Para que um ambiente de trabalho funcione plenamente, vários fatores devem estar em equilíbrio e a gestão de facilities (ou facilities management) contribui com isso.
Neste guia, vamos explicar o conceito de facilities, mostraremos como a gestão de facilities acontece e daremos um passo a passo para aplicá-la na sua empresa.
Acompanhe a leitura, amigo leitor!
O que são facilities?
Antes de apresentar o conceito de gestão de facilities, é importante entendermos o que significa facilities separadamente.
“Facilities” é um termo em inglês que, no contexto corporativo, diz respeito aos serviços ou atividades-meio que dão suporte ao bom funcionamento de uma empresa, como limpeza, segurança e recepção.
Mas os facilities não estão restritos à manutenção da infraestrutura predial. Eles se estendem ao bem-estar e engajamento dos times, por exemplo.
Os principais exemplos de facilities são:
- Manutenção de equipamentos;
- Preservação do ambiente de trabalho;
- Alimentação das equipes;
- Recrutamento e seleção;
- Assistência médica e jurídica;
- Treinamentos;
- Tecnologia da informação;
- Produção de eventos.
Vale destacar que muitas empresas preferem assumir internamente as ações referentes a facilities, seja parcial ou integralmente.
Mas, com as agendas impostas pelas tendências em gestão empresarial, a maioria dos gestores têm encontrado vantagens na terceirização da facilities management.
Independente da gestão de facilities ficar a cargo da própria empresa ou ser terceirizada, o que importa é que essa gestão seja feita de forma eficiente.
Dessa forma, a empresa em questão pode se dedicar mais ao seu core business e alcançar mais facilmente suas metas.
O que é gestão de facilities?
Agora que a gente já está inteirado do conceito de facilities, fica mais simples compreender o significado da gestão de facilities. Trata-se da administração de serviços importantes para a manutenção da qualidade da infraestrutura da empresa.
Para isso, a gestão de facilities procura gerir diversos fatores e práticas interdisciplinares de forma que todos os processos organizacionais funcionem com o máximo potencial no espaço físico onde a empresa está instalada.
Sendo assim, enquanto a gestão de facilities cuida das atividades-meio da organização, os colaboradores conseguem se manter focados nas atividades-fim do negócio, ou seja, nas ações que trazem lucro para a companhia.
A facilities management deve ser abordada com um viés interdisciplinar para garantir a funcionalidade plena de um ambiente de trabalho, através da integração de pessoas, setores, processos e tecnologias.
É importante frisar que a gestão de facilities é vital para o funcionamento global de uma organização. Isso porque ela é responsável por espaços corporativos, infraestrutura organizacional, além de compras de matérias-primas e ferramentas.
Dos principais objetivos da facilities management, destacamos: organização, pontualidade, produtividade e entrega de qualidade.
Além disso, a gestão de facilities visa sempre à melhoria contínua, redução de custos fixos e otimização de processos.
Um ambiente limpo, organizado, eficiente e seguro — que pode ser alcançado com a facilities management — impacta desde colaboradores a clientes, fornecedores, visitantes e demais stakeholders da empresa.
Importância da gestão de facilities para as empresas
A Associação Brasileira de Facilities (Abrafac) mostra que a presença de uma gestão de facilities em uma empresa pode reduzir em até 20% seus custos operacionais.
Tanto as despesas fixas quanto as variáveis são impactadas com a facilities management.
Com a gestão de facilities, há um aumento da produtividade, da vida útil dos equipamentos e uma melhora da infraestrutura, o que reduz as despesas fixas do negócio.
Quanto às despesas variáveis, como a manutenção de maquinário e do espaço de trabalho é abarcada pela facilities management, evitam-se gastos inesperados com essa demanda.
Com a economia financeira proporcionada pela facilities management, é viável realocar recursos em outros setores da companhia, promovendo um desenvolvimento sistêmico do negócio.
Além disso, a gestão de facilities faz com que as operações trabalhem em harmonia, com uma rotina sob controle, eficiente e produtiva.
Como se isso não bastasse, a facilities management evita problemas, como:
- Desperdício ou falta de matérias-primas;
- Retrabalho;
- Imprevisto com equipamentos;
- Gargalos referentes a infraestrutura.
Como implementar a gestão de facilities na sua empresa?
A terceirização da facilities management é uma ótima opção para as empresas, porque reduz os gastos com os treinamentos do time. Isso tendo em vista que essas prestadoras de serviço geralmente contam com profissionais qualificados e experientes.
Bom, para que a gestão de facilities gere impactos significativos na empresa, vale a pena seguir os passos que iremos apresentar a partir de agora!
Defina quais são os objetivos da empresa
Antes de implementar um programa de facilities management, é fundamental definir os objetivos do negócio. Duas perguntas que precisam ser feitas nesse momento são:
- O que se pretende alcançar com a implementação da gestão de facilities na empresa?
- Quais setores precisam passar por melhorias?
Definir metas claras e mensuráveis certamente vai contribuir com o sucesso do programa.
Avalie as necessidades do negócio
É fundamental avaliar os pontos de melhoria da empresa e, consequentemente, a necessidade de aplicar a gestão de facilities para promover efetivamente esse aperfeiçoamento.
Nessa avaliação, deve-se realizar uma auditoria das instalações da empresa, visando mapear a condição atual dos serviços e identificar o que de fato precisa ser aprimorado.
Terceirize as atividades
Quer ter uma facilities management verdadeiramente eficiente? Terceirizar esse serviço é uma excelente aposta!
Como já mencionamos aqui, ao delegar tarefas como limpeza, segurança e preservação do ambiente de trabalho, por exemplo, o time pode se dedicar melhor às atividades-fim do negócio.
Bom, antes de escolher a empresa ideal para fazer a gestão de facilities na sua empresa, é importante apurar as seguintes informações:
- Há quanto tempo a provedora desse serviço atua no mercado?
- Qual é o tamanho da equipe que atua nessa empresa?
- Em quanto tempo a empresa irá entregar o serviço contratado?
- Há alguma comprovação da qualidade dos serviços oferecidos pela empresa?
Dos principais benefícios proporcionados por essa terceirização, destacamos:
Contratações mais bem-sucedidas
Ao contratar uma terceirizada para recrutar e treinar os colaboradores da sua empresa, aumenta-se a chance de fazer contratações mais assertivas e alcançar resultados melhores com um time de alta performance.
Redução de custos
Com a terceirização da gestão de facilities, sua empresa livra-se de encargos, como folhas de pagamentos, férias, rescisões, impostos etc.
Com isso, ganha-se em receita, o que possibilita investimentos em entregas cada vez melhores, por exemplo.
Maior produtividade
Com a facilities management nas mãos de uma equipe terceirizada e qualificada, a equipe passa a focar no core business da organização e, dessa forma, a produtividade aumenta.
Isso porque ocorre uma otimização do tempo, o que contribui com o desenvolvimento sustentável do negócio.
Peça um orçamento
Antes de contratar uma prestadora de serviços que fará a gestão de facilities na sua empresa, faça um orçamento com algumas (pelo menos três) empresas.
Nesse orçamento, deve haver o detalhamento de todos os custos envolvidos na implementação do programa de facilities management.
Além disso, os custos referentes à manutenção dessa gestão e o suporte também devem estar descritos.
Acompanhe o desenrolar da facilities management
Terceirizar o facilities management, embora auxilie na realização dos serviços, não livra o gestor da empresa de acompanhar os prazos das entregas e da periodicidade da manutenção.
O ideal é contratar uma prestadora de serviço confiável, que cumpra prazos e garanta a qualidade dos serviços oferecidos.
Conte com um software para otimizar a gestão
Em vez de controlar a gestão de facilities utilizando uma planilha do Excel, o ideal é contar com um software que possa otimizar esse controle.
Assim, fica mais fácil padronizar processos, agilizar as entregas e controlar os serviços realizados.
Fique atento ao compliance
Compliance corresponde às leis (criadas por órgãos governamentais ou pela própria empresa) que regem cada setor de uma organização.
Como a gestão de facilities impacta várias áreas, a atenção ao compliance deve ser redobrada.
Nesse sentido, os gestores da companhia devem estar em constante capacitação, de forma que as operações estejam em conformidade com as regras referentes a cada departamento.
Crie um guarda-chuva na empresa
A gestão de facilities deve criar um grande guarda-chuva na empresa, integrando setores que mal dialogavam entre si.
De um lado, a facilities management deve centralizar as áreas por meio de uma visão global do negócio; do outro, é necessário levar em conta as especificidades de cada setor.
Dessa forma, por meio de uma abordagem sistêmica das áreas, a gestão de facilities atua para que todas as operações atuem em sincronia.
Devido à alta complexidade dessa demanda — de integrar todos os setores da companhia — a gestão de facilities exige excelência na gestão de RH. Por conta disso muitas empresas buscam terceirizar esse serviço.
Como surgiu a gestão de facilities e o que o futuro reserva para ela
O conceito da facilities management surgiu nos anos 1960, nos Estados Unidos, na área bancária, com o intuito de identificar e otimizar os pontos de interseção que põem uma empresa em funcionamento.
A partir dos anos 1980, diversas organizações se uniram para regulamentar a atividade e estimular sua divulgação.
Com relação à evolução da facilities management nas empresas, pesquisas apontam que essa gestão passa a ser introduzida nas companhias de forma cada vez mais intensiva.
Os ganhos trazidos por ela variam conforme as particularidades da organização, mas alguns fatores podem ser destacados, como:
- Aumento da qualidade dos serviços;
- Sinergia das atividades-fim;
- Maior lucro;
- Melhor gestão do tempo;
- Maior engajamento da comunidade com a empresa;
- Melhoria da comunicação interna.
Como um gestor de facilities deve atuar?
Os profissionais que atuam com facilities management geralmente têm formação em Administração de Empresas, mas isso não é um pré-requisito obrigatório para assumir o cargo.
Confira, a partir de agora, as principais competências que um gestor de facilities deve ter!
Comunicação clara e eficiente
Para conduzir as equipes e as demandas que elas têm a cumprir, é imprescindível que o gestor de facilities pratique uma comunicação objetiva e assertiva.
Essa comunicação exige que o gestor tenha um conhecimento profundo de todas as atividades da empresa, para que elas sejam conduzidas da melhor maneira possível.
E esse conhecimento vem de práticas, como:
- Coleta de feedback dos colaboradores;
- Manutenção de um relacionamento da empresa com o público consumidor;
- Planejamento de uma comunicação verdadeiramente eficiente;
- Balanço de resultados.
Liderança e estratégia
Os valores e as missões da empresa devem estar alinhados com as exigências de instalações da companhia, e quem deve promover esse alinhamento é o gestor de facilities.
Ele deve orientar todo o time sobre como manter o ambiente de trabalho organizado e operante, para que sejam alcançados os objetivos empresariais.
Para atingir essas metas, é fundamental ouvir os colaboradores e saber lidar com eles, mas sempre pensando nas melhores soluções para a empresa.
Gerenciamento de riscos
Cabe ao gestor de facilities também estar precavido para enfrentar situações emergenciais, de forma a preservar a integridade do espaço físico de trabalho e garantir a continuidade das operações.
Esse profissional deve ainda monitorar questões relacionadas à saúde e à segurança de toda a equipe.
Dessa forma, a atuação do gestor de facilities deve estar alinhada aos órgãos competentes, como, por exemplo, a Vigilância Sanitária e o Corpo de Bombeiros.
Controle financeiro
Outro atributo do gestor de facilities é saber lidar com indicadores financeiros. Ele deve ser familiarizado com gráficos, dados históricos e diferentes tipos de relatórios.
Além disso, gastos com materiais e com os serviços realizados devem ser controlados por esse profissional. Isso sem que a qualidade das entregas seja comprometida.
Gestão de espaço e layout
Os gestores de facilities são responsáveis pela gestão do espaço físico e layout das instalações. Eles devem entender as necessidades dos diferentes departamentos e garantir que o espaço seja utilizado de forma eficiente e adequada.
Isso pode envolver a alocação de escritórios, salas de reuniões, áreas de trabalho compartilhadas e a coordenação de mudanças de layout quando necessário.
Se houver projetos de construção ou reforma nas instalações, os gestores de facilities desempenham um papel crucial na coordenação e acompanhamento desses projetos.
Isso pode envolver a contratação de empreiteiros, monitoramento do progresso, controle de orçamento e garantia de conformidade com os regulamentos locais.
Vamos ficando por aqui, amigo leitor!
Vimos que a gestão de facilities exige uma integração entre todas as áreas da empresa. Com as soluções da AM3 Soluções, esse processo é facilitado. Confira e faça um orçamento conosco.