Talvez você no saiba o que é TEF, mas provavelmente já usou o serviço. A Transferência Eletrônica de Fundos é a responsável pela agilidade nas compras feitas por cartão, Pix e carteiras digitais.
No texto de hoje, vamos responder às principais dúvidas sobre essa modalidade de transferência e vamos mostrar como a tecnologia tem criado uma nova solução de vendas.
Veja o que você vai conferir:
- O que significa TEF?
- Como funciona a TEF
- O que é preciso fazer para implantar o sistema?
- Quem pode ter esse programa?
- Quais são os tipos de TEF?
- Em quais estados o uso da TEF é obrigatório?
- Vale a pena, financeiramente, manter a TEF?
- Qual a diferença entre a TEF e a máquina comum de cartão?
- A TEF é um sistema seguro?
- Quais as vantagens da TEF?
- A TEF apresenta desvantagens?
- Compensa integrar a TEF a um sistema ERP?
- O que avaliar ao escolher uma solução de TEF para a minha empresa?
Acompanhe a leitura, caro leitor!
O que significa TEF?
TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) é um sistema que permite que transações financeiras feitas com cartão (crédito ou débito) sejam realizadas de maneira segura e rápida nas operações de compra e venda.
Na prática, a TEF é um software que conecta o PDV à adquirente no momento da transação com cartão. Ela também aceita pagamento por Pix ou carteiras digitais.
Com clientes cada vez mais protagonistas do processo de compras, oferecer flexibilidade de meios de pagamento é essencial. E a TEF contribui com isso.
O grande diferencial da tecnologia por trás da TEF é que ela integra diferentes bandeiras de cartões em um mesmo sistema, o que dispensa a locação ou aquisição de várias maquininhas de cartão.
As principais funções da TEF são:
- Receber pagamento por cartão (débito e crédito) de diferentes bandeiras, bem como por Pix e carteiras digitais;
- Promover a comunicação, solicitando a autorização da compra às operadoras de cartão;
- Registrar automaticamente todas as informações de pagamento eletrônico no sistema da empresa;
- Melhorar a experiência do cliente;
- Otimizar o controle financeiro, especialmente o de recebimentos, da companhia.
Como funciona a TEF?
Para entender como a TEF funciona, vale a pena conhecer os conceitos que serão apresentados logo abaixo.
- PDV ativo: corresponde ao sistema de vendas utilizado pela loja para o recebimento dos valores referentes às vendas realizadas;
- Adquirentes: empresas conectadas às diversas bandeiras de cartão responsáveis por aprovar ou não um pagamento e negociar taxas;
- PinPad: maquininha (geralmente disponibilizada pela adquirente) que lê os dados dos cartões no momento da transação.
A TEF, como vimos, é a venda através de transações financeiras feitas eletronicamente, de maneira segura e rápida.
Toda vez que uma compra é realizada com cartão, as informações ficam registradas automaticamente.
Dessa forma, as transações, que passam por um tipo de “central”, são autorizadas e as informações de compra são integradas ao sistema de vendas da empresa.
E como isso acontece?
Uma solução de TEF funciona da seguinte maneira: um software é instalado no computador da empresa e conectado a uma maquininha de cartão, o PinPad.
Aí, toda vez que uma compra é feita com a maquininha, os dados da transação são lançados automaticamente no sistema da empresa.
Isso permite que, antes de finalizar a venda, as transações passem por uma central, que autoriza o pagamento e concilia as informações da compra com o sistema de venda do varejo.
O PinPad, diferentemente de outras maquininhas de cartão, aceita diversas bandeiras, o que é muito benéfico para os varejistas, porque eles conseguem taxas mais vantajosas com as adquirentes de cartão.
Além disso, os consumidores 4.0, sempre adeptos das inovações tecnológicas, raramente carregam dinheiro em espécie, preferindo as opções de pagamento eletrônico. E a TEF oferece a esse público flexibilidade de meios de pagamento.
O que é preciso fazer para implantar o sistema?
Para implantar o sistema TEF na sua empresa, você vai precisar destas duas ferramentas básicas:
- Software de TEF: ele pode ser instalado em computadores (desktops ou notebooks), tablets, celulares e é responsável por registrar os dados das compras por cartão. A principal utilidade desse software é armazenar informações referentes a valores de compras e meios de pagamento.
- PinPad: ele é a maquininha que lê os dados do cartão. Por ser conectada ao computador da empresa, os dados das transações das vendas por cartão (ou Pix ou carteira digital) são transmitidos ao software de TEF.
Existem profissionais que vão trabalhar para que o sistema funcione. A TEF house é a empresa que vai disponibilizar o software e as ferramentas para a comunicação com a operadora do cartão.
A equipe integradora irá fornecer a automação e o suporte ao cliente. Depois disso, uma outra empresa negocia as taxas de transação.
Parece muita coisa, mas todas elas, geralmente, vêm juntas no pacote de serviços que você contratar.
Além disso, você vai precisar de conexão à Internet, porque o uso da Transferência Eletrônica de Fundos, especialmente a TEF IP, vai depender do acesso à rede.
Quem pode ter esse programa?
Qualquer empreendedor, não importa se tenha pequenos ou grandes negócios, pode contar com um serviço TEF.
Para isso, basta aceitar compras feitas no cartão de débito ou crédito e seguir as instruções que demos no tópico anterior.
O que muda, dependendo do fluxo financeiro da empresa, é o tipo de TEF que vai ser adotado. Sabendo ao certo qual é sua frequência de vendas, fica mais fácil escolher.
Quais são os tipos de TEF?
Há diferentes tipos de TEF e aqui iremos apresentar os três principais. De antemão, você pode se perguntar: “mas qual é a melhor solução para a minha empresa?”.
E a resposta é: depende do fluxo de vendas — e, consequentemente, da quantidade de informações financeiras — da sua marca.
Quanto maior for esse fluxo, as soluções mais tecnológicas, rápidas e eficientes são as mais recomendadas.
A seguir, vamos mostrar os três principais tipos de TEF. Confira!
TEF discada
O tipo de TEF mais antigo é a TEF discada. Nele, a comunicação com a operadora do cartão é feita através do telefone e o software é conectado a computadores e ao PinPad.
A cada transação feita por cartão, a comunicação de informações é realizada por meio de acesso discado. Daí, terminada a análise e a aprovação da operação, a ligação é finalizada.
Esse tipo de TEF funciona relativamente bem em pequenas e médias empresas.
A desvantagem da TEF discada é que a comunicação é mais lenta em comparação aos outros tipos de TEF.
Por isso essa tecnologia está em desuso e sendo substituída por soluções mais rápidas e seguras, como veremos a seguir.
TEF dedicada
O modelo dedicado usa as mesmas ferramentas da TEF discada, só que a conexão é feita por uma linha especial.
Essa linha permanece conectada às operadoras de cartão 24 horas por dia, através das redes virtuais privadas (VPN), sendo ideal para empresas com fluxo intenso de vendas por cartão.
A principal vantagem dessa modalidade de TEF é a rapidez das transações. O tempo médio para que elas ocorram é de 2 a 5 segundos.
Então, podemos concluir que a utilização desse tipo de TEF é recomendada especialmente a empresas que têm um fluxo de vendas mais intenso.
TEF IP
A modalidade mais veloz de todas é a TEF IP. Ela também utiliza a comunicação por VPN, mas a conexão entre a operadora e a empresa é feita por protocolos IP.
Isso significa que todos os dados financeiros envolvidos na transação são transmitidos via Internet, o que torna a autorização da operação financeira mais veloz.
A TEF IP, assim como a TEF dedicada, é muito recomendada a empresas que têm grande quantidade de operações com cartão de crédito ou débito.
Em quais estados o uso da TEF é obrigatório?
Alguns estados obrigam que o comprovante de pagamento esteja vinculado com a operação de venda de forma automatizada, ou seja, sem a intervenção do usuário.
Na prática significa dizer que o TEF em si não é obrigatório, mas é a solução adequada para atender as exigências fiscais. E alguns estados mencionam explicitamente o TEF como obrigatório.
Confira os estados que possuem essas exigências:
| Estado | Sobre a obrigatoriedade |
| Acre | Cobra que as instituições financeiras informem as operações ao estado. |
| Alagoas | Regulado pelo Decreto 59.295 de junho de 2018, artigo 2º. |
| Amapá | Obrigatório conforme Decreto 5.278 de novembro de 2011, contudo refere-se às impressoras fiscais, que foi substituído por NFCe. |
| Amazonas | Realiza um controle através da malha fiscal, sendo assim não há exigência para vinculação do comprovante de pagamento com o documento fiscal. |
| Bahia | É obrigatório conforme o Decreto 13.780 de junho de 2016. Dispositivos inseridos no RICMS pelo Art. 1º do decreto: § 4º ao Art. 107-D: NFC-e. Pagamento com cartão de crédito ou débito. |
| Ceará | Sem informações específicas sobre o assunto. |
| Distrito Federal | Obrigatório conforme a Portaria 336 de junho de 2002 refere-se às impressoras fiscais, que foi substituído por NFCe. |
| Espírito Santo | Sem informações específicas sobre o assunto. |
| Goiás | Sem informações específicas sobre o assunto. |
| Maranhão | Sem informação específica sobre o assunto. |
| Mato Grosso | Obrigatório conforme Decreto 599/2023 qua altera o regulamento do ICMS aprovado no Decreto 2.212/2014. |
| Mato Grosso do Sul | Obrigatório conforme Decreto 10.417 de abril de 2001, contudo refere-se às impressoras fiscais, que foi substituído por NFCe. |
| Minas Gerais | Sem informação específica sobre o assunto. |
| Pará | Obrigatório conforme Decreto 4.676/2021, contudo refere-se às impressoras fiscais, que foi substituído por NFCe. |
| Paraíba | Obrigatório conforme Decreto 32.071 de abril de 2011, contudo refere-se às impressoras fiscais, que foi substituído por NFCe. |
| Paraná | O uso do TEF é facultativo. |
| Pernambuco | Obrigatório conforme o Decreto 44.650/2017. |
| Piauí | Sem informação específica sobre o assunto. |
| Rio de Janeiro | Não é obrigatório, conforme manual NFC-e do Estado. |
| Rio Grande do Norte | Obrigatório conforme Decreto 26.002/2016 |
| Rio Grande do Sul | Obrigatório conforme Decreto 56.670/2022 |
| Rondônia | Sem informação específica sobre o assunto. |
| Roraima | Sem informação específica sobre o assunto. |
| Santa Catarina | Sem informação específica sobre o assunto. |
| São Paulo | Sem informação específica sobre o assunto. |
| Sergipe | Obrigatório conforme Decreto 19.793/2001, contudo refere-se às impressoras fiscais, que foram substituídas por NFCe. |
| Tocantins | Não é obrigatório nas operações com NFCe. |
É importante ressaltar que as normas são passíveis de mudanças, revogações e adiamentos. Sem falar que em alguns estados a obrigatoriedade é específica para alguns setores ou níveis de faturamento.
Portanto, caro leitor, você deve buscar informações junto a SEFAZ do seu estado ou com a sua contabilidade para evitar possíveis punições.
Vale a pena, financeiramente, manter a TEF?
Se você tiver um fluxo grande de pagamentos feitos em cartão, vale a pena sim ter uma TEF. O valor pago para manter a TEF depende da operadora do sistema, mas veja como um investimento.
Além de não ser tão mais cara que a máquina normal do cartão, a TEF diminui a ocorrência de vendas com valores incorretos.
Por ser um sistema diretamente ligado ao software de gestão do estabelecimento, a TEF não permite que sejam cobrados valores diferentes do valor total da compra.
Às vezes, por falta de atenção, se uma vírgula sair fora do lugar no valor informado na máquina do cartão, isso é suficiente para causar um prejuízo enorme para a empresa ou uma “dor de cabeça” para o cliente.
Ao trabalhar com vendas no cartão, você também pode diminuir a inadimplência em seu estabelecimento ao aposentar de vez o carnê e o cheque.
Então, compensa investir um pouquinho mais na TEF, a fim de ter a tranquilidade de não ter que lidar com outros tipos de prejuízo, vindos de outras partes.
Qual a diferença entre a TEF e a máquina comum de cartão?
As máquinas de cartão possuem as chamadas “bandeiras”. Enquanto isso, o PinPad da TEF é multibandeira.
Isso quer dizer que a TEF aceita as principais adquirentes e, com isso, existe uma liberdade maior para negociar as taxas do mercado.
As maquininhas tradicionais podem funcionar com sinal de operadora ou outras ferramentas. Enquanto isso, a TEF precisa obrigatoriamente da Internet.
Por trás das maquininhas tradicionais, há custos envolvidos em taxa de adesão, taxa por transação realizada e aluguel do equipamento.
Já a TEF exige um investimento inicial maior, devido à estrutura de implementação ter de estar associada a um software de vendas.
A TEF é um sistema seguro?
Sim! As plataformas da TEF interagem com o sistema de automação comercial das empresas, tornando os pagamentos fáceis e seguros.
A propósito, um dos principais motivos de as compras com cartão serem muito utilizadas refere-se à segurança e praticidade por trás desse tipo de transação — isso vale tanto para o vendedor como para o cliente.
Os programas novos eliminam as chances de erros na cobrança. Na máquina de cartão, por exemplo, pode ser que, por erro humano, seja digitado um valor diferente do que deveria ser cobrado.
Na TEF, os valores são introduzidos automaticamente, descartando as possibilidades de erros nas cobranças ou até mesmo de fraudes.
Além disso, os softwares contam com um sistema de segurança que impede que pessoas não autorizadas tenham acesso aos dados de compra.
Dessa forma, o sistema TEF é seguro não só para o estabelecimento, mas também para os clientes, como já mencionamos.
Quais as vantagens da TEF?
Se você leu este guia até aqui e ainda não se convenceu da importância de contar com a TEF na sua empresa, acompanhe a leitura deste tópico, caro leitor.
Oferece flexibilidade para fazer os pagamentos
Como já dissemos aqui, os consumidores 4.0 gostam de assumir um protagonismo nas compras.
E flexibilizar os meios de pagamento é uma oportunidade de esse público se sentir parte ativa no fechamento das vendas.
Ao fazer a compra com cartão de crédito, por exemplo, o cliente pode parcelar o valor da compra, o que certamente o deixará satisfeito.
É importante lembrar que a flexibilidade dos meios de pagamento não beneficia somente o público consumidor.
Caso sua empresa não ofereça uma variedade de meios de pagamento, é bem provável que ela perca clientes para a concorrência.
Ao aceitar todas as bandeiras, a TEF permite que mais clientes possam pagar com cartão. Isso também ajuda na redução de taxas, pois, com mais bandeiras, você pode tentar um preço mais competitivo e vantajoso.
Melhora a experiência do cliente
Os consumidores modernos buscam, cada vez mais, melhores experiências. Para isso, apostar na omnicanalidade é superimportante e, para que essa integração entre diferentes canais de vendas ocorra da melhor maneira, a presença da TEF é vital.
O cliente precisa ter a opção de escolher por que canal deseja fazer sua compra e como quer realizar o pagamento. E é por isso que a TEF contribui, e muito, com a satisfação do cliente.
Ajuda no controle financeiro do negócio
O sistema da Transferência Eletrônica de Fundos melhora o controle sobre as vendas na medida em que disponibiliza as informações para os relatórios gerenciais.
A Transferência Eletrônica de Fundos disponibiliza o dinheiro da venda instantaneamente entre contas do mesmo banco.
A TEF facilita ainda o processo de conciliação bancária das informações financeiras referentes às vendas.
E a facilidade é que esses dados podem ser registrados no software de gestão utilizado na companhia. As informações podem ser acessadas pelo lojista de qualquer lugar.
Essa possibilidade maior de acompanhamento ajuda, também, na tomada de decisão para novas estratégias.
Com os serviços automatizados, os erros manuais diminuem. Isso otimiza os processos e faz com que aumente a produtividade. É utilizar a tecnologia a seu favor!
Caso a TEF não seja utilizada na empresa, a conferência das transações acaba tendo de ser feita manualmente.
Protege a empresa contra fraudes
Outro benefício proporcionado pela Transferência Eletrônica de Fundos (TEF) é que ela diminui os riscos de erros — intencionais ou não — no momento de registrar o valor da compra.
Isso porque os valores a serem pagos são introduzidos de forma automática, minimizando a chance de haver fraude durante a cobrança.
Oferece melhores taxas aos varejistas
O PinPad, como já abordado aqui, é uma maquininha que aceita diferentes bandeiras de cartão.
Com ele, o lojista não tem que gastar com a manutenção de várias máquinas de cartão — uma para cada bandeira. Isso gera uma economia para o caixa da empresa.
Outro ponto importante é que o varejista pode optar por uma adquirente que ofereça taxas mais baixas por cada transação realizada, o que também reduz os custos do negócio.
Aumenta a produtividade do time
Outra vantagem da Transferência Eletrônica de Fundos, a TEF, é que ela otimiza o tempo de trabalho dos colaboradores.
O porquê disso pode ser justificado pelo fato de essa solução registrar os preços e os pagamentos de forma automatizada.
Então, na venda e no pós-venda, os valores são lidos automaticamente pelo software. Isso gera uma economia de tempo de trabalho e, como consequência, aumenta a produtividade do time.
A TEF apresenta desvantagens?
Apesar de todas as vantagens proporcionadas pela Transferência Eletrônica de Fundos, ela também apresenta algumas desvantagens.
A dependência de uma boa linha telefônica e de uma boa conexão à Internet dedicadas exclusivamente ao sistema é uma delas.
Outro ponto é que, para o pleno funcionamento da solução de TEF, é necessário dispor de uma infraestrutura (computador, PinPad e, às vezes, um leitor de código de barras).
Além disso, a TEF só pode ser usada presencialmente no ponto de venda do estabelecimento.
Não é viável, por exemplo, utilizar essa solução para delivery nem mesmo levá-la ao consumidor dentro da loja (como acontece em restaurantes, em que o garçom transporta a maquininha até a mesa do cliente).
Compensa integrar a TEF a um sistema ERP?
Sabemos que um sistema ERP oferece vários recursos que facilitam, de forma global, a gestão de uma empresa.
Ao integrar a Transferência Eletrônica de Fundos ao ERP, é possível concentrar todos os registros de vendas em um só lugar, o que facilita o controle financeiro do negócio.
O ERP possibilita ainda a otimização de todas as movimentações financeiras da companhia, tornando o trabalho da contabilidade mais eficaz e seguro.
O que avaliar ao escolher uma solução de TEF para a minha empresa?
Para escolher uma solução de TEF eficaz e segura para a sua empresa, alguns fatores precisam ser levados em conta. A seguir iremos apresentar os quatro principais. Confira!
Uso intuitivo
A Transferência Eletrônica de Fundos promete otimizar as transações financeiras envolvidas nas vendas de uma empresa.
E, para que isso aconteça verdadeiramente, a interface da solução precisa ser simples, para que o usuário domine, sem dificuldade, os recursos que ela oferece.
Então, antes de adquirir a ferramenta, verifique se os colaboradores da sua empresa terão facilidade para lidar com ela.
Caso haja necessidade de investir muito tempo e dinheiro (com treinamentos) para que a equipe se adapte à solução, vale a pena avaliar outros fornecedores de TEF.
Garantia da segurança de dados
Com a LGPD em pleno vigor, não dá para negligenciar os dados da empresa, muito menos os dos clientes. Ambos devem estar protegidos em um software de TEF seguro.
Tendo isso em mente, é importante saber que existem no mercado soluções de Transferência Eletrônica de Fundos que armazenam dados na nuvem, o que traz mais segurança do que guardar essas informações nos sistemas empresariais.
Boa referência
A provedora do software de Transferência Eletrônica de Fundos tem boa reputação no mercado? Como os clientes a avaliam?
Apurar essas informações, que podem ser encontradas nas redes sociais e em sites como o Reclame Aqui, é vital no momento da escolha da fornecedora da TEF.
Isso porque elas podem te poupar de enfrentar problemas futuros, como prejuízo financeiro (para o caso de a tecnologia não gerar resultados satisfatórios) e até mesmo baixa segurança do sistema.
Integração com e-commerce
Com as compras on-line cada vez mais impulsionadas, vale a pena investir em uma TEF integrada a uma plataforma de vendas on-line.
Com os clientes adeptos da omnicanalidade, estar em diferentes canais de vendas é imprescindível e, para isso acontecer, é preciso apostar numa TEF que facilite o comércio eletrônico.
E, assim, vamos finalizando mais um guia com conteúdo valioso para o seu negócio!
Como é no seu estabelecimento? Você utiliza a tradicional maquininha de cartão? Depois de saber um pouco mais sobre a TEF, analise as opções e veja a que mais se adequa a sua realidade.
Quer aplicar a Transferência Eletrônica de Fundos, TEF, na sua empresa? Nós, da AM3 Soluções, podemos te ajudar. Entre em contato conosco e veja como nossa solução pode impulsionar sua marca. Aguardamos seu contato.
