Como montar um Quadro de Gestão à Vista para a sua empresa

Imagine que você esteja viajando e, pela tela do celular, acompanhe em tempo real sua localização, além do trecho já concluído e o caminho que ainda falta percorrer. Em uma empresa, o quadro de gestão à vista dá à equipe essa visão 360º do negócio.

É sobre essa ferramenta tão importante e os outros vários benefícios que ela traz que iremos falar neste artigo.

De quebra, mostraremos um passo a passo de como montar um quadro de gestão à vista. Siga com a gente!

Antes de abordar a importância desse quadro e ensinar como fazê-lo, vamos entender o conceito de gestão à vista?

Gestão à vista: o que quer dizer?

A expressão “gestão à vista” faz lembrar várias situações relacionadas ao universo corporativo, não é mesmo?!

O mural de acompanhamento de demandas, o quadro de planejamento de tarefas do mês e até mesmo a metodologia Scrum (To do, in progress, done) são algumas associações que podem ser feitas.

Porém, as vantagens possibilitadas pela gestão à vista vão muito além de manter-se atento às atividades do mês ou de acompanhar o andamento de determinado projeto.

Gestão à vista é a prática de colocar à disposição de todos:

  • Informações importantes sobre a empresa;
  • Indicadores de desempenho;
  • Dados de cada setor;
  • Códigos de conduta da organização;
  • Elementos que irão auxiliar na coordenação e autogestão dos colaboradores.

É importante lembrar que disponibilizar essas informações a toda a equipe deve representar uma ação contínua.

Afinal, de que adianta esses dados ficarem na intranet da organização ou serem enviados por e-mail se não forem acessados sempre que necessário?

Por exemplo, se algum produto ou serviço da empresa não vendeu conforme o esperado no último mês, a equipe de vendas precisa ser informada disso prontamente.

Do contrário, ela não mudará espontaneamente o comportamento diante dos itens que apresentaram mau desempenho nas vendas.

Vale destacar que, caso seu time acompanhe diariamente, por meio de um quadro de gestão à vista, o balanço das vendas, a conduta dele será alterada com mais naturalidade e rapidez quando for preciso.

A propósito, no tópico seguinte, vamos aprofundar a importância do quadro de gestão à vista para as empresas.

O que o quadro de gestão à vista pode fazer pela sua empresa?

Quando as informações que impactam os colaboradores ficam facilmente disponíveis, à vista de todos, eles tendem a se tornar mais engajados.

Consequentemente, na mesma proporção, aumenta-se a motivação e a capacidade de autogestão.

Esses dois fatores, por sua vez, facilitam a tomada de decisão por parte da equipe.

As vantagens proporcionadas por um quadro de gestão à vista são muitas. A seguir, vamos abordar as principais delas.

Dar uma visão 360º do negócio

Com um quadro de gestão à vista, seu staff ficará a par do cenário diário, abrangente e realista da empresa, e participará mais ativamente das operações, visando atingir resultados mais globais e menos individuais.

Perante informações bem claras da empresa, é como se sua equipe estivesse em um avião, abandonasse a função passiva de passageiro e passasse para a cabine do piloto, ajudando-o na condução do voo.

Dessa forma, quando participarem de discussões sobre estratégias a serem implementadas na organização, por exemplo, os colaboradores irão pensar automaticamente nos resultados voltados para o todo.

Priorizar o que de fato é importante

Outro benefício do quadro de gestão à vista consiste na priorização do que é preciso ser feito efetivamente.

Quantas vezes, à mercê de uma rotina profissional desorganizada, começamos uma tarefa, não finalizamos e depois temos de refazê-la? Assim, perde-se tempo com retrabalho.

Tendo conhecimento das informações essenciais ao cotidiano, especialmente em um dia muito atribulado, cada colaborador saberá o que deve ser priorizado, podendo se autogerenciar nas tarefas.

Otimizar a tomada de decisão

Cientes de informações seguras e atualizadas sobre o negócio, os colaboradores acabam desenvolvendo um “sentimento de dono” e, como consequência, tomam decisões mais depressa.

Essa medida é imprescindível, especialmente no meio corporativo, em que a imprevisibilidade representa uma realidade e, por isso, diversas decisões precisam ser tomadas prontamente.

Seja para contornar algum problema que afete a rotina de trabalho, seja para gerenciar uma crise, ter um quadro de gestão à vista na sua empresa pode fazer a diferença.

Controlar o atingimento de metas

Com as metas à vista e, mais que isso, acompanhando-as diariamente, a equipe fica mais motivada a alcançá-las.

Diante desse cenário, fica mais fácil identificar se algumas estratégias deverão ser alteradas ou se novas medidas precisarão ser tomadas para atingir essas metas.

Controlando as metas, é possível ainda agir a tempo na correção de gaps que, por ventura, estiverem atrapalhando as operações da empresa e o alcance de bons resultados.

Aumentar o engajamento do time

Muito se fala em engajamento, mas você sabe o que o termo quer dizer?

Se formos buscar em um dicionário (inclusive o de sinônimos), “engajamento” corresponde a envolvimento; comprometimento.

Na realidade, porém, o significado vai além. Engajamento é o compromisso emocional que o colaborador tem com a organização.

Diversos fatores contribuem para o engajamento de um colaborador:

  • Possibilidade de crescimento dentro da empresa;
  • Bom relacionamento com os colegas de trabalho;
  • Grau de autonomia do colaborador;
  • Visão do(s) impacto(s) causado(s) pelo próprio trabalho no negócio.

Os dois últimos itens em especial podem ser demonstrados por um quadro de gestão à vista.

Melhorar o relacionamento da equipe, quebrando hierarquias

Ao mesmo tempo que seu time precisa agir pensando nos resultados globais da empresa, cada colaborador deve se sentir único para, de fato, “vestir a camisa” de fato.

A gestão à vista permite isso, uma vez que divulgando informações importantes, dá a oportunidade da equipe agir com autonomia frente ao trabalho que desempenha.

Nesse sentido, cada setor se vê indispensável ao atingimento das metas gerais do negócio.

Além do mais, a gestão à vista possibilita que a liderança da empresa se alinhe com o staff,  de forma que todos sejam guiados pelas mesmas informações, focando sempre os resultados coletivos.

Impulsionar a produtividade

Como consequência das vantagens anteriores, impulsionar a produtividade é mais um benefício proporcionado pela gestão à vista.

Graças à mudança (e melhora) na comunicação, seu time, sem dúvida, vai apresentar um desempenho superior e os resultados da empresa irão acompanhar essa evolução.

Informar estrategicamente usando um quadro de gestão à vista trará muitos efeitos positivos à companhia. E isso deve se tornar um hábito.

Conhecidas as principais vantagens de usar um quadro de gestão à vista, vamos aprender a fazer um? Continue com a gente!

5 passos para criar um quadro de gestão à vista

Como pudemos perceber até este ponto do artigo, um quadro de gestão à vista propicia uma melhor comunicação e engajamento entre a equipe.

Com ele, é possível aprimorar o comportamento do time e obter resultados mais satisfatórios para a empresa.

Por conta disso, vamos mostrar o passo a passo de como criar um quadro de gestão à vista e mudar de vez a cultura organizacional da sua empresa.

1 – Selecione apenas informações que façam sentido para a equipe

Sabe quando você lê um texto e, concluída a leitura, não há nem uma informação relevante sequer para ajudar em alguma questão profissional ou pessoal?

Pois é! O mesmo vale para um quadro de gestão à vista.

Não adianta alimentá-lo com dados desnecessários ou confusos; isso vai só atrapalhar a equipe. Então, é superimportante definir quais informações devem constar nesse quadro.

Para eleger o conteúdo realmente imprescindível para compor o quadro, vale questionar:

  • De que forma os dados selecionados irão ajudar na rotina dos colaboradores?
  • Essas informações serão gatilhos para tomadas de decisão?
  • Com esses dados, o colaborador consegue resolver algum gap por conta própria?

Se os dados escolhidos completarem essas faltas, então, seu quadro de gestão à vista contará apenas com conteúdo realmente importante para a organização.

2 – Defina claramente as metas esperadas do time

Embora, dentro de uma empresa, cada colaborador desempenhe funções específicas, é preciso se pensar em conjunto no processo de atingimento de metas.

No quadro de gestão à vista, devem estar bem estruturados os objetivos a serem alcançados pela equipe para que os resultados do negócio sejam obtidos efetivamente.

Por exemplo, a empresa pretende se tornar autoridade no segmento de atuação e, para isso, quer estar em primeiro lugar nas buscas por determinada palavra-chave no Google.

Com essa pretensão bem definida, o time de Marketing deve entrar em ação, estabelecer estratégias e trabalhar nelas a fim de que a expectativa se torne realidade.

Ao definir as metas esperadas do time, lembre-se de hierarquizá-las. Assim, os colaboradores irão priorizar as tarefas por ordem de urgência.

3 – Eleja quais KPIs serão utilizados

Key Performance Indicators ou Indicador-chave de Desempenho é uma ferramenta utilizada por organizações de diferentes nichos e tamanhos para avaliar estratégias e medir resultados.

Alguns exemplos de KPI são:

  • De capacidade: mostra o quanto uma empresa é capaz de produzir em determinado período (ex.: itens produzidos por hora e número de atendimentos realizados por mês);
  • De produtividade: avalia a eficiência dos processos da empresa e o impacto disso na receita (ex.: índice de lucratividade e taxa de conversão de vendas);
  • De qualidade: aponta eventuais erros ou imprevistos na produção, preocupando-se com a mensuração do resultado final (ex.: eficiência dos serviços prestados ao cliente);
  • Estratégico: demonstra a situação da empresa em relação às metas estabelecidas (ex.: nível de crescimento por mês).

Quando for eleger o KPI ideal para sua empresa, atente-se àquele(s) que têm relação direta com as atividades desempenhadas ali e podem de fato motivar a equipe.

4 – Escolha qual interface usar 

Para deixar a gestão à vista de fato visível aos colaboradores, é preciso escolher uma boa interface.

Dentre as opções, destacamos:

  • Softwares para computadores;
  • TV corporativa;
  • Quadro físico (inclusive feito à mão).

O objetivo primordial neste momento é o conteúdo divulgado nesses canais ser relevante para o andamento do trabalho da equipe, além de estar bem localizado, isto é, ao alcance de todos.

5 – Mantenha o quadro de gestão à vista atualizado

Para a ferramenta fazer sentido na empresa, é preciso que ela seja constantemente atualizada.

O propósito primordial do quadro de gestão à vista, afinal, é entender as mudanças de cenário com agilidade e agir a tempo de corrigir eventuais gargalos.

O feedback das operações deve ser imediato, então, o recomendável é que os próprios colaboradores contribuam ativamente para a atualização do quadro.

Mas, vale lembrar, o gestor deve sempre coordenar as ações do time.

Não poderíamos terminar este artigo sem mostrar algumas ferramentas excelentes para você usar no seu quadro de gestão à vista. Continue a leitura!

Ferramentas superpráticas para o quadro de gestão à vista

Para usar o quadro de gestão à vista na sua empresa, obviamente ele precisa estar ancorado em alguma estrutura, certo?

Abaixo iremos mostrar algumas possibilidades nesse sentido!

Kanban

Trata-se de um método de origem japonesa que utiliza cartões coloridos para indicar, de maneira bem visual, o andamento da produção.

Seguindo o modelo Kanban, esses cartões são distribuídos em três colunas de tarefas; cada uma com o status diferente:

  • A fazer: refere-se às atividades que ainda precisam ser desenvolvidas;
  • Fazendo: diz respeito às operações em andamento;
  • Feito: relaciona-se àquilo que já foi produzido/concluído.

Quando feito de forma física, recomenda-se utilizar um mural e Post-its (ou cartolinas recortadas) de cores distintas. Há ainda a possibilidade de usar a ideia do Kanban na versão on-line, como o Trello.

Dashboard (painel de controle)

Outra opção para estruturar seu quadro de gestão à vista é usando o dashboard.

Esse painel reúne informações mais objetivas sobre indicadores de performance, além de métricas para o atingimento de metas de cada equipe.

Ele deve ser montado em tempo real a partir de gráficos e tabelas. Assim, os colaboradores podem monitorar os novos dados gerados pelo andamento dos processos.

Algumas vantagens do dashboard são:

  • Auxiliar nas tomadas de decisão;
  • Motivar a equipe por meio de uma “competição saudável“, já que os indicadores de desempenho dos colaboradores ficam à mostra;
  • Permitir uma visualização rápida da alocação de tempo do staff.

Analisando os detalhes de cada uma dessas ferramentas, qual seria mais adequada ao seu negócio?

Quer uma dica? As duas, pois elas se complementam. Enquanto o Kanban organiza e otimiza as tarefas, o dashboard apresenta os indicadores de desempenho e as métricas para alcançar as metas.

Outro recurso que pode ajudar na implementação do quadro de gestão à vista na sua empresa é um software de gestão, pois ele integra dados de todos os setores da organização.

Enfim, o quadro de gestão à vista pode fazer muito pela sua empresa. Essa ferramenta está diretamente ligada ao conceito de metodologias ágeis. Quer saber mais sobre elas? Clique aqui e fique por dentro. Até a próxima! 

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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