Que gestor não deseja otimizar a organização das tarefas da empresa, aumentar a produtividade do time e fazer entregas cada vez melhores? Com a utilização correta do 5W2H, todos esses desejos podem se tornar realidade.
Ao longo deste guia, vamos explicar o que é essa ferramenta de gestão (5W2H), como utilizá-la e, de quebra, daremos exemplos de sua aplicação.
Acompanhe a leitura, amigo leitor, porque, a partir dela, você pode promover mudanças reais no seu negócio.
5W2H: o que é?
O 5W2H tem múltiplas aplicabilidades e pode resolver várias demandas tanto no ambiente empresarial quanto na nossa vida particular.
Indo direto ao ponto, o 5W2H é uma ferramenta de gestão que, a partir da abordagem de algumas questões — que serão apresentadas a seguir—, é utilizado para criar planos de ação para serem aplicados rapidamente.
De maneira visual, simples e eficiente, o 5W2H visa definir tarefas práticas e eficazes e acompanhá-las.
Na prática, o 5W2H é um mapa administrativo contendo tarefas, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidos com transparência e eficiência por todos os colaboradores envolvidos em um projeto.
A dinâmica do 5W2H acontece segundo sete diretrizes (5W + 2H), que iremos explicar a partir de agora. Continue acompanhando a leitura, caro amigo.
Os 5W do 5W2H dizem respeito às cinco orientações que começam com a letra “W”. São elas:
- What (o que será feito?): qual é a tarefa, a estratégia ou o projeto que está sendo planejado ou qual é a meta que se deseja alcançar com a empresa?
- Why (por que será feito?): por qual motivo a tarefa em questão precisa ser feita? Ela é importante para os times, os clientes e para a empresa em geral? Qual processo na companhia será otimizado?
- Where (onde será feito?): a atividade desenvolvida vai acontecer nas dependências da empresa ou fora dela? Algum departamento específico deverá ser mobilizado?
- When (quando será feito?): qual é o prazo para começar e terminar as atividades? (nesta etapa, é importante criar um cronograma detalhado);
- Who (por quem será feito?): quais colaboradores vão participar de cada uma das etapas do projeto?
Já os 2H do 5W2H fazem referência aos dois “H” presentes na sigla 5W2H. São eles:
- How (como será feito?): quais serão as ações e etapas para alcançar o propósito predefinido? Neste momento, é importante utilizar os comandos “who” and “when” para designar um colaborador para cada ação e também um prazo para concluí-la;
- How much (quanto vai custar?): quais serão as despesas para cumprir todas as tarefas planejadas. Neste momento, é fundamental avaliar os materiais a serem utilizados e as horas de trabalho dos recursos humanos para estimar o custo de ambos.
O funcionamento da metodologia 5W2H se dá com base nas respostas a essas sete perguntas aplicadas a projetos e setores de uma empresa.
Com a posse dessas respostas obtidas com a aplicação do 5W2H, é possível entender com clareza a necessidade de uma mudança e elaborar um plano para concretizá-la.
Essas informações servem de base para um checklist administrativo, que torna a execução de tarefas muito mais transparente e eficiente.
Geralmente o conteúdo do 5W2H é escrito em forma de tabela, contendo as sete questões e um respectivo espaço ao lado para que elas sejam respondidas preferencialmente com frases curtas.
Dessa forma, com o 5W2H, fica mais fácil verificar o andamento de cada projeto, controlar o tempo, delegar tarefas, cobrar o cumprimento de cada uma e ainda evitar o desperdício de recursos.
Como utilizar o 5W2H? Aprenda agora mesmo!
Agora que já conhecemos o conceito do 5W2H, é hora de colocar a mão na massa e aprender como essa ferramenta funciona na prática.
Desde já vale destacar que o 5W2H torna o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional de uma empresa mais viável.
Isto é, com o 5W2H, fica mais simples traduzir as metas da companhia para planos de ação com a definição de responsáveis, datas-limite e recursos necessários para executar o plano em questão.
Lembrando que, em um primeiro momento, o requisito necessário para utilizar o 5W2H é um quadro branco, uma planilha no Excel, o Google Planilhas ou até mesmo o Word.
A partir de agora, mostraremos os principais passos que você deve seguir para que o 5W2H traga impactos positivos ao seu negócio.
Faça uma análise 360º da sua empresa para definir seu objetivo
As sete perguntas que compõem a metodologia 5W2H vão gerar um direcionamento para atingir o objetivo da empresa.
Para traçar esse objetivo, é fundamental fazer uma avaliação geral do negócio, a fim de definir o que deve ser priorizado.
Agindo assim, tanto a meta quanto o prazo para realizá-la ficarão mais claros. Uma ferramenta que, aliada ao 5W2H, pode ajudar nessa definição é a Análise SWOT.
Utilize ferramentas editáveis que facilitem a participação da equipe
Salvo quando o 5W2H é voltado para objetivos profissionais e pessoais, os projetos que utilizam essa ferramenta raramente ficarão sob responsabilidade de uma única pessoa.
Então, é interessante desenvolver o 5W2H em um aplicativo, sistema ou documento que permitam o compartilhamento e a edição por todos da equipe. Isso facilita o acompanhamento das tarefas.
Algumas opções de ferramentas são:
- Google Planilhas;
- Software hospedado na nuvem que faz salvamentos automáticos;
- Evernote;
- Trello.
Responda às sete perguntas de forma sucinta
O propósito primordial da ferramenta 5W2H é tornar o mais eficiente possível o atingimento do objetivo de uma corporação.
Seguindo esse princípio, não faz sentido responder às sete perguntas da metodologia 5W2H com textos longos.
O ideal é responder a cada uma das perguntas (What, Why, Where, When, Who, How e How Much) do 5W2H com uma frase apenas.
Peça e dê feedback com frequência
Ao designar um colaborador para desenvolver determinada tarefa, é importantíssimo pedir e dar feedback com frequência.
Dependendo da importância e do prazo do projeto, essa troca pode acontecer uma vez por semana; quinzenalmente ou até mensalmente.
É legal que todos os colaboradores envolvidos no projeto participem desses encontros, porque, assim, eles vão ficar inteirados do que já foi feito, do que está em andamento e dos próximos passos a seguir.
Revise o projeto regularmente
Por mais que o 5W2H ajude a traçar o caminho rumo ao atingimento dos objetivos da empresa, isso não significa que esse percurso estará imune a alterações.
Quando ocorrem alterações no cenário externo, por exemplo, a necessidade de modificar o projeto — e a tabela do 5W2H — é praticamente automática.
Na maioria das vezes, nem é necessário refazer todo o 5W2H, mudanças pontuais podem resolver o problema.
O principal é buscar sempre a melhoria contínua dos processos empresariais por meio do 5W2H.
A tabela abaixo é um exemplo de como aplicar o 5W2H. Confira, amigo leitor!
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
| Criar uma nova campanha de marketing. | Aumentar o número de leadse de vendas. | No site e nas redes sociais da marca e na loja. | De 10 a 30 de outubro. | Agência “Orange”(nome hipotético). | Contratoda agência “Orange”. | R$ 3.500,00(valor hipotético). |
Ao usar o 5W2H, é imprescindível que todo o conteúdo esteja bem descrito para que as informações não gerem dúvidas nem ambiguidades.
5W2H: exemplos
Para facilitar ainda mais a criação da sua planilha 5W2H, mostraremos logo abaixo alguns exemplos hipotéticos da aplicação dessa ferramenta. Continue por aqui com a gente, leitor amigo.
Contratar um novo colaborador para o setor financeiro
Suponha que o rendimento da sua empresa aumentou (que maravilha, hein?!) e o time não está dando conta das demandas administrativo-financeiras.
Nesse caso, a contratação de um novo recurso humano capacitado na área se mostra urgente.
Ok, mas o que a metodologia 5W2H tem a ver com isso?
Bom, o 5W2H irá ajudar a organizar ações, como: mapeamento das atividades que o profissional contratado terá de desenvolver; ordem em que elas deverão ser executadas; prazos a serem cumpridos etc.
Com esse conteúdo em mãos, apurado com o auxílio do 5W2H, é possível alinhar o recém-contratado à cultura da empresa, minimizando o risco de não integração ao negócio.
Veja como seria a aplicação do 5W2H nesse exemplo hipotético:
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
| Contratar um novo colaborador para a área financeira. | A receita do negócio aumentou e o time atual não está dando conta das demandas do setor. | No escritório da empresa. | A partir do próximo mês. | Profissional de RH de uma terceirizada. | Haverá um processo seletivo após o anúncio da vaga. Uma profissional de RH terceirizada fará as entrevistas e irá eleger quem estiver mais apto ao cargo. | Será liberado o valor de R$ 350,00 para pagar o profissional de RH que fará as entrevistas durante oito horas. |
Lançar um novo produto em uma confeitaria
Imagine que sua confeitaria, a “Doces Bárbaros”, já atue há cinco anos no mercado, tenha um público cativo e gere uma receita satisfatória.
Mas, visando promover melhorias contínuas e atrair cada vez mais consumidores de diferentes perfis, você pretenda lançar um novo produto antes do Natal.
Com a proximidade dessa data, você decide usar ingredientes típicos de fim de ano: frutas secas, frutas cítricas e nozes.
E, para romper o já habitual panetone, esses insumos devem ser oferecidos em outra receita; um pavê no pote, por exemplo, seria uma ótima opção.
Para adaptar essa ideia à metodologia 5W2H, podemos utilizar a seguinte tabela:
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
| Acrescentar um novo produto no cardápio da confeitaria para promover uma experiênciagustativa que lembre o Natal. | Atrair novos clientes, fazer mais vendas e faturar mais. | Na loja física e no delivery. | De novembro a janeiro, aproveitando o clima de fim de ano. | Confeiteira e atendentes. | Comunicar nas redes sociais da marca, no cardápio e na loja a novidade. Oferecer degustação aos clientes. | Os ingredientes do novo produto já são usados na loja; então, não há grande investimento a princípio. |
Usar novas tecnologias em um varejo de materiais de construção
Empresas que ainda não se adequaram à transformação digital certamente estão perdendo mercado.
Pensando nisso, imagine que a “Prego & Martelo” (empresa de materiais de construção) queira otimizar tanto seus processos internos quanto o atendimento ao cliente.
Para alcançar esse objetivo, o uso de tecnologias é imprescindível. É possível começar a mudança com um bom ERP e com um atendimento automatizado oferecido ao público consumidor.
Com o auxílio do 5W2H (veja tabela abaixo!), fica mais viável acrescentar as tecnologias à rotina da organização.
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
| Utilizar um ERP nos processos da empresa. | Tornou-se inviável resolver todas as demandas do negócio de forma analógica. | Nos computadores da empresa. | De outubro a dezembro. | Provedora de serviço de TI. (terceirizada) | Fazer orçamento com três empresas. | Capital disponívelpara isso: R$ 3.000. |
Expandir a atuação no mercado educacional
O ensino à distância está cada vez mais presente em nossas vidas e, com a pandemia, o alcance dessa modalidade educacional aumentou.
Aproveitando essa tendência, sua empresa, “Tá on”, que oferece cursos on-line, pretende disponibilizar uma nova capacitação, em UX writer.
Para isso, deve contratar um profissional de TI, um designer, um expert no tema UX writing e um redator para viabilizar esse curso.
Acompanhe, na tabela abaixo, como a ferramenta 5W2H pode ajudá-lo nessa missão.
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
| Criação docurso em formação de UX writer. | Para mostrar que a “Tá on” está atenta às novas profissões e capacitar pessoas que queiram ingressar na carreira de UX writing. | Ambiente virtual. | De outubro a dezembro. | Expert em UX writing; TI; designer e redator. | Contratar um profissional de RH para fazer a admissão desses profissionais.Fazer o brainstorming com a equipe e alocar os novos contratados em suas respectivas funções. | A empresa tem R$ 8.000 disponíveis para investir.Mas o valor vai depender do orçamento. |
Esses exemplos hipotéticos de aplicação da metodologia 5W2H mostram como ela é importante para orientar gestores e equipes sobre os passos a seguir a fim de alcançar mudanças efetivas.
Conclusão
Para aproveitar o máximo potencial da ferramenta 5W2H, é interessante fazer um brainstorming com as equipes, de forma que vários pontos de vista sejam explorados.
Dessa forma, a resolução de algum problema ou a implementação de uma nova ideia, quando apoiadas no 5W2H, serão respaldadas por dados bem reais e as chances de sucesso na conclusão dessas iniciativas serão maiores.
E assim vamos chegando ao fim deste guia sobre a metodologia 5W2H, amigo leitor.Antes, porém, convidamos você a conhecer uma ferramenta que dialoga com o 5W2H. Trata-se do Diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe. Aplicando esses dois métodos nos processos da sua empresa, na certa, você terá resultados surpreendentes. Pode apostar! Até a próxima.