Como fazer um fluxograma de processo: siga o passo a passo

Você sabe como fazer um fluxograma de processo? E quando usar essa ferramenta? Neste artigo, iremos responder a essas questões e mostraremos o passo a passo para criar esse diagrama de fluxo, que serve tanto para mapear e otimizar processos na sua empresa como para programar e organizar ideias.

Dê play para ouvir o texto:

Primeiramente é importante entendermos o conceito de fluxograma de processo. Vamos juntos?

O que é fluxograma de processo?

Por mais que você tenha uma memória boa e seja capaz de imaginar como determinada situação irá se desenvolver, quando é necessário entender todas as etapas de um processo, o ideal é poder visualizá-las, concorda?

É aí que entra a importância de um fluxograma de processo. 

Ele permite enxergar o início, as fases e setores por onde o processo irá passar e o seu fim; tudo de maneira bem clara, facilitando a gestão de processos na empresa.  

Quer saber, afinal, o que é, como fazer um fluxograma de processo e de quebra conhecer os fluxogramas mais utilizados? Então, continue lendo este artigo!

O fluxograma de processo é uma representação gráfica da sequência dos estágios de um processo, que permite ter uma visão 360º das ações a serem desenvolvidas até se atingir o resultado esperado. 

Ele é formado por símbolos geométricos que orientam sobre as tarefas e os recursos envolvidos nos processos e sobre os rumos a serem seguidos para que o produto ou serviço seja concluído da melhor maneira. 

O fluxograma de processo pode ser usado para abordar diferentes atividades que estiverem em andamento ou prestes a serem implantadas em uma empresa. 

A seguir, mostraremos algumas situações-chave em que o uso de um fluxograma de processo pode ser bastante proveitoso. 

Quando usar um fluxograma de processo?

Uma das finalidades do fluxograma de processo é permitir a identificação e análise de gaps e, a partir disso, possibilitar a formação de estratégias que otimizem operações de uma organização.

Assim, é possível manter o padrão (e a excelência) dos processos internos e, consequentemente, das entregas feitas aos clientes. 

Além disso, o uso dessa ferramenta é muito apropriado quando se pretende: 

  • Entender objetivamente como as tarefas e rotinas em uma organização são desenvolvidas;
  • Comunicar a um grupo de pessoas como determinado processo está acontecendo efetivamente na empresa;
  • Melhorar o diálogo entre a equipe que está trabalhando no mesmo projeto;
  • Documentar um processo;
  • Planejar um projeto;
  • Compreender como os processos em uma empresa estão interligados;
  • Identificar gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.  

Antes de mostrar como fazer um fluxograma de processo, é importante apresentar os principais símbolos utilizados para elaborar a ferramenta. 

Reunimos, na tabela que iremos apresentar no próximo tópico, esses principais símbolos. 

Principais símbolos usados em um fluxograma de processo

Como já dissemos neste artigo, um fluxograma de processo é uma representação gráfica das fases de um processo.

Dessa forma, conhecer as principais figuras geométricas usadas nessa representação é fundamental. 

Por isso, criamos a tabela abaixo, que reúne os símbolos mais utilizados em fluxogramas de processo. Confira!

 

Símbolo Nome Quando usar
terminador
Terminador 
Toda vez que iniciar ou terminar o fluxograma de determinado processo. 
Decisão  

 

         

Decisão 

Todo projeto caminha à medida que decisões vão sendo tomadas. O uso desse símbolo geralmente é feito quando o processo “avança uma casa”. Por exemplo, um produto vai ser entregue ao cliente. Nesse caso, podemos usar o símbolo da decisão com a pergunta: “o produto foi testado pela área da Qualidade?”.  
processo

Processo
Este símbolo é um dos mais utilizados nos fluxogramas. Ele indica que ação realizar em determinada etapa do processo. 
processo pre-definido


Processo predefinido
Imagine que um fluxograma seja criado exclusivamente para identificar gaps da empresa. E uma das etapas dele é a de brainstorming, que já existe em outro fluxograma da organização. Portanto, ao utilizá-la novamente, o símbolo ideal para identificá-la é o de processo predefinido. 
operaçao manual

Operação manual 
Indicado para sinalizar operações manuais que compõem o fluxo de um processo. Há inclusive algumas tarefas automatizadas que só são interrompidas a partir do esforço manual de um colaborador. 
conector


Conector
Representa uma entrada ou saída no fluxograma, indicando um novo rumo do processo. Por exemplo, determinada tarefa estava em andamento, mas teve de ser cancelada e recomeçada. 
documento


Documento 
Indica uma etapa do processo em que é gerado um documento. Por exemplo, o cliente aceita determinada proposta. No fluxograma, pode-se usar esse símbolo com a legenda: “colaborador formalizou a proposta”. 
seta Seta Serve para indicar a sequência que o processo deve seguir. 

Conhecidos os principais símbolos usados na criação de um fluxograma, agora sim, podemos partir para o passo a passo de como fazer um fluxograma de processo

Como fazer um fluxograma de processo?

Ao criar um fluxograma de processo, deve ser estabelecida uma relação de início, meio e fim em um processo.

O início representa as entradas necessárias para dar o impulso inicial na sequência de ações que serão desenvolvidas à frente. 

O meio, por sua vez, consiste na realização das tarefas visando atingir o objetivo em questão.

Já o fim equivale às saídas do processo, isto é, os resultados alcançados com as atividades executadas. 

Tendo isso em mente, o passo a passo a seguir irá ajudá-lo a criar um fluxograma de processo que efetivamente poderá trazer melhorias à sua empresa. 

Vale destacar de antemão que, para elaborar um fluxograma, você pode utilizar softwares ou materiais, como: post-its, flipcharts, bloco de notas e pincéis atômicos. 

Além disso, antes de começar a elaborar o fluxograma de processo, é importante fazer um levantamento de todas as rotinas existentes na empresa.

Sem essa pesquisa, não dá para visualizar a relação entre os processos da empresa, o que pode deixar o fluxograma confuso, tornando-o um documento sem muita função.   

Dispondo desses suportes, é hora de seguir as dicas abaixo! 

1 – Defina qual processo da empresa será representado

Inicialmente você deve se questionar: qual processo da empresa é preciso mapear para identificar possíveis gaps, evitando retrabalhos e desperdícios, por exemplo? 

O ideal é optar pelo processo mais problemático, que envolve mais áreas e recursos da empresa.

Isso porque, uma vez que se consegue medir e melhorar esse processo, é possível replicar a ação aos processos menores da organização.  

2 – Estabeleça o objetivo de usar o fluxograma

Tão importante quanto definir qual processo da empresa será representado no fluxograma de processos é estabelecer o propósito detalhado de lançar mão dessa ferramenta. 

Quando as ações serão iniciadas e finalizadas? Quais setores e recursos serão envolvidos? A atuação será pontual ou irá abranger toda a empresa? Qual é a principal finalidade de usar o fluxograma de processo no presente momento? 

Em tempos de crise como a que estamos enfrentando devido à pandemia, o cotidiano das empresas vem passando por mudanças: de um lado, colaboradores trabalham em regime de home office; do outro, gestores administram a distância

Para reorganizar a rotina de uma organização, o uso de um fluxograma de processo pode ser muito oportuno.

3 – Faça o levantamento das atividades que serão desenvolvidas

Realize um brainstorming com a equipe com o intuito de definir quais atividades farão parte do processo. 

Registre as principais ideias levantadas e procure ordená-las de acordo com a sequência em que as tarefas deverão acontecer. 

Nesta etapa, é preciso analisar e determinar de que forma as atividades serão desenvolvidas e avaliar a importância de cada tarefa.

Em seguida, é necessário definir a ordem em que essas tarefas devem acontecer para tornar o processo mais ágil. 

4 – Desenhe os símbolos no fluxograma

Como o fluxograma de processo é uma representação gráfica, é preciso usar formas geométricas (veja tabela) para reproduzir as etapas do processo em questão, além das decisões a serem tomadas.  

É importante usar os símbolos corretos conforme o comportamento esperado. Dessa forma, a interpretação do fluxograma de processo torna-se facilmente compreensível, aumentando as chances de as mudanças previstas ocorrerem de forma correta. 

Por fim, com o apoio de colaboradores, gestores, fornecedores e clientes, revise o fluxograma de processo, a fim de verificar se a representação está fiel ao que acontece no cotidiano da empresa

A seguir veremos os fluxogramas de processo mais utilizados nas organizações. Continue com a gente!

Tipos de fluxograma mais utilizados

Seja para dar instruções gerais sobre determinado trabalho ou identificar retrabalho e pessoas envolvidas em determinadas tarefas, quando se recorre a fluxogramas para descrever um processo, os mais utilizados são:

Diagrama de blocos

É o fluxograma mais simples. Como o nome sugere, ele é composto apenas de blocos. Ele é usado para mostrar a sequência de um processo, sem dar detalhes sobre os pontos de decisão. 

Portanto, é recomendado utilizá-lo quando se deseja passar instruções simples aos colaboradores ou quando se pretende fazer uma representação macro de determinado processo de uma empresa. 

Veja um exemplo:

Fluxograma linear

Trata-se de um diagrama que exibe o passo a passo de um trabalho, ajudando a identificar redundâncias, retrabalhos e etapas desnecessárias, por exemplo. 

Diferentemente do diagrama de blocos, este fluxograma usa outras formas geométricas, como o terminador, a decisão e o processo (veja tabela). 

Veja um exemplo:

Fluxograma funcional

Este diagrama mostra as sequências de tarefas de um processo, destacando as áreas que ele abrange e também as pessoas envolvidas em cada ação. 

Esse tipo de fluxograma de processo é utilizado para ações que não envolvem apenas um setor da empresa.

Além disso, como ele permite identificar as pessoas responsáveis por cada fase, gargalos de processos podem ser mapeados com mais facilidade.   

Agora que você já sabe como fazer um fluxograma de processo e conhece os tipos mais utilizados, vamos mostrar alguns softwares que ajudam na elaboração de um fluxograma. 

Veja um exemplo:

A tecnologia como aliada do fluxograma de processo

Um software de gestão empresarial traz vários benefícios a uma organização: redução de custos; aumento da produtividade; segurança da informação, tomadas de decisão mais bem-sucedidas etc.

Podemos acrescentar a isso mais uma vantagem: a de facilitar a criação de um fluxograma de processo.

Isso porque um ERP de qualidade permite mensurar o desempenho das diferentes áreas da empresa na medida em que relatórios de processos internos são gerados com facilidade. 

Essas informações são muito relevantes quando se deseja identificar, através de um fluxograma, possíveis gargalos na rotina organizacional. Afinal, os dados são precisos e sempre atualizados pelo sistema. 

Há ainda softwares que contribuem mais diretamente para a construção de um fluxograma de processo. É o que veremos agora. 

Softwares que contribuem diretamente para a criação de um fluxograma

Ao utilizar um software para criar um fluxograma, ele se torna mais ágil, editável e pode ser repassado a um maior número de pessoas mais facilmente

Nesse sentido, dois programas em especial podem ter muita utilidade: o Canva e o Excel.  

O Canva é uma ferramenta de design gráfico on-line que oferece diversos recursos, inclusive para a criação de fluxogramas de processo. 

Ela é ideal para quem deseja fazer fluxograma simples e de fácil compreensão. Há vários modelos disponíveis e adaptáveis a necessidades distintas. 

O Excel é outra opção para criar fluxograma de processo. 

Apesar de não ser o principal objetivo do programa desenvolver fluxogramas, no campo “Formas”, encontramos todas as formas geométricas necessárias para elaborar um fluxograma.  

Se clicarmos na opção “SmartArt”, teremos diversas opções de elementos gráficos de processos que poderão compor o fluxograma. 

Para finalizar este artigo, iremos mostrar os principais resultados esperados com o uso de um fluxograma de processo

Principais efeitos do uso de um fluxograma de processo

Quando um fluxograma é criado com a intenção de gerar melhorias nas operações de uma empresa, é importante que o processo seja representado como ele é efetivamente; e não como deveria ser. 

Afinal, somente montando um cenário realista, é possível identificar pontos de melhoria e pensar nas estratégias que irão otimizar a rotina da organização. 

A partir disso, os principais resultados esperados com a utilização de um fluxograma de processo são:

  • Eleger quem deve ser responsável por determinada(s) atividade(s);
  • Compreender quais são os momentos de decisão cruciais;
  • Entender quais são as entradas e saídas do processo;
  • Constatar como efetivamente fluem as informações na empresa;
  • Mensurar o volume de trabalho dos colaboradores;
  • Saber quais recursos estão envolvidos nos diferentes processos da empresa;
  • Identificar os gaps na execução das tarefas;
  • Visualizar os desperdícios. 

Ao terminar a leitura deste artigo, um pensamento que pode ocorrer diz respeito a como o fluxograma de processo se mostra fundamental para melhorar a gestão de uma empresa. 

Com a ferramenta, é possível fazer um “raio X” da organização, identificando que áreas não estão oferecendo o melhor potencial e atuando para otimizar as operações do negócio. 

Agora que você sabe o passo a passo de como fazer um fluxograma de processo, chega o momento de partir para a ação e alavancar a sua empresa. Para incentivá-lo ainda mais, que tal aprender mais sobre gestão inteligente? Boa leitura e até a próxima! 

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

Deixe uma Resposta