Não faz muito tempo, ligar, do telefone fixo, para um restaurante, encomendar uma refeição e recebê-la em casa era um avanço e tanto. Os apps de delivery de comida otimizaram (ainda mais) esse processo. E a melhoria contínua é a grande responsável por isso.
Afinal, não fosse a vontade de aperfeiçoar constantemente produtos, serviços e práticas empresariais, essa evolução nas relações de consumo não iria acontecer.
Mas o que vem a ser melhoria contínua? Como implementá-la efetivamente dentro das empresas, e não apenas na mentalidade dos colaboradores?
Leia nosso guia e aprenda o passo a passo para garantir que a melhoria contínua seja uma prática bem-sucedida na sua empresa. Boa leitura!
O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua diz respeito a um modelo de trabalho em que se busca o aperfeiçoamento constante de produtos, serviços e processos.
O objetivo primordial dessa melhoria é fazer entregas cada vez melhores e surpreendentes ao público consumidor.
Para isso, procura identificar atividades e processos que podem ser aprimorados, evitando, assim, gastos desnecessários, gargalos e atrasos.
Trata-se de um ciclo sem fim, uma vez que há sempre novas oportunidades de melhoria para serem identificadas e executadas.
A ideia de melhoria contínua originou-se no sistema de produção de uma das maiores montadoras de automóveis do mundo, a Toyota.
Muito influenciada pela cultura japonesa, a melhoria contínua é inspirada no princípio de Kaizen (em português, a palavra significa “mudança para melhor“).
No dia a dia de uma empresa, a melhoria contínua pode ser aplicada por meio do Ciclo PDCA (“plan“, “do“, “check” e “adjust“).
Essa ferramenta (PDCA) busca melhorar processos por meio do planejamento e monitoramento de resultados.
Quais são os três elementos-chave da melhoria contínua?
Antes de aplicar a melhoria contínua na sua empresa, vale a pena entender três fatores básicos que a norteiam. São eles:
- Requer continuidade: a melhoria contínua deve ser um ciclo sem fim. Após realizar melhorias, deve-se lançar um olhar analítico para a empresa, apurar pontos de melhoria e elaborar novos planos de ação;
- Deve tornar-se uma cultura: a melhoria contínua não visa melhorar processos pontuais apenas, ela deve fazer parte da cultura organizacional. Nesse sentido, ela tem de estar presente em todos os níveis hierárquicos da companhia — desde a alta liderança até os operários do “chão da fábrica”;
- Precisa beneficiar todos os stakeholders: a aplicação da melhoria contínua deve favorecer todo o time interno da organização e os demais stakeholders que se relacionam com a empresa.
Quando o assunto é melhoria contínua, é preciso entender que uma mesma atividade (ou produto ou serviço) pode ser melhorada diversas vezes no decorrer do tempo.
Afinal, diferentes colaboradores irão praticá-la e poderão dar sugestões de melhoria. Além disso, podem surgir novas tecnologias que agreguem valor a esses processos, reduzindo custos, mão de obra utilizada e tempo de produção, por exemplo.
Agora que sabemos o que é melhoria contínua e conhecemos seus elementos-chave, é chegado o momento de aprender a aplicá-la nas empresas. Continue a leitura e fique por dentro, caro leitor!
Como implementar a melhoria contínua na sua empresa?
Quer ter sucesso com a aplicação da melhoria contínua na sua empresa? Então, siga os 4 princípios básicos que iremos apresentar a partir de agora!
Tenha foco e reflita sobre o que é preciso melhorar
Antes de implementar a melhoria contínua na empresa é preciso ter bem nítido o objetivo dessa implementação.
A intenção é oferecer um “produto X” com qualidade superior à da concorrência? Desenvolver um serviço inovador? Aprimorar algum ponto do relacionamento com o cliente?
Uma vez definida a meta pretendida com a aplicação da melhoria contínua, foque no que deve ser feito para concretizá-la e não se disperse estudando outras questões.
Na procura pelo que deve ser melhorado na empresa, fique atento aos processos principais ligados diretamente aos produtos e serviços oferecidos pela marca (core business).
É possível considerar também os processos secundários, ou seja, aqueles que não estão ligados diretamente às mercadorias da marca, mas que, no fim das contas, geram valor à ela.
Para entender o que são processos principais e secundários, vamos recorrer a um exemplo hipotético.
Imagine que você tenha um food truck e seu carro-chefe seja o hambúrguer gourmet.
Como processo principal, podemos citar o tempo durante o qual a carne deve ficar na chapa de forma a ter melhorias na textura e no sabor.
Já o processo secundário pode ser a limpeza do food truck, por exemplo. Ela não só causa boa impressão ao público consumidor, como também interfere na avaliação da vigilância sanitária do estabelecimento.
Por fim, ouvir o cliente, entendendo a percepção de valor que ele tem sobre a empresa, também é um ótimo caminho para saber em qual processo focar e aplicar a melhoria contínua.
Essa escuta atenta do que o consumidor espera da empresa irá ajudar a focar no que de fato deve passar pela melhoria contínua, gerando satisfação ao cliente.
Use métricas para saber se a melhoria contínua está surtindo efeito
Será que as ações de melhoria contínua estão seguindo o caminho certo na empresa?
Só tem como mensurar isso utilizando métricas de desempenho. Do contrário, você pode aplicar diversas melhorias e o consumidor final não perceber valor agregado nas entregas da empresa.
Recorrendo novamente ao exemplo do hambúrguer, imagine que você queira passar a oferecer também um sanduíche mais inclusivo, ou seja, com ingredientes para pessoas com intolerância a glúten, por exemplo.
Para esse público, você decide fabricar o pão. Os outros sanduíches serão montados da mesma forma de antes, com o pão adquirido diretamente com o fornecedor.
A métrica aqui mostra que você não deseja simplesmente disponibilizar no cardápio hambúrgueres mais inclusivos, mas, em que proporção fará isso.
Assim, de aproximadamente 10 hambúrgueres vendidos, imagine que 2 serão montados com o pão fabricado de maneira artesanal pela própria empresa.
Não se esqueça da padronização
Se você quer atingir a excelência com algum feito, certamente terá que seguir uma padronização.
Por mais que você queira inovar, para atestar se a inovação vale a pena ou não, deve-se seguir um padrão.
Imagine se, em um fast-food, cada colaborador decidir preparar os lanches seguindo a própria intuição?
Agindo assim, além de as entregas não seguirem um padrão, vai ser difícil melhorar a qualidade do que é oferecido.
Quando a equipe atua de maneira padronizada, fica mais fácil identificar os gargalos e aplicar a melhoria contínua.
Domine as técnicas de melhoria contínua
Não basta identificar o que precisa passar por melhoria contínua na empresa; é fundamental saber o que fazer para alcançar a mudança pretendida.
E, para atingir esse objetivo, é preciso conhecer e adotar ao menos uma técnica de melhoria contínua.
As principais técnicas disponíveis são: Kaizen, Lean Manufacturing, Seis Sigma, PDCA e BPM.
No próximo tópico, falaremos com profundidade sobre cada uma dessas técnicas. Acompanhe com a gente, amigo leitor!
5 ferramentas de melhoria contínua que vão facilitar a sua vida
Conheça, a partir de agora, 5 ferramentas de melhoria contínua para aplicar na sua empresa.
Kaizen
A tradução da palavra japonesa kaizen é “melhoria”. Enquanto ferramenta, ela é utilizada desde em melhorias no meio ambiente como em rede ferroviária, por exemplo.
O Kaizen é muito recomendado para reintegrar áreas desarticuladas em um contexto — inclusive o empresarial.
A ferramenta também é muito indicada para ajudar a combater a resistência das pessoas a mudanças necessárias para a melhoria de processos, isso na medida em que sua utilização estimula a interação humana e um trabalho mais articulado entre os setores da organização.
Como em uma partida de rugby, a proposta primordial do uso do Kaizen é promover a união dos times para que eles evoluam juntos e promovam melhorias em processos.
As sete etapas do Kaizen são:
- Encontrar problemas;
- Mapear processos;
- Identificar a causa de problemas e propor melhorias;
- Implementar melhorias;
- Analisar novos dados;
- Padronizar procedimentos;
- Planejar os passos seguintes.
Lean Manufacturing
O Lean Manufacturing (manufatura enxuta) surgiu com a revolução industrial japonesa no pós-Segunda Guerra dentro do sistema Toyota de produção.
Trata-se de um esquema que contém conceitos e práticas voltados para uma produção enxuta, eliminando todos os desperdícios na produção e trabalhando sempre sob demanda.
O lema do Lean Manufacturing é “fazer sempre mais com menos”, cujo os cinco princípios do Lean Manufacturing são:
Valor
O valor é tudo aquilo que o cliente considera importante. Isso equivale a dizer que se deve atender o cliente lhe entregando o que ele realmente precisa e no prazo correto.
Esse valor pode ser percebido na funcionalidade do produto, na percepção da marca, na tecnologia utilizada e no preço da mercadoria.
Segundo o Lean Manufacturing, a visão de valor por parte cliente é imprescindível para que não sejam entregues produtos ou serviços errados.
Fluxo de valor
Ele diz respeito à soma de todas as fases que levam o produto da cadeia produtiva ao cliente.
Ao analisar cada uma dessas etapas, é preciso identificar o que agrega ou não valor, eliminando ações desnecessárias ou retrabalhos.
Além disso, é fundamental fortalecer e aprimorar as etapas que transformam efetivamente os insumos em produtos ou serviços que os clientes estão dispostos a consumir.
Fluxo contínuo
Trata-se da capacidade de produzir sem interrupções, de forma a atender as demandas dos clientes com agilidade. Isso inclui processar os pedidos com eficiência para garantir um estoque baixo.
Produção puxada
Diferentemente da produção empurrada, que é definida com base na previsão de demanda, na produção puxada, os produtos são fabricados apenas quando há procura real por eles.
A produção puxada elimina a necessidade de se montar um estoque, uma vez que os produtos vão diretamente para o ponto de venda.
Perfeição
É importante frisar que a diminuição de desperdício proposta pelo Lean Manufacturing não deve comprometer a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Lembre-se: nenhum atributo do Lean Manufacturing pode afetar o valor entregue ao cliente.
Seis Sigma
O Six Sigma (“Seis Sigma” em português) é um conjunto de práticas que visa à melhoria contínua, por meio de diversas técnicas estatísticas de análise de dados para promover efetivamente as mudanças de processos.
Essa técnica ficou famosa depois de ser aplicada em empresas como Motorola e GE.
Por que o número “seis” na nomenclatura da técnica? Porque, através de seis níveis, avalia-se a chance de sucesso de uma ação.
Sendo o nível 6 Sigma o mais propenso a garantir o sucesso de um serviço ou produto, graças à melhoria constante de processos. E o nível 1 é o que menos apresenta chance de ser bem-sucedido.
PDCA
Trata-se da sigla em inglês que define o ciclo de atitudes a serem tomadas, sendo P “plan” (planejar); D “do” (executar); C “check” (analisar) e A “act” (agir para corrigir os gargalos).
O PDCA é considerado uma das ferramentas mais populares para auxiliar na evolução dos processos empresariais.
No contexto da melhoria contínua, faz muito sentido utilizar essa ferramenta, visto que ela nunca termina. Isto é, ao chegar ao “act“, o “plan” deve ser reiniciado.
Concluímos que, de fato, o PDCA é um ciclo e, justamente por isso, ele representa bem a melhoria contínua.
BPM
BPM é a sigla para Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio).
Por meio do BPM, faz-se o mapeamento dos processos da empresa e, em seguida, devem ser identificadas as falhas inerentes ao fluxo de trabalho.
Posteriormente, a partir dos erros mapeados, são propostas as soluções e, por fim, elas são implementadas.
Com o apoio de tecnologias, da apuração de dados e de pontos de vista diferentes, o BPM foca na modelagem de processos sempre com o objetivo de pôr em prática a melhoria contínua.
Com essa técnica, as equipes se tornam muito mais analíticas e estratégicas, o que contribui para tomadas de decisão cada vez mais acertadas e a fluidez dos processos.
Conclusão
Como pudemos acompanhar ao longo deste guia, a melhoria contínua não traz resultados para a empresa da noite para o dia.
Primeiro porque ela precisa ser incorporada em toda a empresa — desde o CEO até os colaboradores do operacional, por exemplo, e esse processo leva tempo.
Outro ponto é que a melhoria contínua é cíclica, ou seja, uma vez implantada, ela deve ser revista várias vezes ao longo do tempo.
Incentivando a aplicação das técnicas da melhoria contínua, certamente vai haver redução de custos, melhor gestão do tempo e as entregas aos clientes terão cada vez mais valor agregado.
A melhoria contínua está diretamente relacionada a uma gestão de qualidade. Por isso, preparamos um guia sobre o Modelo de Excelência da Gestão para você ler, aprender e aplicar. Boa leitura e até a próxima, amigo leitor!