Será que sua empresa está desempenhando corretamente o papel de contribuinte? O cumprimento da legislação fiscal deve ser prioridade máxima em qualquer negócio. Por isso, o tema compliance fiscal e tributário é tão importante.
Neste guia, iremos explicar o que é compliance fiscal e tributário, mostrar por que é fundamental estar em conformidade com as leis fiscais e tributárias e também de que forma fazer isso.
Acompanhe a leitura, amigo leitor!
O que é compliance fiscal e tributário?
Antes de explicar o que é compliance fiscal e tributário, vale dizer que o termo em inglês “compliance” quer dizer “conformidade“.
Então, podemos entender o compliance fiscal como o conjunto de técnicas e ações criadas e consolidadas na empresa com a finalidade de seguir à risca a legislação fiscal, evitando problemas com a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.
O compliance fiscal e tributário permite que as empresas identifiquem com mais rapidez eventuais descumprimentos às leis fiscais e tributárias e ajam preventivamente, minimizando os prejuízos (multas, autuações) ao negócio.
É importante destacar que no Brasil, há mais de 90 tipos de tributos vigentes, abrangendo as esferas federal, estadual e municipal.
Dessa forma, para que sua empresa se mantenha em dia com o Fisco, considerando as especificidades do ramo em que atua, é imprescindível ter um bom controle interno.
Já o compliance tributário refere-se especificamente à legislação tributária. Então, para a empresa estar em conformidade com as normas tributárias, ela implementa processos e ações na rotina organizacional para garantir o cumprimento do papel enquanto contribuinte.
Quais são as diferenças entre compliance fiscal e compliance tributário?
Quando se fala em compliance fiscal, é preciso ter em mente que as normas que a empresa precisa seguir são determinadas por diferentes órgãos regulamentadores. Os principais deles são referentes a questões:
- Fiscais;
- Trabalhistas;
- Ambientais;
- Previdenciárias;
- Contábeis;
- Éticas.
Outro detalhe pertinente ao compliance fiscal é que ele envolve ações do tipo: recebimento e conferência de documentos; lançamento de dados e escrituração.
O compliance tributário, por sua vez, dá seguimento ao compliance fiscal, à medida que apura os impostos a serem pagos pela empresa, assegurando que ela irá se manter em dia com a Receita nos âmbitos federal, estadual e municipal.
Qual é a importância do compliance fiscal e tributário?
De cara, o compliance fiscal e tributário permite melhorar os seguintes processos:
- Controle dos prazos de entrega de toda a documentação e o próprio pagamento dos impostos em dia;
- Arquivamento de notas fiscais eletrônicas e registro digital de todas as movimentações fiscais;
- Retificação de equívocos cometidos no passado, como cálculo errado de alíquotas.
Empresas que não contam com compliance fiscal e tributário ficam mais suscetíveis a descumprir a legislação e, consequentemente, podem receber multas e ter a reputação comprometida.
Por outro lado, organizações que seguem um compliance fiscal e tributário conseguem se adaptar com mais facilidade a novas regras que surgirem. Além do mais, a ocorrência de falhas de segurança de dados diminui.
Outra vantagem do compliance fiscal e tributário é que eles contribuem para a diminuir a carga tributária das empresas — isso dentro da legalidade, claro! Afinal, sonegação fiscal é crime.
Essa diminuição é possível porque, com o compliance fiscal e tributário, o cálculo e a validação dos valores dos impostos são feitos antes de eles serem transferidos aos órgãos competentes.
A implementação do compliance fiscal nas empresas contribui ainda para:
- Monitorar mais profundamente as obrigações fiscais;
- Organizar e arquivar de forma apropriada toda a documentação fiscal da empresa;
- Padronizar os processos internos relacionados às questões fiscais e tributárias;
- Evitar empecilhos quando for necessário emitir a Certidão Negativa de Débito da empresa;
- Diminuir a chance de a empresa ter gastos excessivos e inesperados para cobrir multas ou despesas judiciais para reparar eventuais infrações;
- Aumentar a competitividade diante da concorrência;
- Ter vantagens em linhas de crédito;
- Facilitar negociações com investidores, especialmente os que estiverem fora do país;
- Equilibrar a saúde financeira e jurídica da organização.
Como implementar o compliance fiscal e tributário? Confira o passo a passo!
Vimos até aqui o conceito de compliance fiscal e compliance tributário, as principais diferenças entre os dois e a importância de cada um.
Chegou o momento de entender o passo a passo para aplicar o compliance fiscal e tributário nas empresas e ficar em dia com o Fisco e outros órgãos de regulamentação.
Vamos lá?
Se você tem uma pequena empresa, é fundamental conhecer bem a legislação fiscal referente ao seu segmento de atuação e, de preferência, contar com o apoio de profissionais experientes para ajudar a resolver eventuais problemas fiscais e tributários.
Já as companhias de médio ou grande porte costumam ter um departamento específico de compliance fiscal e tributário ou ainda terceirizar esse serviço.
Bom, independentemente de qual for o caso da sua empresa, as ações que mostraremos a partir de agora valem para implementar uma política de compliance fiscal e tributário. Acompanhe!
Tirar um raio X dos riscos fiscais a que a empresa está sujeita
O primeiro passo para aplicar o compliance fiscal e o compliance tributário na empresa é mapear os riscos fiscais a que ela está sujeita.
Ok, mas como fazer isso? Seguir as ações listadas abaixo é um caminho.
- Faça um garimpo dos riscos fiscais que sua empresa está correndo (procure a ajuda de um contador e um advogado se for preciso);
- Apure o máximo de informação sobre a legislação que contempla o ramo de atuação do seu negócio;
- Mantenha-se atualizado das obrigações fiscais da sua empresa, afinal, a legislação fiscal e tributária está cada vez mais exigente e detalhada;
- Lance um olhar 360º para a sua empresa, analisando setor por setor, identificando as vulnerabilidades fiscais a partir dessa avaliação;
- Crie um plano de ação de forma a viabilizar a aplicação de mudanças necessárias para minimizar e evitar os riscos fiscais do negócio.
Criar políticas de compliance fiscal que envolvam todos os setores da empresa
Para que o compliance fiscal traga resultados efetivos para a empresa, é importante estabelecer uma cultura de compliance em todas as áreas e todos os processos do negócio.
Então, é fundamental promover treinamentos que estimulem a integração de toda a equipe e a conscientização sobre a importância de cumprir com o máximo de rigor as obrigações fiscais.
Outro ponto que contribui para os resultados efetivos do compliance fiscal na empresa é utilizar canais de comunicação que facilitem a união dos times de diferentes setores e níveis hierárquicos.
Um ponto que não pode ficar de fora aqui é levar em conta a aplicação da LGPD na contabilidade da empresa. O compliance fiscal deve levar em conta as normas dessa lei, de forma a pautar os processos do negócio nessas regras.
Outra preocupação é manter o compliance fiscal em constante melhoria pois, além da legislação, o mercado supervaloriza empresas que têm boas práticas de compliance tributário.
Elaborar um cronograma com as obrigações tributárias
As obrigações tributárias de uma empresa estão divididas em três esferas: municipal, estadual e federal.
Por conta disso, criar uma agenda tributária interna que garanta o cumprimento de todos esses encargos é importantíssimo. Assim, fica mais fácil fazer o recolhimento dos impostos dentro do prazo e ainda aproveitar os benefícios fiscais.
O ideal é que a empresa selecione todos os impostos a serem pagos em uma agenda interna, que pode ser acrescentada no ERP ou em outro sistema para um controle tributário mais seguro.
Nesse cronograma de obrigações fiscais, devem ser incluídos também os vencimentos das Certidões Negativas de Débitos (CNDs), de forma que as renovações não sejam negligenciadas.
Isso porque as CNDs é que comprovam a conformidade da empresa com a legislação fiscal em diferentes esferas.
Utilizar a tecnologia para otimizar a gestão fiscal
Estamos em plena transformação digital, e a rotina da maioria das empresas conta com a tecnologia para automatizar (e otimizar) processos.
Nesse sentido, por que não automatizar algo tão complexo como a gestão fiscal?
Automatizar as demandas tributárias da empresa não significa simplesmente emitir notas fiscais eletrônicas. É preciso monitorar e se adaptar às frequentes mudanças de tributação, evitando e expor aos perigos que a falta de um compliance fiscal pode trazer, como:
- Emissão de NF-e para um CNPJ irregular;
- Equívoco na aplicação do Código Fiscal de de Operações e Prestações (CFOP, que define os impostos a serem pagos pelas mercadorias recebidas e transportadas pela empresa);
- Cálculo incorreto de alíquotas;
- Inconsistência de dados;
- Descumprimento de prazos.
Manter os cadastros de clientes e fornecedores sempre atualizados
Para evitar emitir e receber notas fiscais com dados errados, é fundamental manter os cadastros de clientes e fornecedores sempre atualizados.
Guarde esta informação: documentos fiscais não podem conter erros.
Imagine a empresa declarar o pagamento de ICMS com base em um fornecedor cujos dados não estão atualizados? Isso pode ser configurado como erro fiscal.
O ideal é revisar os cadastros da empresa a cada seis meses. Com o auxílio de ferramentas de gestão, essa atualização fica mais fácil.
Além disso, vale a pena manter-se sempre atento a atrasos de pagamento, cumprimento de normas trabalhistas, processos judiciais e endividamento no histórico de seus fornecedores.
Para finalizar este tópico, propomos a seguinte reflexão: imagine os impactos financeiros (e psicológicos) de uma eventual autuação da Receita Federal na sua empresa?
Muitos donos de empreendimentos seguem a rotina achando que a fiscalização não vai acontecer e, por conta disso, realizam suas atividades tributárias da forma como acham ser correta.
Não faça isso! Dê a devida atenção ao compliance fiscal. Assim, você vai estar em dia com a legislação e cumprir a rotina com mais confiança e tranquilidade.
Minha empresa não tem uma política de compliance fiscal. E agora?
Pelo que apresentamos neste guia até agora, podemos concluir que empresas sem uma política de compliance fiscal ficam muito mais vulneráveis a juros, multas e outras penalidades previstas na legislação fiscal.
Quando uma irregularidade desse tipo acontece, além do estresse, os prejuízos financeiros são vários: despesas pelo atraso do pagamento dos impostos; gastos extras necessários para normalizar a situação com o Fisco, fora os custos com o retrabalho.
Além de juros e multas, empresas que não cumprem suas obrigações fiscais devidamente são impedidas de participar de contratos públicos.
Em caso de sonegação fiscal, se comprovada a má-fé, a multa pode chegar a 150% do valor não declarado, e o pior, o contribuinte pode ser preso e ficar até cinco anos cumprindo pena.
Como se esses danos não bastassem, a imagem da empresa no mercado acaba sendo prejudicada, o que afeta negativamente a relação com clientes, fornecedores e potenciais investidores.
Outro prejuízo decorrente da falta de um compliance fiscal diz respeito às fraudes que as operações que envolvem a emissão de notas fiscais estão sujeitas.
Em vista disso, como já dissemos neste guia, é imprescindível acompanhar as alterações das obrigações tributárias, para que sua empresa não cometa nenhuma prática ilegal nem seja penalizada por isso.
Checklist para manter o compliance fiscal na sua empresa
Para garantir o compliance fiscal e o compliance tributário da sua empresa, as soluções que iremos apresentar neste tópico irão facilitar a sua vida, pode apostar! Acompanhe.
Contrate uma consultoria externa
Para facilitar a análise dos tributos que sua empresa deverá pagar e a avaliação de créditos fiscais, uma boa saída é contratar uma consultoria externa especializada.
Com uma perspectiva de fora, especializada e imparcial fica mais fácil identificar riscos e oportunidades que vão fazer toda a diferença na gestão fiscal do negócio.
Crie um departamento próprio de compliance fiscal
Contratar uma consultoria externa para ajudar na implementação e manutenção do compliance fiscal não impede a empresa de ter um departamento próprio de compliance.
Hoje em dia, há ótimos profissionais com expertise no assunto e eles podem integrar a própria controladoria da empresa.
Use tecnologias para a gestão de documentos
É fundamental integrar as informações fiscais e tributárias da empresa ao ERP (ou outro sistema utilizado). Certamente essa iniciativa vai contribuir, e muito, para a conformidade fiscal do seu negócio.
Os softwares de gestão, por exemplo, permitem emitir, organizar e armazenar entradas e saídas, além de acessar com muita facilidade documentos fiscais.
E assim, amigo leitor, vamos finalizando mais um guia, com a expectativa de que o conteúdo abordado aqui contribua para o bom andamento e o sucesso do seu negócio.
Por falar em tecnologia na prática do compliance fiscal, leia o artigo sobre como um sistema de gestão facilita o lançamento de notas fiscais. Boa leitura e até a próxima!