Vendas on-line, consultas médicas, ensino a distância. Essas práticas acontecem cada vez mais na web e quem está por trás delas precisa de uma identificação para atuar plenamente nesse espaço. Tendo isso em mente, a pergunta que fazemos é: você sabe o que é certificado digital?

Neste artigo, iremos explicar:

  • O que é certificado digital
  • Para que serve o certificado digital;
  • Quem é obrigado a usar essa certidão;
  • Quais os tipos de certificado digital mais utilizados;
  • 5 benefícios desse documento para as empresas;
  • Passo a passo para obter o certificado digital.

Já adiantamos que essa ferramenta eletrônica foi criada para facilitar as transações virtuais e garantir mais segurança tanto para os usuários quanto para as empresas.

Vamos explorar juntos o que é certificado digital e os principais pontos relacionados a ele? Então siga com a gente e boa leitura!

O que é certificado digital e para que serve?

O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como o RG (ou CPF) de uma pessoa física e o CNPJ de uma pessoa jurídica no meio virtual.

Tecnicamente, ele equivale a uma assinatura digital com validade jurídica, permitindo assinar documentos a distância com o mesmo valor legal da assinatura feita de próprio punho no papel; isso sem precisar reconhecer firma em cartório.

O certificado digital possibilita ainda que qualquer pessoa realize transações (pagamentos, troca on-line de documentos, mensagens, dados etc.) de forma totalmente segura.

E o que garante essa segurança? Bom, todo certificado digital tem uma chave, ou seja, um nome e um número exclusivos que protegem a identidade do usuário.

Essa chave cria um sistema de criptografia, em que os dados só conseguirão ser acessados se o receptor tiver a chave correta para os decodificar.

Outro ponto importante é que, além da segurança oferecida pelo próprio certificado, o usuário deve utilizar senhas criativas que fortaleçam ainda mais sua proteção.

O ideal é, no momento de criação da senha, misturar letras maiúsculas, minúsculas, números, símbolos e usar pelo menos oito dígitos.

O certificado digital serve também para obter acesso a sistemas eletrônicos restritos, especialmente de órgãos públicos na Internet, como o da Receita Federal.

Além disso, para emitir notas fiscais eletrônicas ou gerar a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) dos colaboradores de uma empresa, o uso do certificado digital é obrigatório.

Bom, explicado o que é certificado digital e para que serve esse documento, passaremos para o próximo tópico. Nele iremos aprofundar as situações em que o uso da certificação é obrigatório. Vamos lá?

Quem é obrigado a usar o certificado digital?

Não são todas as empresas que precisam ter um certificado digital, embora a tendência seja a de aumentar exponencialmente essa demanda.

Inclusive é importante destacar que pessoas físicas que forem realizar determinadas tarefas virtualmente de maneira segura e autenticada também devem utilizar esse documento.

Quer um exemplo que ilustra bem essa necessidade?

Um motorista que deseje ativar a CNH-e para usar no celular e não ter de carregar a habilitação física pode solicitá-la por meio de um certificado digital.

Dito isso, vamos saber de uma vez por todas que empresas devem contar com o certificado digital? São elas:

Empresas que emitem NF-e

A maioria das empresas que emite Nota Fiscal Eletrônica (alô, e-commerce!) precisa ter um certificado digital. 

Isso também pode valer também para o MEI (Microempreendedor Individual). 

A princípio, segundo a Resolução 94 de 2011, do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), “O MEI não estará obrigado ao uso da certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias, bem como para recolhimento do FGTS.”. 

Porém, determinadas legislações tributárias municipais e estaduais exigem do MEI essa certificação.  

Empresas com mais de cinco colaboradores

Empreendimentos que possuem mais de cinco colaboradores também são obrigados a ter o certificado digital.

Isso inclui os optantes pelo regime de tributação Simples Nacional.

O certificado é exigido para gerar os demonstrativos da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social  (GFIP) e de outros encargos referentes a direitos trabalhistas.

Empresas que entregam a RAIS e têm 11 ou mais colaboradores

Toda empresa precisa declarar a Relação Anual de Informações Sociais. Trata-se de um documento que contém dados referentes às atividades trabalhistas da empresa, como:

  • Informações sobre colaboradores;
  • Salários;
  • Horas extras;
  • Contribuições sindicais.

Porém, apenas as empresas que possuem 11 ou mais membros em sua equipe é que são obrigadas a utilizar o certificado digital no momento da declaração da RAIS.

Empresas que fazem registros no Caged e possuem mais de 20 colaboradores

Caged é a sigla de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

Nele são inseridas informações mensais referentes à movimentação de colaboradores em uma empresa, como:

  • Demissão;
  • Admissão;
  • Transferência;
  • Outros processos referentes à CLT.

No caso do Caged, o uso do certificado digital só será obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores.

Mas, como dissemos no início deste tópico sobre a obrigatoriedade do certificado digital, a demanda por esse documento só tende a crescer.

Isso porque as empresas estão cada vez mais marcando presença no meio digital e essa certidão traz mais segurança às transações on-line.

A partir de agora iremos explorar os tipos de certificado digital mais utilizados. Na certa, isso vai facilitar ainda mais a sua compreensão do tema. Vamos juntos?

Quais os tipos de certificado digital mais utilizados?

Existem basicamente duas categorias de certificado digital, os tipos A (A1, A2, A3 e A4) e S (S1, S2, S3 e S4). Vamos conhecer as características principais dessas duas categorias?

Tipo A

Permite identificar o usuário, confirmar que o documento compartilhado não foi adulterado e validar uma operação;

Exemplos de certificado digital tipo A para uso pessoal, profissional e empresarial:

  • e-CPF: equivale à identidade digital das pessoas físicas no meio eletrônico;
  • e-CNPJ: corresponde à versão eletrônica do CNPJ e tem como funções principais: emitir NF-e; transmitir escrituração fiscal digital (prestação de contas ao Fisco) e garantir a autenticidade das transações de PJ na web;
  • NF-e: permite a emissão segura, econômica e sustentável de notas fiscais eletrônicas.

Tipo S

O principal objetivo dessa categoria de certificado digital é garantir o sigilo das informações, criptografando-as de forma que só possam ser acessadas por quem for autorizado.

O certificado tipo S pode ser muito útil para empresas que precisam proteger digitalmente informações importantes, afinal ele é usado para o envio e armazenamento de arquivos de forma segura.

É importante destacar, porém, que o certificado digital mais utilizado é o tipo A, especialmente o A1 e o A3. Quer saber quais são as diferenças entre eles? É o que veremos a seguir!

Modelo A1

É gerado e armazenado em um computador de sua escolha e tem validade de um ano. Suas principais vantagens são:

  • Dispensa o uso de cartões inteligentes e tokens, que são dispositivos semelhantes a pendrives geradores de senhas;
  • Pode ser instalado em diversos computadores ao mesmo tempo;
  • É possível fazer o backup do certificado, então, caso o computador seja formatado, o arquivo não será perdido;
  • Traz agilidade no momento de assinar documentos, pois não depende de dispositivos externos.

Modelo A3

É indicado especialmente para quem precisa de mobilidade. Isso porque ele é armazenado em token ou smartcard (cartão inteligente), que exigem um leitor específico.

Dessa forma, torna-se possível validar as transações em qualquer computador e onde estiver.

As vantagens desse modelo de certificado são:

  • Portabilidade, ou seja, ele pode ser levado a qualquer lugar, facilitando a vida do empreendedor;
  • É inviolável, isto é, não pode ser copiado para outro dispositivo, o que aumenta a segurança das informações ali armazenadas;
  • É pessoal e intransferível; somente quem conhece a senha consegue utilizá-lo;
  • Pode durar um, dois ou três anos.

Até este ponto do artigo, vimos o que é certificado digital e sua finalidade, quem é obrigado a usar esse documento e quais tipos de certificado são os mais utilizados.

No próximo tópico, daremos uma atenção especial aos cinco principais benefícios dessa certidão. Preparados?

5 benefícios do certificado digital para as empresas

Uma das principais vantagens de usar o certificado digital refere-se à possibilidade de fazer transações de maneira 100% on-line, o que otimiza a rotina diária de trabalho.

Além disso, essa certificação poupa tempo ao empreendedor, na medida em que o dispensa de enfrentar filas em cartórios para assinar documentos, por exemplo.

Vamos conhecer outros benefícios proporcionados pelo certificado digital? Continue com a gente!

Economia de matéria-prima

Os documentos eletrônicos assinados com certificado digital apresentam a mesma validade que documentos físicos com firma reconhecida.

Dessa maneira, evita-se o uso de papel e de tinta para impressão. Como consequência, o meio ambiente (e o caixa da empresa) é beneficiado.

Mobilidade

Se o certificado digital funciona como um RG eletrônico, ele garante mobilidade aos usuários.

Ou seja, com esse documento, é possível fechar negócio a longa distância com segurança.

Para isso, basta as partes envolvidas acessarem uma plataforma para assinaturas de documentos, via celular, tablet ou computador, e passar a assinar por meio da certificação.

Redução de custos

Por permitir que processos sejam realizados integralmente no meio virtual, o certificado digital reduz gastos relacionados a:

  • Compra de papel;
  • Impressão e armazenamento de documentação;
  • Transporte de arquivos;
  • Mão de obra para fazer a manutenção desses documentos.

De maneira geral, podemos dizer que o certificado digital diminui os custos operacionais de uma empresa.

Além do mais, desburocratiza processos, permitindo que os colaboradores gastem o seu know-how com tarefas que trarão resultados efetivos para a empresa.

Acesso a sistemas com dados confidenciais

Existem vários sistemas com informações confidenciais, principalmente de órgãos do governo.

Geralmente eles só podem ser acessados para enviar, receber e alterar dados. E esse acesso é permitido somente com a confirmação da identidade, que é realizada pelo certificado digital.

Trabalho a distância feito por profissionais de várias áreas

Com certificados digitais específicos, profissionais de diversos setores podem comprovar sua identidade para acessar informações sigilosas e realizar atividades a distância, inclusive em regime de home office, em sistemas virtuais integrados.

Alguns exemplos dessas certificações são:

  • e-Saúde: com ele, profissionais de saúde (médicos, nutricionistas, educadores físicos, dentistas, fisioterapeutas, psicólogos, enfermeiros etc.) podem assinar prontuários eletrônicos; prescrever medicamentos, dietas e exercícios; emitir atestado, dentre outros;
  • e-Contador: voltado para contadores, cujo trabalho vem se tornando cada vez mais automatizado;

Essa certificação permite a esses profissionais o envio seguro de informações para os órgãos públicos, por exemplo.

Outra vantagem desse documento é que ele poupa o deslocamento até cartórios, já que disponibiliza a assinatura digital com validade jurídica, como já mencionamos aqui.

  • e-Jurídico: é a identidade digital dos advogados inscritos na OAB.

Dentre as vantagens dessa certificação, destacamos: permite assinar petições e procurações, acessar processos e se comunicar com a Receita Federal de qualquer lugar do mundo.

Depois de conhecer as principais vantagens proporcionadas pelo certificado digital, você pode estar se perguntando: ok, mas como obter essa certificação? É o que veremos no tópico seguinte.

Passo a passo para obter o certificado digital

Como pudemos ver ao longo deste artigo, existem vários tipos de certificado digital. Eles devem ser escolhidos, portanto, de acordo com a identidade a ser representada e o objetivo pretendido.

Abaixo vamos mostrar os passos para você fazer a escolha mais acertada do seu certificado. Siga com a gente, hein?!

Escolha o modelo da certificação

Os principais certificados digitais, como já mencionamos aqui, e suas respectivas faixas de valores são:

  • e-CPF (R$ 155,00); 
  • e-CNPJ (R$ 229,90); 
  • NF-e (R$ 229,90); 
  • e-Saúde (R$ 89,90); 
  • e-Jurídico (R$ 99,90); 
  • e-Contador (R$ 99,90);
  • e-MEI (R$ 49,90).

Qual deles se encaixa no seu ramo de atuação?

É preciso escolher ainda, entre os tipos A1 (instalado diretamente no seu computador e com validade de um ano) e A3 (armazenado em token ou smartcard e com duração de até três anos), qual será a sua opção.

Nesse caso, é importante verificar a compatibilidade do certificado com o sistema operacional utilizado em sua empresa ou com o dispositivo onde ele será instalado.

Defina quem irá fornecer seu certificado

Há várias instituições credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), chamadas Autoridades Certificadoras, que emitem certificado digital.

Algumas delas são: Serasa Experian, Caixa Econômica Federal, Correios e Casa da Moeda.

Valide seu certificado digital

Confirmado o pagamento da certificação, é preciso agendar a validação desse documento, que pode acontecer presencialmente ou por videoconferência.

Para esse processo, são exigidos documentos pessoais e/ou da empresa à certificadora. Os principais deles são:

  • Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social etc.);
  • Registro da eleição da diretoria vigente (se houver);
  • Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF);
  • CNPJ impresso.

Na fase de validação do certificado digital será feita ainda a coleta (e o registro) dos dados biométricos, como foto e impressão digital.

Instale seu certificado

Por fim, deve ser feita a instalação do certificado digital.

É bem simples instalar tanto o certificado A1 como o A3, que são as certificações mais utilizadas. O mais importante ao adquirir seu certificado é salvar a senha cadastrada, pois ela é irrecuperável.

Bom, nossa leitura vai ficando por aqui.

Da próxima vez que lhe perguntarem “o que é certificado digital”, na certa você vai estar mais inteirado do assunto, não é mesmo? Quer explorar os desdobramentos desse tema? Então clique aqui e confira nosso conteúdo exclusivo sobre Nota Fiscal Eletrônica. Até!