Quem trabalha ou já trabalhou com vendas sabe que nem todo cliente paga as contas em dia. E, para evitar a inadimplência, às vezes é preciso enviar um lembrete de vencimento a esses consumidores.
Mas o que vem a ser um lembrete de vencimento? Como elaborá-lo para preservar a saúde financeira da empresa e, ao mesmo tempo, manter uma relação amigável com o público consumidor?
Neste guia, vamos explorar essas questões, além de outros pontos importantes do lembrete de vencimento. Acompanhe a leitura, amigo leitor!
O que é lembrete de vencimento?
O lembrete de vencimento é uma comunicação por texto usada para garantir o recebimento, dentro do prazo, dos valores referentes a vendas ou prestação de serviços.
O principal objetivo do lembrete de vencimento, que pode ser feito por WhatsApp, SMS, e-mail etc., é avisar clientes e parceiros de pagamentos em aberto.
A mensagem lembrete de vencimento para cliente pode ser enviada antes, depois ou na data do vencimento, informando não só o valor do débito, mas também quais os meios de pagamento para quitá-lo, por exemplo.
Destacamos que, ao enviar o lembrete de vencimento para um cliente, é preciso se atentar ao tom da comunicação, a fim de não prejudicar o relacionamento com esse público.
As informações referentes ao débito devem ser claras, mas o texto contendo esses dados precisa ser amigável.
É importante também se colocar à disposição dos clientes para tirar dúvidas quanto ao valor que estiver sendo cobrado.
Vale lembrar que qualquer varejo — seja on-line ou físico — já deixou escapar algum acerto. Isso é normal. Porém, se a inadimplência se tornar recorrente, o caixa da empresa terá prejuízos por vezes até irreversíveis.
Qual a importância do lembrete de vencimento?
A mensagem lembrete de vencimento para cliente deve ser elaborada com muito critério. Do contrário, o cliente pode se sentir ofendido e não só deixar de comprar de você como difamar sua marca por aí.
A seguir, vamos mostrar as principais vantagens de enviar lembrete de vencimento aos clientes da sua marca. Confira!
Diminuição de atraso nos pagamentos
O envio de lembrete de vencimento reduz o atraso no pagamento das faturas e também a inadimplência.
Enviando lembretes automáticos e personalizados para os clientes da sua marca, você mantém com eles uma comunicação ativa, lembrando-os dos débitos com a empresa.
Essa medida ajuda a evitar atrasos e esquecimentos desnecessários, o que contribui com a realização de pagamentos dentro do prazo e, portanto, com a saúde financeira do negócio.
Menos custos para cobrar clientes inadimplentes
A utilização de lembrete de vencimento minimiza os gastos com envio de cobranças para clientes inadimplentes.
Afinal, ao enviar lembretes automatizados, é possível diminuir custos com envio de cartas, com ligações telefônicas e com serviços terceirizados de cobrança.
Enviando mensagem lembrete de vencimento para cliente, sua empresa poupa recursos financeiros e humanos, o que favorece o controle financeiro eficiente da empresa.
Redução da quantidade de clientes inadimplentes
Que empresa não deseja que seus clientes paguem sempre em dia? Pois é! Com o lembrete de vencimento, há uma tendência a diminuir o número de clientes inadimplentes.
Com o envio pontual de cobranças, os clientes ficam a par de seus débitos financeiros com a empresa e tendem a quitá-los com mais rapidez.
Uma vez que, ao receber o lembrete de vencimento, o cliente acaba criando um senso de responsabilidade maior com as obrigações financeiras com a empresa.
Quais são as formas de enviar lembrete de vencimento?
A mensagem lembrete de vencimento para cliente pode ser enviada de várias maneiras: por e-mail, SMS, WhatsApp, carta etc.
Além disso, esse envio pode acontecer em três momentos distintos:
- Antes do vencimento da fatura;
- No dia do vencimento da fatura;
- Após o vencimento da fatura.
Cada lembrete de vencimento apresenta vantagens específicas e deve ser escolhido conforme as preferências dos clientes e a eficácia do meio de comunicação utilizado.
A partir de agora, iremos mostrar os tipos mais eficientes de lembrete de vencimento e seus respectivos benefícios. Acompanhe, caro leitor!
Enviar o lembrete de vencimento por e-mail é uma excelente alternativa, porque quase todo mundo utiliza e-mail em suas comunicações e ele é simples, grátis e prático.
Além disso, por meio dele, é possível abordar informações detalhadas sobre o pagamento, o que abrange:
- Data de vencimento;
- Valores do débito;
- Meios de pagamento disponíveis;
- Anexos com boletos atualizados e documentações extras, por exemplo.
Para que o envio de e-mails com lembrete de vencimento gere resultados satisfatórios, a empresa deve ter uma base de contatos sólida, de forma a criar uma estratégia de e-mail marketing contendo as cobranças.
Vale destacar que, por meio de ferramentas de envio de e-mail, é possível ver quem recebeu a cobrança, quem visualizou e quem clicou nos links contidos na mensagem, por exemplo.
Caso você opte por enviar o lembrete de vencimento por e-mail antes do vencimento da fatura, no campo “assunto”, escreva assim: “A data de vencimento da fatura está se aproximando, fique ligado!”.
Se preferir enviar o lembrete de vencimento no dia do vencimento da conta, escreva: “Sua fatura vence hoje. Não se atrase e evite pagar juros!”.
Por fim, caso você prefira enviar o lembrete de vencimento após a data-limite para pagamento, escreva no campo “assunto”: “Fatura em atraso. Cuidado com as multas!”.
SMS
O lembrete de vencimento enviado por SMS (Short Message Service ou “serviço de mensagem curta”) é mais uma opção muito eficiente para fazer cobranças, prevenindo atrasos no pagamento e inadimplência.
Apesar de muitas pessoas acreditarem que os apps de mensagens instantâneas acabaram com o SMS, companhias das mais diversas áreas o utilizam para fazer cobranças, pedir feedback de atendimento e realizar pesquisa de satisfação do cliente.
Como o SMS não precisa de conexão com a internet para chegar ao destinatário, a notificação de cobrança vai aparecer na tela do consumidor; então, ignorá-la fica mais difícil.
Outra vantagem aqui é aplicar o recurso de verificação de entrega e de leitura, a fim de ter uma confirmação de que a mensagem lembrete de vencimento para cliente foi lida.
O ideal é que o primeiro SMS enviado ao consumidor tenha caráter preventivo. Neste momento, é preciso avisar o cliente em questão da proximidade do vencimento da fatura.
O WhatsApp é um aplicativo que está instalado na maioria dos celulares dos brasileiros. Assim sendo, por que não utilizar essa ferramenta para fazer cobranças?
Enviar lembrete de vencimento pelo WhatsApp traz a segurança de que o cliente verá a mensagem de cobrança em um curto intervalo de tempo.
É importante lembrar que as mensagens de cobrança enviadas por WhatsApp devem ter texto curto, linguagem informal e, inclusive, a possibilidade de usar emojis para deixar a comunicação mais amigável.
Confira abaixo um exemplo de lembrete de vencimento que pode ser enviado por WhatsApp:
“Boa tarde, fulano, tudo bem com você?
Seu boleto no valor de R$ 245,90 vence amanhã.
Para facilitar o pagamento, utilize o QR Code abaixo.
[Disponibilizar o QR Code]
Caso tenha alguma dúvida, é só responder a esta mensagem, combinado?
À disposição,
[nome do colaborador e nome da empresa]”.
Sistema de gestão
Um bom sistema de gestão é capaz de centralizar os dados pessoais e cadastrais de todos os clientes da empresa em um único ambiente. Por conta disso, fica mais fácil encontrar e atualizar informações utilizando filtros e outros padrões de busca.
Assim, é possível automatizar processos e acompanhar, com mais eficiência, datas de vencimentos de faturas, evitando perder prazos de cobranças.
Um sistema de gestão pode gerar cobranças recorrentes com lembrete de cobrança, ou seja, o software emite um boleto de pagamento todo mês e envia o lembrete de vencimento aos clientes.
Dos recursos indispensáveis para um bom software de gestão empresarial auxiliar no processo de cobrança, destacamos:
- Meios para emissão de boletos;
- Personalização de lembrete de vencimento;
- Gestão dos pagamentos recebidos.
Como criar um lembrete de vencimento eficiente?
Varejos — sejam eles on-line ou físicos — que não enviam lembrete de vencimento aos seus clientes estão sujeitos a não receber os pagamentos dos clientes no dia correto.
Por outro lado, bombardear o público consumidor com mensagens de cobrança pode prejudicar a relação dele com a marca.
Portanto, ao cobrar os clientes, tenha cuidado com o vocabulário utilizado, bem como com o tom da comunicação.
Acompanhe abaixo as principais ações que vão ajudar no processo de cobrança dos seus clientes.
Aposte em uma linguagem positiva e amigável
Em vez de usar expressões como “não pode”, “não fez”, “não vai”, “você tem que”, “você deve”, gerando reações instintivas a essas palavras de ordem, busque se comunicar de forma a agilizar o pagamento do débito.
Um exemplo de mensagem de cobrança amigável:
“Olá, [fulano], tudo bem?
Notamos, aqui no nosso sistema, que sua fatura no valor de X venceu no dia Y. Porém, não conseguimos identificar o respectivo pagamento. Houve algum problema?
Estamos à disposição para te ajudar em caso de dúvidas ou dificuldades. Basta nos contatar, ok?”.
Seja sucinto
Independentemente do teor da mensagem, na pressa da rotina, ninguém perde tempo lendo mensagens muito extensas.
Com o lembrete de vencimento, não seria diferente. Em vista disso, aposte em frases e parágrafos curtos. Vá direto ao ponto e, para facilitar a quitação do débito, envie a fatura anexa à mensagem.
Adapte a mensagem ao período de cobrança
O ideal é enviar a mensagem lembrete de vencimento para cliente antes de a fatura expirar. Isso pode evitar que o cliente se torne inadimplente.
Abaixo, iremos mostrar como personalizar o lembrete de vencimento de acordo com os três diferentes períodos de cobrança.
Antes do prazo do vencimento
Assim que o valor da fatura for fechado, envie o lembrete de vencimento ao cliente. Essa atitude demonstra que você se preocupa com seu público consumidor e não quer que ele pague juros por atraso no pagamento.
No dia do vencimento
Por ser enviado muito em cima da hora, o tom desse lembrete de vencimento não deve ser de cobrança, e sim de um alerta.
Na mensagem lembrete de vencimento para cliente enviada no dia em que a fatura expira, é preciso ter o cuidado de oferecer sugestões aos clientes para ajudá-lo a fazer o pagamento.
Após o prazo de vencimento
Muitas empresas preferem entrar em contato com os clientes via ligação telefônica depois de passada a data para pagamento de um débito.
Porém, um lembrete de vencimento enviado por e-mail, SMS ou WhatsApp pode ser muito mais eficiente e confortável para o cliente.
Informe sobre multas decorrentes de atrasos
Quanto de juros será aplicado nos casos de atraso no pagamento da fatura? E quando se dará essa aplicação?
Essas questões precisam estar claras aos clientes, pois, uma vez sabendo desses valores, há uma tendência a quitar o débito prontamente, evitando que ele aumente e saia do controle.
Clientes que não são bons pagadores geralmente ficam assustados quando, no lembrete de vencimento, você menciona multa por prazo. Então, vale a pena apostar nessa estratégia de cobrança.
Disponibilize diferentes meios de pagamento
Se um cliente está inadimplente, vale a pena convidá-lo para uma conversa e entender sua condição.
Feito isso, é importante oferecer a ele diferentes meios de pagamento (Pix parcelado, cartão de crédito, débito, boleto, plataformas de pagamento on-line etc.).
Use a tecnologia para otimizar a comunicação
Mostramos aqui que há várias maneiras de enviar um lembrete de vencimento — via e-mail, SMS, WhatsApp etc.
Mas é possível também, para quem trabalha com plataforma de e-commerce, enviar mensagem para o cliente assim que ele faz login na página.
Disponibilize canais de suporte
Quais são os canais de contato disponíveis na empresa? É preciso informá-los aos clientes para que as demandas financeiras do negócio sejam resolvidas.
Aqui devem ser informados números de telefones, e-mail, WhatsApp e todas as formas de contato direto com a equipe financeira.
Isso demonstra interesse em facilitar o pagamento por parte do cliente, oferecendo-lhe uma assistência personalizada.
E assim vamos concluindo mais um guia, amigo leitor. Obrigada a você que nos acompanhou até aqui.
Para terminar oficialmente este guia sobre lembrete de vencimento, convidamos você a baixar um e-book gratuito que vai ajudar ainda mais na gestão financeira da sua empresa: Saiba como fazer uma gestão financeira eficaz e de sucesso. A gente se reencontra em breve!