Otimização de Processos: o passo a passo para aprender ainda hoje

O ano novo representa sempre uma boa oportunidade para (tentar) aproveitar melhor o tempo. Em uma empresa, esse aproveitamento está diretamente ligado à otimização de processos.

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A frase “a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, que estampa, inclusive, capa de um livro, tem tudo a ver com a ideia principal deste artigo.

Afinal, otimizar processos tem como princípio economizar tempo e recursos e alcançar os melhores resultados possíveis. 

De antemão, vamos entender o significado da expressão “otimização de processos”?

O que é otimização de processos? 

Segundo o dicionário Houaiss, otimização equivale à criação de condições mais favoráveis para o desenvolvimento de algo. 

Enquanto processo, dentre os vários sentidos possíveis, quer dizer: “sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade”. 

Juntando os dois significados, chegamos à ideia de “melhorar o andamento de uma empresa em escala geral, ou seja, envolvendo todos os setores possíveis dela”.  

Mas como fazer isso? Veja a seguir como otimizar os processos da sua empresa

Passo a passo para otimizar processos em uma empresa

Tendo em mente a ideia de otimização de processos, a dúvida que pode surgir é por onde começar.

As ações listadas abaixo vão ajudar efetivamente a otimizar processos em sua empresa! 

São elas: 

  1. Mapear os trabalhos desempenhados na empresa;
  2. Identificar e reduzir as falhas encontradas;
  3. Estabelecer a nova rotina de trabalho;
  4. Acompanhar os resultados atingidos.

Vamos falar sobre cada um desses pontos a seguir. 

1- Mapeando os processos da empresa 

Ao fazer um mapeamento das atividades desenvolvidas na empresa, é preciso criar uma visão de 360º do que é feito nela.

Registrar as tarefas executadas por colaboradores e terceiros e fazer um balanço do serviço automatizado é fundamental na fase do mapeamento

O registro permite reconhecer e analisar os recursos humanos e procedimentos que vão passar por transformações dentro da dinâmica da otimização de processos.

No mapeamento, é indispensável também entender os prazos das tarefas desenvolvidas, a fim de estabelecer etapas que podem ser dinamizadas e/ou suprimidas.

Uma vez mapeado o processo de trabalho da empresa, consegue-se enxergar o que está comprometendo a boa produtividade e os melhores resultados.  

Desse modo, é possível passar para a segunda ação da sequência.  

2- Identificando e reduzindo falhas 

Além de ser muito importante visualizar falhas através do mapeamento inicial principalmente, é imprescindível entender a origem delas e buscar recursos/atitudes para eliminá-las ou, pelo menos, reduzi-las.   

Nesse sentido, estimular a participação dos colaboradores no levantamento das falhas da empresa possibilita a identificação do que precisa efetivamente ser melhorado na rotina organizacional, pois eles a acompanham de perto. 

A contribuição dos colaboradores desperta neles mesmos o “sentimento de dono” em relação ao próprio trabalho e à empresa e permite ainda melhor integração com a equipe.  

Na Starbucks, maior cadeia de cafeterias do mundo, os colaboradores são chamados de partners (parceiros) justamente para se sentirem à vontade no local de trabalho e parte fundamental dele.

Quando o próprio colaborador visualiza erros na rotina de trabalho e tem a liberdade de sugerir melhorias, automaticamente a otimização de processos se desenrola de forma mais natural.  

Por isso, ao implementar as mudanças na empresa, é importante também informar os colaboradores dos benefícios que elas vão trazer, pois a boa comunicação interna ajuda no processo de adaptação.

Essa comunicação clara e verdadeiramente aberta a interações mostra-se essencial quando uma nova rotina de trabalho precisa se estabelecer na empresa. 

Eis o tema do terceiro passo da lista. 

3- Estabelecendo uma nova rotina de trabalho

Em caso de contratação de novos colaboradores, eles já devem ser treinados conforme a nova conduta da empresa. Assim, evita-se que a otimização de processos comece do zero. 

Para haver integração de toda a equipe às novas regras da organização, uma comunicação detalhada, contendo o passo a passo da execução de tarefas, o prazo e os recursos necessários a elas se faz necessária.

Todos os colaboradores, enfim, devem estar “na mesma página” com relação ao que fazer para que a otimização de processos aconteça.

Cientes de como devem atuar, os colaboradores precisam reportar ao gestor as melhorias que alcançaram e onde ainda é possível aproveitar mais a mão de obra,  o tempo e os recursos de que dispõem.

Estabelecida essa prática, o último passo da otimização de processos, que é acompanhar as conquistas da organização com a nova rotina de trabalho, torna-se automático. 

Abaixo, vamos ver algumas das consequências mais comuns que a otimização de processos traz às organizações. 

4- Acompanhando os resultados

Cortar o retrabalho mudando alguns comportamentos ao executar tarefas e simplificar questões de logística como usar aplicativos que dispensem a ausência de um funcionário no horário do expediente são alternativas para driblar gargalos comuns em organizações. 

Enxergar gastos com supérfluos, substituir ferramentas de trabalho, incentivar maior integração entre diferentes setores da empresa também são atitudes-chave da otimização de processos.

Algumas ferramentas auxiliam na melhoria de processos internos e externos da empresa. São elas: Sydle, Fluig, SoftExpert BPM

Por meio delas, ter uma visão panorâmica das atividades que a empresa executa torna-se mais fácil. E essa perspectiva, como dito anteriormente, é primordial para que a otimização de processos seja bem-sucedida.

A seguir, abordaremos alguns aspectos que reforçam a importância dessa percepção global na gestão de uma organização e na obtenção de resultados mais satisfatórios. 

Como melhorar a gestão de uma empresa? 

Quando uma melhoria se faz necessária em uma empresa, é porque algum ponto falhou. A falta de integração entre colaboradores que atuam em diferentes etapas/áreas pode ser a causa dessa falha.

Então, cada vez mais, os colaboradores precisam abandonar a visão fragmentada que costumam ter do próprio trabalho e entender a origem e o destino do que produzem.

Diante de eventuais dúvidas sobre como proceder, eles terão a quem questionar e, caso haja alguma observação a fazer da tarefa que concluíram, é possível contatar alguém.

Dessa forma, à medida que a noção de colaboração estiver infiltrada na mente dos colaboradores, as diferentes fases de um projeto tornam-se mais fluidas.

Do contrário, não havendo essa conscientização, os gargalos são inevitáveis. 

Quem nunca estourou o prazo de uma demanda devido ao atraso na resposta de uma dúvida ou consideração? Às vezes, um “sim” ou “não” agiliza a conclusão de uma tarefa.  

Nesse sentido, a participação de toda a equipe que irá trabalhar em determinado projeto contribui para a otimização de processos.

Isso porque, de antemão, já é possível alinhar expectativas, estipular prazos plausíveis para a execução de cada fase, evitar retrabalho e reforçar o entrosamento da equipe.

Quanto mais entrosados, mais à vontade os colaboradores se sentem para opinar sobre o projeto como um todo, tirar dúvidas e, consequentemente, o cumprimento da demanda se torna mais ágil.

Por outro lado, não havendo boa interação na equipe, as etapas de um projeto tendem a travar, pois cada um performa de maneira fragmentada, como um quebra-cabeça cujas peças não se encaixam.  

Qual a função de um quebra-cabeça sem peças que se complementam? 

Uma empresa com mão de obra subutilizada, recursos desperdiçados e tempo mal-aproveitado é como um quebra-cabeça incompleto.

Leia, a seguir, algumas questões que precisam ser discutidas a fim de que uma organização se torne mais produtiva operando com o que já possui e também cortando excessos.

Dicas de como otimizar processos em uma empresa

Para finalizar nosso conteúdo, vamos agora te dar algumas dicas de otimizações de processos que você pode implementar na sua empresa.

Aqui estão alguns aspectos a serem avaliados:

  • Com relação aos colaboradores, eles estão devidamente treinados para desempenhar as tarefas para as quais foram designados?
  • Determinadas atividades precisam mesmo ser realizadas por uma pessoa? Uma automação não a substituiria? 

Antigamente, um funcionário ficava horas fora da empresa para enfrentar filas de banco. Hoje em dia, os apps bancários dispensam esse deslocamento/ausência.

A Quarta Revolução Industrial vem, progressivamente, substituindo os recursos humanos por automações. É imperativo usar essa transformação a favor do negócio.

  • Todas as etapas de um projeto estão definidas da maneira ideal? Dois setores não poderiam trabalhar simultaneamente, por exemplo?
  • Os insumos utilizados em um projeto são todos realmente indispensáveis? É possível eliminar algum deles sem afetar o desenvolvimento do trabalho?  
  • O que pode ser feito para evitar o retrabalho? Se uma parte do projeto apresentar falhas, como o atraso da entrega, isso compromete as demais etapas?

Respondendo a essas questões, fica mais fácil redesenhar o funcionamento da empresa, facilitando, assim, a otimização de processos.

Visando alcançar essa melhoria geral, outro aliado forte da gestão é o BPM.

Mas o que é BPM?

Em tradução livre, BPM (Business Process Management) significa Gerenciamento de Processos de Negócio. Na prática, ele atua na integração dos processos de uma empresa.  

O BPM se torna necessário quando departamentos de uma organização trabalham de forma isolada e, de repente, surge algum prejuízo interno ou externo em decorrência desse comportamento, por exemplo.

Frases do tipo “fulano é a cabeça da empresa” refletem bem essa setorização. 

Pois, quando alguém é considerado “a cabeça da empresa”, geralmente, ele detém informações cruciais para o pleno funcionamento da organização. Uma eventual ausência desse colaborador pode ruir todos os processos da empresa.

É aí que entra a utilidade do BPM: ele documenta esses processos que permitem o andamento de uma organização a partir de uma visão de 360º, não mais deixando somente algumas pessoas a par dos mecanismos que sustentam a companhia.

Outras tecnologias que promovem a otimização de processos vêm sendo utilizadas cada vez mais, inclusive por empresas de pequeno porte.

Afinal, a necessidade de reunir todas as variáveis de um negócio em uma mesma plataforma tem se mostrado urgente. 

Nesse sentido, a Indústria 4.0 só vem somar, pois permite integrar novas ferramentas a sistemas já em funcionamento, dispensando substituições.

A Indústria 4.0 na otimização de processos 

Uma enorme quantidade de dados é a base da Indústria 4.0. Isso significa que a computação do futuro (que já é presente) consegue processar extenso volume de informações.

O cenário é favorável à otimização de processos por vários motivos.

Dentre eles, acompanhar as etapas de um projeto em tempo real. Graças à computação em nuvem, que permite conectar celulares, tablets e computadores entre si, é possível que toda a equipe alocada em uma missão tenha uma perspectiva total do andamento das tarefas.

Dessa forma, quebra-se um pouco a hierarquia rígida e tradicional “gestor X subordinados”. Atualmente o que já se observa nas empresas é cada um sendo responsável pelo próprio cargo/carreira.  

Outra vantagem de aproximar os adventos da Indústria 4.0 da empresa refere-se ao custo. Implementar novas ferramentas e dispositivos, por exemplo, nem sempre exige alto capital. 

Porém a implementação da Indústria 4.0 nas empresas requer cabeça aberta dos investidores, pois o processo de entrosamento dos colaboradores com as novas tecnologias leva certo tempo.

Por isso, a princípio, a implantação deve ser feita em setores críticos da organização para somente depois estendê-la às demais áreas.

É importante ressaltar neste momento que, nos tempos atuais, quando se fala em empresa, não se pensa necessariamente em um mesmo espaço físico.  

Os dispositivos móveis conectados à internet (smartphones, notebooks, tablets etc.) permitem que uma equipe trabalhe em diferentes espaços, inclusive em casa, perto do cliente ou fornecedor, podendo até administrar a empresa a distância.

Quantos escritórios uniram a necessidade de reduzir gastos à possibilidade de espalhar a equipe geograficamente sem prejudicar a integração dela? No Brasil, a General Motors vem tornando o regime de home office uma constante. 

A Whirlpool, dona de marcas como Brastemp e Consul, também disponibiliza o home office a todos os colaboradores, exceto aos estagiários, que não possuem laptop próprio.

O ganho mais significativo dessa flexibilidade na Whirlpool foi em produtividade, que atingiu a marca de 90,7 pontos entre os líderes em 2018

Outras empresas brasileiras têm adotado esse regime de trabalho, que vem contribuindo consideravelmente para a otimização de processos.

A otimização de processos no dia a dia 

Depois da abordagem de pontos-chave da otimização de processos, pode-se concluir que nem sempre ela é percebida pelo público externo.

Somente quem faz parte da rotina de uma empresa consegue enxergar determinadas mudanças que acontecem nela.

No entanto, o nosso dia a dia dá evidências da otimização de processos em vários momentos. No ambiente de um supermercado, por exemplo, é possível perceber melhorias estruturais.

Em décadas passadas, havia um funcionário para etiquetar todos os produtos das prateleiras. E, durante o check-out, o operador do caixa digitava/somava os valores que constavam nas etiquetas para finalizar a compra.

Hoje em dia, o leitor de código de barras dispensa a função de etiquetagem. Além dele, o autoatendimento em check-outs está cada vez mais presente em nosso cotidiano, reduzindo equipes e, consequentemente, gastos. 

Evidentes ou não, os benefícios da otimização de processos são muitos.

Abaixo destacamos alguns. 

Benefícios da otimização de processos 

Implantadas e coordenadas de maneira adequada, as ações que otimizam os processos dentro de uma empresa melhoram a saúde organizacional por meio de: 

  • redução de despesas;
  • ganho de eficiência;
  • melhor administração do tempo;
  • diminuição de riscos;
  • aumento da produtividade;
  • acompanhamento das tarefas em tempo real. 

Uma vez alcançadas, as melhorias irão mostrar às equipes o quanto é importante otimizar processos dentro da empresa.

Consequentemente, implementar novos procedimentos no futuro será mais fácil e, aos poucos, a ação fará parte da cultura da organização.

O que é indispensável, pois há sempre questões a melhorar dentro de uma empresa, sejam elas relacionadas a sistemas internos, ao mercado, à capacitação dos colaboradores, à comunicação interna ou à tecnologia.

Por falar em tecnologia, ao longo do artigo, você viu que ela é grande aliada da otimização de processos. O software de automação comercial só vem reforçar a aliança. Veja como essa eficiente ferramenta de gestão pode ajudar sua empresa clicando aqui