Muito se fala sobre os benefícios e malefícios da burocracia nas micro e pequenas empresas. Um fato pouco admitido pelos empresários é que a burocracia é sim uma teoria que traz benefícios para aqueles que sabem usá-la.
O que ocorre, é que muitos empresários e organizações não sabem dosar o uso das ferramentas, tornando seus processos totalmente engessados e com baixa eficiência.
De fato, a burocracia é sim inimiga da flexibilidade, pois seu objetivo é melhorar o controle dos processos. Logo, quem almeja maior controle precisa abrir mão da flexibilidade. E aqui vem o ponto que torna o conceito de burocracia algo negativo para muitas pessoas: o excesso.
A falta de visão sistêmica do próprio empreendimento leva o empresário a implantar processos totalmente engessados, perdendo a flexibilidade e levando funcionários e clientes a se estressarem por tão pouco.
O que precisa ser avaliado na elaboração e implantação de processos é o nível de controle a ser implantado e quanto da flexibilidade dos seus funcionários deseja reduzir.
A verdade é que o excesso de controle nunca é bom. É necessário que haja equilíbrio entre flexibilidade e controle, do contrário ocorrerão perdas em ambos os lados.
Diga sim a burocracia de qualidade
O maior erro ainda é fugir da implantação de processos mais burocráticos visando maior controle na empresa por conta de uma ideologia errônea sobre a teoria. O segundo maior erro é apostar na total flexibilidade achando que este é o segredo do sucesso absoluto.
É preciso que o empresário sempre avalie todo o processo e mapeie os pontos positivos e negativos do mesmo, considerando não apenas uma única área ou setor, mas todas as áreas, processos e pessoas envolvidas – uma visão sistêmica do negócio – a fim de garantir um controle de qualidade que gere mais ganhos para a empresa do que lidar processos.
Não seja o tipo de empresário que cria controle para o sulfite do escritório, as canetas – o material de limpeza é interessante – e o cafezinho. Isso é um tipo de controle que não gera resultado, apenas trabalho.
Se você possui um processo que audita um processo que visa avaliar se outro processo está dando certo, trate o processo problemático e elimine o excesso. Processo demais gera custos desnecessários.
Diga não ao excesso de flexibilidade
Uma situação particular da minha profissão está nas dificuldades de definir os processos de front office. Muitos empresários focam na maior flexibilidade do processo – quanto mais rápido melhor – esquecendo que todo o processo operacional irá resultar em dados a serem gerenciados futuramente.
No fim das contas, é necessário um processo de correção para recuperar os resultados perdidos.
Mas este infelizmente não é um erro que vejo somente na minha área principal de atuação. Observo que as pessoas temem burocratizar seus processos, dão total liberdade aos colaboradores e depois não conseguem retomar as rédeas.
O excesso de flexibilidade em muitos casos leva à corrupção interna – desvios, fraldes, desperdícios… – pois o funcionário sente que pode fazer o que bem entender. Ai quando os proprietários percebem o problema, é tarde demais.
Não é atoa que alguns prefiram vender o negócio ou fechar as portas há tomar uma decisão drástica de demissões e reestruturação do negócio.
Por isso, não exagere nos extremos: acrescente uma boa dose de controle para saber por onde as coisas caminham, sem perder o jogo de cintura da sua turma. Você, sua equipe e a empresa como um todo irão agradecer.