A rotina da sua empresa segue no piloto automático ou há uma agenda atualizada constantemente com novas metas para o negócio? Independentemente da resposta, fato é que um bom gerenciamento de projetos faz toda a diferença

Quer descobrir por quê? Então acompanhe com a gente este conteúdo sobre o tema pensado e preparado especialmente para você. Nele abordaremos:

  • O que é um “projeto” e como ele se diferencia de um “processo”;
  • Gerenciamento de projetos: o que quer dizer e como aplicar;
  • 6 vantagens do gerenciamento de projetos;
  • Ferramentas de gestão de projetos para você começar a usar na sua empresa. 

Vamos lá?

O que é um “projeto” e como ele se diferencia de um “processo”

Desde fazer uma viagem até desenvolver uma nova habilidade exige que nos organizemos, não é mesmo? Seja na esfera pessoal ou profissional, nossa vida é cercada de projetos e processos.

Esses termos andam sempre juntos e, por vezes, acabam se confundindo

Por isso, antes de aprofundarmos o conceito de gerenciamento de projetos, vale a pena entender o significado de “projeto”, diferenciando-o de ”processo”. 

Ao consultarmos um dicionário, das várias definições atribuídas a “projeto“, duas nos interessam neste momento:

  1. Plano detalhado de um empreendimento a ser realizado;
  2. Esboço de trabalho que se pretende realizar. 

Já “processo” é definido como:

  1. Ação ou operação contínua e prolongada de alguma atividade;
  2. Sequência contínua de fatos ou fenômenos que apresentam certa unidade ou se reproduzem com certa regularidade.

No ambiente corporativo, os termos (“projeto” e “processo”) refletem o sentido que eles apresentam no dicionário.

Isso porque, no contexto empresarial, podemos perceber que um projeto representa o empenho temporário voltado para desenvolver um produto ou serviço ou ainda para traçar determinada meta.

Enquanto os processos de uma organização equivalem a um trabalho contínuo, que gera resultados padronizados

Para entender melhor as diferenças entre “projeto” e “processo”, preparamos a tabela a seguir. Veja:

Projeto Processo 
É único: imagine que uma confeiteira receba duas encomendas de bolo ao mesmo tempo — uma para um batizado e outra para uma festa de 15 anos. Por mais que as ações envolvidas no preparo dos bolos sejam semelhantes, cada um vai sair de um jeito. E assim acontece em empresas de variados segmentos, pois, para qualquer projeto, devem-se levar em conta os recursos humanos envolvidos; a área de aplicação; as necessidades do cliente; os insumos disponíveis etc. É habitual: peguemos o exemplo de uma hamburgueria. Para mantê-la funcionando, é necessário cumprir uma série de ações, como comprar matérias-primas. E isso precisa ser um hábito no empreendimento, representando uma ação repetitiva e voltada para a manutenção do negócio.
Tem prazo para começar e acabar: um dos fatores que indicam que cada projeto é único diz respeito à sua duração. É preciso definir as etapas para a iniciá-lo e finalizá-lo a partir do objetivo bem claro que ele deve apresentar. É contínuo: os processos é que fazem a organização funcionar; eles representam a engrenagem dela. Por isso, precisam apresentar um padrão, de forma a contribuir para o andamento global da empresa. 
É progressivo: um projeto não é realizado de uma vez só, e sim por meio de entregas gradativas, à medida que as etapas vão sendo vencidas até o alcance do objetivo final. É permanente: um bom exemplo que ilustra essa característica de um processo é o pagamento dos vencimentos dos colaboradores todo mês. Ele envolve uma sequência de ações, como ajustar valores na folha e descontar impostos, e gera um resultado-padrão.  
Possui recursos limitados: antes de executar um projeto, é preciso fazer um orçamento detalhado e verificar a disponibilidade do staff para analisar sua viabilidade.  Deve andar em sincronia com o caixa da empresa: sem os processos, não há razão para uma empresa existir. Então, eles se relacionam lado a lado com o setor financeiro do negócio.   

Analisando a tabela, podemos perceber que projeto e processo(s) estão sempre conectados, não é verdade?  

É importante destacar que, quando um projeto é finalizado e aplicado na empresa, ele passa a ser um processo, devendo ser replicado, e, portanto, não cabendo mais na definição de “projeto”. 

Agora que as principais diferenças entre projeto e processo foram apresentadas, iremos nos aprofundar no tema central deste guia: gerenciamento de projetos. Vamos juntos? 

Gerenciamento de projetos: o que quer dizer e como aplicar

Podemos entender o gerenciamento de projetos como o know-how — e isso engloba conhecimentos, habilidades, além do domínio de técnicas e ferramentas — utilizado para estruturar, realizar e acompanhar projetos.

Para que o planejamento, a execução e o monitoramento de um projeto aconteçam plenamente, ao praticar o gerenciamento de projetos, o gestor deve levar em conta:

  • Os recursos envolvidos, sejam eles humanos, financeiros, materiais;
  • O desempenho da equipe
  • O período necessário para a implantação de cada etapa do projeto;
  • O acompanhamento das metas;
  • A prestação de contas para os idealizadores do projeto;
  • A implantação do que foi desenvolvido no projeto e a transformação disso em processo;
  • A qualidade da entrega ao cliente final.

Vale lembrar que, quando falamos em gerenciamento de projetos, não devemos pensar apenas em delegar tarefas ao staff.

O gerenciamento de projetos vai muito além disso, na medida em que o gestor deve se preocupar em promover mudanças significativas na empresa, melhorando progressivamente o andamento das operações e garantindo a satisfação do cliente.

Qual é a função do gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos serve para embasar as tomadas de atitude em práticas recomendadas por quem é expert no assunto e em estratégias comprovadamente eficazes.

Afinal, no dia a dia de uma uma empresa, não dá para apostar em uma gestão fundamentada em práticas meramente intuitivas, pois, com elas, aumenta-se a chance de retrabalho, prejuízo financeiro etc.

O gerenciamento de projetos permite ainda que um projeto seja de fato realizado, por meio do controle de prazos e custos envolvidos em cada uma de suas etapas.

4 etapas para aplicar o gerenciamento de projetos 

Para que o gerenciamento de projetos aconteça efetivamente em uma organização, ele deve ser dividido em quatro partes. São elas:

1 – Iniciação

É aqui que se deve confirmar a necessidade do projeto. Para isso, as seguintes perguntas precisam ser respondidas:

  • O projeto trará resultados concretos para a empresa?
  • Ele vai proporcionar melhores entregas aos clientes?
  • O investimento feito vai gerar retorno a curto e longo prazos?

Nesta primeira etapa, é preciso esboçar um cronograma do projeto e, caso haja um cliente final à espera de um produto/serviço a ser criado, ele precisa deixar bem claras quais são as suas expectativas.

2 – Planejamento

Nesta fase, há de se apurar mais profundamente determinadas informações para executar o projeto.

Desse modo, é provável que seja necessário acessar dados das diferentes áreas envolvidas e usar os relatórios gerenciais pode ajudar bastante.

Além do mais, é nesta etapa que serão definidas as tarefas específicas que as equipes deverão desenvolver.

A propósito, os times serão escolhidos conforme a expertise para executar as tarefas previstas.

Outras demandas desta fase são:

  • Estabelecer com mais precisão o custo e as fases da execução do projeto;
  • Determinar os materiais e equipamentos que serão utilizados;
  • Estipular os indicadores para o acompanhamento do projeto (ex.: deadline, renovação de recursos, qualidade etc.);
  • Conscientizar os membros da equipe da importância do envolvimento de cada um.

Isso porque o andamento das operações e a agilidade na execução das tarefas só serão possíveis com um bom desempenho do staff.

3 – Execução e monitoramento

Nesta fase deve-se colocar em prática tudo o que foi planejado anteriormente.

Detalhe: mesmo que o planejamento tenha sido muito bem-feito e inclusive revisado, durante a execução do projeto, pode haver imprevistos, como queda de produtividade, por exemplo.

Em casos assim, é preciso verificar a origem da falha e refazer o planejamento das ações futuras.

Lembrando que esta etapa do projeto é a que mais exige recursos humanos e materiais. Então, o gestor — e toda a equipe envolvida — precisa dobrar a atenção nesses fatores.

Para que o projeto seja verdadeiramente bem-sucedido, o monitoramento deve acontecer simultaneamente à execução.

Assim, caso algum problema surja, ele pode ser reparado antes de dar início à próxima etapa.

Neste momento, é importante usar os indicadores de produtividade como apoio, pois eles vão apontar se o projeto está no rumo certo ou não.

Esses indicadores permitem ainda: prever riscos, planejar um “plano B” se necessário, gerenciar contratos, dentre outros.

4 – Encerramento

Por fim, acontece a finalização do projeto, tenha ele sido bem-sucedido ou não.

É neste momento que o produto ou serviço é entregue ao cliente, bem como são analisadas as lições aprendidas.

Ao olhar para trás e avaliar aqui os acertos e erros praticados, a equipe estará mais preparada para realizar novos projetos com mais competência, segurança e conhecimento.

6 vantagens do gerenciamento de projetos

Quem está à frente do gerenciamento de projetos não administra apenas tempo e insumos. É preciso pôr em prática as habilidades de gestão de pessoas e de relacionamento com clientes.

Então, as vantagens proporcionadas pelo gerenciamento de projetos envolvem tanto o gestor quanto a equipe e o cliente. Vamos conhecer juntos essas vantagens?

Domínio dos processos

Um gerenciamento de projetos eficaz deve aproveitar ao máximo recursos, habilidades e prazos, começando pelo planejamento e seguindo até a conclusão.

Mas como isso é possível? Por meio do empenho de toda a equipe obviamente e também com o suporte de um bom software de gestão.

Isso porque essa ferramenta concentra todas as informações relevantes da empresa e pode ser utilizada em diferentes demandas.

Cumprimento do cronograma

De que adianta combinar prazos com o cliente e não os cumprir? Por outro lado, por mais que um gestor elabore o cronograma de um projeto com a equipe, imprevistos sempre podem acontecer.

Mais uma vez, o gerenciamento de projetos se mostra imprescindível, pois ele permite acompanhar o status dos processos, prevendo, minimizando e até evitando atrasos.

Assim, é possível informar o cliente de um eventual adiamento da entrega do produto/serviço ou de uma alteração de custo, por exemplo.

Diminuição de riscos

Qualquer projeto possui riscos, porém, com um gerenciamento de projetos eficiente, fica mais fácil prever esses riscos e solucioná-los a tempo de evitar grandes prejuízos.

As lições aprendidas em projetos anteriores também apuram a visão do gestor (e do time envolvido), de forma a diminuir eventuais erros que poderiam comprometer o sucesso do atual projeto.

Monitoramento do lucro

O gerenciamento de projetos permite enxergar todos os gastos envolvidos na execução das tarefas. Dessa forma, o gestor fica ciente do lucro obtido a partir dos investimentos feitos.

Esse monitoramento dos custos dá uma visão 360º não só das despesas, mas das negociações realizadas com fornecedores e clientes.

Tomadas de decisão mais eficientes

Como o gerenciamento de projetos concentra praticamente todas as variáveis do projeto, as tomadas de decisão tendem a ser mais eficientes.

Ora, com todas as informações disponíveis, é possível que o gestor e a equipe se envolvam em mais ações, garantindo a qualidade do serviço prestado.

Mais engajamento da equipe e satisfação do cliente

Mantendo a equipe “na mesma página” quanto ao status do projeto, na certa ela ficará mais envolvida e motivada, gerando resultados alinhados ao que foi combinado na fase de planejamento.

Consequentemente, será possível realizar um trabalho dentro do cronograma previsto e sem custos adicionais.

Esses dois ingredientes são indispensáveis à satisfação do cliente. E um cliente satisfeito tende a fazer novos negócios com a empresa e, de quebra, indicá-la a outras pessoas.

Bom, passaremos agora para a última parte deste guia. Nela mostraremos duas ferramentas de gestão de projetos para você implementar na sua empresa e alcançar resultados incríveis.

Ferramentas de gestão de projetos para você começar a usar na sua empresa

Scrum e Kanban. Por mais exóticos que esses nomes sejam, eles representam ferramentas de gestão de projetos simples de implantar e ainda prometem ótimos resultados para as empresas. Vamos entendê-las?

Scrum

O Scrum é uma metodologia para planejamento e gestão de projetos que tem como objetivo principal resolver problemas complexos por meio de um trabalho em equipe estratégico.

Segundo essa metodologia, o conhecimento vem da experiência e, no contexto empresarial, essa experiência deve se transformar em:

  • Entregas de valor para o público interno e externo da empresa;
  • Melhorias constantes nos serviços/produtos oferecidos;
  • Aprendizado contínuo.

Para que essas três ações aconteçam efetivamente, é preciso haver:

  • Transparência entre toda a equipe, a fim de que os resultados esperados sejam alcançados;
  • Inspeção, revisando constantemente a metodologia e verificando a evolução do projeto;
  • Adaptação para adequar e/ou corrigir os processos que não estão acontecendo da forma como deveriam.

5 passos para aplicar o Scrum

Siga o passo a passo abaixo para implementar o Scrum no seu negócio.

  1. Definir o que cada colaborador vai realizar;
  2. Fazer a primeira reunião com o cliente;
  3. Elaborar uma lista de prioridades e em seguida um planejamento do projeto;
  4. Criar um quadro com três colunas (“A fazer”, “Fazendo” e “Feito”) para acompanhar o andamento das tarefas;
  5. Reunir com a equipe ao fim de cada etapa e começar uma nova fase do projeto.

Kanban

Trata-se de um sistema ágil e visual para controle de projetos e gestão de tarefas. Para aplicar o Kanban, você vai precisar de cartões coloridos de papel e um quadro.

Neste quadro, deve haver três colunas (“To do“, “Doing” e “Done“), que serão preenchidas com as tarefas descritas nos cartões.

A finalidade primordial do Kanban é gerenciar o fluxo dos processos em um projeto de maneira visual.

Como implementar o Kanban

A aplicação do Kanban passa por quatro etapas:

  1. Preparação da equipe: aqui se deve alinhar com o time como irá funcionar o novo sistema de trabalho (Kanban);
  2. Mapeamento dos processos: neste momento é preciso mapear os processos de trabalho da empresa, a fim de adaptá-los às três colunas do Kanban;
  3. Definição do esquema das cores e das priorizações: é necessário alinhar o que as cores irão representar no sistema de gestão (prioridade, tipo de tarefa, responsável etc.);
  4. Avaliação para melhoramentos contínuos: é imprescindível ouvir o que a equipe tem a dizer sobre o Kanban — o que tem dado certo e o que precisa melhorar.

Concluída a leitura sobre gerenciamento de projetos, convidamos você a se aprofundar no Scrum e no Kanban, além de conhecer outras duas metodologias ágeis. Clique aqui para conferir. Até a próxima leitura!