Sabe quando, diante de intermináveis compromissos pessoais e profissionais, nossa vontade é dizer: “parem o mundo que eu quero descer”? Pois é! A boa notícia é que a Matriz de Eisenhower pode tirar você dessa aflição.
Isso porque a ferramenta é focada justamente na priorização de tarefas, de acordo com a urgência e a importância de cada uma.
Uma vez utilizando a Matriz de Eisenhower na empresa, há uma tendência a otimizar e aprimorar a rotina, aumentando a produtividade e alavancando, assim, os resultados do negócio.
Acompanhe a leitura deste guia, amigo leitor, e fique por dentro dos principais detalhes da Matriz de Eisenhower e de como ela pode elevar o nível da sua marca.
Para começo de conversa, vamos entender o conceito da Matriz de Eisenhower.
O que é Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como “Matriz Urgente/Importante”, é uma ferramenta utilizada para priorizar tarefas — sejam elas profissionais ou pessoais — e auxiliar nas tomadas de decisão.
Na prática, a Matriz de Eisenhower funciona a partir de dois critérios principais: a urgência e a importância das ações que devem ser realizadas.
Sendo assim, podemos entender que o objetivo fundamental da Matriz de Eisenhower é focar a energia no que de fato é urgente e importante.
Por outro lado, não devemos gastar energia com tarefas menos urgentes e sem muita importância.
Você pode estar se perguntando: mas o que configura uma tarefa urgente e importante?
Urgente
Uma ação urgente é assim definida por conta do prazo (geralmente apertado) estabelecido para a sua realização.
Quando estamos diante de uma demanda urgente, há uma tendência a agirmos de forma reativa.
Exemplos de atividades urgentes: concluir um trabalho que já ultrapassou o prazo de entrega ou consertar um equipamento de trabalho que está quebrado ou sem funcionar.
Importante
Já uma tarefa importante é aquela que está diretamente ligada ao alcance de uma meta por meio de atitudes responsivas, ou seja, flexíveis; ajustáveis.
Estabelecer contatos para criar uma boa base de clientes é um exemplo de uma ação importante.
Outra dúvida que você pode ter, amigo leitor, é sobre o nome da matriz.
De onde vem o “Eisenhower”?
Trata-se de uma homenagem ao ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Foi ele que apresentou a proposta da Matriz de Eisenhower.
Com relação às circunstâncias que deram origem à ferramenta, destacamos que, durante a 2ª Guerra Mundial, o então general do exército americano, Dwight Eisenhower, notou que, enquanto atuava na invasão da Europa, precisava tomar decisões difíceis paralelamente.
Foi diante desse impasse que a Matriz de Eisenhower começou a ser esboçada.
Depois desse episódio, Dwight Eisenhower tornou-se o 34º presidente dos Estados Unidos, assumindo o cargo entre 1953 e 1961.
Porém não foi durante seu mandato como presidente que a Matriz de Eisenhower ficou famosa.
Somente na década de 1980 é que a ferramenta ganhou o merecido reconhecimento mundial, graças à publicação do livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes“, de Stephen Covey.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
Conforme já mencionamos aqui, a Matriz de Eisenhower, ferramenta bastante visual, pode resolver tanto demandas pessoais como empresariais.
Por meio de quatro quadrantes registrados em uma folha de papel, as ações apresentadas abaixo não podem faltar na Matriz de Eisenhower:
- Fazer agora;
- Agendar;
- Delegar;
- Eliminar.
Veja, abaixo, como a Matriz de Eisenhower é (deve ser) montada!
Fonte da imagem: Pitada Criativa
Vamos entender com mais profundidade a função de cada quadrante? Continue a leitura!
Primeiro quadrante — Importante e urgente
Aqui devem estar listadas as tarefas que precisam ser concluídas imediatamente, ou seja, elas têm de ser abordadas com prioridade máxima e não podem ser delegadas a terceiros.
Bons exemplos dessas tarefas são demandas de última hora que fogem à rotina prevista da empresa.
Cobrir a função de um colega que faltou ao trabalho devido a uma doença ou chamar um técnico em informática para resolver um problema crítico no computador, que está impedindo o usuário de acessá-lo.
Esse tipo de demanda deve constar no primeiro quadrante da Matriz de Eisenhower.
Portanto, redobre a atenção nas atividades listadas aqui. Elas devem ser resolvidas prontamente.
Atenção! Se este quadrante estiver sempre preenchido, é preciso rever (e otimizar) a rotina da sua empresa, além de avaliar o desempenho do seu time.
Segundo quadrante — Importante, mas não urgente
Se não é urgente, podemos agendar a tarefa para mais tarde, sem priorizá-la, não é mesmo?
Essas tarefas, apesar de importantes, podem ser realizadas no longo prazo, não havendo, então, uma data rígida para as concluir.
O que deve estar inserido nesse quadrante? A obtenção de uma qualificação profissional e metas para o longo prazo, como a redução de orçamento, por exemplo.
À medida que as tarefas da empresa passam a ocupar este segundo quadrante (em vez do primeiro), o perfil do negócio torna-se proativo e vai deixando de ser reativo, o que é muito positivo.
Terceiro quadrante — Urgente, mas não importante
Aqui devem estar concentradas as tarefas que podem ser delegadas a outras pessoas, uma vez que não exigem habilidades específicas.
Essas tarefas devem ser concluídas rapidamente, mas, por não serem muito importantes, não exigem sua total atenção.
Exemplos: atender a uma chamada longa, mas sem um objetivo predefinido; responder a um e-mail.
Quarto quadrante — Não urgente e não importante
Essas tarefas não somam e, portanto, na medida do possível, devem ser eliminadas do cronograma da empresa.
Quando esse tipo de demanda surgir, você pode ignorá-la ou cancelá-la. Eis uma boa saída!
Atividades sociais ou pausas muito longas durante o expediente para conversas que não agregam são exemplos do que deve estar nesse quadrante.
Outro exemplo de tarefas que devem estar neste quadrante é o uso excessivo e sem estratégia das redes sociais.
Afinal, ele acaba se tornando uma distração e prejudicando os planos e os objetivos do negócio.
Como aproveitar ao máximo a Matriz de Eisenhower para aumentar a produtividade e gestão do tempo?
A própria natureza de priorizar tarefas da Matriz de Eisenhower já estimula a produtividade e a melhor gestão do tempo na empresa.
Mas, com os passos que iremos mostrar neste tópico, a contribuição da Matriz de Eisenhower certamente será ainda maior. Confira!
Não se prenda às tarefas do primeiro quadrante
Se a Matriz de Eisenhower é formada por quatro quadrantes, não podemos cair na armadilha de ficarmos presos somente ao primeiro quadrante, que contém as atividades mais urgentes e importantes.
As tarefas reunidas no segundo quadrante, por exemplo, embora não sejam tão urgentes, são fundamentais para a empresa atingir suas metas de longo prazo.
Dessa forma, procure se manter sempre atento ao que não precisa de ação imediata, mas que é fundamental para o desenvolvimento sustentável da companhia.
Utilize apps de gerenciamento de projetos
A implementação da Matriz de Eisenhower pode ser aprimorada com o auxílio de aplicativos de organização da rotina empresarial, como Trello e Evernote.
Por meio dessas ferramentas, você pode criar listas com todas as demandas da empresa, priorizando o que é mais urgente e marcando como “concluídas” as tarefas já realizadas.
A ideia dos quadrantes da Matriz de Eisenhower é perfeitamente adaptável à lógica desses aplicativos. Então, associar as duas ferramentas é uma ótima alternativa!
Atualize a Matriz de Eisenhower semanalmente
Antes de iniciar a rotina semanal na empresa, verifique os itens que constam nos quadrantes da Matriz de Eisenhower.
O que já foi resolvido no primeiro quadrante? E nos demais? A posição e até a eliminação das tarefas em cada quadrante devem ser sempre revistas e alteradas.
Na medida do possível, antes de iniciar o expediente ou após finalizá-lo na semana, confira todos os quadrantes da matriz e, em cada um deles, reorganize as tarefas conforme a ordem de prioridade.
Não fique apenas listando atividades na matriz
Listar “n” tarefas em cada quadrante não é uma boa opção. De nada adianta enumerar o máximo possível de atividades se o time não der conta de realizá-las.
O ideal é que cada quadrante tenha entre 7 e 8 itens. Os quadrantes não devem ficar sobrecarregados; do contrário, a proposta de “fazer, agendar, delegar e eliminar” deixa de ter sentido.
Vantagens de usar a Matriz de Eisenhower
Focar no que realmente importa! Esse certamente é o fundamento primordial da Matriz de Eisenhower.
Ao focar no que realmente importa, a produtividade da empresa aumenta, e o tempo de execução das tarefas passa a ser otimizado.
Mas as vantagens de utilizar a Matriz de Eisenhower na sua empresa não param por aí. Confira, a partir de agora, outros importantes benefícios dessa ferramenta poderosa!
Definição de prioridades
Definir prioridades é um dos principais benefícios proporcionados pela Matriz de Eisenhower.
Estabelecendo com clareza o que é prioridade na empresa, os processos organizacionais passam a ser mais bem-estruturados e, como consequência, os resultados do negócio são alavancados.
Com a Matriz de Eisenhower, fica bem claro o que precisa ser entregue prontamente e o que pode ser feito sem muita pressa, lembrando que as tarefas da empresa não devem sobrecarregar o primeiro quadrante.
Facilidade de implementação
Uma das grandes vantagens de utilizar a Matriz de Eisenhower é que ela é fácil de implementar e usar na rotina organizacional.
Com uma simples folha de papel, é possível desenhar os quadrantes que a compõem e enumerar as tarefas que devem ser priorizadas pelos times.
É claro que, com o apoio de tecnologias, a aplicação da Matriz de Eisenhower ganha um “plus”. Mas, quando implementada de forma mais analógica, ela dá supercerto também.
Dessa forma, não há necessidade de instalação de softwares complexos para que ela funcione.
Estímulo da produtividade
Uma vez definidas as prioridades na rotina da empresa e reduzindo o tempo de execução das demandas, a produtividade vai ser elevada.
Isso porque, com a utilização efetiva da Matriz de Eisenhower, o foco se voltará para as tarefas que impactam, e muito, os resultados da organização.
Com isso, evita-se gastar energia com atividades menos importantes e que podem perfeitamente ser executadas a longo prazo ou simplesmente eliminadas.
Melhor gestão do tempo
Quando implementada, a Matriz de Eisenhower permite que as tarefas da empresa sejam executadas em tempo reduzido.
Isso acontece uma vez que a ferramenta promove um melhor gerenciamento das demandas sem perda de tempo com ações que não impactam significativamente os resultados do negócio.
A partir dessa lógica, as tarefas da empresa são realizadas seguindo uma ordem de prioridade e, consequentemente, de forma mais estratégica.
Menos procrastinação
Empresas que utilizam a Matriz de Eisenhower tendem a diminuir a procrastinação em seus processos.
Afinal, se as tarefas são separadas por ordem de prioridade, a gestão do tempo se aperfeiçoa e a delegação de tarefas acompanha esse progresso.
Dessa forma, os times sabem exatamente em que tarefas precisam focar e atuar com mais empenho para que sejam concluídas rapidamente.
Considerações finais
Estamos em plena Transformação Digital, mas essa realidade não exclui a importância de ferramentas como a Matriz de Eisenhower, que pode ser usada inclusive de forma analógica.
Se tivéssemos que definir duas funções-chave da Matriz de Eisenhower, poderíamos destacar estas:
- Estimular o aumento da produtividade;
- Diminuir o tempo de execução das demandas organizacionais.
Para facilitar a implementação da Matriz de Eisenhower, vale a pena organizar cada quadrante com cores diferentes, pois isso ajuda a visualizar qual tarefa deve ser feita com prioridade no fluxo de atividades.
Cada quadrante da Matriz de Eisenhower não deve ter mais que 8 itens. Do contrário, os quadrantes podem ficar sobrecarregados e a execução das tarefas fica comprometida.
É importante também ir eliminando dos quadrantes as tarefas que já foram executadas e também aquelas que não agregam valor à empresa.
Dessa forma, consegue-se de fato cumprir com o propósito da Matriz de Eisenhower, que é o de aumentar a produtividade, diminuir o tempo de execução das tarefas e focar no que realmente importa.
Vamos ficando por aqui, amigo leitor.
Mostramos neste guia o quanto a implementação da Matriz de Eisenhower pode alavancar os resultados da empresa. E um assunto que tem tudo a ver com essa alavancagem é a escalabilidade. Convidamos você a ler um artigo para lá de especial sobre o assunto.