A gestão de estoque é crucial no segmento de restaurantes, onde a constante reposição de insumos e a necessidade de minimizar desperdícios exigem uma administração eficiente.
Sabendo disso, neste guia, vamos abordar estratégias eficazes para realizar essa administração de forma a otimizar processos e minimizar o desperdício.
Antes de apresentar as estratégias de uma gestão de estoque que gere resultados significativos para o seu restaurante, vale a pena destacar os principais benefícios desse gerenciamento.
São eles:
- Saber a quantidade ideal de matérias-primas que terão mais saída nos próximos dias;
- Ter a exata noção da quantidade de insumo a ser adquirida para atender períodos de maior demanda por determinado prato;
- Sempre poder atender os clientes com o que tem no estoque;
- Negociar os melhores preços com os fornecedores;
- Aproveitar os melhores prazos para pagamento;
- Evitar o desperdício;
- Alavancar os lucros da empresa.
Se você tem um negócio na área da alimentação, este guia é para você, amigo leitor! Acompanhe a leitura e descubra 10 passos para evitar o desperdício e não perder vendas.
A gestão de estoque já começa na compra e escolha dos produtos
Um aspecto fundamental para o sucesso de um restaurante é a escolha e compra de insumos que serão utilizados na produção dos pratos.
A seleção cuidadosa dos ingredientes não influencia apenas a qualidade dos pratos, mas também assegura a padronização e a satisfação dos clientes.
Quando se trata de gestão de estoque e montagem da ficha técnica de cada prato, a padronização dos insumos a serem utilizados fará toda diferença.
Tendo isso em mente, no momento da compra, é importante atentar para os pontos a seguir.
Qualidade dos ingredientes
A excelência dos pratos servidos está diretamente ligada à qualidade dos ingredientes utilizados. Prefira produtos frescos e de alta qualidade.
Ingredientes de alta qualidade podem ter um custo maior, mas isso pode ser compensado pela satisfação do cliente e pela redução de desperdícios, graças à melhor utilização e maior durabilidade dos produtos de qualidade superior.
Padronização dos insumos
Para garantir a consistência dos pratos, é essencial que os insumos adquiridos sejam padronizados em termos de tamanho, sabor e qualidade.
Por exemplo, se um corte de carne for comprado com uma quantidade maior de gordura, provavelmente esse excesso será retirado do preparo do prato a fim de manter a qualidade do menu.
Entretanto, o restaurante pagou pelo corte e se não for possível aproveitar em outros pratos significa prejuízo para o estabelecimento.
Opte pela utilização integral dos ingredientes ou diferentes pratos que possam ser adaptados a partir dos ingredientes de outros pratos. Você pode utilizar a gordura retirada do corte para completar o percentual de gordura do blend de um hambúrguer, por exemplo.
Esse processo facilita a manutenção de um padrão elevado em cada refeição servida, independentemente do dia ou do chef responsável pela preparação.
Relacionamento com fornecedores
Desenvolva um relacionamento sólido e de longo prazo com seus fornecedores. Isso pode assegurar não apenas a qualidade, mas também preços e condições mais favoráveis.
Além da priorização da entrega dos produtos em caso de escassez ou melhor cumprimento dos prazos de entrega. A negociação constante e a fidelização com bons fornecedores são chaves para o sucesso.
Liste todos os pratos e drinks disponíveis no cardápio e faça uma ficha técnica para cada um
Tão importante quanto montar um bom cardápio é saber como cada prato ou drink descrito ali é montado.
Para isso, vale utilizar uma ficha técnica para restaurante. Trata-se de uma espécie de “RG” dos itens disponíveis no cardápio.
Com esse documento, é possível otimizar a rotina na cozinha, além de controlar a quantidade e qualidade do que é servido aos clientes.
A ficha técnica contribui profundamente com a gestão de estoque do restaurante, porque ela facilita o cálculo dos custos de produção.
Outra vantagem de utilizar essa ficha é que ela permite identificar o lucro real da empresa a partir do custo efetivo dos insumos.
Os campos que devem conter nesta ficha são basicamente:
- Custo de cada ingrediente;
- Quantidade utilizada para produzir determinado prato ou drink;
- Custo total da refeição oferecida.
Confira, abaixo, um modelo hipotético de ficha técnica para restaurante.
| Ficha Técnica para Restaurante | |
| Descrição do produto: | Hambúrguer de blend de costela e fraldinha |
| Categoria: | Prato principal |
| Rendimento de porção: | Um hambúrguer (250 g) |
| Insumo | Unidade de medida | Qt. bruta | Custo unitário | Custo total |
| Costela | kg | 125 g | 3,50 | R$ 3,50 |
| Fraldinha | kg | 125 g | 3,80 | R$ 3,80 |
| Queijo tipo prato | unidade (fatia) | 2 | 0,90 | R$ 0,90 |
| Pão de hambúrguer | unidade | 1 | 1,30 | R$ 1,30 |
| Pimenta | ½ colher de café | ½ colher de café | 0,30 | R$ 0,30 |
| Sal | 1 colher de café | 1 colher de café | 0,15 | R$ 0,15 |
| Total: | R$ 9,95 |
Diante dos custos reais de cada prato ou drink vendido no restaurante, o processo de precificação ganha em precisão e eficiência.
Categorize todos os produtos estocados
Outro passo importante para a gestão de estoque de restaurante é categorizar todos os produtos estocados.
O ponto de partida aqui pode ser separá-los por tipos: legumes, grãos, carnes, hortaliças, itens não perecíveis etc.
Utilizar subcategorias também é uma ótima opção. Por exemplo, dentro da categoria “bebidas”, o ideal é separá-las. Ex.: sucos, cervejas, refrigerantes.
Ao organizar os produtos e as matérias-primas dessa forma, você evita perder tempo na hora de encontrá-los.
Se, a princípio, essa organização possa parecer complicada e demorada, saiba que todo o esforço é recompensado com economia de tempo e maior agilidade no atendimento ao cliente.
Outra vantagem dessa categorização é que ela permite identificar com mais facilidade insumos e mercadorias que estiverem em falta ou em excesso.
Faça inventários e auditorias com frequência
Realizar uma contagem geral dos produtos estocados é outro ponto-chave de uma gestão de estoque eficiente.
Por mais que esse processo seja, digamos, trabalhoso, ele irá manter as informações do estoque sempre atualizadas, além de otimizar a identificação de eventuais problemas que estiverem atravancando o setor.
Detalhe: essa contagem não deve seguir uma data específica, o que evita que colaboradores mal-intencionados possam agir de forma prejudicial ao negócio.
Fazer o inventário do estoque regularmente permite ainda que chefs e cozinheiros pensem em receitas criativas para não desperdiçar insumos que estiverem com a data de validade perto de expirar.
Criar um histórico das auditorias é outra ação que precisa fazer parte da rotina. Através dele, é possível acompanhar o aumento ou diminuição das quantidades de produtos e insumos nos diferentes períodos da agenda de funcionamento do restaurante.
Controle as entradas e saídas do estoque
O registro de duas movimentações do estoque — entradas e saídas de matérias-primas e produtos — é imprescindível para uma gestão de estoque de restaurantes de fato eficaz.
Com relação ao registro das entradas de mercadorias e insumos, o primeiro passo é pedir ao fornecedor a nota fiscal.
Além de servir de comprovante, ela funciona como uma lista de tudo que foi comprado, incluindo a quantidade dos itens.
As principais informações que devem constar no registro de entradas são:
- Nome de cada item recebido;
- Data de recebimento;
- Quantidade de cada item;
- Valores unitários;
- Prazos de validade;
- Dados do fornecedor.
É fundamental avaliar o nível de qualidade dos produtos e o cumprimento do prazo de entrega para avaliar o desempenho do fornecedor.
Recebidas as mercadorias, elas devem ser higienizadas e alocadas em um espaço que favoreça sua conservação.
Registre entradas e saídas meticulosamente, utilizando um software de gestão para precisão e eficiência.
Tão importante quanto o registro das entradas de produtos, controlar tudo que é consumido, ou seja, todas as saídas, é vital para a gestão de estoque.
O papel dessa ação também é fundamental para uma boa gestão de estoque de restaurante.
Afinal, ciente de todas as saídas, no fim do mês, fica mais fácil associar essas saídas com o que está sendo vendido.
Essa análise possibilita saber se têm ocorrido perdas de mercadorias por falta de demanda ou até mesmo devido a extravio de produtos e/ou insumos.
Algumas informações precisam constar no registro de saídas. As principais delas são:
- Dia, mês e ano em que o produto ou insumo saiu do restaurante;
- A quantidade de mercadorias ou matérias-primas que saiu;
- O motivo da saída;
- O custo do item que saiu.
Organize as matérias-primas por prazo de validade
Você já reparou, em prateleiras de supermercado, que produtos perecíveis com prazo de validade perto de vencer costumam ficar em posição estratégica, ao alcance imediato do cliente?
Na gestão de estoque de um restaurante, deve-se seguir lógica parecida, isto é, colocar os insumos e produtos com vencimento próximo na frente para que eles sejam os primeiros itens a serem utilizados.
É imprescindível seguir à risca as datas de validade das matérias-primas e mercadorias, lembrando sempre de usar os alimentos mais antigos primeiro e aqueles que estiverem vencidos devem ir imediatamente para o lixo.
Outro cuidado que se deve ter é manter os itens alinhados ou empilhados, de forma a facilitar a visualização de tudo que consta no estoque.
Caso alguns insumos precisem ser retirados de suas embalagens originais, eles devem ser acondicionados em vasilhames higienizados etiquetados com identificação do alimento, data de validade, marca e data de fabricação.
Atente-se ao desperdício
Uma falha comumente identificada na gestão de estoque, especialmente de restaurantes, são produtos encalhados.
Para evitar esse tipo de ocorrência, é necessário adquirir a quantidade ideal de mercadorias, nem mais, nem menos.
É claro que as demandas podem variar de acordo com a época do ano, mas a busca por um ponto de equilíbrio na quantidade certa de aquisição de produtos deve ser constante.
Em vista disso, as compras de restaurantes não devem ser feitas com base em suposições ou argumentos que não sejam respaldados por dados.
Além disso, é fundamental saber quais pratos têm mais saída e os que raramente são pedidos para ter mais precisão na hora de comprar os ingredientes.
Outra medida para evitar desperdício de estoque é conservar os alimentos adequadamente.
O local de armazenamento deve ser arejado, seco e sem exposição direta ao sol. Insumos que exigem cuidados especiais precisam ser estocados seguindo o máximo de critério.
Minimize o desperdício comprando quantidades adequadas e usando criatividade para utilizar insumos próximos do vencimento.
Considere promoções para produtos próximos do vencimento. Faça releituras de pratos utilizando estes ingredientes e aposte em combos para aumentar o ticket médio e desencalhar o estoque.
Faça promoção para aproveitar produtos que estejam perto de vencer
Na gestão de estoque, como já dissemos aqui, é importantíssimo observar com a máxima atenção a data de validade dos produtos.
Aqueles que estiverem perto de vencer devem ser usados o mais rápido possível para evitar o desperdício. E um caminho possível é fazer promoção de pratos que utilizem esses insumos.
Essa ação não só evita desperdícios, mas também libera espaço no estoque para produtos com maior giro e, de quebra, agrada os clientes, afinal, quem não gosta de aproveitar uma promoção?
Escolha qual tipo de estoque é o ideal para o seu restaurante
Ao fazer a gestão de estoque do seu restaurante, é preciso escolher o tipo de estoque a ser utilizado.
Abaixo iremos apresentar os três mais comuns, como cada um funciona, além dos seus prós e contras. Confira!
| Tipo de estoque | Como funciona | Prós | Contras |
Estoque mínimo (just in time) | Diz respeito à menor quantidade de armazenamento possível.As compras de insumos e produtos devem ser feitas no tempo certo, evitando estoque parado e desperdício. | Necessidade de menos espaço de armazenamento para os itens; Diminui o desperdício, dificultando deterioração causada pelo tempo, por exemplo. | Exige acompanhamento diário do estoque; Reduz o poder de negociação com os fornecedores, porque geralmente os descontos são concedidos em compras maiores. |
Estoque máximo | Refere-se à estocagem máxima de insumos e produtos sem muito risco de prejuízos. | Maior poder de negociação com fornecedores; Mais chance de atender prontamente às demandas dos clientes. | Risco de perda de produtos por prazos de validade vencidos; Maior dificuldade de controle do estoque. |
Estoque sazonal | Aumento temporário da estocagem dos insumos ou produtos mais procurados em determinadas épocas. | Maior chance de atender às demandas sazonais; Impulsionamento das vendas nessas temporadas. | Risco de perda de produtos caso a demanda não aumente. |
Atente-se à maneira de armazenamento das matérias-primas
Independentemente do tipo de estoque que você utilizar no seu restaurante, outro ponto a ser avaliado na gestão de estoque é como as matérias-primas devem ser armazenadas.
- Armazenamento a seco: seguindo esse tipo de armazenamento, os alimentos devem ser estocados em temperatura ambiente e em prateleiras ou paletes (estruturas baixas de madeira);
O detalhe é que tanto as prateleiras quanto os paletes devem permitir a circulação de ar e impedir que os insumos fiquem em contato direto com o chão.
Exemplos de alimentos que devem ser armazenados a seco: açúcar, sal, arroz, feijão, macarrão.
- Armazenamento refrigerado: alguns alimentos, como manteiga, queijos e derivados de leite, exigem armazenamento em espaço refrigerado com temperatura entre 0 ºC e 5 ºC;
- Armazenamento congelado: determinados alimentos, como carnes cruas e sorvetes, devem ser mantidos em temperaturas abaixo de 0 ºC.
Conte com a tecnologia para otimizar a gestão de estoque
Vimos, até este ponto do guia, que realizar uma gestão de estoque de restaurante eficiente exige muitas ações estratégicas.
Dar conta de todas elas de forma manual é praticamente impossível. Imagine registrar todos os itens que entram e saem, contá–los regularmente, controlar prazos de validade e atender todas as demandas diariamente?
Com um bom sistema de gestão para restaurantes, é possível concentrar, em um só lugar, todas as informações necessárias para a administração do estoque e automatizar processos.
Uma das funções de um software para restaurantes é gerar relatórios detalhados sobre o estoque, tornando as tomadas de decisão dentro do setor mais estratégicas e os planejamentos a longo prazo mais eficazes.
O sistema de gestão para restaurantes deve trazer outros benefícios para a gestão de estoque e para o negócio como um todo. Veja os principais deles:
- Facilidade de lançamento das entradas e saídas dos itens;
- Integração com os principais aplicativos de delivery;
- Otimização da impressão de notas fiscais e comandas em mais de uma impressora ao mesmo tempo;
- Melhor gestão dos clientes através de relatórios com dados como perfil e preferências;
- Possibilidade de PDV personalizado, facilitando a atualização de cardápio ou outras informações sempre que necessário;
- Gestão de compras;
- Gestão de pedidos.
E assim vamos chegando ao fim de mais um guia, pessoal. Obrigada pela companhia até aqui.Como pudemos ver, um software para restaurante pode ser um aliado e tanto da gestão de estoque do segmento. Então, convidamos você a saber como escolher o sistema ideal para o seu restaurante. Boa leitura e até breve!