A letra da música que diz “Cada escolha, uma renúncia, isso é a vida” exemplifica muito bem a necessidade constante que temos de priorizar algumas questões e abrir mão de outras. E a Matriz GUT, tema deste guia, tem tudo a ver com isso.

Quer saber por quê? Então continue lendo este conteúdo especial que preparamos para você, caro leitor. Confira o que iremos abordar.

  • Matriz GUT: o que é e para que serve;
  • Como funciona a Matriz GUT;
  • Passo a passo para criar sua Matriz GUT;
  • Matriz GUT resolvendo problemas na sua empresa;
  • Vantagens de aplicar a Matriz GUT no dia a dia do seu negócio;
  • Outras ferramentas de gestão que facilitam a rotina da sua empresa;
  • Conclusão.

Vamos juntos?

Matriz GUT: o que é e para que serve

A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que foi criada em 1981 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe — especialistas em resolução de problemas empresariais.

Ela é utilizada para priorizar tarefas, principalmente quando a empresa está diante de alguns gargalos, com base em três critérios:

  • G – gravidade;
  • U – urgência;
  • T – tendência.

As iniciais dessas palavras é que formam a sigla GUT.

Ao identificar a Gravidade, a Urgência e a Tendência de comportamento de cada problema em uma empresa, a Matriz GUT ajuda o gestor na definição do que precisa ser priorizado na empresa.

Isto é, de acordo com a Gravidade do problema, a Urgência com que ele precisa ser resolvido e a Tendência de ele se agravar rápida ou lentamente, a organização consegue priorizar as ações que devem ser realizadas.

Vale destacar que a Matriz GUT permite identificar situações dentro e fora da empresa que impactam diretamente seus processos.

É importante frisar também que a Matriz GUT não serve simplesmente para resolver problemas dentro de uma empresa. Essa ferramenta dá imenso suporte às tomadas de decisão.

Tendo isso em mente, ela pode ser usada em:

  • Planejamento estratégico;
  • Gestão de processos e projetos;
  • Gestão pessoal;
  • Situações que exijam uma decisão sobre o que fazer primeiro.

Como funciona a Matriz GUT

Para entender como a Matriz GUT funciona e utilizá-la de forma que ela traga resultados efetivos à companhia, vamos abordar com mais profundidade os três atributos da sigla GUT.

Gravidade (G)

Ao se pensar na Gravidade na Matriz GUT, devemos ter em mente o seguinte questionamento: “se determinado problema não for solucionado, que impacto ele trará para a empresa“?

Aqui é preciso avaliar todos os pontos do negócio que serão afetados caso um gap não seja resolvido a tempo. Alguns desses pontos são:

  • Staff;
  • O caixa da empresa;
  • Os resultados;
  • Os processos;
  • A reputação da marca;
  • O atendimento ao público.

Um problema é considerado extremamente grave quando deixa a empresa à beira da falência.

A gravidade de um empecilho enfrentado no negócio pode ser avaliada também à medida que clientes importantes vão sendo perdidos ou a imagem da organização torna-se comprometida.

Na Matriz GUT, a pontuação da Gravidade varia de 1 a 5, sendo:

  1. Sem gravidade;
  2. Pouco grave;
  3. Grave;
  4. Muito grave;
  5. Extremamente grave.

Urgência (U)

Ela diz respeito ao tempo, isto é, quanto mais depressa determinada situação precisa ser resolvida, mais urgente ela é.

Portanto, com relação a esse item da Matriz GUT, deve-se considerar o prazo e a pressão para a resolução de um problema.

Por exemplo, impostos têm de ser pagos em dia, a fim de evitar problemas com o Fisco e consequentemente, multas ou outras penalidades.

Ao avaliar a Urgência de uma demanda na empresa, pergunte: “isso pode esperar ou não“?

A pontuação da Urgência também varia de 1 a 5, sendo:

  1. Pode esperar;
  2. Pouco urgente;
  3. Urgente e merece atenção a curto prazo;
  4. Muito urgente;
  5. Tão urgente que exige uma tomada de atitude imediata.

Tendência (T)

A Tendência na Matriz de GUT indica se determinado problema tende a piorar rapidamente ou se manter estável caso não seja solucionado prontamente.

A pergunta que deve ser feita aqui é: “se não resolvermos este problema por agora, ele vai apresentar uma piora rapidamente ou lentamente“?

A pontuação referente à Tendência também varia de 1 a 5, sendo:

  1. Não mudará;
  2. Vai piorar em longo prazo;
  3. Vai piorar em médio prazo;
  4. Vai piorar em curto prazo;
  5. Vai piorar rapidamente.

Passo a passo para criar sua Matriz GUT

Agora que já exploramos os três elementos que compõem a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), é hora de aprender a montar essa ferramenta e aplicá-la na sua empresa.

1 – Liste os problemas enfrentados pela empresa

O primeiro passo para criar a sua Matriz GUT é identificar os problemas que sua empresa está enfrentando e os processos que precisam ser reavaliados.

Em seguida, é necessário classificar esses problemas quanto à: Gravidade, Urgência e Tendência de cada um.

Para que não haja erros nessa classificação, é interessante reunir toda a equipe e estimulá-la a avaliar o real impacto de cada problema apontado.

Além disso, fazer uma pesquisa de satisfação com os clientes da marca pode ser muito proveitoso, pois será possível descobrir pontos de melhoria nos produtos e serviços oferecidos e no atendimento dedicado a eles.

Nesta fase de elaboração da Matriz GUT, é imprescindível listar todos os problemas que vêm sendo atravessados pela companhia.

2 – Atribua uma pontuação aos problemas da companhia

Uma vez criada a lista com os problemas da empresa, é preciso pontuá-los. Faça isso usando os critérios de Gravidade, Urgência e Tendência.

Essa pontuação deve seguir as escalas de 1 a 5 apresentadas anteriormente.

Levando em conta essa numeração, imagine que um dos problemas identificados seja extremamente grave (5), muito urgente (4) e vá piorar rapidamente (5).

Depois de pontuar esse problema, chega o momento de multiplicar esses fatores a fim de obter uma nota que irá definir o grau de prioridade desse gargalo.

Vamos às contas do exemplo mencionado? 5 X 4 X 5 = 100.

Tendo em mãos esse resultado, deve-se compará-lo aos resultados dos demais problemas e, então, definir quais deverão ser realizados primeiro. Lembrando que os problemas com nota mais alta devem ser prioridade.

3 – Faça um ranking dos problemas da marca

Após identificar os problemas da empresa e multiplicar os fatores de cada um entre si para descobrir o valor GUT, é a vez de ranqueá-los.

Essa medida é fundamental para que sejam criados  planos de ação que possam resolver os gaps listados.

Nesse planejamento é importante especificar:

  • Quem serão os responsáveis pela execução de cada tarefa;
  • Qual é o prazo para solucionar o problema em questão;
  • Que insumos e mão de obra serão necessários;
  • Quais estratégias serão utilizadas.

Matriz GUT resolvendo problemas na sua empresa

Para não haver mais dúvidas sobre a importância da Matriz GUT, vamos usar um exemplo prático para confirmar como ela pode resolver problemas em uma empresa.

Suponha que você tenha um e-commerce e recentemente esteja enfrentando os seguintes problemas:

  • Atraso nas entregas do fornecedor e, consequentemente, descumprimento dos prazos combinados com o público;
  • Baixo índice de fidelização de clientes;
  • Falta de controle de estoque;
  • Marketing ineficiente.

Mapeadas essas dificuldades, analise a Gravidade, Urgência e Tendência de cada uma e depois multiplique o valor desses fatores até obter uma nota. Por fim, é preciso ranquear esses gargalos.

Vale destacar que não é necessário resolver na íntegra um problema prioritário para só depois solucionar outro. Com a Matriz GUT, é possível buscar soluções simultâneas para gaps diferentes.

Dá para providenciar um software de gestão para otimizar a gestão do estoque e, ao mesmo tempo, lançar uma campanha de marketing mais promissora, por exemplo.

Vantagens de aplicar a Matriz GUT no dia a dia do seu negócio

Antes de enumerar os benefícios possibilitados pela Matriz GUT, é importante deixar claro que ela pode ser utilizada de forma simples e fácil por empresas de diferentes portes e segmentos.

Vamos às vantagens?

É fácil de implementar

Como pudemos perceber até este ponto do artigo, implementar a Matriz GUT não demanda muitos insumos, tampouco muitos esforços.

Sua montagem é bem simples e, uma vez realizando um brainstorming com a equipe, é possível aplicá-la com a promessa de resultados surpreendentes.

Proporciona tomadas de decisão mais certeiras

A partir do momento em que a Matriz GUT permite quantificar os problemas da empresa, as tomadas de decisão passam a ser baseadas em dados concretos, e não apenas no feeling.

Com a lógica do valor GUT de cada problema, a tendência é a de o gestor sentir-se mais seguro quanto ao que de fato precisa ser priorizado, de forma a otimizar as operações da companhia.

Ajuda a identificar os problemas da empresa

Diante das várias demandas de uma empresa, é comum por vezes faltar a serenidade necessária para identificar problemas que porventura estejam acontecendo.

Ao utilizar a Matriz GUT, é possível sistematizar a rotina da empresa e enxergar o que precisa ser modificado ou eliminado.

Diminui os desperdícios

O propósito primordial da Matriz GUT é reduzir e resolver os problemas de uma empresa e isso está diretamente relacionado à diminuição de desperdício.

Isso porque os problemas de um empreendimento geralmente impactam o caixa, a reputação da marca e a produtividade da equipe.

Então, essa ferramenta é uma aliada da gestão financeira do negócio.

Outras ferramentas de gestão que facilitam a rotina da sua empresa

Não importa o porte nem o segmento de atuação de uma empresa; gestores e empreendedores estão sempre buscando maneiras de reduzir os custos e aumentar os lucros do negócio.

Algumas ferramentas de gestão podem ajudá-los a alcançar esse propósito. Abaixo iremos mostrar as principais delas. Continue com a gente.

Planejamento estratégico

Todo empreendimento deve traçar objetivos a serem alcançados e uma missão a ser seguida.

Com o planejamento estratégico, é possível concretizar esse ideal, estabelecendo todas as tarefas e processos necessários para o alcance dos objetivos.

Para isso, é imprescindível levar em conta o cenário interno e externo da empresa.

Análise SWOT

Eis mais um recurso muito utilizado para promover o desenvolvimento da empresa. Entendendo a formação do termo SWOT, temos uma dimensão da aplicabilidade dessa ferramenta:

  • S: Strengths (Forças);
  • W: Weaknesses (Fraquezas);
  • O: Opportunities (Oportunidades);
  • T: Threats (Ameaças).

Avaliando os processos da sua empresa a partir desses indicadores, é possível ter a real perspectiva do negócio.

A Análise SWOT é fundamental para investigar os pontos fracos e fortes da empresa, auxiliando no controle de riscos e ameaças e nas ações que promovem o sucesso do negócio.

KPI

De que adianta estipular várias metas para a empresa e elaborar um roteiro de forma a alcançá-las sem acompanhar todos os processos envolvidos nisso e o desempenho do time?

Por isso utilizar KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores-chave de Performance) é tão importante.

Eles permitem identificar gargalos nas operações da empresa, além de monitorar o desempenho de toda a equipe ou de determinado setor envolvido na concretização dos objetivos do negócio.

Os KPIs possibilitam ainda uma comparação com resultados anteriores e inclusive com outros negócios.

Ciclo PDCA

Não poderíamos deixar de citar o Ciclo PDCA. As letras que compõem a sigla facilitam a compreensão da ferramenta. Vamos entender cada uma delas?

  • P: Plan — Planejar;
  • D: Do — Fazer;
  • C: Check — Checar;
  • A: Act — Agir.

O Ciclo PDCA permite que as empresas realizem melhorias contínuas em seus processos, através da implantação de novos planos de ações; acompanhamento de mudanças e checagem da resolução de problemas.

Conclusão

Estamos chegando ao fim de mais um guia, caro leitor.

Ao longo deste conteúdo, vimos que a Matriz GUT dá uma perspectiva do atual cenário da empresa e do que precisa ser priorizado de forma que ela alcance resultados cada vez melhores.

Essa ferramenta também mostra ao gestor como e quando devem ser realizadas ações de melhoria no negócio.

Vale destacar que, para a Matriz GUT trazer resultados efetivos à empresa, é necessário analisar as particularidades dos problemas encontrados, tentando sempre solucionar o que for mais grave primeiro.

Assim como a Matriz GUT, o Ciclo PDCA contribui, e muito, para o sucesso da sua marca. Pensando nisso, separamos um conteúdo especial sobre o tema. Clique aqui e saiba mais. Até a próxima.