários

Qualquer empresa que atue legalmente precisa prestar contas à Receita Federal, órgão responsável pela administração dos tributos arrecadados.

Nesse sentido, a função do contador é a de preparar e regulamentar a comunicação financeira da empresa para reportar ao Fisco. 

Com os processos de trabalho cada vez mais automatizados, as tarefas relativas à contabilidade não ficaram de fora dessa realidade. 

A importância da automatização na contabilidade 

Diferentemente de alguns recursos humanos que foram “substituídos” por automações, o trabalho do contador não foi suprido por tecnologias. 

As automações, através de sistemas especializados, pouparam esses profissionais de realizar algumas tarefas repetitivas

Todavia, para desempenhar atividades que exigem conhecimento contábil e discernimento humano, as habilidades dos contadores se mostram necessárias. Vamos ver, a seguir, algumas vantagens que as automações trouxeram ao setor contábil.  

A tecnologia otimizou a forma de trabalho dos contadores. Dentre as melhorias, destacamos algumas: 

  • Sistemas de gerenciamento de dados contábeis e fiscais permitem mais segurança das informações e se atualizam automaticamente, conforme mudam as regras da legislação brasileira;
  • A substituição do registro de dados de forma manual por digital poupa o contador do retrabalho, pois os softwares registram as informações sem alterá-las
  • A agilidade possibilitada pelas automações permite aos contadores um aumento na carteira de clientes e, por conseguinte, maior rendimento mensal.

Ao longo do artigo, você viu como a tecnologia vem otimizando os processos de trabalho em praticamente todos os setores. 

Você já questionou o que pode ser automatizado em sua empresa para diminuir burocracias, evitar horas extras dos colaboradores, possibilitar entregas mais rápidas e precisas? 

Não é só a conciliação bancária que se torna bem-sucedida com as possibilidades tecnológicas. Um software de automação comercial pode trazer inúmeros benefícios à sua empresa. Confira: Software de automação comercial: 6 sinais que você precisa de um.

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