O que é automação de processos e 6 benefícios dessa prática

À medida em que uma organização aumenta seus processos, é possível notar que algumas dessas ações tornam-se repetitivas, improdutivas e poderiam ser, facilmente, feitas por automação de processos.

Contar com o auxílio da tecnologia é uma forma eficaz de tornar a rotina do negócio mais dinâmica, produzir mais sem perder qualidade e dar mais vantagens competitivas para um negócio.

Cada vez mais as empresas buscam entender o que é automação de processos e como elas podem ser aplicadas dentro das organizações. Você sabe o que é essa automação e por que ela pode te ajudar? Confira agora mesmo em nosso artigo!

O que é automação de processos?

A automação de processos é uma técnica de BPM (Business Process Management – ou Gestão de Processos Empresariais) que se dá pelo uso de tecnologia na integração de dados e sistemas para melhorar o fluxo de trabalho.

Automatizar processos significa passar tarefas realizadas de forma manual por seus colaboradores para equipamentos, máquinas ou instrumentos.

Mesmo que você não perceba, certamente algumas ações já são automatizadas em sua empresa, com o uso de computadores, por exemplo, deixando mais prática a realização de algumas tarefas.

É importante ressaltar que a automação de processos não substitui pessoas e a interação humana, mas otimiza recursos e facilita o trabalho de maneira geral.

Quais são os benefícios da automação de processos? Confira alguns deles! 

Automatizar processos e tirar certas tarefas das mãos dos colaboradores dá muitas vantagens para um negócio. Listamos algumas delas para você se convencer que precisa desse processo agora mesmo!

1. Aumenta a produtividade

Com a automação de processos, reduz-se o tempo necessário para que as tarefas sejam realizadas, afinal, elas deixam de ser feitas de forma manual.

Sendo assim, nota-se o aumento de produtividade nas equipes, que passam a focar em trabalhos mais estratégicos e necessários para os objetivos dos negócios.

2. Reduz custos

Diminuir o tempo de realização de determinadas tarefas está diretamente ligado com a redução de custos sobre a mesma. Dessa forma, podemos dizer que a automação de processos também beneficia as organizações financeiramente

3. Diminui erros e dá maior confiabilidade nos dados

Quanto mais interferência humana existe em um processo, mais as chances de algo sair errado, seja por falta de atenção, falta de informação ou, até mesmo, por várias pessoas mexendo em um mesmo processo.

A automação faz com que todas as informações estejam reunidas, garantindo os parâmetros necessário de qualidade e diminuindo também a necessidade de retrabalho. 

4. Padroniza os processos

Quanto mais colaboradores atualizarem alguma tabela ou compartilharem de algum processo, além das chances de erro, tornam-se maiores a falta de padrão, afinal, cada um fará de seu jeito o trabalho.

Com processos automatizados, menores são os desvios e diferenças na operação, mantendo a padronização de forma contínua, favorecendo o controle, visibilidade e qualidade da informação.

5. Facilita o acesso à informação

O uso de processos automatizados garante a reunião de informações em um único local, facilitando o trabalho de qualquer colaborador e setor.

Além disso, a centralização de informações facilita o controle dos gestores e a tomada de decisões de forma ampla, tendo em vista que será mais fácil a visão e integração com todos os setores do negócio. 

6. Ajuda na mensuração do desempenho

A automação de processos, mais do que substituir atividades manuais, registra tudo o que acontece e gera relatórios acerca das atividades. Dessa forma, é possível medir de forma precisa como tem sido o desempenho de cada item realizado.

Mais do que isso, torna-se mais fácil visualizar falhas nos processos e fazer suas correções de forma rápida e eficaz. 

Como iniciar a automação de processos?

Automatizar processos é uma tarefa ampla, que pode estar em diferentes partes e setores de um negócio. É evidente que cada organização terá sua especificidade, mas algumas dicas podem ser úteis para você começar! 

Entenda e mapeie os processos

O primeiro passo é entender o que sua organização busca com a automação e, antes de automatizar qualquer tarefa, é preciso conhecê-las com detalhes. Mapeie seus processos e tenha conhecimento sobre tudo o que é desempenhado pelas equipes.

Entenda os fluxos de trabalho para definir quais processos podem ser modificados e o que pode fazer mais diferença competitiva para os negócios.

É claro que muitos serviços podem ser automatizados, mas é importante fazer esse tipo de implantação aos poucos. Tarefas burocráticas e repetitivas, em que a atuação humana agrega pouco pode ser um excelente ponto de partida para a automação. 

Conte com um ERP

A automação de processos pode ser feita de várias formas e, utilizar um ERP é uma delas. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são softwares que integram operações e dão agilidade e dinamismo para os negócios.

Esses programas são capazes de automatizar diversos setores, além de integrá-los e facilitar o fluxo de informações organizacionais. 

Treine os colaboradores

Para modificar processos e implantar soluções, é preciso contar com o apoio de todos os envolvidos nas tarefas das organizações. 

Treinar os colaboradores, então, é essencial para que as automações sejam utilizadas de forma correta e entreguem todo o seu potencial.

É preciso que todos os indivíduos entendam as mudanças e não vejam as automações como algo que possam “tomar” o seu trabalho. 

Monitore os resultados

A automação de processos exige monitoramento constante, principalmente em seu início de implementação. 

Por isso, defina e acompanhe parâmetros em relação às mudanças, melhore os processos a partir dos resultados e busque a melhor forma de chegar aos resultados desejados.

É notável as vantagens que a automação de processos pode levar para uma empresa e ela pode ser utilizada em qualquer setor para diversas tarefas.

Por esse motivo, é essencial entender o seu cenário, pensar estrategicamente sobre as tarefas e ações que podem ser substituídas de forma ágil e automática e implantar aos poucos essas tecnologias nos setores.

O que já tem sido feito de forma automatizada em sua organização? Agora que você sabe mais sobre a automação de processos, aproveite e confira como melhorar seus processos de produção