À medida que uma organização expande, é possível notar que algumas de suas ações tornam-se repetitivas, improdutivas e poderiam ser, facilmente, feitas por automação de processos.
Contar com o auxílio da tecnologia é uma forma eficaz de tornar a rotina corporativa mais dinâmica, produzir mais sem perder qualidade e gerar mais vantagens competitivas para um negócio.
A contínua integração de tecnologias como Machine Learning, Inteligência Artificial, robótica e análise de dados vem modificando e otimizando a forma como as empresas conduzem seu dia a dia.
Cada vez mais elas buscam entender o que é automação de processos e como ela pode ser aplicada em suas operações. Você sabe o que é essa automação e por que ela pode te ajudar? Confira agora mesmo!
O que é automação de processos?
A automação de processos é uma técnica de BPM (Business Process Management – Gestão de Processos Empresariais em português) que se dá pelo uso de tecnologia na integração de dados e sistemas para melhorar o fluxo de trabalho.
Automatizar processos significa passar tarefas até então realizadas de forma manual por seus colaboradores para equipamentos, máquinas ou instrumentos.
Essa mudança abrange também desde softwares simples até sistemas mais complexos de IA, por exemplo; tudo depende dos processos que precisam ser automatizados na empresa.
Nunca é exagero reforçar que a automação de processos foca nas tarefas repetitivas, pois elas costumam ser as que tomam mais tempo dos times e as que impactam menos a percepção de valor dos clientes finais.
É importante ressaltar que a automação de processos não substitui pessoas nem a interação humana, mas otimiza recursos e facilita o trabalho de maneira geral.
Vale destacar também que a automação de processos pode ser aplicada nos diferentes setores da empresa, como: marketing, vendas, finanças, recursos humanos etc.
Uma vez bem implementadas, as automações trazem ganhos em produtividade, melhoram a qualidade dos produtos e serviços, reduzem custos, diminuem as falhas humanas e tornam a empresa mais adaptável às mudanças do mercado.
Vivemos tempos em que os dados são de extremo valor para o negócio, porque, se bem utilizados, eles impulsionam o lucro.
E a automação de processos é capaz de agir diretamente nesse ativo tão importante para as empresas — os dados.
Isso na medida em que consegue lidar com um grande volume de dados com certa facilidade, transformando-os em informações estratégicas para a companhia.
Quais são os benefícios da automação de processos? Confira alguns deles!
Automatizar processos e tirar certas tarefas das mãos dos colaboradores traz muitas vantagens para o negócio. Listamos algumas delas para você se convencer de que precisa desse processo agora mesmo!
Aumenta a produtividade
Com a automação de processos, reduz-se o tempo necessário para que as tarefas sejam realizadas, afinal, elas deixam de ser feitas de forma manual.
Sendo assim, nota-se o aumento de produtividade nas equipes, que passam a focar em trabalhos mais estratégicos e necessários para os objetivos dos negócios.
Reduz custos
Diminuir o tempo de realização de determinadas tarefas está diretamente ligado com a redução de custos da empresa.
Dessa forma, podemos dizer que a automação de processos também beneficia as organizações financeiramente.
Diminui erros e dá maior confiabilidade nos dados
Quanto mais interferência humana existe em um processo, maiores são as chances de algo sair errado, seja por falta de atenção, falta de informação ou, até mesmo, por várias pessoas mexendo em um mesmo processo.
A automação faz com que todas as informações estejam reunidas, facilitando o emprego dos parâmetros de qualidade e diminuindo também a ocorrência de retrabalho.
Padroniza os processos
Quanto mais colaboradores atualizarem alguma tabela ou compartilharem algum processo, além das chances de erro, torna-se maior a falta de padrão, afinal, cada um fará de seu jeito o trabalho.
Com processos automatizados, menores são os desvios e as diferenças na operação, mantendo a padronização de forma contínua, favorecendo o controle, a visibilidade e a qualidade da informação.
Facilita o acesso à informação
O uso de processos automatizados garante a reunião de informações em um único local, facilitando o trabalho de qualquer colaborador e setor.
Além disso, a centralização de informações otimiza o controle dos gestores e a tomada de decisões de forma ampla, tendo em vista que será mais fácil a visão e integração com todos os setores do negócio.
Ajuda na mensuração do desempenho
A automação de processos, mais do que substituir atividades manuais, registra tudo o que acontece e gera relatórios acerca das atividades. Dessa forma, é possível medir de forma precisa como tem sido o desempenho de cada item realizado.
Mais do que isso, torna-se mais fácil visualizar falhas nos processos e fazer suas correções de forma rápida e eficaz.
Viabiliza a escalabilidade
Qual empresa não deseja crescer sem ter de investir muito para isso? Pois a automação de processos aproxima seu negócio da tão sonhada escalabilidade.
É óbvio que, em algum momento, vai ser necessário investir em uma solução tecnológica capaz de replicar padrões e processos, garantindo, assim, a escalabilidade.
Como iniciar a automação de processos?
Automatizar processos é uma tarefa ampla, que pode estar em diferentes partes e setores de um negócio.
É evidente que cada organização terá suas especificidades, mas algumas dicas podem ser úteis para você começar!
Entenda e mapeie os processos
O primeiro passo é entender o que sua organização busca com a automação e, antes de automatizar quaisquer tarefas, é preciso conhecê-las em detalhes. Mapeie seus processos e tenha conhecimento sobre tudo o que é desempenhado pelas equipes.
Entenda os fluxos de trabalho para definir quais processos podem ser modificados e o que pode fazer mais diferença competitiva para os negócios.
Para isso, vale a pena montar uma equipe multidisciplinar, com representantes de cada área, para criar um esquema com todo o fluxo operacional da organização.
É claro que muitos serviços podem ser automatizados, mas é importante fazer esse tipo de implementação aos poucos. Tarefas burocráticas e repetitivas, em que a atuação humana agrega pouco, podem ser um excelente ponto de partida para a automação.
Conte com um ERP e outras ferramentas
A automação de processos pode ser feita de várias formas e, utilizar um ERP é uma delas. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são softwares que integram operações e dão agilidade e dinamismo para os negócios.
Esses programas são capazes de automatizar diversos setores, além de integrá-los e facilitar o fluxo de informações organizacionais.
O CRM (Customer Relationship Management) também é uma ótima opção para a automação de processos nas empresas.
Trata-se do Sistema de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente que, na prática, é voltado para a gestão de vendas e o atendimento ao cliente e tem como objetivo principal concentrar toda a jornada do cliente em uma única interface.
O CRM possibilita um acompanhamento detalhado do funil de vendas, o que permite tomar decisões mais assertivas a partir do histórico de compra de cada consumidor.
Treine os colaboradores
Para modificar processos e implantar soluções, é preciso contar com o apoio de todos os envolvidos nas tarefas das organizações.
Treinar os colaboradores, então, é essencial para que as automações sejam utilizadas de forma correta e entreguem todo o seu potencial.
É preciso que todos os indivíduos entendam as mudanças e não vejam as automações como algo que possam “tomar” o seu trabalho.
Monitore os resultados
A automação de processos exige monitoramento constante, principalmente na fase inicial de implementação.
Por isso, defina e acompanhe parâmetros em relação às mudanças, aprimore os processos a partir dos resultados e busque a melhor forma de chegar aos resultados desejados.
São notáveis as vantagens que a automação de processos pode levar para uma empresa e ela pode ser utilizada em qualquer setor e em diversas tarefas.
Por isso, é essencial entender o seu cenário, pensar estrategicamente sobre as tarefas que podem ser substituídas de forma ágil e automática e implantar aos poucos essas tecnologias nos setores.
Quais são os principais exemplos de automação de processos?
Há vários tipos de automação de processos e cada um deles possui características próprias e aplicações específicas.
Neste tópico, iremos apresentar os principais tipos de automação de processos que você pode aplicar na sua empresa para alavancar os resultados do negócio. Acompanhe, amigo leitor!
RPA
RPA é a sigla de Robotic Process Automation (Automação de Processos Robóticos em português).
Na prática, o RPA diz respeito ao uso de softwares (robôs) capazes de imitar e executar tarefas do dia a dia geralmente realizadas por humanos a partir de uma série de regras.
O RPA permite que trabalhos até então realizados de forma totalmente manual passem a ser feitos de maneira automática, de ponta a ponta e com total segurança.
Essa tecnologia se comunica com os sistemas e apps da empresa a fim de otimizar processos e minimizar a sobrecarga de trabalho que recai sobre os recursos humanos.
Das vantagens que o RPA traz para as empresas, destacamos:
- Permite realizar as atividades designadas a ele 24 horas por dia, 7 dias por semana de forma precisa, o que favorece a otimização de processos, melhora a qualidade dos produtos e serviços e da própria operação e reduz o prazo das entregas;
- Facilita o chamado “insourcing“, isto é, a internacionalização de processos anteriormente terceirizados, o que faz a empresa retomar o controle de suas operações;
- Poupa os times de trabalhos muito repetitivos, liberando-os para desenvolver novas competências e aplicá-las em projetos com maior valor agregado;
- Otimiza o acompanhamento de tarefas e a preparação de auditorias, minimizando ou até mesmo eliminando a inconsistência entre dados;
- Impulsiona o lucro conforme os resultados elencados anteriormente vão sendo alcançados.
BPM
O Business Process Management (Automação de Processos de Negócio em português) é uma solução tecnológica que tem como objetivos: analisar, planejar, implementar e promover melhorias contínuas nos processos empresariais.
Diferentemente de outros tipos de automação de processos, o BPM foi desenvolvido com foco nas pessoas, o que facilita (e aprimora) sua usabilidade por parte dos recursos humanos.
Levando isso em consideração, o bom funcionamento do BPM depende de como os dados são inseridos no sistema e de que maneira essa inserção é feita.
Para os resultados pretendidos com o BPM, o trabalho humano e o desempenho tecnológico precisam estar funcionando em sincronia.
Dos benefícios que o BPM traz para o negócio, estes merecem destaque:
- Ajuda a definir o melhor caminho para atingir as metas da empresa, dando as diretrizes do fluxo de trabalho (o que fazer, como fazer, por que fazer e para quem fazer);
- Auxilia nas medidas necessárias para a implementação da transformação digital na empresa. Isso porque o BPM é um estimulante e tanto da inovação no ambiente corporativo;
- Contribui com a redução de custos, já que atua na eliminação de gargalos e na otimização de processos;
- Permite o monitoramento completo das métricas de desempenho da empresa;
- Com a automação de processos possibilitada pelo BPM, a execução de tarefas se torna mais eficiente e os resultados passam a ser mais consistentes;
- Garante mais segurança de dados, o que é vital para a empresa em tempos de LGPD;
- Possibilita a geração de relatórios ágeis, que irão facilitar o planejamento de ações e estratégias importantes para o negócio.
Chatbots
Os chatbots nada mais são do que robôs que interagem por meio de chat — seja nas redes sociais ou através da integração com o site da empresa.
Essas tecnologias são parte importante da automação de processos, porque elas são capazes de reproduzir a comunicação humana e resolver muitas demandas do público consumidor.
Os chatbots possibilitam um atendimento personalizado e em tempo integral, o que garante que a comunicação da empresa esteja sempre disponível para os clientes.
Isso porque os chatbots, que são baseados em Inteligência Artificial, conseguem processar uma grande quantidade de dados em tempo real.
Confira, a partir de agora, os ganhos que os chatbots podem trazer à automação de processos nas empresas.
- Mais agilidade no atendimento, na medida em que o chatbot consegue fazer vários atendimentos em um curto intervalo de tempo, disparando milhares de mensagens por dia de forma estratégica, interativa e eficiente;
- Apuração de mais dados dos clientes e possibilidade de transformá-los em informações estratégicas para o negócio;
- Ao responder às dúvidas do público consumidor, estabelecer com ele um diálogo aberto e acolhedor e lhe oferecer conteúdos de qualidade, o chatbot atua na geração de leads qualificados;
- Diminuição do fluxo do SAC que, às vezes, fica sobrecarregado de atendimentos, fazendo com que o tempo de espera do cliente seja maior que o esperado;
Com o chatbot, os atendimentos são feitos prontamente e muitas vezes a solução é apresentada logo em seguida também.
Dessa forma, apenas os casos mais críticos são encaminhados para o SAC.
Scripts
É comum ouvirmos o termo “script” no contexto cinematográfico. E, no campo da tecnologia, o significado dessa palavra segue lógica parecida.
Em ambos os casos, “script” carrega o sentido de “roteiro”.
Ou seja, na automação de processos, o script corresponde a uma lista de instruções que deve conduzir uma rotina de tarefas.
Isso de maneira automatizada, minimizando a interferência humana e otimizando a execução de determinado projeto.
Utilizando bons scripts, consegue-se otimizar recursos humanos, financeiros e até mesmo temporais através de padronização de processos e automação de testes de softwares.
Quando falamos em “desenvolvimento de scripts“, devemos ter em mente o processo de elaboração e implementação de pequenos programas ou trechos de códigos que automatizam atividades específicas em uma empresa.
Você pode estar se perguntando: “quais são as vantagens trazidas pelo desenvolvimento de scripts nas empresas?”. É o que iremos mostrar logo abaixo. Confira, amigo leitor.
- A automação de processos possibilitada pelo desenvolvimento de scripts permite a realização de mais tarefas em menos tempo;
- Os scripts podem ser programados para realizar atividades de maneira precisa e padronizada, o que diminui a ocorrência de erros humanos e, como consequência, melhora a qualidade das entregas;
- A possibilidade de criar soluções personalizadas é mais uma vantagem proporcionada pelo desenvolvimento de scripts.
Com eles, as demandas dos clientes podem ser atendidas sob medida, o que tende a aumentar a satisfação do público consumidor.
Quais setores da empresa podem se beneficiar da automação de processos?
Engana-se quem pensa que apenas a área de TI de uma empresa consegue tirar proveito da automação de processos.
As demandas administrativas da companhia, uma vez automatizadas, passam a lidar de maneira mais eficiente com um grande volume de dados e promovem uma integração entre os sistemas empresariais.
Veja, a partir de agora, como diferentes áreas do negócio ganham com a automação de processos.
RH
Você pode se perguntar: como a automação de processos pode trazer melhorias ao setor de Recursos Humanos?
Bom, desde o recrutamento até as avaliações e os treinamentos podem sair ganhando com a automação.
Por exemplo, com tecnologias de automação, é possível integrar o setor do RH com a área que apresentou a demanda por um novo colaborador. Dessa forma, a solicitação da contratação é agilizada.
A automação de processos permite ainda fazer uma pesquisa e seleção de currículos de forma otimizada e ferramentas específicas fazem a triagem dos candidatos, elegendo os que devem ir para a etapa da entrevista.
E a entrevista pode ser realizada inclusive à distância. Se o candidato mostrar bom desempenho e for contratado, o processo de contratação exige procedimentos e documentação específicos.
Mais uma vez, a automação de processos vem para somar. Afinal, alguns softwares podem fazer essa análise. Aí, é só partir para o onboarding.
Finanças
Um bom ERP contribui, e muito, com a gestão financeira da empresa, pois centraliza os dados financeiros do negócio em um só local.
Esse sistema funciona como um banco de dados, padronizando processos e oferecendo acesso fácil às informações — como os números exatos de receitas e despesas, disponibilizados em tempo real.
Isso facilita o acompanhamento do fluxo de caixa e as questões tributárias do negócio.
Com o auxílio do Business Intelligence, é possível coletar, analisar, compartilhar e gerir um grande volume de dados financeiros.
Dessa forma, consegue-se ter uma perspectiva mais estratégica do futuro da empresa, antecipando-se a tendências e oportunidades.
Marketing
Outra área beneficiada pela automação de processos é a do marketing. Isso porque as tecnologias facilitam a coleta de informações, permitindo elaborar campanhas mais fortes.
O e-mail marketing é prova disso. A partir de uma base de dados preexistente, é possível enviar e-mails de forma automática, seguindo uma configuração estabelecida previamente.
A aplicação do e-mail marketing possibilita determinar os perfis dos destinatários, a periodicidade dos envios e, de quebra, apurar os resultados gerados com esses envios.
Vendas
É claro que o setor de vendas não ficaria de fora das vantagens proporcionadas pela automação de processos.
A coleta de pedidos e a agilidade no faturamento da venda, por exemplo, são beneficiados com a automação.
Até uma venda presencial é otimizada com a automação. A conferência de itens em estoque, por exemplo, é facilitada com um software de gestão de estoque.
Se o produto for vendido, em um mesmo sistema, é possível lançar o pedido ao caixa, atualizar o estoque e informar o setor de compras da necessidade de reposição da mercadoria (caso necessário).
Com toda essa integração, as vendas são concluídas com menos erros e, consequentemente, gerando mais satisfação entre os clientes.
Antes de concluir este guia, é importante mencionar uma palavra que representa o futuro da automação de processos. Estamos falando da hiperautomação.
Trata-se de um conceito que se refere à automação de qualquer processo em uma empresa o mais rápido possível e, para isso, utiliza a Automação de Processos Robóticos (RPA) aliada a outras tecnologias, como Big Data, Inteligência Artificial e Machine Learning.
Analisando sua empresa, você consegue ter a dimensão da influência da automação de processos na rotina do negócio? Saiba que a AM3 Soluções pode ser sua aliada nessa demanda. Aguardamos o seu contato!