Se, numa primeira leitura, a expressão Robotic Process Automation faz lembrar robôs físicos, vale a pena entendê-la mais a fundo.
A proposta deste guia é justamente explorar o sentido por trás do RPA, mostrando como essa ferramenta pode beneficiar a sua empresa, seja ela de qual porte ou segmento for.
Então, acompanhe este conteúdo cheio de informações proveitosas que podem perfeitamente ser aplicadas no seu negócio!
Afinal, o que é Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation — ou simplesmente RPA — é uma solução tecnológica em que um robô, no formato de software, automatiza processos repetitivos em uma organização.
Se a gente traduzisse a expressão para o português, teríamos: “automação de processos com o uso de robôs”.
Vale reforçar aqui que o RPA não diz respeito a um robô físico, e sim a um “robô virtual”, isto é, um sistema capaz de registrar informações e executar tarefas de maneira automatizada.
Na prática, o Robotic Process Automation deve imitar as ações de um ser humano, passando a replicá-las no computador sem que ninguém precise intervir.
Pela definição, podemos deduzir que o RPA impacta diretamente a produtividade do time, reduzindo o tempo que os recursos humanos gastam na execução de processos repetitivos.
O RPA pode, inclusive, se conectar a vários outros sistemas, tanto de Inteligência Artificial como de Machine Learning, por exemplo.
Em muitos casos, o RPA funciona como uma ponte entre diferentes ferramentas. Isso porque ele consegue processar milhares de dados de forma ininterrupta.
Por conta disso, colaboradores que antes passavam horas do expediente se dedicando a atividades monótonas agora podem manter o foco no core business da empresa.
Veja, na lista abaixo, o que o Robotic Process Automation é capaz de fazer:
- Navegação em sites e apps como se fosse um usuário comum capturando informações;
- Processos com tarefas repetitivas;
- Conferência de dados financeiros;
- Geração de comprovantes;
- Gestão de folhas de pagamento;
- Alimentação de sistemas de clientes;
- Envio e recebimento de e-mails e disparo de mensagens;
- Processamento de transações;
- Gerenciamento de diferentes etapas de um evento;
- Extração de dados de outros sistemas para abastecer o sistema interno;
- Captura de documentos, transformando-os em dados estruturados;
- Integração com outros sistemas sem necessidade de construir uma interface entre eles.
Bom, para a sua empresa ficar lado a lado com a transformação digital, automatizar processos é imprescindível. E o Robotic Process Automation certamente irá ajudá-lo nessa jornada.
Você pode considerar adotar essa solução tecnológica no seu negócio para diferentes fins, como: enviar um simples e-mail ao cliente agradecendo o contato e implementar bots (aplicações de softwares para simular ações humanas) em um CRM.
O Robotic Process Automation impacta ainda o nível de satisfação dos colaboradores, que na certa irão se sentir mais realizados desempenhando tarefas com mais valor agregado dentro da empresa.
RPA X gestão empresarial: qual é a boa dessa relação?
Nos dias de hoje, um dos ativos mais importantes das empresas são os dados. Já fizemos essa afirmação em outros artigos publicados neste blog, mas é sempre importante repeti-la.
E a manipulação de dados é apenas uma das vantagens apresentadas pelo Robotic Process Automation.
Continue a leitura deste guia para conhecer os vários outros benefícios do Robotic Process Automation para as empresas!
Controle total do seu negócio
Um RPA dentro de uma empresa, em alguns casos, é capaz de fazer uma função de gestor. Isso porque, além de essa solução automatizar tarefas, ela também é capaz de monitorar as atividades que foram automatizadas.
Para ficar mais claro, vamos a um exemplo hipotético?
Suponha que seu e-commerce recebeu um pedido e, logo em seguida, um pagamento. Além de automatizadas, essas tarefas podem ser monitoradas pelo Robotic Process Automation.
Dessa forma, é possível identificar se esse fluxo está ocorrendo de forma eficiente ou se há gargalos a serem resolvidos.
Fora isso, você pode configurar o RPA de forma que ele monitore métricas e indicadores, possibilitando um controle total do seu negócio.
Operações mais ágeis
“A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” é o título de um livro. Mas, com um RPA, ela pode se tornar realidade na sua empresa.
Pois o Robotic Process Automation permite que trabalhos antes superdemorados sejam executados em pouco tempo, reduzindo o ciclo de atendimento, por exemplo.
Essa lógica abrange não só o público externo da companhia, mas também seus clientes internos.
Quer ver só? Quando um novo colaborador é contratado, o processo de onboarding envolve diversas demandas, como: criar uma conta de e-mail, além de um login e uma senha nos sistemas da empresa; solicitar acessos etc.
Um Robotic Process Automation pode ser programado para fazer essas solicitações toda vez que houver novas contratações.
Dessa maneira, o fluxo de trabalho da área não é tão prejudicado e o profissional recém-contratado poderá assumir suas funções em menos tempo.
Diminuição de custos
Quando feita de forma inteligente, a adoção de tecnologias nas empresas contribui significativamente para a redução de custos.
À medida que diferentes tarefas passam a ser automatizadas, a necessidade de refação ou retrabalhos pontuais diminui, o que impacta positivamente o caixa do negócio.
Ora! A refação de trabalhos exige gasto com mais insumos e mais horas trabalhadas com uma demanda que já deveria ter sido concluída.
Além disso, quando há atrasos em prazos, pode haver redução do valor do produto ou serviço para o consumidor, prejudicando tanto a reputação da marca quanto a experiência do cliente.
Aumento da produtividade
Ao realizar tarefas repetitivas com frequência, o nível de atenção dos colaboradores de uma empresa tende a cair bastante, sem contar o desgaste físico e mental desencadeado por essas repetições.
Na certa, essa situação prejudica a produtividade na organização.
E o RPA novamente se mostra vantajoso, porque poupa os recursos humanos de atividades monótonas, liberando-os para desempenhar papéis que tragam mais valor ao negócio.
Na lista abaixo, você confere as principais ações que mostram como o Robotic Process Automation pode impulsionar a produtividade do time:
- Cobrança de clientes e fornecedores;
- Envio de notificações;
- Processamento de pedidos;
- Atualização de perfis de clientes e colaboradores;
- Geração de relatórios;
- Realização de cálculos e medições;
- Registro, modificação, validação e análise de dados da empresa;
- Monitoramento de tarefas automatizadas;
- Gerenciamento de banco de talentos de RH.
Melhora na experiência do cliente
À medida que o time é liberado de tarefas burocráticas e repetitivas, ele fica disponível para atuar na linha de frente do negócio.
Sendo assim, consegue proporcionar uma melhor experiência dos clientes com a marca.
O próprio RPA em si já é capaz de oferecer um atendimento diferenciado aos consumidores.
Dois exemplos podem confirmar essa habilidade do RPA:
- Ao automatizar parte do trabalho de uma central de atendimento, o tempo de espera do cliente na certa vai ser reduzido;
- Automatizando o controle do estoque, é possível diminuir o tempo de entrega de um produto comprado por um cliente em um e-commerce.
Percebeu como, nesses dois casos, o Robotic Process Automation gera ganhos diretos tanto para os clientes como para a empresa, que passa a ter a imagem valorizada, obtendo, assim, um diferencial competitivo?
Times mais felizes
A adoção do Robotic Process Automation nas empresas deixa não só os clientes finais satisfeitos, mas também o seu público interno.
Isso acontece porque há uma diminuição do estresse entre a equipe, já que ela não será mais incumbida de desenvolver (tantas) tarefas repetitivas e burocráticas.
Como consequência, ela poderá se concentrar em processos que exijam mais análise e tomada de decisão.
Essa situação contribui para um maior engajamento e satisfação do time, estimulando inclusive o senso de ownership na organização.
De quebra, o uso do RPA ajuda a reter talentos e, dessa maneira, evita rotatividade de pessoal, além de gastos com treinamentos e integração de novos colaboradores.
Diminuição de riscos
Todo mundo está cansado de saber que, ao automatizar os processos em uma empresa, as falhas humanas diminuem.
É claro que os softwares também bugam. Mas geralmente os problemas que eles apresentam têm a ver com a programação (feita por humanos, veja só!) por trás deles.
Considerando isso, ao usar o Robotic Process Automation para fazer cobranças de débitos vencidos há mais de uma semana, por exemplo, todos os clientes que estiverem nessa situação serão notificados.
Outras áreas beneficiadas pelo RPA quando o assunto é diminuição de riscos são: o estoque e o setor fiscal. Vejamos por quê.
Ao registrar todos os insumos — e as respectivas entradas e saídas —, o RPA emite uma ordem de compra quando alguma matéria-prima ou produto atingirem um nível mínimo.
Essa sinalização impede que a linha de produção seja paralisada e evita que o cliente fique na mão.
Com relação às obrigações fiscais, o RPA informa as datas de vencimentos desses encargos, sendo essa informação de suma importância, pois atrasos e esquecimentos nesse setor podem levar a penalidades.
RPA em números
A busca constante por otimização de fluxo de trabalho fará com que o mercado global de RPA atinja a marca de 4.1 bilhões de dólares em 2026.
Alguns fatores contribuem para esse número. Os principais deles são:
- Custos acessíveis;
- Rapidez para instalar um bot de RPA em uma operação;
- Crescimento do mercado de hiperautomação;
- Integração da Inteligência Artificial e Machine Learning ao RPA para otimizar diferentes processos.
Segundo uma pesquisa realizada pelo grupo Acumen, a procura contínua pelo Robotic Process Automation é protagonizada pelas pequenas e médias empresas.
Essas organizações entendem que, para otimizar suas operações, é preciso investir ininterruptamente em digitalização de processos, sendo o RPA uma ótima alternativa nesse sentido.
Podemos acrescentar que, em tempos de transformação digital, empresas que insistirem em processos analógicos certamente ficarão para trás.
Segundo a mesma pesquisa, até 2026, o mercado global de RPA atingirá o valor de 4,1 bilhões de dólares.
Desafios na implantação do RPA
Ao longo deste guia, vimos que o RPA traz inúmeras vantagens para as empresas e, por isso, cada vez mais, organizações de diferentes segmentos têm buscado usar essa solução em suas operações.
Mas toda mudança envolve certas dificuldades e, com o Robotic process Automation, não seria diferente, não é mesmo?
Há quem tenha medo de o RPA “roubar o emprego” das pessoas. Mas o que acontece na automação de processos é que ela realiza o trabalho não intelectual dos colaboradores.
Veja a seguir os principais desafios na implantação do RPA nas empresas:
Priorizar a cibersegurança
Ao adotar o RPA na empresa, provavelmente haverá um aumento de competitividade e, por isso, sua infraestrutura deve se preparar para um eventual aumento de ameaças.
Nesse sentido, o sistema de cibersegurança deve ser reforçado. Investir em softwares antivírus e anti-malware, capazes de lidar com a nova demanda da sua empresa, é uma boa opção.
Redefinir as responsabilidades
Implementar o Robotic Process Automation na empresa esperando aumentar a produtividade da equipe e ter ganhos financeiros. Ok.
Mas, para alcançar esses objetivos, é preciso redefinir responsabilidades entre os membros do time, ou seja, o modelo de gestão deve ser reestruturado conforme a nova realidade.
Tão importante quanto a implementação do RPA é a especificação das atribuições de todo o pessoal envolvido nesse processo.
Afinal, por trás das tarefas automatizadas pelo RPA, haverá um recurso humano para coordenar esse fluxo.
Esse profissional deve estar ciente, por exemplo, da necessidade de integrar ações que vão continuar sendo feitas manualmente com as automatizadas.
Outra demanda importante diz respeito a criar um modelo de negócio que leve em conta os impactos da solução tecnológica na rotina corporativa até então estabelecida.
Fazer a manutenção do RPA
Dentro de uma organização, as mudanças acontecem de maneira muito rápida. A definição do Mundo BANI explica a causa dessa constante mudança.
E, quando um RPA é implementado, ele acompanha a realidade do momento.
Porém, à medida que transformações forem acontecendo dentro da empresa, os robôs precisam passar por adequações de forma a acompanhar essas mudanças.
Esse suporte pode ser dado tanto por uma equipe interna de TI como por um prestador de serviço terceirizado. O importante é que a tecnologia atenda às necessidades atuais do negócio.
Bom, entre os tantos benefícios do RPA que abordamos aqui, ainda podemos citar mais um antes de nos despedir.
Ao implementar o Robotic Process Automation em uma empresa, os sistemas já utilizados não precisam ser alterados, o que dispensa altos investimentos em customizações.
Lançando um olhar bem atento à sua empresa, você consegue identificar o que Robotic Process Automation pode fazer por ela? Sabia que a AM3 Soluções oferece solução de automação comercial a diferentes tipos de negócio? Faça um orçamento sem compromisso!