A boa gestão de uma empresa impacta não só seus processos internos, mas também as entregas aos clientes finais. E o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que contribui, e muito, para o bom desempenho — interno e externo — das organizações.
Isso porque ele facilita a identificação de problemas que possam estar afetando a rotina e, consequentemente, prejudicando os resultados da companhia.
Por outro lado, o Diagrama de Ishikawa também ajuda a identificar as causas do que vem dando certo no negócio.
Neste guia, vamos explicar o que é o Diagrama de Ishikawa, como utilizá-lo, além de associá-lo a outras metodologias de gestão, como a Análise SWOT.
Se você acha que não tem aproveitado o máximo potencial da sua marca, este conteúdo certamente vai começar a mudar essa situação. Acompanhe a leitura, amigo leitor!
O que é Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa é conhecido por diversos outros nomes. Alguns deles são:
- Diagrama 6M;
- Diagrama Espinha de Peixe;
- Diagrama Causa e Efeito;
- PDCA Espinha de Peixe;
- Árvore de Causa Espinha de Peixe.
Dito isso, podemos dizer que o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual de gestão de qualidade cuja função primordial é ajudar a encontrar as causas de um problema que esteja prejudicando os processos organizacionais de um negócio.
De maneira bem simples e direta, vale dizer que o propósito dessa ferramenta é investigar os fatores que resultam em uma situação adversa na companhia
Isso porque o Diagrama de Ishikawa é utilizado pela área administrativa da organização para a gestão e o controle de qualidade de diversos processos internos.
É importante destacar que esse diagrama foi proposto inicialmente pelo engenheiro químico japonês, Kaoru Ishikawa, em 1943, sendo aperfeiçoado nos anos seguintes.
Quando criou o Diagrama de Ishikawa, Kaoru pretendia desenvolver uma ferramenta que pudesse ser utilizada tanto por operários de fábricas quanto pelas diretorias das empresas.
E a pretensão logo se concretizou. Isso em função de o diagrama ser visual, o que auxilia o raciocínio coletivo do time, à medida que mostra a ele a causa-raiz dos problemas que porventura possam estar comprometendo a produtividade.
Qual a importância do Diagrama de Ishikawa e o que ele analisa?
O grande valor dessa ferramenta está no fato de ela permitir fazer uma análise aprofundada de todas as etapas envolvidas nos processos empresariais.
Dessa forma, ao identificar a origem de um problema, fica mais fácil corrigi-lo e retomar a rotina organizacional, de preferência, aproveitando o máximo potencial tanto da equipe como dos recursos disponíveis.
É importante destacar que as causas dos problemas identificados por essa ferramenta podem ser classificadas em seis tipos (daí o outro nome dado a ela: “Diagrama 6M”). Vamos falar sobre cada um deles a seguir:
Máquina
A falta de manutenção ou o mau uso dos equipamentos pode comprometer, e muito, os rendimentos da equipe.
Por conta disso, é fundamental vistoriar com frequência a integridade das máquinas para que a produção (e a produtividade do time) não seja prejudicada.
Materiais
Matérias-primas fora das especificações ou compradas em quantidade incorreta (para mais ou para menos) representam prejuízo para a empresa. Então, é importantíssimo estar atento a uma gestão de compras adequada.
Mão de obra
A seguinte reflexão deve sempre ser feita na empresa: “como tem sido o comportamento dos colaboradores diante das atividades que desempenham?”.
Essa análise é importante, porque muitos problemas enfrentados pelas empresas podem ter origem na pressa ou falta de atenção na execução das tarefas; na imprudência; na falta de qualificação, na desmotivação etc.
Meio ambiente
Quais problemas estão relacionados aos ambientes interno e externo da empresa?
Responder a essa questão é super-relevante, especialmente em tempos em que a sigla ESG compõe (deveria compor) as agendas das organizações.
Medida
Quais são as métricas utilizadas para monitorar, medir e controlar os processos empresariais?
Caso você esteja utilizando um meio incorreto para mensurar os processos empresariais, é bem provável que o retrabalho seja uma constante no seu negócio.
Método
Este “M” se refere aos procedimentos e métodos adotados pela empresa durante o expediente, o que pode incluir, dentre outros elementos, softwares e metodologias de planejamento.
Fazer uma revisão desses fatores é crucial para testar a obsolescência dos sistemas, por exemplo.
Quando utilizar o Diagrama de Ishikawa?
Com relação ao momento mais oportuno para utilizar o Diagrama de Ishikawa, devemos ter em mente que não é preciso esperar acontecer um “problemão” na empresa para recorrer a ele.
Quando qualquer acontecimento indesejado estiver acontecendo na organização, por mais simples que ele possa parecer a princípio, eis aí uma oportunidade para usar o diagrama. Guarde isso!
Dos usos mais comuns do Diagrama de ishikawa, destacamos:
- Investigar e descobrir não apenas a causa principal de um problema, mas as causas secundárias;
- A partir do mapeamento de gaps empresariais, encontrar soluções que podem ser executadas a partir dos recursos da própria companhia;
- Garantir que os processos organizacionais passem por melhorias contínuas;
- Aumentar, sempre que possível, a produtividade do time.
Como utilizar o Diagrama de Ishikawa: confira o passo a passo
Depois de entender o conceito e a importância do Diagrama de Ishikawa, é chegado o momento de aprender a montar o seu próprio diagrama e aplicá-lo na sua empresa.
Para isso, convidamos você, amigo leitor, a acompanhar o passo a passo abaixo.
- Defina o problema ou risco que será abordado no diagrama
O ponto de partida para montar o seu diagrama deve ser a seleção de um problema a ser resolvido ou um risco a ser evitado.
Nesse momento, é importante ser o menos genérico possível, pois, dessa forma, vai ser mais fácil solucionar o gargalo em questão.
É fundamental ser o mais direto e específico que puder, a fim de conseguir mensurar tanto a dificuldade a ser vencida quanto a sua resolução.
Um exemplo de problema a ser solucionado com o auxílio do Diagrama de Ishikawa diz respeito à reclamação constante do atraso nas entregas de mercadorias aos clientes finais.
Outro possível problema que pode estar afetando a sua empresa é a queda na produção em relação ao ano anterior.
Com o diagrama, fica mais simples descobrir o que tem gerado essa demora e inclusive perceber um gargalo no início do processo.
- Monte o diagrama com os espaços para descrever as causas do problema
O desenho começa com a cabeça do peixe, que representa o problema a ser resolvido. Em seguida, deve-se fazer uma seta horizontal saindo dessa cabeça, que será o corpo do peixe.
A partir dessa linha principal, você irá desenhar linhas paralelas menores para cima e para baixo para estabelecer as possíveis causas do problema identificado.
Lembrando que a origem desse problema provavelmente vai estar relacionada aos 6M já mencionados aqui (máquina, materiais, mão de obra, meio ambiente, medida, método).
Observação: é possível fazer o diagrama utilizando ferramentas on-line, como Google Docs, PowerPoint e até aplicativos como o Canva.
- Reúna uma equipe multidisciplinar
Com o problema ou risco definido e o esqueleto do peixe desenhado, reúna representantes dos diferentes setores da empresa e faça um brainstorming para levantar as possíveis causas da dificuldade encontrada.
Por meio de perguntas simples, tipo “por que tal problema tem ocorrido?” e “como esse problema surgiu?”, apure informações importantes sobre o gap.
- Estude as informações apuradas no brainstorming e mãos à obra
Com o Diagrama de ishikawa desenhado e preenchido com as informações levantadas no brainstorming, é hora de analisar esses dados.
A partir do que os representantes das diferentes áreas da empresa disseram a respeito do problema, selecione os argumentos que mais se mostraram pertinentes à identificação do problema.
Em seguida, crie um plano de ação para que você e sua equipe consigam resolver o problema levantado direto na fonte.
Nesse planejamento, é fundamental estipular prazos para que cada tarefa seja executada efetivamente; do contrário, é possível que esse plano não saia do papel.
Os benefícios de aliar outras ferramentas ao Diagrama de Ishikawa
Agora que conhecemos o conceito do Diagrama de Ishikawa, sua importância e como montá-lo, vamos mostrar de que forma a utilização de outras ferramentas pode complementar e enriquecer a aplicação do diagrama nas empresas.
ERP
Com um bom sistema de gestão, é possível mapear o que ocorre nos diferentes setores de uma empresa através principalmente dos relatórios gerenciais que esse software produz.
Nesses relatórios, gestores e lideranças conseguem acessar informações precisas das áreas e, consequentemente, enxergar o que vem dando certo e o que precisa ser melhorado.
Assim sendo, com a análise correta desses dados, consegue-se montar um Diagrama de Ishikawa mais promissor.
Análise SWOT
SWOT é a sigla em inglês que representa as seguintes palavras (e seus respectivos significados em português):
- S: Strenghts (Forças);
- W: Weaknesses (Fraquezas);
- O: Opportunities (Oportunidades);
- T: Threats (Ameaças).
Dentre as aplicabilidades da Análise SWOT, ela é muito usada para corrigir as falhas que prejudicam o bom desempenho e, como consequência, os bons resultados da empresa.
Então, ela se relaciona com o Diagrama de Ishikawa na medida em que facilita o entendimento mais aprofundado dos gargalos da empresa.
Uma vez identificadas essas falhas, fica muito mais fácil montar estratégias para solucioná-las.
5W2H
Trata-se de uma ferramenta de gestão de qualidade muito simples de ser aplicada nas empresas.
Os gestores que quiserem utilizar o 5W2H devem responder às seguintes perguntas:
- What (O que fazer?);
- Why (Por que fazer?);
- Where (Onde deve ser feito?);
- When (Quando deve ser feito?);
- Who (Quem vai fazer?);
- How (Como vai ser feito?);
- How much (Quanto vai custar?).
Se, de um lado, o Diagrama de Ishikawa procura encontrar a causa-raiz dos problemas de uma organização, de outro, o 5W2H ajuda a encontrar as possíveis soluções para eles.
Por conta disso, a combinação entre essas duas ferramentas na certa irá otimizar a rotina e os resultados do seu negócio.
Vale destacar que, antes do início de cada ação e enquanto cada uma delas estiver em andamento, é preciso atualizar as respostas às sete perguntas do 5W2H.
Matriz GUT
O objetivo primordial da Matriz GUT é avaliar as tarefas que devem ser priorizadas na empresa e lançar mão de estratégias que façam com que essas ações de fato sejam executadas primeiro.
Ao utilizar essa ferramenta de gestão para avaliar e resolver os gargalos de um empreendimento, três aspectos devem ser avaliados:
- G — Gravidade: diz respeito ao impacto que o problema causa nos processos, no time e nos resultados do negócio. Neste momento, o gestor deve avaliar os efeitos das dificuldades encontradas no médio e longo prazos;
- U — Urgência: refere-se ao prazo disponível para a resolução de um problema. Nesse sentido, quanto menor for o tempo hábil para isso, mais urgente deve ser a solução do gap;
- T — Tendência: aqui se faz uma análise da probabilidade de o problema aumentar com o tempo. Isto é, faz-se uma previsão do progresso dessa dificuldade e criam-se medidas preventivas para que os prejuízos à empresa não sejam muito danosos.
Levando em conta esses três critérios e aliando essa consideração à busca pela causa-raiz dos problemas organizacionais — busca essa que representa o propósito do Diagrama de Ishikawa — o caminho rumo ao sucesso do negócio se encurta.
Portanto, aliar a Matriz GUT ao Diagrama de Ishikawa é mais uma maneira de otimizar a rotina empresarial e alcançar resultados mais satisfatórios.
Conclusão
As organizações são como o organismo humano no sentido de que às vezes aparece um problema aqui outro acolá para serem resolvidos.
E, como vimos ao longo deste guia, o Diagrama de Ishikawa atua na busca da causa-raiz de qualquer dificuldade que possa comprometer o fluxo de trabalho de um negócio e como consequência seus resultados.
Analisando a realidade da sua empresa, é fundamental entender quais falhas estão impedindo que ela opere com o seu máximo potencial e o diagrama irá ajudá-lo nessa missão.
Se associado a outras ferramentas (Análise SWOT, Matriz GUT etc.), como mostramos no tópico anterior, essa ajuda será ainda mais potente, pode apostar!
Para saber mais sobre os ganhos que terá com a combinação entre o Diagrama de Ishikawa e a Análise SWOT, preparamos um guia especial sobre esta última ferramenta. Aproveite a leitura e até a próxima, amigo leitor!