Não vá me dizer que você ainda utiliza planilha do Excel para o controle de estoque da sua empresa. Tudo bem não usar o que há de mais moderno das tecnologias emergentes no seu negócio, mas utilizar planilha para controle de estoque pode trazer muitos prejuízos à sua gestão.
Isso porque ela está suscetível a muitos erros humanos que certamente irão impactar o caixa da empresa e a experiência oferecida ao cliente final, por exemplo.
Ao longo deste guia, amigo leitor, vamos mostrar por que a planilha de Excel não é uma boa opção para fazer o controle de estoque do seu empreendimento.
Bom, não faz sentido apenas apresentar a você esse problema, não é mesmo? Portanto, ao fim do guia, vamos mostrar a melhor solução para otimizar o controle de estoque do seu negócio. Sem utilizar planilha, é claro.
Por que não utilizar planilha para controle de estoque?
Ter, em tempo real, o panorama dos itens — do que está faltando, do que está sobrando — é vital para o bom funcionamento de qualquer negócio. E, nesse ponto, a planilha deixa a desejar.
Abaixo você confere outros motivos que mostram por que utilizar a planilha para controle de estoque não é uma boa alternativa. Acompanhe!
Gerenciamento manual sujeito a falhas humanas
Controle de estoque feito em planilha de Excel significa que boa parte desse gerenciamento deve ser realizada manualmente. Ou seja, com a planilha, não dá para automatizar as entradas e saídas.
Só por aí, já é possível afirmar que esse controle é muito suscetível a falhas humanas (erros de digitação, troca de números, exclusão acidental de informação).
Além disso, a planilha não permite sincronizar dados de fornecedores nem de clientes, tampouco rastrear produtos.
Diante de todos esses empecilhos, podemos nos deparar com:
- Registros de estoque imprecisos;
- Falta de produtos nas prateleiras;
- Excesso de itens que têm baixa demanda;
- Atraso nas entregas aos clientes.
Mau aproveitamento do tempo
Imagine ter de ficar alimentando, de forma manual, as informações de todos os insumos e produtos que entram e saem do estoque? Haja tempo gasto nesse processo. Nada mais contraproducente do que isso, certo?
Com a produtividade em baixa, o negócio deixa de se desenvolver e público interno e externo saem perdendo.
Quando os colaboradores investem o tempo em preencher planilhas, ações estratégicas do negócio ficam em espera, prejudicando os resultados da companhia.
Dificuldade de manter as atualizações em tempo real
Para que as planilhas sejam atualizadas, como já dissemos aqui, elas precisam ser preenchidas manualmente.
Por isso, é praticamente inviável manter as informações do estoque em tempo real, considerando que vendas ocorrem, novos produtos são recebidos e devoluções são feitas praticamente ao mesmo tempo.
Com dados desatualizados, o planejamento e as tomadas de decisão por parte dos gestores são prejudicados consideravelmente.
Comprometimento de análise de tendências
Quando usadas para controle de estoque, as planilhas apresentam limitações que dificultam a identificação de tendências de vendas, sazonalidades e padrões de comportamento de consumo.
Com recursos analíticos escassos, a empresa acaba deixando de aproveitar boas oportunidades de otimização do controle de estoque, o que prejudica inclusive a previsão de demanda.
Não acompanhamento da escalabilidade
Qual empresário não quer que sua marca cresça, alcance um público cada vez maior e se torne escalável?
Para que esse crescimento ocorra, o giro de produtos deve aumentar também e o uso de planilha para esse controle de estoque pode se tornar insustentável e muito propenso a falhas humanas.
Diante de uma empresa em plena expansão, a carga de trabalho dos colaboradores naturalmente aumenta. Imagine ter de dar baixa e fazer atualizações manualmente na planilha? Impraticável!
O resultado disso certamente seria: gaps operacionais, atrasos nas entregas e ineficiência.
Ameaça à segurança de dados
Empresas que desconsideram a agenda LGPD estão mais propensas ao fracasso. E as companhias que utilizam planilhas para controle de estoque estão mais expostas a riscos de violação da lei.
Isso porque se a planilha englobar dados sensíveis sobre clientes e fornecedores, por exemplo, há o risco de acesso não autorizado e vazamento de informações.
Como se isso não bastasse, o backup ideal de planilhas está sujeito a falhas, o que também pode comprometer a preservação dos dados empresariais.
Falta de integração com outros setores
As empresas funcionam como um organismo totalmente integrado. Informações do estoque, por exemplo, precisam ser analisadas com frequência pela área de vendas.
Com essa integração, dá para reportar ao setor de compras quando será necessário comprar novos itens, por exemplo, já que se formou um panorama do período de mais vendas de determinado produto.
Uma ferramenta de gestão de estoque eficiente deve promover a integração de todos os setores da companhia — e uma planilha de Excel não oferece esse recurso.
Com um bom software de gestão, cada setor gera o próprio relatório, atualizando-o conforme o desenrolar das operações da área.
O que a má gestão de estoque pode causar?
Fazer o controle de estoque utilizando planilha de Excel, como pudemos perceber até aqui, compromete a qualidade da gestão do setor.
E um controle de estoque malfeito pode causar, dentre outros danos à empresa como um todo, estes que iremos enumerar a partir de agora.
Atraso nas entregas
O atraso nas entregas é, sem dúvida, um dos motivos que mais geram insatisfação no público consumidor.
E esse atraso pode estar diretamente relacionado à má gestão de estoque (e a utilização de planilhas pode contribuir com isso).
Uma das consequências dessa insatisfação é a procura pela concorrência e, obviamente, a perda de clientes.
Como se isso não bastasse, se houver demora para estornar o valor de uma compra, por exemplo, o cliente pode acionar o Procon, podendo lesar a credibilidade da marca.
Ausência de projeção de demandas
Fazer compras de reposição com base na experiência do negócio pode até dar mais ou menos certo.
Mas prever as demandas a partir de dados reais e objetivos certamente é uma medida muito mais acertada.
É preciso lembrar sempre que estoque é sinônimo de capital investido, então, se as compras não forem feitas de maneira estratégica, a empresa estará perdendo dinheiro.
Compra de itens de pouca saída
Mercadorias paradas no estoque representam dinheiro parado. E esse tipo de situação pode causar sérios problemas no negócio, como:
- Mais chance de perder produtos devido ao vencimento da validade;
- Alto custo com armazenamento;
- Menor capital de giro.
No planejamento de compra de mercadorias, é imprescindível entender o histórico e a rotina de vendas, a saída de produtos e definir uma estratégia de compras levando em conta esses fatores.
Fechamento de venda sem disponibilidade de produto
Um erro que muitas empresas cometem é o de vender um produto que consta em estoque e, somente na hora de enviá-lo para o cliente, certificar-se de que ele não está disponível.
Com um bom software de controle de estoque, consegue-se ter maior integração entre os setores, o que tende a diminuir discrepâncias, devido à concentração de informações em um mesmo local.
Então, qual é a melhor maneira de fazer o controle de estoque?
Se você acompanhou a leitura deste guia até aqui, pôde perceber que fazer o controle de estoque com planilha é uma tarefa que leva muito tempo e expõe o setor a erros humanos.
Então, qual é a melhor alternativa para otimizar o controle de estoque sem utilizar uma planilha de Excel?
E a resposta é simples: automatizando o estoque.
Para isso, é preciso contratar uma solução que registre todas as entradas e saídas automaticamente e faça a integração do estoque com outros setores (financeiro, vendas e fluxo de caixa).
É importante lembrar que um controle de estoque eficiente precisa ir muito além de listar a quantidade de itens estocados, devendo englobar:
- Histórico de estoque por períodos;
- Análise detalhada (e individual) de itens;
- Informações referentes a compras, financeiro e contabilidade;
- Previsão de estoque de segurança.
Um bom sistema de gestão de estoque deve ser capaz de esclarecer as seguintes questões:
- Qual é o momento ideal para comprar e/ou repor determinada matéria-prima ou algum produto?
- Qual é a quantidade ideal para repor determinado insumo ou mercadoria?
- Quanto vale hoje, em dinheiro, o meu estoque?
É importante destacar ainda que o sistema mais moderno de controle de estoque, por ter como lógica o processamento de dados, precisa de inputs (inserção de informações) e outputs (relatórios).
Levando isso em conta, todas as informações que impactam diretamente a movimentação do estoque, como chegadas de mercadorias, vendas e perdas de matéria-prima, por exemplo, precisam ser inseridas no sistema.
Do contrário, nem as soluções tecnológicas mais emergentes serão capazes de gerar relatórios seguros.
AM3Store: por que devo abandonar as planilhas e apostar nessa solução?
O propósito deste guia não poderia se restringir a apontar um problema — no caso, fazer controle de estoque utilizando planilha de Excel.
É claro que tínhamos de apresentar uma solução a essa dor. E essa solução se chama AM3Store.
Ela é uma possante ferramenta de gestão capaz de otimizar os resultados globais da sua empresa.
O AM3Store foi totalmente pensado na experiência do usuário; na usabilidade. Por isso, ele proporciona uma melhora considerável nas tomadas de decisão e, consequentemente, na gestão do negócio.
Dos benefícios mais específicos trazidos pelo AM3Store, destacamos:
- Segurança na gestão das movimentações financeiras;
- Lançamento automatizado de notas fiscais;
- Emissão de arquivos fiscais de maneira eficiente;
- Gerenciamento completo e detalhado do estoque;
- Geração de relatórios completos dos diferentes setores para melhorar as tomadas de decisão;
- Criação de banco de dados robusto de forma local ou na nuvem;
- Precificação por markup ou margem de contribuição;
- Registro automatizado de impostos.
A seguir você confere as especificidades dos módulos de estoque e de vendas, bem como o financeiro e o fiscal oferecidos pelo AM3Store.
O que o módulo de estoque oferece?
Gerar informações seguras e confiáveis e garantir a segurança dos dados e das transações. Eis os pontos-chave do módulo de estoque oferecido pelo AM3Store.
Além disso, o lançamento de notas fiscais é automatizado via XML a fim de garantir mais solidez às informações.
Outra vantagem do módulo de estoque do AM3Store é a geração de informações de giro de estoque e Curva ABC.
Esses dados possibilitam uma melhor gestão de compras e, como consequência, evita o desperdício.
Quais as vantagens do módulo de vendas?
Ele oferece um PDV intuitivo, bem simples de usar, o que traz mais agilidade ao processo de vendas, consultas e pagamentos.
O módulo de vendas apresenta ainda uma integração com o TEF para pagamentos com cartão.
O que esperar do módulo financeiro?
Imagine controlar as contas a receber e as contas a pagar de um jeito simples e seguro? Pois, com o módulo financeiro do AM3Store, sua empresa pode desfrutar dessa praticidade.
Como se isso não bastasse, o sistema facilita a gestão de renegociação e o controle de juros e multas.
O sistema é capaz também de gerar relatórios que:
- Ajudam a acompanhar a inadimplência;
- Atualizam os dados do fluxo de caixa;
- Apuram as movimentações por caixa e por usuário;
- Apresentam resultados por períodos.
E o módulo fiscal, o que proporciona?
O sistema emite notas fiscais e, em algumas localidades, possui permissão para emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Outra vantagem é a possibilidade de gerar rapidamente arquivos fiscais, como Sped Fiscal, e promover uma integração com os outros módulos do sistema.
Há ainda a possibilidade de enviar automaticamente arquivos fiscais gerados para o e-mail da contabilidade.
Depois de conhecer todas essas vantagens proporcionadas pelo AM3Store, deu para perceber o quanto a automação supera a planilha no que diz respeito a controle de estoque, não é mesmo?
Em plena transformação digital, não dá para insistir em métodos analógicos para resolver as demandas da empresa.
É imprescindível implementar, ainda que pouco a pouco, ativos tecnológicos capazes de otimizar as operações e garantir resultados surpreendentes aos clientes.
Que tal abandonar de vez a planilha e usufruir de todos os benefícios do AM3Store para o controle de estoque da sua empresa? Conheça mais sobre a ferramenta e faça um orçamento conosco. Até a próxima!