Gestão inteligente: o que é e como a automação ajuda esse processo

O mundo e, por consequência, o mercado estão mudando muito rapidamente. As empresas, muitas vezes, encontram dificuldade em acompanhar esse movimento, e uma gestão inteligente se faz mais do que necessária nesse contexto.

Esse tipo de gestão otimiza os processos do negócio e auxilia os gestores para que tomem decisões mais assertivas.

Se você desconhece esse conceito de gestão inteligente ou tem dúvidas de como colocá-la em prática no seu dia a dia, este artigo vai ser muito útil!

Além de explicarmos o que é essa gestão, daremos dicas de boas práticas para promovê-la agora mesmo em seu negócio – incluindo o papel fundamental da automação.

Entendendo o conceito de gestão inteligente

Antes de definirmos mais especificamente o conceito de gestão inteligente, é preciso destacar que, atualmente, estamos inseridos em um mundo VUCA. Essa sigla é formada pelos seguintes termos:

  • Volatility (Volatilidade) – existem mudanças constantes e aceleradas, abrangendo tanto a tecnologia quanto opiniões, preferências e tendências;
  • Uncertainty (Incerteza) – em decorrências dessas mudanças, o cenário futuro é de incertezas. Com isso, é extremamente difícil prever, por exemplo, os desdobramentos das ações que tivermos no presente ou quais devem ser os próximos passos;
  • Complexity (Complexidade) – tudo hoje está conectado, as relações (empresariais, pessoais, profissionais etc.) atingem novos estágios, e nada parece ser mais tão simples como era no passado;
  • Ambiguity (Ambiguidade) – existem diversas e variadas interpretações para um mesmo fato, ou seja, são atribuídos novos significados aos acontecimentos dependendo do ponto de vista, provocando ambiguidade e imprecisão.

A pergunta que fica é: em um mundo com tanta volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade, como administrar uma empresa de forma a mantê-la estável?

Afinal de contas, não é só o mercado que está VUCA. Os clientes também se comportam assim, e fica cada vez mais difícil prever gostos e tendências a longo prazo.

Tudo isso demanda uma postura nova do negócio, que entenda as transformações e consiga reagir bem a elas. E é aí que a gestão inteligente se faz necessária.

Ela permite que sejam entregues subsídios aos gestores para que as decisões da empresa sejam mais ágeis e assertivas. Isso possibilita reagir às mudanças de forma firme e sensata, colaborando para manter a saúde financeira do negócio.

Mas como aplicar a gestão inteligente em um negócio? Por onde começar?

Para esclarecer essas dúvidas, selecionamos algumas boas práticas que fazem parte da gestão inteligente. Conheça-as a seguir.

Automatize seus processos

A primeira prática de gestão inteligente não poderia ser outra. Isso porque a tecnologia é mais do que presente e fundamental no dia a dia das pessoas e das empresas.

A automação consiste basicamente em substituir tarefas repetitivas e manuais, automatizando-as. Isso é feito por meio de softwares de gestão, plataformas e outras ferramentas digitais que colocam a tecnologia a favor de processos.

É possível automatizar a gestão de clientes, de estoque, contábil, administrativa, entre outras, atuando sobre os processos.

Ao utilizar um software de gestão, por exemplo, a empresa consegue ter um histórico de procedimentos, armazenar os dados com segurança, padronizar tarefas, otimizar o tempo dos colaboradores e, por consequência, aumentar a produtividade.

É preciso ter em mente que não basta que a empresa apenas tenha acesso a muitos dados se não houver como transformá-los em informação.

Nesse sentido, muitas ferramentas tecnológicas auxiliam os gestores a interpretar os dados das áreas e visualizá-los de forma produtiva, dando maior embasamento às decisões.

Utilize ERPs

Esta prática está intimamente ligada à anterior e é uma excelente ferramenta para a gestão inteligente. ERP corresponde a Enterprise Resource Planning (em português, Planejamento de Recursos da Empresa).

Estamos falando de sistemas de gestão empresarial que integram as operações do negócio de forma a aumentar a produtividade.

Essa integração se dá pelo fato de esses sistemas tratarem todas as informações das diferentes áreas e fazê-las conversar entre si. Isso facilita a análise e o controle de todas as etapas do processo produtivo, já que as áreas se tornam mais próximas.

O interessante de sistemas ERP é que os dados dos setores vão trafegar por eles sem impedimentos, seguindo um fluxo contínuo. A empresa então consegue realizar uma gestão unificada.

Por exemplo: o setor comercial imputa uma venda no sistema, e automaticamente ela chega ao setor produtivo, que também vai gerar atualizações de estoque ou solicitações de compra de materiais etc. Toda a cadeia vai sendo movida até chegarmos à entrega do produto.

Isso minimiza retrabalhos, evita gastos desnecessários com materiais, melhora o processo de suprimentos, controla o estoque atrelado a vendas e produção, aumenta a produtividade, entre outros benefícios.

Otimize seus recursos

Otimizar, segundo o dicionário Aulete, significa aproveitar ao máximo os recursos visando obter os melhores resultados possíveis. Mas como isso funciona na gestão inteligente de um negócio?

Um primeiro passo é mapear os processos da organização. Assim, é possível identificar lacunas ou pontos que precisam de melhorias para auxiliar na busca pelos resultados esperados.

Há alguma etapa que pode ser enxugada ou associada a outra? Algumas ações estão gerando retrabalho? Existem colaboradores ou recursos subutilizados?

Pense ainda nos recursos humanos da organização. Os colaboradores estão desempenhando suas tarefas com toda a capacidade que têm? Ou eles precisam de mais treinamento?

Há empresas que contratam novas pessoas sem antes verificar se os colaboradores que já fazem parte do time não poderiam ter as tarefas redimensionadas para dar conta das novas demandas.

Fazer essa análise é obter o máximo e melhor de cada recurso, potencializando os resultados.

Terceirize serviços

A terceirização de serviços pode assustar alguns empreendedores, principalmente os que preferem ter o controle de tudo o que se passa na organização.

No entanto, sabemos que o objetivo de todo negócio é crescer – e isso traz como resultado o aumento das áreas, dos processos, dos recursos etc.

Assim, a realização de muitas tarefas pode ser transferida para empresas parceiras da organização e que sejam especializadas na área em que atuam.

Por exemplo: limpeza e conservação, infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI), logística, comunicação, entre outras.

Pode parecer que não, mas terceirizar alguns serviços gera economia para o negócio. Manter um colaborador na empresa, por exemplo, traz gastos com salários, benefícios, treinamentos, espaço físico – só para citar alguns.

Quando esse colaborador é demitido, os gastos também são elevados, e isso sem contar com todos os investimentos que deverão ser feitos para contratar uma nova pessoa, treiná-la etc.

Além da economia, a terceirização de alguns serviços permite que os gestores foquem os caminhos para alcançar os objetivos estratégicos do negócio, fortalecendo a gestão inteligente.

Serviços especializados, como de consultoria em TI, auxiliam a empresa a manter a qualidade dos processos e permitem que os colaboradores dediquem seu tempo a atividades-chave para o negócio, aumentando a produtividade.

Ao longo deste artigo, vimos algumas boas práticas que auxiliam na gestão inteligente de um negócio, já que fornecem mecanismos para tomar decisões mais assertivas e estratégicas.

Se você quer colocá-las em prática agora mesmo e promover a gestão inteligente da sua empresa, não deixe de conferir também outras ferramentas de gestão que vão potencializar a condução do seu negócio! Acesse nosso artigo: Conheça as ferramentas de gestão essenciais para qualquer negócio.