Você sabe o que é um sistema de automação comercial e como ele pode beneficiar a sua empresa? 

Ainda que sua resposta seja “sim”, neste artigo, iremos aprofundar esse tema que se mostra cada vez mais importante.

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Afinal, organizações, independentemente de tamanho e ramo de atuação, passam por muitos processos operacionais e gerenciais que demandam rotinas específicas. E elas podem ser facilitadas pelas automações.

O dia a dia de um negócio apresenta muitas tarefas repetitivas, que exigem atenção, gastam mais tempo do que deveriam e podem, facilmente, ser feitas por softwares de automação que otimizam a gestão e aumentam a produtividade do negócio.

Além do mais, administrar a distância, trabalhar em regime de home office e vender on-line, por exemplo, são ações cada vez mais comuns e necessárias à maioria dos empreendimentos

E, para que o trabalho remoto funcione bem, contar com um sistema de automação comercial é uma ótima opção. 

Vamos entender, desde já, o que é um sistema de automação comercial?

Você sabe o que é um sistema de automação comercial?

Dentro dos estabelecimentos, existem muitos afazeres e processos que garantem o bom funcionamento de uma empresa.

Tarefas relacionadas a estoques, compra e venda de mercadoria, gestão financeira, emissão de notas fiscais, controle de colaboradores, atividades administrativas entre muitos outros trabalhos.

Trabalhos esses que exigem uma série de procedimentos que são comuns ao estabelecimento.

Para evitar erros na execução de tarefas manuais e diminuir o trabalho dos colaboradores em funções repetitivas e desgastantes, é interessante utilizar um sistema de automação comercial.

Na prática, podemos entender a automação comercial como a otimização de processos em um empreendimento através do suporte de elementos tecnológicos, sejam equipamentos, programas de computador etc.

É importante destacar que as automações não substituem completamente a mão de obra humana, mas se integram a ela, complementando-a. 

Um sistema de automação comercial é composto por softwares denominados ERPs (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), que equivalem a sistemas de gestão empresarial

Os objetivos primordiais do sistema de automação comercial, que usa da tecnologia para otimizar a rotina de um empreendimento e colocá-lo em vantagem competitiva no mercado, são:

  • Padronizar as operações de um negócio; 
  • Reduzir falhas humanas; 
  • Tornar os processos da empresa mais eficientes e integrados;
  • Gerar informações precisas e confiáveis; 
  • Aumentar a produtividade em todos os setores. 

Um empreendimento que não dispõe de um sistema de automação comercial, além de operar sem explorar todo o seu potencial, não consegue marcar presença na rede. 

Eis o assunto do próximo tópico! 

Como a automação comercial flexibiliza as operações da sua empresa?

Imagine se os colaboradores da sua empresa não pudessem acessar as informações necessárias para realizar o trabalho remotamente. 

Ou se, mesmo diante ao boom dos aplicativos de entrega, não fosse possível fazer pedidos virtualmente e recebê-los em casa através de um sistema de delivery

Essas tarefas são viáveis graças às plataformas que dão suporte ao home office e às automações que agilizam o serviço de entrega de diferentes produtos.

Além delas, outras operações de um varejo físico, por exemplo, podem ser automatizadas, favorecendo a saúde financeira do negócio

O atendimento ao cliente, através de um aplicativo próprio da empresa vinculado ao sistema de gestão, é capaz de gerar uma receita maior, na medida em que vendas forem realizadas também a distância.

A seguir, veremos outros 11 benefícios que a automação comercial proporciona ao seu negócio.  

11 benefícios de adotar um sistema de automação comercial na sua empresa

Imagina que você tenha um lanchonete que faz hambúrgueres artesanais. De que adiantaria oferecer um excelente serviço de delivery aos clientes se no estoque não há matérias-primas suficientes para atender a todas as demandas?  

A gestão de estoque é uma das vantagens possibilitadas pelo sistema de automação comercial. E isso não só para empresas do ramo de food service, mas também lojas de roupas, material de construção, utilitários, papelarias etc.

Abaixo vamos mostrar como o processo acontece e, em seguida, abordaremos mais 10 benefícios proporcionados pelo sistema de automação comercial. Siga com a gente!

1. Controle preciso do estoque

Controlar o estoque é uma das principais – e mais desafiadoras – tarefas dos donos de negócios. Principalmente para aqueles empresários que contam com muitos itens e têm grande rotatividade.

Por isso, o estoque é um setor da empresa que deve ser tratado com total atenção, uma vez que representa tanto capital investido quanto potenciais lucros. 

Levando isso em conta, a adoção de um sistema de automação comercial torna mais fácil tanto o controle de entradas, saídas e troca de mercadorias, como a atualização do inventário contendo todos os itens estocados.  

Com o apoio da automação comercial, menores são os riscos de falhas humanas e as chances seu estabelecimento ficar sem produtos e matérias-primas importantes ao seu cotidiano.

2. Menos desperdício

Uma das funções do sistema de automação comercial é gerenciar os processos internos da empresa, mapeando possíveis falhas

Enxergando os erros operacionais na organização, parte-se para a correção de cada um, de maneira a evitar novos retrabalhos e automaticamente melhorar a consciência a respeito dos gastos da empresa

Assim, mão de obra e tempo passam a ser mais bem aproveitados. 

Outra questão referente à redução de custos relaciona-se ao tópico anterior; mais precisamente ao giro de estoque

Ao ter maior visão do giro de estoque, por exemplo, é possível planejar melhor o que entra e sai, bem como pensar em possíveis promoções, diminuir algumas compras ou modificar fornecedores e tomar diversas atitudes que poderão reduzir os gastos.

3. Melhor aproveitamento do tempo 

Toda empresa, para funcionar bem, precisa dar conta de diversas frentes e, por vezes, conciliar as demandas do back office com o atendimento ao público torna-se complicado. 

Nesse sentido, o sistema de automação comercial, mais uma vez, se mostra vantajoso.

Isso porque, dentre outras ações, permite apurar os tributos e as informações a serem repassadas aos órgãos de fiscalização. 

Assim, os esforços da empresa podem se voltar à área de vendas, marketing e atendimento ao cliente, o que tende a melhorar a reputação do estabelecimento diante da concorrência

4. Aumento da produtividade

Sem dúvidas, o aumento da produtividade é um dos maiores benefícios da automação. Os sistemas reduzem o número de tarefas manuais e dão mais tempo para que os colaboradores possam lidar com funções que realmente agreguem valor ao negócio, conforme dissemos.

Com pouco tempo de uso, é possível notar o aumento de produção, já que, com o sistema, os colaboradores produzem mais em menos tempo.

5. Correta administração do faturamento

Uma vez controlando os processos internos do negócio, o sistema de automação comercial permite identificar as entradas e saídas da área financeira da empresa

A propósito, a gestão financeira também é uma tarefa que pode ser otimizada com o uso de um sistema de automação comercial.

Com ele, é possível ter um  controle mais exato da receita do estabelecimento, especificando despesas fixas e variáveis, além da folha de pagamento. 

No mais, com acesso ao fluxo de caixa de maneira automatizada, a gestão de despesas e ganhos fica mais visível e controlada. 

Além disso, caso o saldo de determinado mês seja negativo, a automação facilita a investigação da origem dessa defasagem.

Ela ocorreu devido à performance insatisfatória dos colaboradores? À crise de determinado período? Aos preços dos produtos vendidos, que estão acima dos praticados pela concorrência?

6. Relacionamento mais personalizado com o cliente 

Um segredo para impulsionar as vendas e fidelizar cada vez mais clientes é oferecendo um tratamento diferenciado a eles. Novamente o sistema de automação comercial vem a calhar. 

Uma vez que o software reúne informações dos clientes e gerencia o envio automático de mensagens a eles, recompensando aqueles que consomem com mais frequência os produtos/serviços oferecidos pela marca. 

7. Gestão fiscal segura 

Os órgãos de fiscalização contam cada vez mais com tecnologias para apurar se os valores declarados pelos contribuintes correspondem aos que de fato eles arrecadam. 

Dessa forma, é imprescindível estar em dia com as obrigações fiscais. Do contrário, mais do que multa, o não pagamento de impostos pode levar à prisão, de acordo com a Lei nº 4.729.

O sistema de automação comercial, ao realizar emissão automática de nota fiscal eletrônica (NF-e) e de outros documentos fiscais, como SPEDs, Sintegra e SAT-CFe, otimiza a gestão fiscal, protegendo sua empresa de punições praticadas pelo Fisco. 

8. Integração de dados

O sistema de automação comercial não substitui o trabalho dos colaboradores, como já mencionamos anteriormente, mas otimiza e integra todos os dados importantes e necessários.

A automação permite que os dados fiquem reunidos em um mesmo lugar de forma que, todos que precisam podem acessá-los rapidamente.

A partir do momento em que uma informação é lançada no sistema, todas as funções se atualizam, assim não ocorrem erros e nada sai da integração do negócio.

9. Customização

Os softwares dão possibilidades de customização de acordo com as necessidades de cada negócio. Durante a implantação, é possível indicar o que considera mais crítico e quais são os pontos que devem ser atacados prioritariamente.

É importante que o gestor saiba bem sobre suas necessidades para que passe tudo ao fornecedor do sistema, deixando a automação alinhada ao negócio.

Adiante iremos abordar mais detalhadamente essa questão, ao falarmos sobre como escolher o melhor sistema de automação comercial para o seu negócio. Não perca! 

10. Controle de métricas

Mais do que implantar uma estratégia, é preciso analisar seus resultados e saber o que modificar e o que deve ser mantido.

Os sistemas de automação comercial geram importantes informações para o negócio e fazem com que os gestores tenham sólidas referências para identificar gargalos e melhorias

Dessa forma, dar os próximos passos em suas estratégias, de maneira segura, se torna muito mais fácil.

As tecnologias facilitam cada vez mais os trabalhos das empresas e devem ser implementadas para otimizar seu negócio.

Gradativamente, os sistemas deixam de ser vistos como custos e tornam-se grandes investimentos.

11. Tomada de decisão mais ágil e satisfatória

À medida que um sistema de automação comercial cria um fluxo de processos e de informações na sua empresa, torna-se viável mudar o rumo de operações malsucedidas em tempo hábil

Afinal, aguardar o próximo mês para “apagar o incêndio” do mês corrente pode ser tarde demais e sua empresa pode não sobreviver. 

Então, os números do seu negócio devem ser sempre atualizados e consultados, a fim de que medidas assertivas sejam tomadas sempre em tempo hábil. 

Nesse sentido, um sistema de automação comercial representa um grande aliado, visto que gera informações preciosas para o gestor sobre todos os setores do negócio, como fluxo de caixa, obrigações fiscais, inventário do estoque etc. 

O sistema de automação comercial é uma importante ferramenta que pode levar muitos benefícios às empresas.

Pensando em seus processos e suas necessidades e sabendo um pouco mais sobre a automação, você acha que já está na hora de implantar um sistema desse tipo em seu negócio?

Conhecidas essas 11 vantagens de se adotar um sistema de automação comercial na sua empresa, passaremos para outra questão importante: como escolher a melhor solução para o seu empreendimento?

A resposta você confere agora! 

Como escolher o melhor sistema de automação comercial para seu negócio? 

Antes de desenvolvermos o conteúdo deste tópico, é interessante lembrar que não existe um sistema de automação comercial que seja padrão, isto é, que atenda às demandas de todas as empresas ao mesmo tempo. 

Diante dessa realidade, o que encontramos é a solução que mais se adequa às necessidades de cada empreendimento, pois a área de atuação e o porte de uma empresa exigem operações diferentes. 

Uma farmácia, por exemplo, não apresenta as mesmas exigências que uma pizzaria para funcionar. 

Então, a automação comercial utilizada por esses estabelecimentos deve contar com algumas especificidades. 

Sendo assim, ao escolher um sistema de automação comercial para o varejo, o empreendedor ou gestor deve considerar as condições que iremos tratar a seguir. 

Então, recapitulando a pergunta: como escolher o melhor sistema de automação comercial para seu negócio? 

Sabendo o que deve ser automatizado na empresa

Antes de procurar um serviço de TI, o gestor deve ter em mente quais operações e setores deseja automatizar na empresa

O fornecedor do software pode ajudar nessa missão, porém é legal o empresário ter pelo menos uma noção de como a tecnologia será utilizada no negócio a princípio. 

O registro de entradas e saídas de produtos pelo código de barras, por exemplo, é uma boa pedida.

A medida diminui inclusive a ocorrência de fraudes, pois os lançamentos passam a ser mais seguros, na medida em que as informações são geradas automaticamente pelo software.  

Pesquisando os melhores fornecedores da automação comercial

Com o aumento do trabalho remoto e do uso de dispositivos móveis nas corporações, a computação em nuvem está se modernizando rapidamente.  

Devido a isso, há muitas empresas desenvolvedoras de softwares oferecendo seus produtos e serviços Brasil afora. 

Mas é importante saber a referência desses fornecedores, questionando se o atendimento que eles disponibilizam é personalizado e se a manutenção do sistema – caso ele apresente falhas – é realizada com prontidão

Além desses questionamentos, é fundamental investigar o tempo de mercado e a reputação da empresa (ou prestador de serviço) escolhida.  

O ideal é que o fornecedor disponibilize uma demonstração do sistema de automação comercial. Assim, é possível verificar se ele realmente resolve as carências da empresa. 

Contatando as empresas que utilizam o sistema que você quer adotar

Ao entrar em contato com empresas que utilizam o sistema de automação comercial que você quer adotar em seu empreendimento, é possível comprovar se os benefícios anunciados sobre o software são de fato reais. 

Nessa interação, dá para confirmar ainda se o suporte oferecido pelo fornecedor da automação é ágil. Do contrário, é melhor contratar o serviço de outro profissional. 

Conferindo se a automação está em conformidade com a legislação 

Não basta o sistema de automação comercial contratado apresentar ótimo desempenho e melhorar efetivamente os processos da empresa, ele precisa estar em plena conformidade com a legislação vigente, especialmente nos âmbitos fiscal e contábil, pois os órgãos fiscalizadores estão sempre atentos a essas questões. 

A conformidade com as normas fiscais e contábeis, portanto, evita que seu negócio sofra penalidades previstas por lei, como multas e até reclusão, conforme já mencionamos neste artigo. 

Verificando se o sistema se integra a equipamentos já utilizados na empresa

Ao escolher um sistema de automação comercial para seu estabelecimento, verifique a capacidade dele de se integrar com equipamentos já utilizados na empresa, como: emissores de nota fiscal, leitores de código de barras, coletores de dados etc. 

Sem essa integração, a tão aguardada otimização de processos não será efetiva, o que representa um prejuízo para o empreendedor

É importante destacar neste artigo que um sistema de automação não beneficia somente o varejo, mas também setores como transporte, logística, saúde e indústria. 

É sobre isso que falaremos no próximo tópico. 

Setores favorecidos pelos sistemas de automação

As constantes mudanças no mercado e no perfil dos consumidores obrigam organizações de diversos setores a se tornarem mais ágeis.

Do contrário, ao não acompanharem o ritmo das transformações, muitas instituições sofrem impactos negativos e perdem o prestígio.

A seguir vamos mostrar os efeitos do sistema de automação comercial em alguns setores da economia

Transporte

Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas companhias de transporte diz respeito à identificação dos veículos que entram e saem de armazéns ou parques de estacionamento.

Quando feita por um profissional, através da verificação visual, essa checagem leva muito tempo e acaba criando congestionamentos nas áreas de trânsito de veículos, especialmente em horários de pico. 

A solução para esse tipo de problema está na contratação de sistemas que automatizam esse processo. 

Com eles, é feita a detecção automática dos veículos e a liberação de cancelas e portões automáticos para o trânsito de motoristas já cadastrados. 

Logística

Coletar e inserir dados de produtos / matérias-primas em sistemas é um processo demorado, principalmente quando se trata de estoques muito grandes. 

Além de reduzir a produtividade da equipe, eleva os custos das operações. 

Por conta disso, muitos armazéns estão recorrendo a equipamentos que automatizam essa coleta de dados e a inserção deles em sistemas. 

Com essas tecnologias, os colaboradores podem conferir todos os itens em poucos segundos, o que aumenta consideravelmente a produtividade. 

Saúde

O setor da saúde lida diretamente com a preservação da vida das pessoas. Portanto, não deve haver erros nessa área

Para evitar que médicos, enfermeiros e profissionais da saúde, enfim, cometam erros, muitos hospitais estão automatizando processos de verificação nos quartos dos pacientes.

A situação da saúde dos pacientes vai deixando de ser anotada à mão e passa a ser registrada em sistemas. 

Assim, se um profissional quiser acessar o status do paciente, ele faz a leitura da etiqueta usada para identificar o doente e verifica a ficha dele.

Indústria

O setor industrial é o que mais apresenta processos automatizados. 

A importância deles na indústria é enorme, pois eles substituem a mão de obra humana em tarefas realizadas em ambientes que ameaçam a integridade física dos colaboradores

Além disso, ao automatizar trabalhos repetitivos, as indústrias aceleram a linha de produção, reduzem o valor dos produtos fabricados e conseguem, por fim, praticar preços melhores no mercado. 

Com o desenvolvimento contínuo das tecnologias, não poderíamos deixar de mostrar aqui as principais tendências da automação comercial. Veja a seguir.

Quais são as principais tendências da automação comercial?

Além dos benefícios trazidos por um sistema de automação comercial que apresentamos até aqui, novos caminhos começam a ser traçados por esses softwares e pela tecnologia de maneira geral.  

Com a IoT (Internet of Things ou Internet das Coisas), por exemplo, a experiência do cliente no mercado torna-se ainda mais aprimorada. 

Isso porque ela permite, dentre outras práticas, monitorar o perfil do público, por meio do GPS do celular dele, a fim de levantar dados sobre as preferências de cada um.

Assim, é possível oferecer aos clientes um tratamento cada vez mais personalizado, em harmonia com suas rotinas.

Outra tendência da automação comercial que inclusive já é realidade diz respeito à possibilidade de realizar pagamentos por proximidade de smartphone, através do uso de QR Code.   

Seu estabelecimento só poderá desfrutar desses avanços tecnológicos se recorrer a um sistema de automação comercial eficiente. 

Há também os chamados sistemas papa-filas

Por meio deles, é possível ler as etiquetas dos produtos e gerar um código para pagamento no caixa quando o cliente ainda está na fila para fazer o checkout

Como pudemos ver ao longo deste artigo, não faltam motivos para investir em um sistema de automação comercial. 

Sem ele, sua empresa vai se tornando cada vez mais defasada diante do mercado, porque, uma vez não gerindo bem os processos internos, o cliente acaba sendo impactado negativamente e optando por comprar na concorrência. 

Ficou convencido da importância de adotar um sistema de automação comercial na sua empresa? A AM3 Soluções pode te ajudar. Conheça nossos serviços e entre em contato com um de nossos consultores para tirar dúvidas e fazer um orçamento. Até a próxima!