Acompanhar a situação financeira da empresa — e o controle patrimonial deve fazer parte desse processo — é fundamental para o gestor tocar o negócio de forma a obter resultados cada vez melhores. 

E o que vem a ser controle patrimonial? É o que iremos explicar ao longo deste guia, no qual veremos os tópicos listados abaixo. Confira!

  • Controle patrimonial: o que é e quando fazer;
  • Por que devo fazer o controle patrimonial da minha empresa?
  • Não fiz o controle patrimonial da minha empresa, e agora?
  • O que os impostos têm a ver com o controle patrimonial?
  • Passo a passo para fazer o controle patrimonial do seu negócio; 
  • Boas práticas para otimizar o controle patrimonial da sua empresa;
  • Conclusão. 

Vamos juntos desbravar esse tema?

Controle patrimonial: o que é e quando fazer

O controle patrimonial consiste no levantamento e na administração de todo o patrimônio de uma empresa, isto é, ele avalia os bens da companhia, que podem ser:

Ativos tangíveis

Quando se fala em bens tangíveis, é importante ter em mente que eles perdem valor com o passar do tempo em um processo chamado depreciação

Ao pegarmos um carro como exemplo, não é difícil entender que eles são depreciados, ou seja, desvalorizados ano após ano em função principalmente de desgaste e lançamento de novos modelos.  

Dessa forma, a contabilidade deve se manter atenta e registrar periodicamente em seus balanços a depreciação sofrida por um bem tangível. 

Exemplos: imóveis, veículos, computadores, equipamentos, mobília, dinheiro em caixa, estoque.

Ativos intangíveis

Com relação aos bens intangíveis, vale lembrar que eles devem ser convertidos, direta ou indiretamente, em capital para a empresa

Além disso, o termo utilizado para a perda de valor dos ativos intangíveis é “amortização” — e não “depreciação” como acontece com os bens tangíveis.

Exemplos: valor da marca, softwares, licenças. 

Qual é o prazo ideal para atualizar o controle patrimonial?

Pelo fato de o controle patrimonial ser fundamental para uma gestão mais eficiente da empresa, deve-se criar um cronograma e segui-lo adequadamente.

E, mesmo que o controle patrimonial seja feito criteriosamente, o ideal é atualizá-lo ao menos uma vez por ano

Afinal, com o passar do tempo, novos bens são adquiridos e em contrapartida, outros ativos tangíveis vão sofrendo depreciação, o que reforça a necessidade dessa atualização. 

Por que devo fazer o controle patrimonial da minha empresa?

A importância do controle patrimonial vai além do mero cumprimento de exigências legais (Lei 11.638/07), afinal, ele é essencial para a gestão da empresa, sua credibilidade e permanência no mercado

Por conta disso, devemos enxergar o controle patrimonial não como um gasto, e sim como um investimento para o seu negócio. 

A partir de agora, vamos mostrar os principais motivos que reforçam a necessidade de se fazer esse controle. Siga com a gente! 

Mensuração mais precisa dos custos de produtos e serviços

É bastante comum gestores não levarem em consideração os valores de depreciação de computadores, equipamentos, estoque etc. no momento de contabilizar os gastos envolvendo a produção de artigos e a prestação de serviços. 

Devido a isso, o custo final tanto de produtos quanto de serviços não é calculado da maneira adequada, podendo afetar inclusive o preço final cobrado aos clientes. 

Projeção de caixa mais confiável 

Mantendo o controle patrimonial, fica mais fácil antever o momento mais apropriado para a aparelhagem da empresa passar por manutenção e, além disso, prever a depreciação dos ativos tangíveis

Assim, a projeção de fluxo de caixa da companhia torna-se mais segura, de maneira que os gastos referentes a equipamentos, por exemplo, não deem “sustos” ao longo do ano. 

Possibilidade de boas negociações a partir do valor patrimonial da marca

Caso uma empresa entre em processo de fusão, venda ou compra, ela deve ser analisada com base em uma avaliação chamada valuation

O valuation permite o cálculo do valor real da empresa, que abrange todos os ativos da organização (imóvel, ações etc.). 

Queda de eventuais furtos e desvios de ativos da empresa 

Ao fazer o controle patrimonial da empresa, a movimentação de ativos fica sob responsabilidade de um grupo mais restrito, o que tende a diminuir a ocorrência de furtos. 

Ora, à medida que a empresa demonstrar ter um rígido controle do próprio patrimônio, os responsáveis pelos diferentes setores provavelmente vão ficar mais atentos aos respectivos bens.

Como consequência, esse comportamento vai acabar se consolidando na cultura organizacional. 

Não fiz o controle patrimonial da minha empresa, e agora?

A empresa que mantém o controle patrimonial em dia geralmente se antecipa a problemas e passa a contar com um planejamento estratégico mais confiável. 

Por exemplo, suponha que determinada máquina de uma fábrica seja essencial para o processo produtivo e de repente ela apresente um defeito. 

Devido a isso, a produção para, as vendas sofrem uma queda e o transporte dos produtos precisa ser adiado. Como consequência, até o fluxo de caixa acaba sendo impactado, o que compromete o planejamento financeiro referente ao período futuro.  

Resumindo, há uma reação em cadeia que poderia ter sido evitada com um controle patrimonial bem-feito

Além disso, como mencionamos no tópico anterior, negligenciar o controle patrimonial pode atrapalhar boas oportunidades de negociação da sua marca. Afinal, não saber com precisão quanto ela vale praticamente impede de negociá-la. 

O que os impostos têm a ver com o controle patrimonial?

É importante considerar que, assim como as quantias recebidas em dinheiro, os bens patrimoniais de uma empresa têm valor comercial.

Levando isso em conta, o controle patrimonial novamente se mostra imprescindível, na medida em que garante que a empresa esteja em dia com os impostos e, consequentemente, com o governo.

O controle patrimonial permite ainda que a empresa lucre a partir de deduções fiscais — isso em função do cálculo e do controle das depreciações, que interferem diretamente na apuração dos impostos.

No caso de empresas que utilizam o regime tributário Lucro Presumido, o controle patrimonial possibilita calcular o ganho de capital de maneira bastante precisa, além de evitar problemas tributários que podem diminuir os ganhos obtidos na venda da empresa. 

Para concluir este tópico, vale dizer que, sem controle de patrimônio, não tem como apurar a base da tributação, que é a diferença entre valor de mercado e o custo de aquisição do bem menos a depreciação acumulada desse ativo.

Sem esse cálculo, sua empresa pode pagar impostos a mais ou a menos e futuramente ter de arcar com despesas significativas referentes a multas e juros devido à sonegação fiscal.

Passo a passo para fazer o controle patrimonial do seu negócio

O controle patrimonial é um processo que envolve cinco etapas principais:

  1. Inventário do patrimônio;
  2. Avaliação dos ativos;
  3. Revisão de vida útil;
  4. Determinação de taxa de depreciação;
  5. Teste de recuperabilidade de ativos.

Vamos entendê-las?

Inventário do patrimônio

A primeira parte do controle patrimonial diz respeito a fazer uma inspeção dos ativos da empresa e constatar o estado de conservação de cada um.

Nesta fase deve ser feito um registro contendo a descrição dos equipamentos, o tempo de uso de cada um e as datas de manutenção, a fim de determinar seus respectivos valores.

Vale destacar que listar os ativos deve ser uma prática constante na empresa. Afinal, em todo negócio são adquiridos novos bens para compensar os que foram descartados ou sofreram muita depreciação.

Avaliação dos ativos

Na segunda etapa do controle patrimonial, os ativos são analisados para verificar o atual valor de mercado de cada um.

Junto com essa apuração é calculado também o chamado “valor residual” dos bens. Ele equivale à quantia que a empresa pretende receber ao fim da vida útil econômica do ativo, além do custo de reposição desse bem.

Revisão de vida útil

Nesta fase é feita a revisão da vida útil dos ativos, levando-se em conta a depreciação e/ou a amortização de cada um.

O sentido de “vida útil” aqui se refere ao período durante o qual a empresa espera receber algum benefício econômico resultante da posse de determinado ativo.

Com o passar do tempo, obviamente a vida útil do bem vai se encurtando. Por conta disso, essa revisão é tão importante.

Determinação de taxa de depreciação

A partir do valor residual e do valor atual de mercado dos ativos são determinadas as novas taxas de depreciação.

Com o resultado obtido, é feito um cálculo para encontrar a vida útil restante e, de quebra, encontrar a depreciação anual do ativo.

Teste de recuperabilidade de ativos

Também conhecido como “Impairment Test”, ele permite ao gestor verificar se os ativos estão desvalorizados.

Ao realizar esse teste, espera-se que o valor registrado de determinado ativo seja recuperável pela capacidade dele de gerar receita — seja a partir de sua venda ou uso.

Boas práticas para otimizar o controle patrimonial da sua empresa

Para fazer um controle patrimonial de sucesso, fique atento às dicas que daremos abaixo, amigo leitor.

Utilize um software de gestão

Como você pôde perceber até aqui, realizar o controle patrimonial é uma tarefa um tanto quanto complexa.

Por conta disso, executar todas as etapas desse controle de forma manual, além de torná-lo mais demorado, pode comprometer a segurança dos resultados obtidos.

Uma boa alternativa para evitar essas ocorrências é investir em um software que auxilie na gestão de bens.

Essa tecnologia, além de agilizar e otimizar o processo de controle patrimonial, deixa-o mais seguro. Isso sem grandes esforços.

Apesar do investimento inicial, na certa o software trará benefícios impagáveis para a empresa e fará com que ela se mantenha organizada e em contínuo desenvolvimento.

Delegue responsabilidades internas

Para que o controle patrimonial seja efetivo, o gestor precisa delegar funções e responsabilidades dentro da empresa.

Detalhe: a equipe que será mobilizada para executar o controle patrimonial deve ser qualificada, porque suas ações irão impactar diretamente os resultados financeiros da marca.

É importante destacar que, ao delegar tarefas, é preciso levar em conta estes três graus de responsabilidade:

  1. Controle: costuma ser feito por um contador;
  2. Salvaguarda: responsável pelos acontecimentos relacionados ao patrimônio, zelando pela manutenção dos bens;
  3. Uso: essa responsabilidade é atribuída ao usuário, que deve garantir a utilização correta e a preservação dos bens.

Dê a devida atenção à legislação vigente

Estar por dentro das normas que regulamentam a situação dos ativos tangíveis é fundamental para manter sua empresa em dia com a lei.

Assim sendo, é importante que os relatórios do controle patrimonial sigam os requisitos da Lei 11.638/07, mencionada neste artigo anteriormente.

Crie um manual de normas e procedimentos

O ditado “prevenir é melhor que remediar” cabe perfeitamente às demandas do controle patrimonial.

Isso porque a prevenção é sempre a melhor alternativa para garantir a manutenção de ativos (tangíveis ou não tangíveis).

Por conta disso, com o intuito de aplicar um controle patrimonial eficiente na sua empresa, crie um manual de normas e procedimentos que deve ser seguido.

Para isso, analise as melhores estratégias que poderão preservar o patrimônio da empresa e, ao mesmo tempo, não irão causar prejuízos às operações nem às entregas aos clientes finais.

Conclusão

A partir do que abordamos ao longo deste artigo, podemos concluir que o controle patrimonial diz respeito a administrar os ativos de uma empresa, medindo e, se possível, reduzindo as perdas e evitando prejuízos materiais e penalidades fiscais.

Ao avaliar os bens da companhia, é imprescindível levar em conta que cada um deles possui uma obsolescência diferente.

Peguemos como exemplo um food service. A depreciação de um forno elétrico tende a ser mais lenta que a de um mixer que é muito utilizado, não é mesmo?

Com um controle patrimonial bem-feito, é possível se planejar para trocar esse tipo de utensílio, de forma a otimizar os serviços de cozinha, garantindo entregas cada vez melhores aos clientes e, de quebra, manter-se no páreo diante da concorrência.

Além disso, um controle patrimonial de qualidade dá mais segurança aos gestores para as tomadas de decisão e o planejamento financeiro referente a períodos futuros.

Agora é o momento de nos despedir, caro leitor. Mas antes o convidamos a uma reflexão: você sabe o real valor da sua empresa?

Fazer o controle patrimonial da sua marca é fundamental para responder a essa pergunta. E uma ferramenta que auxilia nesse processo é o balanço patrimonial. Preparamos um conteúdo para lá de especial sobre o tema. Até a próxima!