Todos os dias circulam muitos dados em uma empresa. E, em meio a essa gama de informação, medir os resultados de cada setor pode se tornar um desafio. Para descomplicar esse processo, a árvore de indicadores promete ser uma boa opção.
Você conhece essa ferramenta? Sabe utilizá-la? Tem noção dos benefícios que ela pode trazer para a sua empresa?
Acompanhe a leitura deste guia e descubra como a árvore de indicadores pode melhorar a comunicação interna entre os times e impulsionar os resultados do seu negócio.
O que é árvore de indicadores?
A árvore de indicadores é um método de organização visual que permite categorizar os Indicadores-chave de Desempenho (KPIs).
Para entendê-la, é preciso entender também o significado de KPI.
KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator (Indicador-chave de Desempenho, em português). Trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para avaliar se uma ação, uma estratégia e um setor estão gerando os resultados esperados ao negócio.
Alguns exemplos de KPIs são:
- Desempenho do colaborador;
- Taxa de abandono do carrinho de compras;
- Duração do ciclo de vendas;
- Taxa de conversão do lead em cliente.
Devido ao seu formato, a árvore de indicadores mostra a interligação entre os KPIs. Com ela, as lideranças e os colaboradores conseguem visualizar e compreender quais indicadores estão sendo utilizados na empresa e o que cada um deles mede.
De quebra, a árvore de indicadores estabelece uma hierarquia entre os KPIs, sendo que os mais importantes ficam no topo da árvore.
Para confirmar a inter-relação entre os Indicadores-chave de Desempenho, a árvore adota uma hierarquia dividida em três níveis.
No topo ficam os indicadores de nível estratégico com metas de longo prazo. Abaixo estão os KPIs de nível gerencial (ou tático) com metas de médio e longo prazos. Na base da árvore, encontram-se os indicadores de nível operacional, com metas de curto prazo.
E os resultados dos KPIs de nível operacional impactam os de nível gerencial e estes, por sua vez, interferem no alcance dos resultados esperados pelos indicadores estratégicos.
No tópico seguinte, vamos explorar os três níveis da árvore de indicadores, além dos KPIs que fazem parte de cada um deles. Continue por aqui com a gente, caro leitor.
Como está dividida a árvore de indicadores?
Os indicadores permitem analisar se as metas estipuladas do negócio estão sendo de fato alcançadas.
Além disso, essas métricas geram dados que mostram se as estratégias utilizadas estão caminhando no rumo certo ou se é necessário mudar algum ponto para que elas tragam os resultados esperados.
O objetivo principal da árvore de indicadores é justamente mostrar esses resultados em vários níveis.
Acompanhe a lógica por trás de cada nível!
Nível estratégico
O nível estratégico ocupa o topo da árvore e está relacionado aos objetivos de longo prazo da companhia, abrangendo as metas gerais da organização.
Como exemplo podemos pensar no seguinte: imagine que a empresa pretenda aumentar em 40% seu faturamento anual.
Nesse caso, pode-se recorrer ao “lucro” como um indicador para medir o alcance dessa meta.
Aí, no topo da árvore de indicadores, esse KPI deve ser sinalizado.
Nível gerencial (tático)
Situado no meio da árvore de indicadores, o nível tático abrange os objetivos de curto e médio prazos e deve responder à questão “como fazer”.
Isto é, ele deve transformar as metas traçadas no nível estratégico em ações que irão propiciar o atingimento dessas metas.
Por exemplo, se o objetivo é aumentar em 40% o faturamento anual, estabelecer um aumento de 5% de ganhos de janeiro a julho e a redução de 1% de despesas de agosto a dezembro é um caminho.
O indicador “crescimento de receita” pode ser usado aqui. Já para o controle de despesas, os KPIs “despesas fixas” e “despesas variáveis” podem ser utilizados.
Nível operacional
Está relacionado às metas cotidianas referentes às operações da empresa. Ele ocupa a base da árvore de indicadores e monitora os resultados empresariais de curto prazo.
O nível operacional abrange os resultados alcançados com tarefas do dia a dia, como número de atendimentos realizados e vendas concluídas.
Utilizando o exemplo da expectativa de aumentar em 40% a receita, no nível operacional, esse objetivo pode ser dividido em metas menores, de forma a impulsionar as vendas e o número de conversões por mês, usando os KPIs “vendas” e “conversões” respectivamente.
Com relação à redução de despesas, aqui é possível criar mais uma meta (mais prática e específica): diminuir os custos com energia elétrica, colocando colaboradores em trabalho à distância, por exemplo.
Confira abaixo o esboço da árvore de indicadores do exemplo que demos.
Uma observação que merece a atenção aqui é que, mesmo a árvore de indicadores tendo mais KPIs do que esta do exemplo hipotético, a inter-relação entre eles deve ser de fácil compreensão por todos os colaboradores.
Como montar (e usar) a árvore de indicadores?
Independentemente do segmento de atuação e do porte, toda empresa pode usar a árvore de indicadores tanto para demandas pontuais que envolvam mais de uma área ou para metais gerais de toda a companhia.
A seguir, daremos um passo a passo de como montar e utilizar a árvore de indicadores. Siga com a gente, amigo leitor!
Determine os objetivos-chave da sua empresa
Antes de começar a usar a ferramenta, é preciso definir os objetivos do seu negócio. Afinal, para que ter indicadores se não há metas traçadas que justifiquem a utilização deles?
Para estabelecer esses objetivos, é preciso fazer perguntas do tipo: aonde você pretende chegar com sua empresa? Quais metas vão precisar ser cumpridas para alcançar essa expectativa? Que recursos serão necessários para atingir os objetivos traçados?
Ainda no levantamento dessas metas, é preciso pensar em um objetivo maior, que integrará o nível estratégico da árvore, além de objetivos menores que, no fim das contas, irão contribuir com o atingimento da meta central do negócio.
Defina estratégias que vão ajudar no alcance do objetivo geral
Quais serão as ações necessárias — nos níveis gerencial e operacional — para que os objetivos estratégicos da empresa sejam alcançados com sucesso?
Essas ações precisam ser definidas para que a utilização da árvore de indicadores faça sentido.
Além disso, é importante que elas correspondam aos níveis a que estiverem ligadas, respeitando a hierarquia da árvore de indicadores.
Escolha os KPIs que serão acrescentados à árvore
A recomendação que fazemos aqui é: não coloque todos os KPIs possíveis na árvore de indicadores da sua empresa.
Escolha entre 4 e 7, levando em conta as informações de que você precisa para alcançar o objetivo central do negócio e, principalmente, acompanhar o caminho até atingi-lo.
Lembrando que não adianta utilizar vários KPIs se eles não forem verdadeiramente claros e mensuráveis nem fizerem sentido para as operações da sua marca.
Não utilize apenas KPIs financeiros na árvore
É ilusão pensar que apenas indicadores financeiros — como ROI, Margem líquida, dentre outros — é que irão atestar o sucesso de uma empresa.
Ciente disso, é importante verificar se investimentos em treinamentos, por exemplo, têm surtido os efeitos esperados.
Nesse sentido, alguns indicadores de desempenho podem ser utilizados na árvore de indicadores, como:
- Tempo médio de atendimento ao cliente;
- Número de atendimentos por dia;
- Aproveitamento de materiais e recursos;
- Nível de alcance de metas de curto prazo.
É importante destacar que os KPIs que consideram questões dos processos internos, dos clientes e das relações com os stakeholders da empresa devem ser utilizados sempre que possível na árvore de indicadores.
Compreenda o motivo de estar utilizando a árvore de indicadores
O uso da árvore de indicadores não se restringe ao apontamento dos objetivos (maiores e menores; de longo e curto prazos) da empresa.
É imprescindível distribuí-los nos diferentes níveis — estratégico, gerencial e operacional —, relacioná-los entre si e elencar os indicadores-chave que serão adotados.
Vale reforçar que é possível desdobrar um KPI principal dentro da árvore de indicadores.
Por exemplo, ao utilizar o indicador de faturamento total, é possível criar os indicadores de tipo de faturamento, como: faturamento de produtos, de serviços, de promoções.
Compartilhe a árvore de indicadores
Quando a árvore de indicadores estiver pronta, ela deve ser compartilhada com os colaboradores da empresa.
Dessa forma, eles vão ficar a par de tudo que precisa ser feito para que o objetivo central, alocado no nível estratégico, seja alcançado.
Detalhe: os times não devem ter acesso à árvore de indicadores apenas uma vez. O ideal é que os KPIs sejam atualizados com o auxílio deles.
Assim, as equipes terão a dimensão dos resultados de seus esforços e se guiarão por novas estratégias traçadas para o médio e longo prazos.
Acompanhando de perto o sucesso da empresa, os times acabam se sentido parte disso e se engajando mais nas entregas que precisam ser feitas. Daí, todos os lados saem ganhando: empresa, colaboradores e clientes.
Quais são os benefícios proporcionados pela árvore de indicadores?
Como pudemos ver até aqui, a árvore de indicadores é um recurso visual que permite a colaboradores e gestores acompanhar o desenvolvimento de um objetivo e/ou projeto dentro da empresa.
A árvore de indicadores contribui ainda com a identificação de áreas e processos que estão enfrentando dificuldades e precisam passar por melhorias.
Confira, a partir de agora, os principais benefícios que a árvore de indicadores pode trazer para o seu empreendimento, caro leitor.
Aprimora as tomadas de decisão
Quais são as demandas que, no presente momento, merecem mais atenção dos times dentro da empresa?
A árvore de indicadores, ao abordar visualmente o que precisa ser feito para atingir os objetivos-chave do negócio, atrai o olhar das equipes para agir seguindo o rumo e as medidas certas.
O fato de os KPIs estarem separados por categorias também facilita as tomadas de decisão de gestores e colaboradores, que seguirão as metas preestabelecidas nos diferentes níveis da árvore.
Além disso, em uma situação de impasse, por exemplo, a árvore de indicadores ajuda a esclarecer qual é a melhor opção a adotar e como alocar da melhor maneira os recursos disponíveis.
Organiza os KPIs
Quais indicadores de desempenho estão sendo utilizados atualmente na empresa?
A árvore de indicadores facilita a visualização dessas métricas e, consequentemente, traz o panorama das operações (e dos resultados) do negócio.
Atentando-se às hierarquias estabelecidas na árvore, fica mais fácil absorver as informações apuradas em cada nível, entender a inter-relação entre os KPIs e os efeitos que eles causam nos diferentes setores e na organização como um todo.
Ajuda a identificar oportunidades
Que marca não deseja aumentar sua fatia de mercado, melhorar a percepção de valor que os clientes têm dela, vender mais e alcançar outras melhorias?
A árvore de indicadores, ao trazer dados apurados pelos KPIs, ajuda não só a identificar gargalos nas operações, mas também mostra oportunidades de melhorias nos diferentes setores do negócio.
Com isso, é possível superar as expectativas no alcance de resultados. Afinal, sem uma ferramenta que facilite a visualização dos gaps da empresa, muitas oportunidades podem passar batido.
Aumenta a produtividade
Monitorando a performance dos times de acordo com as informações geradas pelos KPIs, fica mais fácil enxergar gargalos que possam estar comprometendo as entregas da companhia.
Esses indicadores de desempenho ajudam líderes e gestores a ter insights que irão impactar a atuação e a produtividade das equipes.
Isso porque, analisando a interdependência dos indicadores, é possível ter uma visão 360º dos fluxos que estão caminhando no rumo certo e daqueles que precisam passar por melhorias.
Foca nos resultados
A função inicial da árvore de indicadores é mapear os resultados que a empresa pretende alcançar.
A partir desse mapeamento, lideranças e equipes conseguem enxergar com mais clareza as ações necessárias para o negócio caminhar rumo ao atingimento de seus objetivos.
Em vista disso, podemos entender a árvore de indicadores como uma ferramenta estratégica para o dia a dia da organização.
E na sua empresa, caro leitor, esse recurso é utilizado?
Vimos que a árvore de indicadores é dividida em três níveis. Para aprofundar o conhecimento em cada um, preparamos um guia especial sobre planejamento estratégico, tático e operacional. Aproveite a leitura e até a próxima!