Sua empresa segue a agenda da transformação digital? Uma gestão de mudanças eficiente, capaz de promover na organização a transição para novas tecnologias, é vital para a sustentabilidade do negócio.
Pensando nisso, preparamos este guia para você, caro leitor.
Ao longo dele, iremos abordar as melhores estratégias para coordenar a implementação de novas tecnologias e sistemas dentro da companhia.
Acompanhe a leitura e aplique os conhecimentos compartilhados aqui na sua rotina organizacional!
Antes de apresentar as práticas mais eficazes para implementar novas tecnologias na empresa por meio de uma gestão de mudanças que gere resultados de fato, vamos mostrar a importância da transformação digital para a realidade corporativa.
Por que a transformação digital é importante para a sua empresa?
De forma sucinta, podemos compreender a transformação digital no contexto corporativo como a implementação de tecnologias digitais em praticamente todas as estruturas da empresa.
Mas, para que essa transformação ocorra efetivamente, é preciso adotar um mindset digital, reforçando aos colaboradores a importância da adoção de novas tecnologias para o aprimoramento dos processos e das entregas.
Outro ponto importante é que a transformação digital deve funcionar nas companhias de forma a atender aos consumidores 4.0, cada vez mais exigentes e buscando soluções rápidas e eficazes para as próprias dores.
Se, até um passado recente, o foco das empresas eram os produtos e serviços, agora o que deve estar no centro de qualquer ação da empresa são os clientes.
Organizações que investem na transformação digital — e consequentemente na automação de seus processos — são beneficiadas, dentre outros pontos, na gestão interna de processos e no atendimento oferecido aos consumidores.
Outras vantagens que a transformação digital vai trazer para a sua marca, destacamos:
- Melhora no desempenho da organização: substituir práticas manuais por fluxos de trabalho automatizados na certa trará muitos ganhos em eficácia e produtividade;
- Mais vantagem competitiva: os consumidores 4.0 estão sempre conectados, então, fortalecer a presença da sua empresa no digital a coloca em posição de vantagem em relação à concorrência;
- Maior satisfação dos clientes: uma das finalidades principais da transformação digital é conhecer a fundo o comportamento e as necessidades dos consumidores. Nesse sentido, uma vez implementando a transformação de maneira estrutural e cultural na companhia, certamente o público consumidor terá experiências mais satisfatórias com a marca;
- Redução de custos: com a automação de processos resultante da transformação digital, as falhas operacionais diminuem, bem como os gastos desnecessários;
- Promoção de uma cultura de inovação: a transformação digital cria um ambiente propício à inovação, fazendo com que as empresas se adaptem com mais prontidão às mudanças do mercado. Com isso, essas organizações conseguem fazer uma gestão de mudanças mais eficiente, além de identificar oportunidades antes da concorrência;
- Gestão orientada por dados: a cultura do data driven permite que a empresa desenvolva uma base sólida para tomadas de decisão mais estratégicas. Além disso, essa cultura facilita a geração de insights que estimulam o aperfeiçoamento contínuo dos processos empresariais.
O que é gestão de mudanças?
Antes de apresentar o conceito de gestão de mudanças, é importante explicar o que significa uma mudança no contexto corporativo.
Trata-se da eliminação, do acréscimo ou da transformação de algum ponto que esteja comprometendo a produtividade da empresa.
Para atingir um desses propósitos (ou todos eles, por que não?), é preciso alterar processos, métricas, ferramentas e documentação.
Dito isso, a gestão de mudanças está diretamente relacionada aos serviços e processos organizacionais, sendo realizada geralmente por um gerente de projetos ou de TI em uma empresa.
O objetivo-chave da gestão de mudanças é minimizar qualquer efeito negativo causado pela implementação de novas tecnologias na companhia, como por exemplo: falhas técnicas, problemas de segurança e até interrupção de serviços.
A gestão de mudanças garante que essa implantação aconteça de forma suave e integral, sem prejudicar o desempenho e a produtividade dos times.
Guarde isto: o foco principal da gestão de mudanças deve ser nos colaboradores, levando em conta a individualidade por trás deles, porque a transformação digital impacta diretamente suas rotinas.
Como a gestão de mudanças contribui com a adoção da transformação digital na empresa?
A adoção da transformação digital nas empresas pode acontecer de várias maneiras. Quatro caminhos possíveis são estes:
- Tomadas de atitude;
- Mudança de cultura;
- Apoiadores da ideia;
- Investimento em tecnologias apropriadas para o negócio.
E a gestão de mudanças, pelo que vimos do seu conceito no tópico anterior, abrange esse quarteto de fatores.
Vamos falar bem objetivamente sobre cada um deles a partir de agora. Acompanhe, amigo leitor!
Tomada de atitude
Qualquer transformação — seja na esfera profissional ou até mesmo pessoal — começa com uma tomada de atitude.
Nesse sentido, no contexto corporativo, sua empresa precisa entender com bastante clareza por que quer aderir à transformação digital; o que deseja alcançar com ela.
Algumas possibilidades são: aumentar a produtividade, dispor de melhores recursos, promover mudanças organizacionais estruturais, dentre outros.
Vale lembrar que qualquer transformação realizada em uma empresa costuma produzir efeitos gerais, porém, é preciso que ela ocorra tendo um objetivo central bem definido por trás.
Esse direcionamento permite mensurar se os esforços envolvidos estão gerando resultados positivos e concretos ou não.
Mudança de cultura
A implementação de novas tecnologias na empresa sem uma gestão de mudanças pode ser prejudicial ao negócio. Portanto, ela deve promover uma transformação na cultura organizacional.
Como dissemos, essa implantação precisa ser suave, de forma a não atrapalhar a produtividade dos times nem o andamento das operações.
Além disso, a adoção de novas tecnologias deve estar alinhada à mentalidade tecnológica dos colaboradores, que devem entender como essas inovações vão melhorar verdadeiramente seu trabalho e os resultados gerais da companhia.
Apoiadores da ideia
Uma gestão de mudanças de qualidade precisa contar com defensores da ideia nova que pretendem adotar na empresa.
Com a implementação de novas tecnologias não seria diferente. Líderes e gestores devem instruir a equipe sobre os principais benefícios que ela vai trazer para a organização.
Essa atitude acelera o processo de adoção das inovações tecnológicas e minimiza o medo dos colaboradores de não se adaptarem às novidades.
Investimento em tecnologias apropriadas para o negócio
Implementar aleatoriamente tecnologias na sua empresa não significa que a transformação digital esteja sendo feita.
As lideranças da gestão de mudanças precisam entender quais as reais necessidades tecnológicas da companhia para implementar estrategicamente o que for necessário.
Para finalizar este tópico, destacamos duas ideias que precisam estar sempre associadas à transformação digital: melhoria contínua de processos e cultura apoiada na tecnologia.
Quais são as melhores práticas para implementar novas tecnologias na empresa?
Como vimos, a gestão de mudanças é superimportante para implementar novas tecnologias nas empresas, colocando-as na agenda da transformação digital.
Neste tópico, vamos mostrar as melhores estratégias para promover a transição para novas tecnologias nas organizações. Acompanhe, amigo leitor!
Faça um planejamento estratégico
Antes de implementar uma inovação tecnológica na empresa, é preciso fazer um planejamento estratégico.
Nele, devem ser identificadas as necessidades tecnológicas da empresa, os requisitos das tecnologias, além de estabelecer claramente os objetivos da implementação das tecnologias e definir um cronograma praticável para executar essa implantação.
Nesse cronograma, é interessante descrever as seguintes etapas da transição:
- Detalhamento dos objetivos: definir com clareza os objetivos da implementação de novas tecnologias, propondo prazos e resultados esperados;
- Indicação de atividades e recursos necessários para a mudança: quais são as ações necessárias para a implementação das novas tecnologias? É preciso descrevê-las com detalhes, bem como os recursos necessários (pessoal, orçamento, equipamentos, ferramentas etc.);
- Atribuição de responsabilidades: é fundamental definir as obrigações específicas para todas as pessoas que estiverem envolvidas na mudança. Qual será o papel dos líderes na gestão de mudanças? E dos times de diferentes setores? Quem fará cada atividade, sendo agente da mudança? Tudo isso deve ser muito bem esclarecido;
- Criação de um cronograma detalhado: quando cada atividade da transição para novas tecnologias terá início e fim? Vale a pena ter um cronograma detalhado que contemple esse tipo de prazo;
- Promoção de treinamentos: as equipes devem ser informadas sobre o percurso da implementação das novas tecnologias e passar por treinamentos para que essa implantação seja bem-sucedida;
- Monitoramento da implementação das novas tecnologias: somente fazendo esse acompanhamento é que se pode mensurar o progresso da implantação. Além disso, com esse monitoramento, é possível identificar os desafios ao longo do caminho e as necessidades de ajustes.
Para facilitar essa identificação, compensa contar com recursos, como: indicadores de desempenho, feedback de usuários e análise de resultados.
Promova uma comunicação transparente
Na gestão de mudanças, é fundamental deixar toda a equipe a par dos processos necessários para a transição para novas tecnologias.
Quais são os motivos da mudança? As melhorias esperadas? Como os colaboradores devem se engajar na transição?
Esclarecer essas questões ajuda a minimizar a resistência à mudança, aumentando o real envolvimento do time.
Como consequência, os times vão se sentir mais confortáveis para experimentar as novas soluções e verificar, bem de perto, os ganhos que elas trarão à organização.
Destacamos que a comunicação transparente deve fazer parte de toda a gestão de mudanças, desde a escolha da tecnologia, passando pela implementação e chegando à utilização.
Prazos, custos, treinamentos e outros pontos-chave da transição para novas tecnologias devem ser comunicados à equipe.
Invista em capacitação e treinamentos
A gestão de mudanças deve contemplar ainda investimento em capacitação e treinamentos.
Isso porque, para que as tecnologias inovadoras gerem resultados para a empresa, muitas vezes é necessário que os colaboradores adquiram novos conhecimentos e novas habilidades.
Ao realizar treinamentos, a adesão dos times às tecnologias tende a aumentar, o que facilita empregar a transformação digital na companhia.
Há várias maneiras de promover esses treinamentos. As principais delas são:
- Cursos presenciais;
- Workshops;
- Treinamentos on-line;
- Tutoriais em formato de vídeo;
- Encontros para tirar dúvidas que os times apresentarem sobre como usar e aproveitar ao máximo as novas tecnologias;
- Manuais.
Vale destacar que o ideal é personalizar os treinamentos conforme a área de atuação de cada equipe.
Nesse sentido, deve-se levar em conta o nível de conhecimento dos membros sobre a tecnologia que será aplicada e as habilidades a serem desenvolvidas para que ela beneficie efetivamente a empresa.
Outro ponto importante é que os treinamentos devem ser contínuos, de forma que os times estejam sempre atualizados e preparados para lidar com as mudanças tecnológicas.
Isso traz vantagens tanto para a rotina dos colaboradores quanto para a dinâmica interna da organização e as entregas oferecidas aos clientes.
Tenha fornecedores que facilitem a transição para novas tecnologias
A adoção de novas tecnologias não é um processo simples, como pudemos perceber até aqui. Não é à toa que a adoção de novas soluções tecnológicas deve contar com a gestão de mudanças.
Contar com bons fornecedores, que irão facilitar a transição tecnológica da empresa, deve fazer parte dessa gestão.
Por esse motivo, é fundamental escolher a dedo um fornecedor que será um aliado na adoção da transformação digital na empresa.
O primeiro passo para se ter êxito com essa escolha é optar por provedoras que tenham conhecimento aprofundado e experiência com a tecnologia em questão.
Além disso, um bom fornecedor deve oferecer:
- Suporte técnico;
- Treinamentos específicos;
- Consultoria especializada;
- Outros serviços que ajudem a superar desafios que surgirem.
Ao buscar um bom fornecedor para ajudar na gestão de mudanças tecnológicas na empresa, siga estes passos:
- Procure boas referências entre seus contatos e na própria internet;
- Avalie a reputação do possível fornecedor;
- Analise a experiência que ele tem no mercado;
- Cheque se as soluções tecnológicas que ele oferece de fato têm qualidade (converse com clientes desse fornecedor).
Faça monitoramentos e ajustes necessários
Por fim, após implementar as inovações tecnológicas na empresa, é imprescindível monitorar de maneira contínua os resultados alcançados e fazer os ajustes necessários.
Dessa forma, teremos a garantia de que as mudanças estão gerando resultados satisfatórios e, caso não estejam, haverá tempo hábil para mudar o rumo das estratégias da gestão de mudanças.
Mais um guia finalizado com sucesso, caro leitor. Obrigada por nos acompanhar até aqui e esperamos que os ensinamentos compartilhados tragam benefícios para o seu negócio.Antes de terminar para valer, queremos convidar você para conhecer as soluções que a AM3 Soluções oferece e que podem ajudar na gestão de mudanças da sua empresa. Entre em contato com a gente e até breve!