Relatórios Gerenciais: você precisa deles e eu posso provar

Para ser bem posicionada no mercado, qualquer empresa exige do gestor uma visão 360º do negócio. Os relatórios gerenciais facilitam esse olhar e, justamente por isso, são tão fundamentais para organizações de diferentes segmentos.

É sobre os relatórios gerenciais que iremos falar neste guia, cujos enfoques principais são:

  • O que são os relatórios gerenciais;
  • Como os setores das empresas são impactados por esses documentos;
  • 5 razões para usar os relatórios gerenciais no seu negócio;
  • Quais são os problemas mais comuns enfrentados pelas companhias que não utilizam relatórios gerenciais;
  • O que deve ter em um bom relatório gerencial.

Vale a pena conferir o conteúdo que preparamos para você!

O que são relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais são registros contendo dados, indicadores e análises que ajudam a mensurar os resultados de uma empresa. Por meio dessa ferramenta, é possível avaliar:

  • A produtividade;
  • A saúde financeira da empresa;
  • O desempenho dos membros da equipe;
  • A receita em diferentes períodos;
  • A alta ou baixa das vendas;
  • A qualidade dos serviços prestados e produtos oferecidos.

Ou seja, os relatórios gerenciais permitem que os gestores façam constantemente um raio-X da organização.

Assim, é possível enxergar os pontos de melhoria do negócio e, então, partir para a criação de estratégias que solucionem esses gargalos.

É importante destacar que, para os relatórios gerenciais serem proveitosos de fato, eles devem contar com pesquisas, análises e estruturação das informações.

Isto é, eles devem representar uma amostra do que é verdadeiramente vivido na empresa.

Afinal, os dados reunidos nos relatórios gerenciais é que vão nortear as tomadas de atitude dos gestores e, portanto, os passos que o negócio vai seguir.

Nesse sentido, uma dica interessante é: em vez de usar planilhas preenchidas manualmente para a produção desses documentos, recomendamos recorrer a automações, que os tornará mais seguros e práticos.

Para esclarecer de uma vez por todas como os relatórios gerenciais podem impulsionar as operações e os resultados de qualquer negócio, a seguir vamos dar exemplos práticos de como eles são aplicados em diferentes setores de uma organização.

Como os setores das empresas são impactados pelos relatórios gerenciais?

Assim como um polivitamínico promete trazer bem-estar a vários órgãos do corpo, os relatórios gerenciais tendem a beneficiar diversos setores de uma empresa. Falaremos dessas vantagens a partir de agora.

Financeiro

A área financeira de uma empresa pode contar com o fluxo de caixa como um de seus relatórios gerenciais.

Nele, o gestor acompanha todas as entradas e saídas de capital e analisa como cada transação impacta o orçamento da empresa.

Além do fluxo de caixa, outra opção, dentre os relatórios gerenciais, é o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).

Por meio dele, é possível ter uma visão panorâmica da condição econômica da empresa, inclusive da capacidade dela de gerar lucros.

Ao utilizar o DRE, fica mais fácil pensar em ações que visam otimizar os resultados da companhia.

Estoque

O estoque corresponde a um setor superimportante do negócio, porque são os recursos alocados ali que vão movimentar o caixa.

Então, os relatórios gerenciais referentes a ele precisam ser completos para auxiliar na gestão de insumos.

Nesse sentido, contar com o histórico de compras e vendas de produtos ajuda a identificar padrões de consumo e produtos com maior saída.

Além disso, relatórios gerenciais de estoque facilitam a previsão orçamentária para demandas futuras.

Vendas

Outra maneira de mensurar a saúde financeira da empresa é por meio dos relatórios gerenciais de vendas.

Com eles, o gestor consegue criar estratégias mais conscientes e efetivas para as tomadas de decisão.

Um relatório de vendas deve conter diversas informações; as principais são:

  • Tíquete médio (média de vendas por período);
  • Performance do vendedor;
  • Padrões de consumo;
  • Curva ABC, que mede inclusive a importância dos produtos em estoque para a empresa e para os clientes.

Ciente dessas informações, o gestor pode definir (e otimizar) novos processos comerciais, por exemplo.

Satisfação dos clientes

Sem consumidores, a existência de uma empresa deixa de ter sentido. Portanto, relatórios gerenciais que medem a satisfação dos clientes são sempre essenciais.

Um dos relatórios mais conhecidos é o Net Promoter Score (NPS). Trata-se de uma métrica que demonstra a satisfação do público com determinada marca e a lealdade dele a ela.

Quando se pensa em satisfação do cliente, deve-se levar em conta os seguintes pontos:

  • Quanto o público está satisfeito com os serviços e produtos oferecidos pela empresa?
  • Com relação ao atendimento prestado, ele está satisfazendo as expectativas dos consumidores?
  • No que se refere aos colaboradores, eles estão satisfeitos com o ambiente de trabalho e o clima organizacional?

Vale destacar ainda que, nos relatórios referentes ao público da sua empresa, é preciso haver informações pessoais dos clientes, de forma a conhecê-los melhor e, então, atender a suas necessidades da maneira mais adequada.

Qualidade

Medir com frequência a qualidade das entregas da sua empresa é muito importante.

Os relatórios gerenciais de qualidade permitem mensurar, por meio de métricas preestabelecidas, o nível da qualidade dos produtos e serviços disponibilizados pela sua marca, além dos processos da organização.

É importante lembrar que há no mercado ERPs capazes de gerar relatórios gerenciais precisos, que irão facilitar a gestão e promover o sucesso da sua empresa.

Ainda não ficou convencido da importância desses documentos?

Então, acompanhe o tópico seguinte, pois nele vamos mostrar (mais) cinco motivos, além dos já abordados anteriormente, para você utilizar os relatórios gerenciais no seu negócio. Não vá perder, hein?!

5 razões para usar os relatórios gerenciais no seu negócio

Até aqui, mostramos como os relatórios gerenciais são imprescindíveis para garantir uma visão panorâmica da empresa aos gestores e, consequentemente, facilitar a otimização dos processos de um negócio.

A partir de agora, você vai ficar sabendo de outros cinco motivos para utilizar esses relatórios e estimular o bom funcionamento dos diferentes setores do seu empreendimento.

Tomadas de decisão mais bem pensadas

Qualquer tomada de decisão em uma empresa pode gerar impactos em diversos setores, como caixa, estoque, vendas, atendimento ao cliente etc.

Por conta disso, todas elas devem ser muito planejadas. E nada melhor do que os relatórios gerenciais para levar ao gestor diagnósticos reais e profundos sobre a atual situação da empresa.

Assim, é possível caminhar na direção correta do que se deseja para o futuro da organização, traçando as metas exatas e palpáveis, e não se baseando no “feeling de líder” apenas.

Uma vez que as estratégias estarão fundamentadas em dados consistentes, elas terão muito mais chances de darem certo.

Monitoramento e aprimoramento de processos em tempo real

De maneira geral, a obtenção dos relatórios gerenciais acontece por meio de ferramentas de gestão que geram dados sempre atualizados e de forma rápida e, por isso, facilitam a atuação dos gestores.

Nesse sentido, fica mais fácil controlar e aperfeiçoar processos em tempo real. Inclusive, a interpretação desses documentos geralmente se dá de forma rápida e precisa.

Isso porque eles são estruturados com recursos visuais que acabam simplificando o entendimento por parte do gestor.

Mais transparência nas atividades

Os relatórios gerenciais permitem ainda que colaboradores de diferentes setores tenham acesso às mesmas informações.

Assim, a transparência deixa de representar apenas um princípio da cultura organizacional e passa a fazer parte efetivamente do cotidiano da empresa.

Obviamente esse benefício só poderá ser aproveitado caso haja uma política de compartilhamento de informações na organização.

Criação de um histórico

Com a produção regular dos relatórios gerenciais, é possível manter um histórico de desempenho de todas as áreas da empresa.

Dessa forma, fica muito mais fácil monitorar o progresso de cada setor, prever tendências e estabelecer prioridades na gestão.

Mais engajamento da equipe

Quando eventuais gaps nas empresas são informados de forma precisa a todos os colaboradores, há uma tendência à união e consequente resolução do problema.

E, ao mesmo tempo, toda vez que um recurso humano apresenta bom desempenho e é reconhecido por isso, ele se torna mais comprometido e motivado e acaba influenciando os colegas também.

Nesse ponto, mais uma vez, os relatórios gerenciais se mostram mais do que úteis; indispensáveis.

Para reforçar o quanto essa documentação é fundamental, a seguir vamos mostrar alguns dos principais problemas enfrentados pelas organizações que não dão a devida atenção aos relatórios gerenciais.

Problemas mais comuns enfrentados pelas empresas que não fazem relatórios gerenciais

Dá tristeza ver um estabelecimento que aparentemente tinha tudo para dar certo encerrando suas atividades, não é mesmo?

Os motivos pelos quais uma empresa fecha podem ser vários, mas uma coisa é certa: os relatórios gerenciais, se bem utilizados, poupam muitos empresários de prejuízos, podendo evitar inclusive uma falência.

Por falar nisso, a seguir vamos citar as causas mais comuns que levam as empresas a falir.

Lembrando que, geralmente, a falência tem origem em longos atrasos de pagamentos a funcionários, fornecedores e na não quitação de débitos de diferentes origens.

Porém, não podemos dizer que ela é resultado apenas de uma ação equivocada, mas de uma série de fatores que tornam a manutenção da empresa insustentável. Vamos conhecer os principais deles?

Descompasso com o mercado

Analisar o mercado é uma prática que deve fazer parte da agenda de qualquer negócio.

Com frequência é preciso estar atento se as soluções que sua empresa oferece de fato estão resolvendo algum problema do público.

Caso contrário, é necessário criar estratégias para gerar essa necessidade nos clientes potenciais e, como consequência, impulsionar a receita da empresa.

Nesse sentido, utilizar relatórios gerenciais que medem a satisfação dos clientes com a sua marca, por exemplo, é essencial.

Falta de planejamento estratégico

Olhando para a sua empresa, você consegue analisar todos os elementos necessários para ela operar e faturar de maneira satisfatória?

A fim de tornar (e manter) seu empreendimento competitivo, é imprescindível lançar um olhar atento a seus pontos fortes e fracos e, aí então, traçar metas palpáveis e alcançar resultados positivos.

Os relatórios gerenciais auxiliam nessa missão, na medida em que trazem dados precisos e esquematizados sobre os diversos setores da organização, facilitando a elaboração de estratégias e as tomadas de atitude do gestor.

Negligência com setor financeiro

Muitas empresas só compreendem a importância de uma gestão financeira de qualidade quando se veem à beira da falência, infelizmente.

É muito comum empreendedores misturarem despesas pessoais com as da companhia, o que gera um impacto negativo no controle do caixa.

Além disso, não tendo em mãos os números reais da economia da empresa, fica difícil mantê-la operando com saúde e sustentabilidade.

Nesse momento, nada mais apropriado do que utilizar relatórios gerenciais, como fluxo de caixa e DRE, já mencionados anteriormente neste artigo.

Evasão de colaboradores talentosos

Quando a liderança de uma empresa não valoriza a performance do staff, há uma tendência a perder profissionais que efetivamente acrescentam, seja à receita, aos processos, ao potencial de competitividade da marca.

Por meio de relatórios gerenciais, é possível medir o desempenho do time, além de saber o grau de satisfação de cada membro com a função que exerce na empresa. Dessa forma, fica mais fácil reter talentos.

Percebeu como os relatórios gerenciais equivalem a um mapa completo da organização? Então, não deixe para usar essa ferramenta apenas quando a empresa estiver pedindo socorro, ok?

Para concluir este guia sem deixar brechas, vamos mostrar o que deve ter em um bom relatório gerencial. Fique com a gente!

O que deve ter em um bom relatório gerencial?

Como mostramos ao longo do artigo, relatórios gerenciais precisam ser muito bem-estruturados; do contrário, não justifica utilizá-los.

A partir de agora, vamos expor os principais pontos que devem estar nesse documento.

Destinatários

Uma das especificações fundamentais dos relatórios gerenciais são os destinatários da documentação.

Quem deve receber e avaliar esses conteúdos? É preciso deixar essa informação bem clara, a fim de evitar que os arquivos fiquem engavetados ou percam o verdadeiro sentido.

Propósitos

O que se pretende alcançar com os relatórios gerenciais em questão:

  • Tomar decisões;
  • Melhorar a infraestrutura de trabalho;
  • Realizar projeções financeiras.

É preciso ter em mente a finalidade da documentação para partir para a ação sem desperdiçar um recurso valioso para qualquer empresa: o tempo.

Conteúdo objetivo e bem organizado

Para um relatório gerencial surtir efeito na organização, ele deve concentrar informações objetivas, como: custos, prazos e qualidade (de trabalho prestado ou serviços/produtos oferecidos).

Além disso, os dados do documento devem estar bem organizados para que a interpretação flua da melhor maneira possível.

Formato

Em que formato o relatório deve ser apresentado aos destinatários de maneira a estabelecer uma comunicação eficiente?

Usar índices, ilustrações, gráficos, tabelas é sempre uma boa pedida nesse sentido. Pode apostar nesses recursos.

Apresentamos neste guia diversos argumentos sobre a importância de gestores usarem os relatórios gerenciais. Por meio deles, sua empresa pode se tornar escalável. Quer saber como a escalabilidade é garantia de sucesso de um negócio? Basta clicar aqui.